Organisatiebesluit gemeente Smallingerland

Het college van burgemeester en wethouders van Smallingerland;

 

Gelet op artikel 160 lid 1 onder c van Gemeentewet waarbij het college bevoegd is regels vast te stellen over de ambtelijke organisatie van de gemeente, met uitzondering van de organisatie van de griffie;

 

Gelet op artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht;

 

Overwegende,

 

  • -

    dat organisatorische wijzigingen hebben plaatsgevonden, die gevolgen hebben voor het Organisatiebesluit;

  • -

    de gevolgen zijn verwerkt in dit nieuwe Organisatiebesluit gemeente Smallingerland.

Gelezen het voorstel aan het college van 10 juni 2025, zaaknummer 2025-041082

 

BESLUIT:

 

Vast te stellen het volgende Organisatiebesluit gemeente Smallingerland

 

Hoofdstuk 1 Inleidende bepalingen

Begripsomschrijving

Artikel 1. Begripsomschrijving

In dit besluit wordt verstaan onder:

 

Algemeen directeur:

De gemeentesecretaris in zijn rol van eindverantwoordelijke voor de ambtelijke organisatie, lid van het directieteam en leidinggevende van teammanagers.

Ambtelijke opdrachtgever:

De directeur of de door de directeur gemandateerde medewerker.

Ambtelijke organisatie:

Het geheel van medewerkers die werkzaam zijn onder de verantwoordelijkheid van het college ongeacht hun rechtspositie, met uitzondering van de griffie.

Bestuurlijke opdrachtgever:

Het collegelid dat politiek verantwoordelijk is voor de realisatie van het project.

College:

Het college van burgemeester en wethouders;

Concerndirecteur:

Lid van het directieteam en leidinggevende van teammanagers.

Directieteam:

Organisatorische eenheid dat het college adviseert en de ambtelijke organisatie aanstuurt.

Gemeentesecretaris:

De secretaris zoals bedoeld in artikel 100 van de Gemeentewet.

Manager strategie

Leidinggevende die de medewerkers van een team aanstuurt

en ontwikkeling:

en verantwoordelijk is voor de strategie en ontwikkeling van de keten.

Programma:

Onderwerp dat is benoemd tot een tijdelijk geheel van samenhangende projecten en activiteiten, gericht op het bereiken van één of meer strategische doelstellingen. Het gaat dan om doelen die tijdelijk extra, speciale aandacht vragen.

Project:

Onderwerp dat is benoemd als resultaatgerichte, in de regel team overstijgende samenwerking, begrensd qua inhoud, doelstelling, tijd en geld.

Projectleider:

Degene die integraal verantwoordelijk is voor het realiseren van het projectresultaat.

Team:

Organisatorische eenheid die is belast met de ontwikkeling en uitvoering van taken en opgaven onder aansturing van een leidinggevende.

Teammanager:

Leidinggevende die de medewerkers van een team aanstuurt.

Teamleider:

Leidinggevende die onder verantwoordelijkheid van de teammanager een deel van een team aanstuurt.

Uitvoeringsbesluit:

Het besluit waarin het directieteam de instelling, taken en opgaven van de teams vaststelt.

 

Structuur van de organisatie

Artikel 2. Indeling van de ambtelijke organisatie

  • 1.

    Er is een ambtelijke organisatie voor de ondersteuning van het college bij de uitoefening van zijn taken.

  • 2.

    De gemeentesecretaris/algemeen directeur staat aan het hoofd van de ambtelijke organisatie.

  • 3.

    De ambtelijke organisatie is ingedeeld in organisatorische eenheden, te weten in een directieteam en teams.

Artikel 3. Gemeentesecretaris

  • 1.

    Het college benoemt de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris is ook algemeen directeur.

  • 2.

    De gemeentesecretaris is de schakel tussen het college en de ambtelijke organisatie. Hij is eerste adviseur van het college.

  • 3.

    De gemeentesecretaris/algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie.

  • 4.

    Het college stelt een instructie vast voor de gemeentesecretaris die aansluit op dit organisatiebesluit.

Artikel 4. De concerndirecteur

  • 1.

    Het college benoemt de concerndirecteur op voordracht van de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

  • 2.

