Nadere regel subsidie meerjarige activiteiten die bijdragen aan het toegankelijk en/of beleefbaar maken van erfgoed gemeente Utrecht

Burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht;

• gelet op artikel 156 lid 3 Gemeentewet;

• gelet op artikel 3 lid 2 van de Algemene Subsidieverordening gemeente Utrecht;

• gelet op de Omgevingswet en het internationale Verdrag van Faro, dat de mens en de samenleving en hun relatie met erfgoed centraal stelt.

Overwegende dat:

• B&W activiteiten wil stimuleren die bijdragen aan het toegankelijk en/of beleefbaar maken van Utrechts erfgoed

Besluiten vast te stellen de volgende Nadere regel subsidie meerjarige activiteiten erfgoed gemeente Utrecht.

Artikel 1 Definities

Deze nadere regel verstaat onder:

• Asv: de Algemene subsidieverordening gemeente Utrecht;

• Awb : Algemene wet bestuursrecht;

• Basisinfrastructuur van erfgoedactiviteiten: het totale aanbod van erfgoedactiviteiten in Utrecht;

• B urgemeester en wethouders:burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht;

• Doelgroepen: het type bezoekers dat op de activiteit afkomt, gecategoriseerd in groepen zoals herkomst, leeftijd, belangstelling en culturele achtergrond;

• Eenmalige activiteiten: activiteiten die één keer plaatsvinden;

• Erfgoed: gebouwd- en archeologisch erfgoed en historisch landschap;

• Erfgoedorganisatie: een instelling of organisatie die zich richt op het behoud, beheer, onderzoek, presentatie en/of het toegankelijk maken van erfgoed;

• Meerjarige activiteiten: Activiteiten of een samenhangend geheel van activiteiten die meerdere jaren achtereenvolgens plaatsvinden;

• Sluitende begroting: een begroting waarbij de totale kosten volledig gedekt worden door inkomsten, inclusief het bedrag waarvoor subsidie is aangevraagd vanuit deze regeling;

• Subsidieplafond: het bedrag dat ten hoogste beschikbaar is voor de verstrekking van subsidies vanuit deze regeling;

• Toelichting op de begroting: een toelichting met specifieke informatie over de begroting en het dekkingsplan;

Artikel 2 Doel

De gemeente Utrecht werkt aan een gezond stedelijk leven voor iedereen. Het koesteren en het toegankelijk en beleefbaar maken van het erfgoed speelt daarbij een belangrijke rol. Erfgoed draagt bij aan de identiteit, diversiteit en aantrekkelijkheid van de omgeving. Het vertelt over het ontstaan en de ontwikkeling van de stad en zorgt voor verbinding met de leefomgeving en elkaar. Met de subsidie meerjarige activiteiten die bijdragen aan het toegankelijk en/of beleefbaar maken van erfgoed stimuleren burgemeester en wethouders activiteiten die bijdragen aan het toegankelijk en beleefbaar maken van Utrechts erfgoed voor inwoners van de stad.

Met de regeling wordt gestreefd naar het onderhouden van een basisinfrastructuur van een breed en divers aanbod van meerjarige publiekstoegankelijke erfgoedactiviteiten.

Artikel 3 Eisen aan de subsidieaanvrager

Aanvragers dienen aan de volgende eisen te voldoen om in aanmerking te komen voor subsidie binnen deze regeling:

• 1. De aanvrager is een rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid.

• 2. De aanvrager dient met haar kernactiviteiten het algemeen belang. De aanvrager heeft geen winstoogmerk. Winst uit commerciële taken van de aanvrager komen ten goede aan de kernactiviteit.

• 3. De aanvrager is een erfgoedorganisatie.

Artikel 4 Vaststellen subsidieplafond

Burgemeester en wethouders stellen jaarlijks het subsidieplafond vast door middel van de subsidiestaat.

Artikel 5 Subsidiabele activiteiten

• 1. Burgemeester en wethouders ondersteunen met de subsidie meerjarige activiteiten die bijdragen aan het toegankelijk en/of beleefbaar maken van erfgoed de volgende activiteiten:

  • a. Meerjarige activiteiten die het voornaamste doel hebben om bij te dragen aan het toegankelijk en beleefbaar maken van erfgoed voor inwoners van Utrecht en daarmee bijdragen aan de basisinfrastructuur van erfgoedactiviteiten.

