Reglement burgerlijke stand Heemstede 2025

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heemstede;

gelet op artikel 1:16 van het Burgerlijk Wetboek en de artikelen 1 tot en met 4 van het Besluit burgerlijke stand 1994;

besluit vast te stellen de volgende regeling:

Reglement burgerlijke stand Heemstede 2025

Artikel 1 Definities

In dit reglement wordt verstaan onder:

• ambtenaar van de burgerlijke stand (abs): een ambtenaar in dienst van de gemeente Heemstede of van een andere gemeente als zodanig aangewezen door het college (artikel 1:16, tweede en derde lid, van het Burgerlijk Wetboek);

• AOW-gerechtigde leeftijd: de pensioengerechtigde leeftijd als bedoeld in artikel 7a van de Algemene Ouderdomswet;

• basisceremonie: beperkt zich tot de uitvoering van de wettelijke formaliteiten, vindt plaats in de trouwzaal en duurt maximaal 20 minuten;

• buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand (babs): een ambtenaar in dienst van de gemeente Heemstede of van een andere gemeente, of een persoon die geen ambtenaar in gemeentelijke dienst is, als zodanig aangewezen door het college (artikel 1:16, tweede en derde lid, van het Burgerlijk Wetboek);

• bureau van de burgerlijke stand: team Publiekszaken waar de registers (en de daaruit voortvloeiende werkzaamheden) van geboorten, overlijden, huwelijken en geregistreerde partnerschappen worden bijgehouden;

• cao Gemeenten: de geldende collectieve arbeidsovereenkomst Gemeenten;

• ceremonie: de voltrekking van een huwelijk, de registratie van een partnerschap of de omzetting van een geregistreerd partnerschap in een huwelijk;

• college: het college van burgemeester en wethouders van Heemstede;

• huis der gemeente: een locatie die bij besluit van het college als zodanig is aangewezen;

• kosteloze ceremonie: beperkt zich tot de uitvoering van de wettelijke formaliteiten en vindt plaats in een spreekkamer;

• locatie: een gebouw of vaartuig waar de ceremonie zal plaatsvinden;

• partijen: partijen bij een akte van de burgerlijke stand zijn, degenen die aan de ambtenaar van de burgerlijke stand een aangifte doen of te zijnen overstaan een verklaring afleggen betreffende een feit, waarvan de akte bestemd is te doen blijken (artikel 1:18a, eerste lid, van het Burgerlijk Wetboek);

• partners: de aanstaande echtgenoten, de aanstaande geregistreerd partners en de paren die het geregistreerd partnerschap om willen zetten in een huwelijk;

• Rechtspositieregeling: de geldende Rechtspositieregeling voor de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand Heemstede;

• uitgebreide ceremonie: op maat gemaakte ceremonie met een persoonlijke speech van een buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand. Deze vindt plaats op een aangewezen locatie en duurt maximaal 40 minuten.

Artikel 2 (Buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand

• 1. Het college kan als abs aanwijzen personen in dienst van de gemeente, werkzaam bij het team Publiekszaken of van een andere gemeente als zodanig aangewezen door het college.

• 2. Het minimum aan ambtenaren van de burgerlijke stand van de gemeente is twee.

• 3. Het college kan als babs aanwijzen:

  • a. personen voor het structureel leiden van ceremonies;

  • b. personen voor het eenmalig leiden van een ceremonie, als zij beschikken over een geldige aanwijzing van een andere gemeente en een beëdiging van de rechtbank;

  • c. personen voor het eenmalig leiden van een ceremonie, die geen (b)abs zijn. Deze personen worden tijdens de ceremonie begeleid door een door het college aangewezen (b)abs van de gemeente.

• 4. Op de babs, als bedoeld in het derde lid, aanhef en onder a, is de Rechtspositieregeling van toepassing.

Artikel 3 Aanwijzing (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand

• 1. De abs, als bedoeld in artikel 2, eerste lid, wordt voor bepaalde of onbepaalde tijd aangewezen.

• 2. De babs als bedoeld in artikel 2, derde lid, aanhef en onder a, wordt voor het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd voor één jaar aangewezen. Bij goed functioneren wordt de babs daarna steeds voor drie jaar aangewezen, tot het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd. Na het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd wordt de babs steeds voor één jaar aangewezen.