    De concerndirecteur legt verantwoording af aan het college.

  • 3.

    De concerndirecteur is eindverantwoordelijk voor het maatschappelijk beleid en de uitvoering daarvan.

  • 4.

    De concerndirecteur vervangt bij afwezigheid de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

Artikel 5. Directieteam

  • 1.

    Er is een directieteam. Het directieteam bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de concerndirecteur.

  • 2.

    De gemeentesecretaris/algemeen directeur en de concerndirecteur zijn de leidinggevenden van de teammanagers.

  • 3.

    Het directieteam is het hoogste ambtelijke orgaan voor gemeente brede afstemming, sturing en coördinatie.

  • 4.

    De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voorzitter van het directieteam.

  • 5.

    Het directieteam streeft bij zijn besluitvorming naar consensus.

  • 6.

    Binnen het directieteam wordt een portefeuilleverdeling gemaakt, waarbij in ieder geval een verdeling wordt gemaakt wie de leidinggevende van een bepaalde groep teammanagers is.

Artikel 6. Teams

  • 1.

    De teams zijn ingericht als resultaat verantwoordelijke organisatieonderdelen.

  • 2.

    De teams zijn ingedeeld in de keten Ruimtelijke ontwikkeling, Sociaal domein en Bedrijfsvoering.

  • 3.

    Aan het hoofd van ieder team staat een teammanager.

  • 4.

    Per keten wordt een manager Strategie en Ontwikkeling aangesteld.

  • 5.

    Aan een team wordt een teamleider toegevoegd, wanneer het team uit meer dan 35 fte bestaat of wanneer de teammanager de functie van manager Strategie en Ontwikkeling vervult.

  • 6.

    Aan een team met een omvang van meer dan 30 fte kan een teamleider worden toegevoegd, mits de directie hiermee instemt.

  • 7.

    Het directieteam is bevoegd om de instelling van de teams en het toedelen van taken en opgaven aan de teams en tussentijdse wijzigingen daarvan vast te stellen in een Uitvoeringsbesluit.

 

Opdrachtgeverschap

Artikel 7. Opdrachtgeverschap

  • 1.

    De directie besluit, of stelt aan het college voor, een programma of een project vast te stellen.

  • 2.

    Bij het besluit wordt een bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever aangewezen.

  • 3.

    Tevens wordt een programmamanager of projectleider aangewezen die verantwoording aflegt aan de bestuurlijke- en ambtelijke opdrachtgever.

Hoofdstuk 2. De ambtelijke organisatie in relatie tot het college

Artikel 8. Bestuurlijk overleg

Er vindt minimaal tweemaal per jaar overleg plaats tussen het college en het directieteam. Doel van dit overleg is het bespreken van o.a.:

  • •

    de opgaven;

  • •

    de strategie;

  • •

    het meerjarenbeleid;

  • •

    de sturingscyclus;

  • •

    de ontwikkelingen binnen de ambtelijke organisatie;

  • •

    de bedrijfsvoering.

Artikel 9. Overlegvormen

Het directieteam kan besluiten, met het oog op de goede uitoefening van zijn functie, (tijdelijke) overlegvormen c.q. structuren in te stellen. Deze overleggen hebben tot doel het bespreken, coördineren en afstemmen van taken en opgaven, voorstellen en het adviseren van het directieteam over programma's, projecten en andere team overstijgende kwesties.

Hoofdstuk 3 Taken en werkwijze

Artikel 10. Sturingsfilosofie van de ambtelijke organisatie

Bij de uitoefening van taken en opgaven wordt gewerkt vanuit een de door het college vastgestelde organisatievisie. Deze organisatievisie wordt vertaald in jaarlijks aangewezen organisatiespeerpunten, die door de teams worden uitgewerkt in hun jaarplannen.

Artikel 11. Taken van het directieteam

De hoofdtaken van het directieteam zijn:

  • •

    het zorg dragen voor de verbinding tussen het college en de ambtelijke organisatie;

  • •

    dat de ambtelijk organisatie zodanig is ingericht en toegerust dat deze in staat is de gestelde taken efficiënt en doelgericht uit te voeren;

  • •

    de algemene strategieontwikkeling;

  • •

    het zorg dragen voor de bedrijfsvoering van de ambtelijke organisatie;

  • •

    het zorg dragen voor de concern brede ambtelijke sturing en coördinatie van taken en middelen.