  • b. De activiteiten vinden plaats in de gemeente Utrecht.

  • c. De activiteiten vinden plaats in de periode waarvoor subsidie wordt aangevraagd.

• 2. Burgemeester en wethouders verlenen geen subsidie voor de volgende kosten:

  • a. Eenmalige activiteiten.

  • b. Boekpublicaties en (online) mediaproducten.

  • c. Activiteiten in het kader van of als onderdeel van een (kunstvak)opleiding.

  • d. Activiteiten die al gestart zijn voordat de subsidieaanvraag is ingediend.

Artikel 6 Eisen aan de aanvraag

• Een subsidieaanvraag wordt alleen in behandeling genomen als:

• 1. Deze voldoet aan de eisen en voorwaarden van de geldende Algemene Subsidieverordening.

• 2. Deze is ingediend door middel van een volledig en naar waarheid ingevuld en ondertekend digitaal aanvraagformulier via www.utrecht.nl/subsidieerfgoedmeerjarig.

• 3. De aanvrager bereid is mee te werken aan het delen van kennis, ervaringen en methodieken.

• 4. Deze is voorzien is van een activiteitenplan, opgesteld zoals in de Leidraad Activiteitenplan (Bijlage I).

• 5. Een sluitende begroting, opgesteld zoals Leidraad begroting (Bijlage II).

• 6. Een dekkingsplan met daarin alle overige inkomsten, zoals inkomsten uit kaartverkoop, subsidie-, fondsen- en sponsoraanvragen onder vermelding van de stand van zaken met betrekking tot de beoordeling van de aanvraag.

• 7. De minimale regelafstand voor alle documenten is 1,5. De minimale lettergrootte is 10 in een leesbaar lettertype.

• 8. Als een aanvrager in de voorgaande drie jaar geen subsidie bij burgemeester en wethouders heeft aangevraagd of indien de onderstaande gegevens zijn gewijzigd, levert de aanvrager bij de aanvraag ook de volgende gegevens aan:

  • a. Kopie bankafschrift waarop in ieder geval het rekeningnummer en de naam van de aanvrager duidelijk zichtbaar zijn;

  • b. Een uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel;

  • c. De statuten, als de aanvrager een rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid is.

Artikel 7 Indieningstermijn aanvraag

• 1. De subsidieaanvraag voor de eerste subsidieronde moet voor 1 oktober 2025 uiterlijk 23:59 uur zijn ingediend voor activiteiten die plaatsvinden in 2026, 2027 en/of 2028

• 2. De subsidieaanvraag voor de tweede subsidieronde moet voor 1 oktober 2028 uiterlijk 23:59 uur zijn ingediend voor activiteiten die plaatsvinden in 2029, 2030 en/of 2031

• 3. Indien gewenst krijgt de aanvrager de mogelijkheid om de subsidieaanvraag mondeling toe te lichten. Dit kan uiterlijk tot de deadline van de betreffende subsidieronde.

Artikel 8 Maximale subsidie

• 1. Per aanvrager wordt voor activiteiten met minder dan 10.000 bezoekers per jaar maximaal €5.000 aan subsidie per kalenderjaar verleend.

• 2. Per aanvrager wordt voor activiteiten met meer dan 10.000 bezoekers per jaar maximaal €25.000 aan subsidie per kalenderjaar verleend.

• 3. In de eerste subsidieronde kan er een subsidie voor 2 of 3 jaar worden aangevraagd. In de tweede subsidieronde kan er alleen voor 3 jaar subsidie worden aangevraagd.

Artikel 9 Verdeling subsidie

• 1. In afwijking van artikel 4, eerste lid, tweede volzin, van de Asv verdelen burgemeester en wethouders het budget over de aanvragen die volledig en tijdig zijn ontvangen op volgorde van het hoogste aantal punten.

• 2. Aan de volledig en tijdig ontvangen aanvragen worden punten toegekend aan de hand van de volgende criteria:

  • a. Inhoudelijke kwaliteit;

• Hierbij wordt gekeken naar:

  • i. Deskundigheid: aantoonbare kennis over het onderwerp.