• 3. Als de babs, als bedoeld in artikel 2, derde lid, aanhef en onder a, een jaar lang geen ceremonie heeft geleid, wordt de babs niet opnieuw aangewezen.

• 4. De babs als bedoeld in artikel 2, derde lid, aanhef en onder b en c, wordt uitsluitend aangewezen voor het leiden van één ceremonie, waarbij de datum van de ceremonie in het aanwijzingsbesluit wordt genoemd.

• 5. De aanwijzing van de babs als bedoeld in artikel 2, derde lid, aanhef en onder b en c, wordt uiterlijk drie maanden voor de ceremonie aangevraagd door de partners en de babs, afzonderlijk van elkaar, bij team Publiekszaken.

• 6. In afwijking van het bepaalde in het tweede lid kan een lid van het college of een raadslid van de gemeente als babs steeds voor één dag worden aangewezen.

Artikel 4 Locatie

• 1. De (b)abs verricht haar wettelijke taken in het gemeentehuis of op een door het college aangewezen locatie.

• 2. De (b)abs kan, voor zover daartoe gewichtige redenen bestaan, elders binnen de gemeente haar wettelijke taken verrichten.

• 3. Het college kan nadere regels stellen over het aanwijzen van een locatie.

Artikel 5 Salaris (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand

• 1. De abs, als bedoeld in artikel 2, eerste lid, ontvangt een salaris in de vorm van een vergoeding voor het leiden van een uitgebreide ceremonie. Artikel 5 van de Rechtspositieregeling van overeenkomstige toepassing, met uitzondering van het zesde lid.

• 2. De babs als bedoeld in artikel 2, derde lid, aanhef en onder b en c, krijgt geen salaris of enige andere vergoeding.

Artikel 6 Bode

Bij een basisceremonie en bij een uitgebreide ceremonie is een bode aanwezig.

Artikel 7 Leiding van het bureau burgerlijke stand

• 1. De teamleider van team Publiekszaken is belast met de leiding van het bureau van de burgerlijke stand.

• 2. Bij afwezigheid wordt de teamleider van team Publiekszaken vervangen door een door hem/haar aan te wijzen ambtenaar van het team Publiekszaken.

Artikel 8 Openstelling bureau burgerlijke stand

• 1. Het bureau van de burgerlijke stand is voor het publiek geopend:

  • a. voor een kosteloze ceremonie op woensdag van 8.45 uur tot 9.15 uur;

  • b. voor een basisceremonie op maandag tot en met donderdag van 9.30 uur tot 10.15 uur;

  • c. voor een uitgebreide ceremonie op alle dagen en uren van de week; en

  • d. voor overige werkzaamheden, niet zijnde ceremonies, op afspraak op:

    • maandag tot en met woensdag van 8.30 uur tot 17.00 uur;

    • donderdag van 8.30 uur tot 19.30 uur en

    • vrijdag van 8.30 uur tot 13.00 uur.

• 2. Het bureau van de burgerlijke stand is gesloten op algemeen erkende of daarmee gelijk gestelde feestdagen, als bedoeld in artikel 3 van de Algemene termijnenwet of andere door het college aangewezen dagen.

• 3. Het bureau van de burgerlijke stand kan op zaterdag, zondag en op andere dagen dat het bureau regulier gesloten is, voor het publiek beperkt geopend zijn op door het college, na voorafgaande bekendmaking, te bepalen uren.

• 4. Het bureau van de burgerlijke stand zal op verzoek van een belanghebbende, gedaan aan het college, worden geopend op zaterdag, zondag en de andere dagen dat het bureau gesloten is, als de belanghebbende aantoont, dat met de te verrichten werkzaamheden niet kan worden gewacht tot de eerstvolgende openstelling van het bureau.

• 5. Het college kan besluiten om van de in dit artikel genoemde openstelling van het bureau burgerlijke stand af te wijken.

Artikel 9 Kosteloze ceremonies

Op aanvraag van partners kan de gemeente overgaan tot een kosteloze ceremonie, als bedoeld in artikel 4 van de Wet rechten burgerlijke stand, onder de volgende voorwaarden:

• a. een kosteloze ceremonie is slechts mogelijk als tenminste één van de partners een ingezetene is van de gemeente, als bedoeld in artikel 1.1, aanhef en onder f, van de Wet basisregistratie personen;

• b. een kosteloze ceremonie wordt in een vergaderruimte in het raadhuis van de gemeente door een abs geleid. Er kan geen voorkeur worden uitgesproken voor de abs die de ceremonie zal leiden;

• c. een kosteloze ceremonie beperkt zich tot het uitvoeren van de wettelijke formaliteiten, zoals het geven van het ‘ja-woord’ en het opmaken van de akte. Er wordt geen toespraak gehouden; en

• d. een kosteloze ceremonie kan alleen worden bijgewoond door maximaal vier getuigen.