Artikel 12. Taken van de algemeen directeur en concerndirecteur

De algemeen directeur en de concerndirecteur zijn integraal verantwoordelijk voor het functioneren van de onder hun geplaatste teams, programma's en projecten.

Artikel 13. Taken manager strategie en ontwikkeling

  • 1.

    Een manager strategie en ontwikkeling geeft integraal leiding aan het team en is daarnaast verantwoordelijk voor de strategische en tactische vorming binnen de organisatie. Voert regie op de vertaling van visies, programma’s en beleid naar concrete opgaven en resultaten binnen het team en de keten.

  • 2.

    De manager strategie en ontwikkeling voert regelmatig werkoverleg met de medewerkers.

  • 3.

    De manager strategie en ontwikkeling stelt jaarlijks een jaarplan op en legt over de uitvoering verantwoording af aan het directieteam.

  • 4.

    De manager strategie en ontwikkeling legt verbinding tussen de verschillende teams binnen de keten en met de andere ketens ter bevordering van de integraliteit.

Artikel 14. Taken teammanager

  • 1.

    Een teammanager is verantwoordelijk voor het leiding geven aan het team zodat de taken, opgaven en resultaten worden gerealiseerd.

  • 2.

    Het leidinggeven vindt plaats op basis van integraliteit en kwaliteit waarbij een bijdrage wordt geleverd aan de realisatie van de organisatievisie en -doelen en organisatie brede ontwikkelingen.

  • 3.

    De teammanager voert regelmatig werkoverleg met de medewerkers.

  • 4.

    De teammanager stelt jaarlijks een jaarplan op en legt over de uitvoering verantwoording af aan het directieteam.

Artikel 15. Taken teamleider

  • 1.

    Een teamleider is verantwoordelijk voor het leidinggeven aan een deel van het team.

  • 2.

    Het leidinggeven vindt plaats op basis van integraliteit en kwaliteit waarbij een bijdrage wordt geleverd aan de realisatie van de organisatievisie en -doelen en organisatie brede ontwikkelingen.

  • 3.

    De teamleider voert regelmatig overleg met de medewerkers.

  • 4.

    De teamleider draagt bij aan het opstellen van het jaarplan en legt over de uitvoering verantwoording af aan de teammanager.

Hoofdstuk 4 Sturingsinstrumenten

Artikel 16. Lange termijn agenda

  • 1.

    Het directieteam draagt zorg voor de totstandkoming van een lange termijn agenda voor het college. De lange termijn agenda betreft de thema's voor de collegeperiode, op basis van het coalitieakkoord.

  • 2.

    De lange termijn agenda wordt uitgevoerd door middel van de door het directieteam jaarlijks aangewezen organisatiespeerpunten.

  • 3.

    Het directieteam draagt zorg voor de onderlinge afstemming van de lange termijn agenda van het college en die van de gemeenteraad.

Artikel 17. Jaarlijks aangewezen speerpunten

Het sturingsinstrument voor de organisatie, welk jaarlijks wordt vastgesteld door het directieteam, op basis van de opgaven en op basis van de documenten uit de begrotingscyclus, waarin de (beleids)opgaven, beheersopgaven en visie, doelen en strategie van de ambtelijke organisatie zijn uitgewerkt.

Artikel 18. Jaarplan

Het sturingsinstrument voor de teams, jaarlijks opgesteld door de teammanagers aan de hand van de jaarlijks aangewezen speerpunten en de programmabegroting, waarin de middelen op teamniveau en de relatie met de andere teams wordt weergegeven. Het jaarplan wordt vastgesteld door het directieteam.

Artikel 19. Planning- en Control cyclus

  • 1.

    Het directieteam draagt zorg voor de totstandkoming van de begroting, de jaarrekening en andere producten in het kader van de planning- en control cyclus.

  • 2.

    Het college stelt de in het eerste lid bedoelde en daarvoor in aanmerking komende producten in ontwerp vast en legt deze ter besluitvorming voor aan de raad.

Hoofdstuk 5 Control en toezicht informatieveiligheid

Artikel 20. Concerncontroller

  • 1.