  • ii. Zeggingskracht: het vermogen om met overtuiging de inhoud en betekenis daarvan over te dragen.

  • iii. Meerstemmigheid: de mate waarin de activiteiten meerdere perspectieven op het erfgoed belichten en het gesprek daarover stimuleert.

  • iv. Inclusiviteit: de mate waarin de activiteiten toegankelijk zijn voor iedereen en inwoners zich uitgenodigd voelen om deel te nemen.

  • v. Gezondheid: de mate waarin binnen de activiteiten extra aandacht is gegeven aan gezondheid. Dat kan door bij de invulling van de activiteiten keuzes te maken in het aanbod van eten en drinken en/of bewegen en/of roken en/of bescherming tegen de zon.

  • vi. Bij de beoordeling van de subsidie wordt gelet op de ontwikkelpotentie van de activiteiten, de mate waarin de aanvrager inspeelt op actuele kansen en uitdagingen en de mate van nieuwsgierigheid, wendbaarheid en experiment die de aanvrager in het plan laat zien.

  • vii. Participatie: Bij participatieve projecten wordt zowel het proces als het verwachte eindresultaat beoordeeld, evenals de mate waarin de doelgroep actief wordt betrokken bij de voorbereiding, productie en uitvoering

  • b. Betekenis voor de stad;

• Hierbij wordt gekeken naar:

  • i. De mate van samenwerking met bewoners en organisaties.

  • ii. De mate waarin de activiteit toegankelijk is voor een breed en divers publiek, een nieuw publiek bereikt en bijdraagt aan een divers aanbod van erfgoedactiviteiten. Van aanvragers wordt verwacht dat ze rekening houden met de demografische kenmerken van Utrecht en stilstaan bij verschillen in leeftijd, woonwijk, gender, opleidingsniveau, culturele herkomst, samenstelling huishouden, inkomen en beroep.

  • iii. De mate van aansluiting bij focusthema (indien opgenomen in de subsidiestaat).

  • iv. Het aantal deelnemers.

  • v. Bij participatieve projecten wordt ook gelet op het tot stand brengen van verbindingen tussen gemeentelijke beleidsdomeinen.

  • c. Uitvoerbaarheid;

• Hierbij wordt gekeken naar:

  • i. De kwaliteit van de organisatie. Er is sprake van een transparante bedrijfsvoering en organisatiestructuur. De verdeling van taken en verantwoordelijkheden van bestuur, directie en medewerkers zijn goed vastgelegd.

  • ii. De financiële onderbouwing: er is sprake van een sluitende begroting en een evenwichtige financieringsmix met diverse inkomstenbronnen zoals inkomsten uit kaartverkoop, externe fondsen en sponsoren.

• 3. Beoordeling vindt plaats per criterium met een score van -2 (slecht), -1 (onvoldoende), 1 (voldoende), 2 (goed) of 3 (uitstekend).

Score	Omschrijving	Aantal Punten
uitstekend	Uw beschrijving/aanpak met betrekking tot het (sub)gunningcriterium is volledig. Er zijn geen ontbrekende elementen.   Uw beschrijving/aanpak is specifiek, concreet en sluit uitstekend aan bij hetgeen is gevraagd in het (sub)gunningcriterium. Er zijn hierin geen onduidelijkheden geconstateerd.   Uw beschrijving/aanpak is op alle aspecten realistisch en voor de Gemeente toepasbaar en/of effectief bevonden.	3
goed	Uw beschrijving/aanpak met betrekking tot het (sub)gunningcriterium is bijna volledig bevonden.   Uw beschrijving/aanpak is op de meeste aspecten concreet en specifiek beschreven. Uw beschrijving/aanpak is over het algemeen duidelijk en zij sluit op de meeste aspecten aan bij hetgeen is gevraagd in het (sub)gunningcriterium.   Uw beschrijving/aanpak is op de meeste aspecten realistisch en voor de Gemeente toepasbaar en/of effectief bevonden.	2
voldoende	Uw beschrijving/aanpak met betrekking tot het (sub)gunningcriterium is voldoende uitgewerkt, maar niet volledig bevonden.   Uw beschrijving/aanpak is voldoende specifiek en/of duidelijk beschreven. Er zijn meerdere aspecten die meer specifiek of duidelijk beschreven hadden mogen zijn. Uw uitwerking sluit voldoende aan bij hetgeen is gevraagd in het (sub)gunningcriterium.   Uw beschrijving/aanpak is op enkele aspecten realistisch en voor de Gemeente voldoende toepasbaar en/of effectief bevonden.	1
onvoldoende	Uw beschrijving/aanpak met betrekking tot het (sub)gunningcriterium is onvoldoende uitgewerkt en niet volledig bevonden.   Uw beschrijving/aanpak is onvoldoende duidelijk en specifiek beschreven en sluit onvoldoende aan bij hetgeen is gevraagd in het (sub)gunningcriterium.   Uw beschrijving/aanpak is grotendeels niet realistisch en voor de Gemeente toepasbaar en/of effectief bevonden.	-1
slecht	Geeft geen invulling aan het gunningcriterium of de beschrijving/aanpak ontbreekt.	-2

