Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en raad 2020

De raad der gemeente Hendrik-Ido-Ambacht:

gelet op de artikelen 147 en 149 van de Gemeentewet

besluit vast te stellen de:

Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en raad 2020.

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. gesprekken: klankbordgesprekken van de commissie uit de raad met de burgemeester;

• b. commissie: de commissie die is samengesteld uit alle fractievoorzitters die het functioneringsgesprek voeren;

• c. voorzitter: de voorzitter van de commissie die de functioneringsgesprekken voert met de burgemeester; zijnde de plaatsvervangend voorzitter van de raad.

• d. adviseurs: wethouder(s), gemeentesecretaris of griffier die de commissie van informatie voorzien.

• e. commissaris: commissaris van de Koning in de provincie Zuid-Holland.

Artikel 2 Algemene bepalingen

• 1. De raad voert gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie samen.

• 2. De commissie voert eenmaal per jaar een klankbordgesprek met de burgemeester en ten minste drie klankbordgesprekken tijdens de benoemingsperiode.

• 3. Indien gewenst vindt er halverwege de raadsperiode een bredere analyse plaats van het functioneren van de burgemeester, het college, de raad en de ambtelijke organisatie (midterm volgens handreiking burgemeesters).

• 4. De afspraken (“actiepunten”) die tijdens het klankbordgesprek zijn gemaakt worden zo nodig na 6 maanden geëvalueerd.

• 5. In de eerste ambtsperiode van de burgemeester wordt in elk geval in het eerste halfjaar een klankbordgesprek met de burgemeester gevoerd.

• 6. Het laatste formele klankbordgesprek staat in het teken van de herbenoemingsprocedure van de burgemeester voor zover van toepasing. Het verslag van het laatste gesprek in een ambtsperiode weegt mee bij het oordeel over een eventuele herbenoeming van de burgemeester.

Artikel 3 Procedure en tijdschema

• 1. De griffier agendeert en organiseert de klankbordgesprekken waarbij het bijgevoegde tijdschema als richtlijn dient

• 2. De gesprekken worden zodanig gepland dat deze plaatsvinden in ieder geval vier weken voorafgaand aan de gesprekken die de commissaris van de Koning met de burgemeester heeft.

• 3. De griffier onderhoudt de contacten met het Kabinet van de commissaris van de Koning.

Artikel 4 Samenstelling commissie

• 1. De gesprekken worden gevoerd door een commissie die is samengesteld uit de fractievoorzitters van alle in de raad vertegenwoordigde groeperingen.

• 2. De commissie heeft in basis geen plaatsvervangende leden.

• 3. Indien een plaatsvervangend fractievoorzitter waarneemt dan neemt deze waar voor het gehele klankbordgesprek van voorbereiding tot ondertekening van het verslag van het klankbordgesprek.

• 4. De commissie laat zich bijstaan door de griffier.

Artikel 5 Voorzitterschap van de commissie

• 1. Het voorzitterschap wordt bekleed door de vicevoorzitter van de raad.

• 2. De commissie benoemt uit zijn midden een plaatsvervangend voorzitter.

• 3. De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

• 4. De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider.

Artikel 6 Geheimhouding

• 1. De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.

• 2. De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.

• 3. Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van leden van de fracties, de wethouders, de gemeentesecretaris en de griffier

• 4. De commissie kan in de voorbereiding besluiten zich te laten informeren over de andere rollen van de burgemeester door onder meer collega-bestuurders, ondernemers, een politiefunctionaris of de officier van justitie te laten reflecteren op hun samenwerking met de burgemeester. Ook de burgemeester zelf kan suggesties doen voor gesprekpartners van buiten de gemeenteraad zoals samenwerkingspartners of ambtenaren die signalen vanuit het ambtelijk apparaat kunnen inbrengen.

• 5. De commissie en haar leden verstrekken geen inzage in de verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken aan raadsleden die geen lid zijn van de commissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 7, lid 1 en artikel 9, lid 4 van deze verordening.

• 6. De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.

• 7. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

• 8. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

• 9. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, de adviseurs en een mogelijke externe gespreksleider.

Artikel 7 Voorbereiding van het gesprek

• 1. De leden van de commissie en de burgemeester ontvangen het verslag van het vorige klankbordgesprek.

• 2. De voorbereiding vindt in basis plaats volgens het bijgevoegde procedureschema. In basis dienen voor de voorbesprekingen de helft +1 van de commissieleden aanwezig te zijn. Mocht dit niet het geval zijn dan zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.