    De concerncontroller houdt, vanuit een onafhankelijke positie gevraagd en ongevraagd de organisatie doelmatig, rechtmatig en efficiënt "in control" en is verantwoordelijk voor:

    • •

      De organisatie brede control rol, gericht op de bestuurlijke, financiële en bedrijfsvoering control. Voorwaarden scheppen, adviseren en toetsen vormen hierbij de rode draad.

    • •

      Is kader stellend en toetsend ten aanzien van de planning & control cyclus en de bijbehorende documenten.

    • •

      De strategische advisering van college, directieteam en teammanagers voor sturingsvraagstukken, doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid

  • 2.

    De concerncontroller kan uit eigen beweging onderzoeken instellen of audits uitvoeren op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid, doeltreffendheid en risicomanagement.

  • 3.

    De concerncontroller kan in verband met de uitoefening van zijn in het derde lid bedoelde taken om inlichtingen vragen aan de algemeen directeur en/of de concerndirecteur en teammanagers.

  • 4.

    De concerncontroller kan voor zaken betreffende zijn verantwoordelijkheid, met vooraf een meldingsplicht aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur, rechtstreeks het college adviseren.

Artikel 21. Functionaris Coördinator Informatieveiligheid (CISO)

  • 1.

    De coördinator Informatieveiligheid houdt, vanuit een onafhankelijke positie gevraagd en ongevraagd de informatieveiligheid binnen de organisatie hoog op de agenda en is verantwoordelijk voor:

    • •

      De coördinatie van het informatieveiligheidsbeleid, het informeren en adviseren van het college en de ambtelijke organisatie.

    • •

      Het registreren van informatiebeveiligingsincidenten in een incidentenregister en is verantwoordelijk voor de juiste afhandeling en evaluatie van incidenten.

    • •

      Het rapporteren over de informatieveiligheid van de gemeente in de jaarrekening.

  • 2.

    De coördinator Informatieveiligheid kan voor zaken inzake informatieveiligheid met vooraf een meldingsplicht aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur, rechtstreeks het college adviseren.

Artikel 22. Functionaris Gegevensbescherming

  • 1.

    De Functionaris (voor de) Gegevensbescherming houdt, vanuit een onafhankelijk positie, gevraagd en ongevraagd toezicht op de toepassing en de uitvoering van de AVG (de Algemene Verordening Gegevensbescherming), de Wpg (Wet politiegegevens) en alle andere toepasselijke privacyregelingen. Ook adviseert en ondersteunt de Functionaris Gegevensbescherming op het gebied van privacybescherming en informatiebeveiliging.

  • 2.

    De Functionaris Gegevensbescherming kan voor zaken inzake privacyregelingen met vooraf een meldingsplicht aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur, rechtstreeks het college adviseren.

  • 3.

    Er is een reglement Functionaris Gegevensbescherming vastgesteld die aansluit op dit Organisatiebesluit.

Hoofdstuk 6 Slotbepalingen

Artikel 23 Inwerkingtreding

  • 1.

    Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na publicatie.

  • 2.

    Het Organisatiebesluit Smallingerland 2022 wordt ingetrokken.

Artikel 24. Citeertitel

Dit besluit kan worden aangehaald als "Organisatiebesluit gemeente Smallingerland".

Aldus vastgesteld in de vergadering van 10 juni 2025

Het college van burgemeester en wethouders

secretaris,

Siebren van der Berg

burgemeester,

Fred Veenstra

Toelichting op het Organisatiebesluit Smallingerland 2025

Titel: Organisatiebesluit

De titel is overgenomen van het oude organisatiebesluit.

 

Hoofdstuk 1

Hoofdstuk 1 is onderverdeeld in Inleidende bepalingen, Begripsomschrijving, Structuur en Opdrachtgeverschap.

 

De hoofdstructuur is een tweekoppig directieteam, bestaande uit een gemeentesecretaris/algemeen directeur en een concerndirecteur met daaronder een leidinggevende laag met teammanagers met (eventueel) een teamleider. Dat is de basis.

 

De gemeentesecretaris/algemeen directeur en de concerndirecteur werken nauw samen. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is daarbij formeel het hoofd van de ambtelijke organisatie en eindverantwoordelijk. Uitgezonderd daarvan zijn de taken die zijn toebedeeld aan de concerndirecteur. In het directieteam worden hierover verdere afspraken gemaakt.