Artikel 10 Besluitvorming

• 1. De aanvrager krijgt een schriftelijke bevestiging van de ontvangst van de volledige subsidieaanvraag.

• 2. Alle aanvragen worden getoetst aan de formele vereisten zoals deze zijn opgenomen in de Algemene Subsidieverordening en in deze nadere regel. Aanvragen die hier niet aan voldoen worden geweigerd.

• 3. Tijdens de behandeling van de aanvraag geeft het college geen informatie over de voortgang.

• 4. De aanvragen zullen individueel worden getoetst aan de criteria uit artikel 9. De criteria wegen allen even zwaar. Daarbij komt de beoordeling op basis van consensus tot stand.

• 5. Voor een toekenning moet voor alle criteria minimaal een voldoende (1) worden gescoord.

• 6. Op basis van de puntentelling wordt de rangschikking bepaald.

• 7. Wanneer het budget niet toereikend is om alle subsidiabele aanvragen te honoreren, bepaalt de rangschikking welke aanvragen binnen het budgettaire kader kunnen worden toegekend. Indien bij de laatste aanvraag vóór het plafond bereikt is niet het volledig aangevraagde bedrag kan worden toegekend, maar de helft of meer, wordt de aanvraag toegekend. In deze situatie zal het college de aanvrager vragen om een nieuwe, sluitende, begroting toe te sturen. Indien er de helft of minder van het aangevraagde bedrag kan worden toegekend, wordt de aanvraag afgewezen.

• 8. Als er slechts nog budget over is om één aanvraag in zijn geheel toe te kennen, maar er meerdere aanvragen met dezelfde score zijn geldt het volgende: de scores worden gedeeld door 4, waarbij betekenis voor de stad 2 keer mee wordt gewogen. De subsidie wordt toegekend aan de aanvrager met de hoogste score.

• 9. Het college neemt een besluit over de toekenning.

Artikel 11 Voorwaarde aan subsidieverlening

Indien bij de activiteit een vergunning nodig is, wordt de subsidie verleend onder ontbindende voorwaarde dat de aanvrager over de benodigde vergunningen beschikt voor aanvang van de activiteiten.

Artikel 12 Verplichtingen aan subsidieverlening

Per kalenderjaar stuurt de aanvrager uiterlijk 4 maanden na afloop van de activiteiten een rapportage met financiële verantwoording op basis van de uitgangsbegroting die voldoet aan het controleprotocol van de gemeente Utrecht. Daarnaast stuurt de aanvrager jaarlijks uiterlijk 3 maanden voor aanvang van de activiteiten een activiteitenplan voor het aankomende kalenderjaar.

Artikel 13 Beslistermijn

Burgemeester en wethouders besluiten uiterlijk 13 weken na de indieningstermijn over de subsidieaanvraag en besluiten over de subsidieverlening onder voorwaarde dat de begroting door de gemeenteraad wordt vastgesteld.

Artikel 14 Evaluatie

Het beleid in welk kader de subsidie meerjarige activiteiten die bijdragen aan het toegankelijk en/of beleefbaar maken van erfgoed wordt ingezet, wordt periodiek geëvalueerd. De evaluatie kan leiden tot aanpassing van deze nadere regel.