Artikel 10 Basisceremonies

Op aanvraag van partners kan de gemeente overgaan tot het uitvoeren van een basisceremonie, onder de volgende voorwaarden:

• a. een basisceremonie vindt plaats in de trouwzaal van de gemeente en wordt geleid door een (b)abs; en

• b. een basisceremonie beperkt zich tot de uitvoering van de wettelijke formaliteiten, zoals het geven van het ‘ja-woord’ en het opmaken van de akte. Er mag muziek worden afgespeeld tijdens de ceremonie en er is gelegenheid voor het maken van een foto.

Artikel 11 Tolk

De abs kan besluiten een beëdigd telefonische tolk in te huren.

Artikel 12 Leges

• 1. Voor het laten uitvoeren van een ceremonie en de daarbij behorende zaken zijn leges verschuldigd.

• 2. Voor het annuleren of het wijzigen van een ceremonie (zoals datum, tijd, locatie, babs of getuigen) binnen een periode van zes weken voorafgaand aan de gereserveerde datum zijn leges verschuldigd.

• 3. Voor het niet verschijnen op de afgesproken datum of later dan op het afgesproken tijdstip zijn leges verschuldigd.

• 4. Voor het inhuren van een telefonische tolk door de abs, als bedoeld in artikel 11, zijn leges verschuldigd.

• 5. De hoogte van de leges is opgenomen in de geldende Verordening leges Heemstede.

Artikel 13 Overgangsrecht

In afwijking van artikel 3, tweede lid, geldt dat aanwijzingen van de babs die hebben plaatsgevonden voor de inwerkingtreding van het Reglement burgerlijke stand Heemstede 2025 voor onbepaalde tijd blijven.

Artikel 14 Intrekken oude regeling

Het Reglement burgerlijke stand Heemstede 2020 wordt ingetrokken.

Artikel 15 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking, voor zover nodig met terugwerkende kracht, op 1 juli 2025.

Artikel 16 Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement burgerlijke stand Heemstede 2025.

Vastgesteld door het college op 3 juni 2025.

Toelichting behorende bij het Reglement burgerlijke stand Heemstede 2025

Algemeen

Voor de burgerlijke stand is veel vastgelegd in Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek (BW) en het Besluit burgerlijke stand 1994. Sinds 1995 is het college verplicht een Reglement burgerlijke stand vast te stellen. Hierin worden een aantal praktische zaken vastgelegd.

De wet draagt aan de ambtenaar van de burgerlijke stand een aantal taken op. De ambtenaar van de burgerlijke stand is in de uitvoering van zijn taken zelfstandig en staat als zodanig niet in een hiërarchische verhouding, noch tot collega’s, noch tot het gemeentebestuur. Door het afleggen van zijn ambtseed heeft hij zich persoonlijk verbonden tot vervulling van de hem door de wet opgedragen verplichtingen.

De teamleider van het team Publiekszaken wordt belast met de leiding van het bureau burgerlijke stand en draagt voor de uitvoering van de werkzaamheden de verantwoordelijkheid. Hij verdeelt de werkzaamheden en bewaakt voorts een goede dienstverlening aan klanten van het bureau burgerlijke stand.

Sinds 1 januari 2020 worden (buitengewoon) ambtenaren van de burgerlijke stand aangewezen. Ingevolge Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek is het college het aangewezen orgaan dat regelend optreedt ten aanzien van het bureau en de ambtenaren van de burgerlijke stand.

Artikelgewijs

Artikel 2 (Buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand

Lid 1. Alleen ambtenaren werkzaam bij het team Publiekszaken kunnen tot ambtenaar van de burgerlijke stand (hierna: abs) worden aangewezen. Dit garandeert de aanwezigheid van vakkennis en de noodzakelijke professionaliteit wordt gewaarborgd. Doordat de samenleving internationaler is, is het werk van de abs gecompliceerder geworden, bijvoorbeeld door het toepassen van vreemd recht en het beoordelen van buitenlandse documenten.