 

De organisatie werkt vanuit opgaven en omgevingsgericht.

 

Een opgave wordt uitgewerkt in programma's en projecten. Voor de programma's en projecten betekent dit dat de teams mensen leveren naast de eigen team taken. Het college of het directieteam is bevoegd tot het instellen van programma's en projecten.

 

De omschrijving van een opgave en programma komt uit de teksten van #INBEWEGING.De omschrijving van een project is een samenvatting uit de huidige werkwijze van de gemeente bij projectmatig werken. Een project is in de regel team overstijgend.

 

Bestuursorganen en organisatie-eenheden

 

Op basis van de Algemene wet bestuursrecht is een orgaan een onderdeel van een rechtspersoon ingesteld op basis van het publiekrecht. Burgemeester en wethouders, de burgemeester en de gemeenteraad zijn organen op basis van artikel 6 Gemeentewet. In het Burgerlijk wetboek (privaatrecht) zijn de rechtspersonen aangewezen waaronder de gemeente. Het directieteam en de teams maken onderdeel uit van de gemeente Smallingerland, maar worden niet genoemd als onderdeel van het bestuur en zijn daarom geen bestuurlijk orgaan.

 

In het Organisatiebesluit worden het directieteam en de teams benoemd als een organisatorische eenheid (je zou het ook een ambtelijk orgaan kunnen noemen).

 

Mandatering van bevoegdheid instellen en toedelen taken en opgaven aan de teams.

 

Met het vaststellen van dit Organisatiebesluit is de structuur van de ambtelijke organisatie vastgesteld. Om een wendbare organisatie te kunnen zijn wordt in artikel 6 lid 7 door het college de bevoegdheid tot het instellen en het toewijzen van taken en opgaven aan de teams gemandateerd aan het directieteam. De mandatering is opgenomen in het Organisatiebesluit en niet in de mandaatregeling, omdat de teams en de daarbij behorende taken en opgaven een onlosmakelijk onderdeel vormt van het Organisatiebesluit. Het uitvoeringsbesluit sluit aan op het door het college vastgestelde teamindeling en toedeling van taken.

 

Het moment wanneer de OR moet worden ingeschakeld bij een wijziging van de teamindeling en/of het toedelen van taken en opgaven wordt per wijziging beoordeeld.

De borging dat het college betrokken blijft bij de teamindeling en toedeling van taken en opgaven is opgenomen in artikel 8. Hierin staat dat het college minimaal twee keer per jaar overleg heeft met het directieteam over o.a. de ontwikkelingen binnen de ambtelijke organisatie en over de bedrijfsvoering.

 

Hoofdstuk 4. Sturingsinstrumenten

 

De Lange termijn agenda en de Planning- en Controlcyclus zijn de basis voor het de jaarlijks aangewezen speerpunten en de jaarplannen. Deze instrumenten zijn voor de organisatie een voorwaarde om het werken vanuit taken en opgaven vorm te geven in programma's, projecten, regulier werk of iets anders mogelijk te maken.

 

Hoofdstuk 5 Control en toezicht informatieveiligheid

 

In artikel 20 Concerncontroller en artikel 21 Functionaris Coördinator Informatieveiligheid (CISO), zijn deels onderwerpen uit de functiebeschrijving opgenomen. Een functiebeschrijving geeft geen legitimatie aan medewerkers. Door hun "rechten" op te nemen in het Organisatiebesluit kunnen deze medewerkers hun taken rechtmatig uitoefenen.

 

Dit geldt eveneens voor de taken en bevoegdheden van de Functionaris Gegevensbescherming, waarbij ook wordt verwezen naar het Reglement Functionaris Gegevensbescherming. De bepalingen, verplichtingen en bevoegdheden van de Functionaris Gegevensbescherming zijn gebaseerd op de in de Algemene Verordening Gegevensbescherming gestelde eisen en op grond van de in artikel 37 Algemene Verordening Gegevensbescherming opgenomen verplichting voor overheidsinstanties om per 25 mei 2018 een Functionaris Gegevensbescherming aan te stellen.

Naar boven