Artikel 15 Overgangsbepalingen

• 1. De Nadere regel subsidie publieksbereik erfgoed gemeente Utrecht, zoals vastgesteld op 05-10-2021 wordt ingetrokken.

• 2. De Nadere regel subsidie publieksbereik erfgoed gemeente Utrecht, zoals vastgesteld op 05-10-2021 blijft van toepassing op aanvragen die onder de werking van die nadere regel zijn ingediend en op subsidiebesluiten die onder de werking van die nadere regel zijn genomen.

Artikel 16 Inwerkingtreding

Deze nadere regel treedt in werking op de dag na bekendmaking. Ze is voor het eerst van toepassing op subsidies voor activiteiten die in het jaar 2026 worden uitgevoerd.

Artikel 17 Citeertitel

Deze nadere regel wordt aangehaald als: Nadere regel subsidie meerjarige activiteiten erfgoed.

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht, in de vergadering van 20 mei 2025

De burgemeester

Sharon A.M. Dijksma

De secretaris,

Michiel J. Ruis

Toelichting

Algemene toelichting

Burgemeester en wethouders hebben deze nadere regel vastgesteld met het doel om activiteiten te stimuleren die bijdragen aan het toegankelijk en/of beleefbaar maken van Utrechts erfgoed.

Met de subsidie wordt gestreefd naar het onderhouden van een basisinfrastructuur van een breed en divers aanbod van meerjarige publiekstoegankelijke erfgoedactiviteiten.

Bijlage I Leidraad activiteitenplan

Subsidie meerjarige activiteiten erfgoed 

Aandachtspunten 

• Het activiteitenplan bestaat uit maximaal 4.000 woorden in een pdf-bestand en heeft genummerde pagina’s. 

• Besteed in uw activiteitenplan aandacht aan onderstaande onderwerpen. 

• Neem de kopjes van de vragen over en houd dezelfde nummering aan.  

• De minimale regelafstand voor alle documenten is 1,5. De minimale lettergrootte is 10 in een leesbaar lettertype. 

• 1. Achtergrond van de organisatie  

• Geef een omschrijving van uw organisatie. Beschrijf de kernactiviteiten die uw organisatie uitvoert.  

• 2. Doel van de activiteiten  

• Geef een korte omschrijving van de activiteiten waarvoor u subsidie aanvraagt. Geef aan welke doelen u met deze activiteiten wenst te bereiken.  

• 3. Categorie van de aanvraag  

• Geef aan voor welke categorie u een aanvraag doet:  

  • a. Activiteiten met minder dan 10.000 fysieke bezoekers. U kunt maximaal € 5.000,00 euro subsidie aanvragen. 

  • b. Activiteiten met meer dan 10.000 fysieke deelnemers en een stedelijke spreiding. U kunt maximaal € 25.000,00 euro subsidie aanvragen. 

  • c. Geef aan voor welke kalenderjaren u subsidie aanvraagt. 

  • d. Geef aan welk bedrag per kalenderjaar u aanvraagt. 

• 4. Toelichting op de activiteiten 

• Beschrijf de activiteiten die u wilt organiseren en benoem in welke mate de activiteiten voldoen aan de beoordelingscriteria: 

• A. Inhoudelijke kwaliteit  

• Geef de inhoudelijke kwaliteit aan door in te gaan op: 

  • i. Deskundigheid: de aantoonbare kennis over het onderwerp.  

  • ii. Zeggingskracht: het vermogen om met overtuiging de inhoud en betekenis daarvan over te dragen.  

  • iii. Meerstemmigheid: de mate waarin de activiteit(en) ruimte biedt/bieden aan meerdere oogpunten op het erfgoed en het gesprek daarover aanmoedigt 

  • iv. Inclusiviteit: de erfgoedactiviteit draagt bij aan een inclusieve erfgoedsector, waar deelnemers zich kunnen herkennen in het aanbod en zich welkom voelen om deel te nemen 

  • v. Gezondheid: de erfgoedactiviteiten geven extra aandacht aan gezondheid, door keuzes te maken in het aanbod van eten en drinken en/of bewegen en/of roken en/of bescherming tegen de zon.  

  • vi. Ontwikkelpotentie: de mate waarin de aanvrager reflecteert op actuele kansen en uitdagingen en de mate van nieuwsgierigheid, wendbaarheid en experiment. 