De abs maakt akten op in de registers van de burgerlijke stand en voegt daaraan latere vermeldingen toe . De abs beoordeelt (buitenlandse) documenten om aktes op te maken, voert Koninklijke besluiten uit, beoordeelt de huwelijksbevoegdheid van partners en maakt uittreksels en afschriften van aktes. Ook hoort de abs zo nodig partijen en neemt verklaringen onder Eed af. Indien er mogelijk sprake is van schijn (huwelijken of erkenningen) legt de abs zo nodig een dossier aan voor de Immigratie en Naturalisatiedienst (IND).

Lid 3. De buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand (hierna: babs) leidt ceremonies van huwelijk, geregistreerd partnerschap en omzetting van geregistreerd partnerschap in huwelijk (hierna: ceremonies). In de loop der jaren is deze functie enorm veranderd. Door de digitale aangifte stelt de babs in de praktijk de identiteit van (bruids)paren vast aan de hand van identiteitsdocumenten. Ook is de babs alert op signalen van dwang, wilsonbekwaamheid en eventuele schijnrelaties en koppelt dit terug aan de abs. Voor een uitgebreide ceremonie wordt samen met de partners een op maat gemaakte ceremonie, met persoonlijk verhaal, gemaakt. Tijdens de ceremonie is de babs verantwoordelijk voor het correct uitvoeren van de wettelijke aspecten. ‘Trouwambtenaar’ is een vak geworden.

In lid 3 wordt onderscheid gemaakt tussen drie verschillenden categorieën babsen:

• a. De door het college aangewezen babsen voor het structureel leiden van ceremonies. Deze babsen zitten in het zogenoemde ‘babsenteam’ van Heemstede. Op deze babsen is de Rechtspositieregeling voor de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand Heemstede 2025 van toepassing.

• b. Babsen die voor één dag aangewezen worden en al aangewezen en beëdigd zijn in een andere gemeente. Zij worden geacht door hun eigen gemeente te zijn opgeleid en kunnen zelfstandig een ceremonie leiden. Zij ontvangen een draaiboek van Heemstede.

• c. Personen die voor één dag aangewezen worden en niet zijn aangewezen in een andere gemeente en beëdigd bij de rechtbank. Zij ontvangen een draaiboek en worden begeleid door een babs uit het babsenteam van Heemstede die vooraf de wettelijke eisen van de ceremonie bespreekt en aanwezig is bij de ceremonie.

Artikel 3 Aanwijzing

De abs wordt voor een bepaalde of onbepaalde periode aangewezen. Deze periode mag maximaal de periode zijn dat de betreffende ambtenaar in dienst is van de gemeente en werkzaam bij het team Publiekszaken. Eindigt de arbeidsovereenkomst, dan eindigt de aanwijzing van rechtswege.

De babs van Heemstede wordt eerst voor één jaar aangewezen. Bij goed functioneren volgt steeds een aanwijzing voor drie jaar tot de AOW-gerechtigde leeftijd wordt bereikt. Dan wordt de babs, bij goed functioneren, steeds voor één jaar aangewezen. In afwijking hierop geldt voor babsen die voor 1 juni 2025 voor onbepaalde tijd zijn aangewezen, dat hun aanwijzing voor onbepaalde tijd blijft gelden. Dit geldt ook voor de babsen die de AOW-gerechtigde leeftijd al hadden bereikt. Dit is geregeld in artikel 13 (Overgangsrecht).

Partners die bij hun ceremonie iemand als ambtenaar willen die geen (b)abs van Heemstede is, kunnen uiterlijk drie maanden voor de ceremonie een aanvraag indienen tot aanwijzing en/of beëdiging als babs voor één dag (vijfde lid). Het aanvraagformulier van de partners en het aanvraagformulier voor de babs (met vereiste bijlagen) wordt zo snel mogelijk ingediend.

Artikel 4 Locatie

De (b)absen verrichten hun werkzaamheden in principe in het gemeentehuis. Het gemeentehuis is een daartoe door het bevoegde bestuursorgaan aangewezen locatie. Voor de gemeente Heemstede zijn naast het raadhuis de volgende locaties aangewezen als huis der gemeente:

• Landgoed Groenendaal; en

• Oude Kerk aan het Wilhelminaplein.