• 3. De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

• 4. Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.

• 5. Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig mee.

• 6. Bij verhindering van meer dan één lid van de commissie, maar minder dan de helft + 1 kan de griffier voor een nieuwe afspraak zorgen. In overleg met de voorzitter kan, mede om het processchema niet te frustreren, bepaalt worden dat de bespreking toch doorgang vindt. De afwezigen krijgen op voorhand de kans input te leveren.

• 7. De commissie kan zich laten informeren door leden van de fracties, de wethouders, de gemeentesecretaris en de griffier.

Artikel 8 Het gesprek

• 1. Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.

• 2. Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over - en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

• 3. Uitgangspunt bij het gesprek gedurende de ambtstermijn is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd.

• 4. De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken:

  de burgemeester:

  • a. als voorzitter van de raad en zijn rol in de agendacommissie en het seniorenconvent;

  • b. in het proces van dualisme en bestuurlijke vernieuwing;

  • c. als voorzitter van het college;

  • d. als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet;

• 5. die invulling geeft aan het functioneren van de zogeheten driehoek van burgemeester, gemeentesecretaris en griffier;

  • e. die invulling geeft aan de eigen portefeuille, met name de handhaving van de openbare orde en veiligheid;

  • f. en zijn contacten met de inwoners, organisaties en bedrijven;

  • g. als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie, rijk en Europa;

  • h. en zijn contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie;

  • i. en zijn nevenfuncties en integriteit;

  • j. en zijn, aan de profielschets gerelateerde, competenties.

  • k. alle overige door de leden en de burgemeester ingebrachte bespreekpunten;

  • l. zijn doelen en ambities voor de komende periode;

  • m. de afspraken in het kader van het functioneren van de burgemeester uit de vorige gesprekken / die voor de toekomst worden vastgelegd.

• 5. In een tweede deel van het gesprek wordt gebruikt om wederzijdse wensen voor de toekomst kenbaar te maken, om eerder gemaakte afspraken te evalueren en te spreken over het functioneren van de raad en de ontwikkelingen van de gemeente en de regio.

Artikel 9 Verslaglegging

• 1. Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm opgesteld en namens de commissie door de voorzitter van commissie en de griffier alsmede door de burgemeester door ondertekening vastgesteld.

• 2. Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.

• 3. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

• 4. Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris van de Koning in de provincie gestuurd.

Artikel 10 Archivering

• 1. De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder een afschrift van het vastgestelde verslag.

• 2. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd.

Artikel 11 Onvoorziene gevallen.

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 12 Slotartikelen

Deze verordening treedt in werking en de commissie treedt in functie één dag na de bekendmaking ex artikel 139, tweede lid van de Gemeentewet.

Artikel 13

Deze verordening wordt aangehaald als:

Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en raad 2020.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad

Van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht d.d.

De griffier,

G.H. Logt

de voorzitter,

J. Heijkoop

Richtlijn Proces en tijdschema functioneringsgesprekken burgemeester en raad.

Per raadsperiode:

Griffier verzamelt informatie over tijdschema gesprekken burgemeester met CdK, herbenoemingsdatum. Stelt planning klankbordgesprekken op en legt deze voor aan het seniorenconvent.

Voorbereiding functioneringsgesprekken
Week 8	Griffier	Meedelen planning klankbordgesprek aan burgemeester en commissie
	Burgemeester	Opstellen eigen evaluatie en inventariseren bespreekpunten. Deze doorgeven aan commissie
Week 6	Commissie	Bespreekpunten inventariseren en vaststellen agenda klankbordgesprek. Eventueel onderling verdelen bespreekpunten en plannen informatievergaring (gesprekken met wethouders, gemeentesecretaris, fracties).
Week 4	Commissie	Voeren van gesprekken om informatie te vergaren. Opstellen bespreekpunten met toelichting uit gevoerde gesprekken.
Week 2		Agenda klankbordgesprek (incl. bespreekpunten en toelichting). Verzenden aan commissieleden en burgemeester.
Week 0		Datum Klankbordgesprek.
Week +1	Griffier	Conceptverslag opstellen.
Week +2	Burgemeester en commissie	Vaststellen van het verslag. Evt. verslag verzenden aan CdK.
Week +26	Burgemeester en commissie	Commissie en burgemeester: zo nodig evalueren afspraken/actiepunten.