  • vii. Participatie: de mate waarin deelnemers actief betrokken worden bij de voorbereiding, productie en/of uitvoering van het project.  

• B. Betekenis voor de stad  

• Geef de betekenis voor de stad aan door in te gaan op: 

  • i. De mate van samenwerking met bewoners en organisaties. Geef aan welke samenwerkingspartners bij de activiteiten zijn betrokken of op welke manier de activiteiten voor Utrecht van belang zijn. 

  • ii. De mate waarin de activiteit toegankelijk is voor een breed en divers publiek en/of een nieuw publiek bereikt en/of bijdraagt aan een divers aanbod van erfgoedactiviteiten. Beschrijf de gewenste doelgroepen die u met deze activiteiten wilt bereiken 

  • iii. De motivatie van de keuze voor de wijk ten behoeve van gewenste spreiding van activiteiten over de stad. 

  • iv. De mate van aansluiting bij focusthema of -gebied (indien vermeld in de subsidiestaat). 

  • v. Het verwacht aantal deelnemers. Geef aan op welke manier uw activiteit bekend wordt gemaakt bij inwoners van de stad. 

  • vi. Deelname aan erfgoedaanbod: in hoeverre wordt deelname van de beoogde doelgroepen bereikt en op welke manier stimuleren de activiteiten de deelname van inwoners van Utrecht bij het erfgoedaanbod? 

  • vii. Bij participatieve projecten: hoe worden verbindingen tussen gemeentelijke beleidsdomeinen tot stand gebracht?  

• C. Uitvoerbaarheid  

• Geef de uitvoerbaarheid aan door in te gaan op: 

  • i. Haalbaarheid van de plannen: een financiële onderbouwing en een evenwichtige financieringsmix. 

  • ii. Kwaliteit van de organisatie: Laat zien dat de organisatie in staat is de toekomstplannen op een professionele en gezonde manier ten uitvoer te brengen. Er is een transparante bedrijfsvoering met heldere organisatiestructuur waar taken en verantwoordelijkheden van bestuur, directie, medewerkers en vrijwilligers goed zijn vastgelegd. 

  • iii. Geef een planning van de activiteit(en) tot en met het eindverslag.  

• 5. Bijlagen  

• Voeg alleen informatie toe die nodig is om het activiteitenplan te ondersteunen. Denk hierbij aan een meerjarenbeleidsplan van uw organisatie, (beeld)materiaal van de activiteiten, een verwijzing naar een website etc. 

Bijlage II Leidraad begroting Subsidie meerjarige activiteiten erfgoed

Aandachtspunten 

• De begroting met toelichting is maximaal 3 A4 in een pdf-bestand. 

• De begroting moet sluitend zijn. De begroting is sluitend als de totale inkomsten en uitgaven gelijk zijn. Er mag geen tekort of overschot in de begroting zijn. 

• Het subsidiebedrag voor categorie A is maximaal €5.000 en categorie B maximaal €25.000,-. 

• Bij een aanvrager die BTW plichtig is dient de begroting exclusief BTW te worden ingediend. 

• De onvoorziene kosten mogen maximaal 5% van de totale begroting bedragen. 

Begroting en dekkingsplan 

Maak een overzicht met de begroting en het dekkingsplan voor het project. Geef in ieder geval inzicht in de volgende inkomsten en uitgaven: 

Lasten en uitgaven		Baten en inkomsten
voorbereidingskosten	organisatie, productie, uitvoerenden, huur zaal, materiële kosten	publieksinkomsten	kaartverkoop, uitkoop, partage etc.
uitvoeringskosten	organisatie, productie, uitvoerenden, huur zaal, materiële kosten	eigen inkomsten	horeca, verhuur, sponsoring, etc.
publiciteit en marketing	acties, materialen, onderzoek, opening/première	bijdrage uit private middelen	particulieren, bedrijven, private fondsen
overige kosten	Kantoor, administratie, verzekering, vergunningen, etc)	subsidies	andere overheden en publieke fondsen
	Onvoorziene kosten (max. 5%)
Totaal	Het totaal van de lasten en uitgaven is gelijk aan het totaal van de baten.