Sinds 2020 kan op aanvraag door partners op een andere locatie binnen de gemeente een ceremonie worden gehouden. Deze locatie wordt dan aangewezen als huis der gemeente voor één dag. Er is onderscheid gemaakt tussen regels voor een particuliere en een niet-particuliere locatie. De regels hiervoor zijn vastgelegd in beleidsregels.

Als er gewichtige redenen zijn kunnen de werkzaamheden ook elders binnen de gemeente worden verricht (artikel 1 van het Besluit burgerlijke stand 1994 en artikel 1:64 Burgerlijk Wetboek). Hierbij kan gedacht worden aan het sluiten van een huwelijk thuis als een van de partners ernstig ziek is en niet meer naar het gemeentehuis kan komen.

Artikel 5 Salaris (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand

Voor de babsen in het babsenteam van Heemstede is een salaris vastgelegd in de rechtspositieregeling. Op de abs die een uitgebreide ceremonie leidt is deze rechtspositieregeling van toepassing.

Het tweede lid bepaalt dat de babs die voor één dag aangewezen worden geen vergoeding krijgt.

Artikel 9 Kosteloze ceremonies

Op grond van artikel 4 van de Wet rechten burgerlijke stand moet de gemeente met meer dan 10.000 inwoners minimaal twee keer per week de gelegenheid bieden om kosteloos te trouwen of een geregistreerd partnerschap aan te gaan. In Heemstede zijn deze ceremonies op woensdagochtend om 8.45 uur en om 9.00 uur in een spreekkamer van het raadhuis. De abs leidt de ceremonie. Zo nodig kan deze worden vervangen door een babs.

Om (werk)druk door veel aanvragen voor kosteloze ceremonies vanuit regiogemeenten tegen te gaan is bepaald dat kosteloze voltrekkingen in Heemstede alleen mogelijk zijn voor partners, waarvan minimaal één partner in Heemstede staat ingeschreven. De ceremonie beperkt zich tot de wettelijke formaliteiten. Er mogen alleen getuigen (maximaal vier) aanwezig zijn.

Artikel 10 Basisceremonies

Naast het kosteloze huwelijk is het ook mogelijk om voor een basisceremonie tegen een relatief geringe vergoeding te kiezen op maandag tot en met donderdag om 9.30 uur en om 10.00 uur. Deze voltrekkingen staan open voor alle partners ongeacht de woonplaats en vinden plaats in de trouwzaal. De ceremonie wordt geleid door een babs. Het gewenste aantal gasten mag hierbij aanwezig zijn. De ceremonie beperkt zich tot de uitvoering van de wettelijke formaliteiten en duurt maximaal vijftien minuten. Er is geen persoonlijke toespraak, maar wel ruimte voor het afspelen van muziek bij binnenkomst of tijdens de ceremonie en het maken van een foto.

Artikel 11 Tolk

De (b)abs moet ervan overtuigd zijn dat partijen begrijpen waar ze voor tekenen of een eed of belofte over afleggen. De wilsbekwaamheid wordt door de (b)abs vastgesteld voor bijvoorbeeld een huwelijk of erkenning. Wordt een beëdigde verklaring afgelegd voordat een rechtsfeit in een akte wordt opgenomen, bijvoorbeeld over oudergegevens en burgerlijke staat, dan moet voor partijen duidelijk zijn wat en waarover zij moeten verklaren. Daarom is aan het Reglement 2025 is een bepaling toegevoegd dat de abs een beëdigd telefonisch tolk kan inhuren als de betrokkene niet voldoende Nederlands of Engels spreekt om te begrijpt. De abs bepaalt of dit nodig is.

Artikel 12 Leges

Steeds vaker komen partners te laat op een ceremonie of verschijnen helemaal niet. Ook wordt steeds vaker op het laatste moment nog een wijziging aangevraagd. Aan het Reglement 2025 is daarom een bepaling over leges toegevoegd. In deze bepaling wordt aangegeven dat er voor het laten uitvoeren van een ceremonie, maar ook voor het annuleren of wijzigen van een ceremonie of het niet verschijnen tijdens de ceremonie, leges verschuldigd zijn. Ook als de abs een beëdigd telefonisch tolk inhuurt zijn daar leges voor verschuldigd. De leges zelf zijn opgenomen in de geldende Verordening leges Heemstede.