Protocol geheimhouding gemeente Almelo 2025

De raad, het college en de burgemeester van de gemeente Almelo, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;

gelet op de artikelen 23, 24, 54, 82, 83, 84, 87, 88 en 89 van de Gemeentewet en artikel 4.4, 5.1 en 5.2 van de Wet open overheid;

overwegende dat:

• het wenselijk is om in dit protocol de wettelijke voorschriften en werkwijze op te nemen voor het opleggen van geheimhouding. Op deze wijze kan heldere en zorgvuldige besluitvorming worden bevorderd;

• openbaarheid en transparantie zwaarwegende belangen zijn die zorgen voor controleerbaarheid van bestuurlijk handelen. Besluiten van het gemeentebestuur behoren daarom in beginsel openbaar te zijn;

• belangen als genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid het noodzakelijk kunnen maken af te wijken van de basisregel van openbaarheid;

• bij besluiten tot het opleggen van geheimhouding een belangenafweging plaatsvindt, waarbij het belang van openbaarheid wordt afgewogen tegen andere gerechtvaardigde belangen zoals genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid;

• opleggen van geheimhouding gebeurt met inachtneming van de uitzonderingsgronden van openbaarheid zoals opgenomen in artikel 5.1 van de Wet open overheid;

• ambtenaren, collegeleden, raadsleden en raadsvolgers er zich verder van bewust zijn dat het ontbreken van een besluit tot geheimhouding niet betekent dat informatie daarom zonder meer openbaar gemaakt mag worden;

• informatie over derden niet openbaar wordt gemaakt zonder de betrokken personen of organisaties eerst te raadplegen, als zij bezwaar zouden kunnen hebben tegen openbaarmaking, gelet op artikel 4.4, derde lid, van de Wet open overheid;

• informatie over persoonlijke beleidsopvattingen die zijn geuit in interne beraadslagingen in beginsel niet openbaar worden gemaakt, gelet op artikel 5.2 van de Wet open overheid ;

Besluit

vast te stellen het “Protocol geheimhouding gemeente Almelo 2025”.

Hoofdstuk 1 Algemeen

Artikel 1:1 Geheimhouding als uitzondering

• 1. In de informatievoorziening van college of burgemeester naar de raad, en in de besluitvorming door college, burgemeester en raad is openbaarheid de regel en geheimhouding de uitzondering.

• 2. In dit kader geldt als uitgangspunt het algemeen belang van de openbaarheid van bestuurlijke informatie.

• 3. De keuze voor geheimhouding dient altijd te worden gemotiveerd, zoveel mogelijk in het openbaar.

Artikel 1:2 Wettelijke kaders voor geheimhouding

• 1. De Wet open overheid geeft in artikel 5.1 de belangen aan op grond waarvan geheimhouding kan worden opgelegd.

• 2. De Algemene wet bestuursrecht bepaalt in artikel 2:5 in algemene zin dat een geheimhoudingsplicht geldt voor alle gegevens waarvan iemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden. Deze bepaling geldt als een algemene regel in verhouding tot de in lid 4 en 5 genoemde bepalingen inzake geheimhouding uit de Gemeentewet.

• 3. Het Wetboek van Strafrecht bepaalt in artikel 272 de strafbaarheid van het schenden van geheimhouding en vertrouwelijkheid.

• 4. De Gemeentewet bepaalt in artikel 23 en 24 de regels voor besloten raadsvergaderingen en in artikelen 82 en 83 de regels voor besloten commissievergaderingen.

• 5. De Gemeentewet bepaalt in artikel 54 dat collegevergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden en in artikel 60 de regels voor kennisgeving van beslissingen van het college aan de raad en het openbaar maken van de besluitenlijst van collegevergaderingen.

• 6. In het kader van artikel 3.3 van de Wet open overheid wordt tevens de agenda van het college voorafgaand aan de vergadering gepubliceerd.

• 7. Naast de agenda en de besluitenlijst van het college worden de onderliggende stukken, voor zover deze openbaar zijn, gepubliceerd.

• 8. De Gemeentewet bepaalt in artikel 81 de regels voor kennisgevingen van beslissingen van de burgemeester aan de raad.

• 9. De Gemeentewet bepaalt in artikel 87 de regels voor de raad, het college, de burgemeester en commissies voor het opleggen van geheimhouding.

• 10. Waar in dit Protocol commissie wordt genoemd, wordt bedoeld een commissie op grond van artikel 82 Gemeentewet. In de gemeente Almelo betreft dit het politiek beraad.

• 11. De Gemeentewet bepaalt in artikel 89 de regels voor de raad, het college, de burgemeester en commissies voor het opheffen van geheimhouding. Artikel 89, lid 5 van de Gemeentewet bevat het opleggen van een sanctie indien een raadslid zich niet houdt aan de geheimhoudingsplicht.

Artikel 1.3: Openbaar, niet openbaar en geheim

• 1. Informatie en documenten in het kader van de informatievoorziening van college of burgemeester aan de raad, en in de besluitvorming door college, burgemeester en raad zijn in beginsel openbaar.

• 2. Van lid 1 kan uitsluitend afgeweken worden indien de informatie of het document voldoet aan hetgeen gesteld in artikel 5.1 Wet open overheid. In dat geval krijgt de informatie of het document de status ‘niet-openbaar’.

• 3. Het kan daarnaast noodzakelijk zijn geheimhouding op te leggen op informatie of documenten. Dit wordt beoordeeld conform artikel 2:3 van dit protocol.

• 4. Het verschil in status van informatie of documenten dient zorgvuldig overwogen te worden. Overtreding van de geheimhoudingsplicht is een strafbaar feit. Dit geldt voor allen die kennis dragen van de geheime informatie of documenten.

• 5. Voorts heeft de raad de mogelijkheid om te besluiten dat een raadslid dat de geheimhouding schendt, voor de duur van maximaal drie maanden geen geheime informatie verstrekt krijgt.

• 6. Tevens kan op informatie een embargo rusten wat betekent dat de documenten na een bepaalde termijn openbaar worden gemaakt.

Hoofdstuk 2 Geheimhouding van informatie en besluiten

Artikel 2:1 Geheim en vertrouwelijk, terminologie

• 1. In het verkeer tussen college, burgemeester en raad wordt de term ‘geheim’ wel, en de term ‘vertrouwelijk’ niet gehanteerd.

Artikel 2:2 Openbaarmaking collegebesluiten

• 1. Het college maakt een door hem genomen besluit openbaar, tenzij:

• er een embargo op rust (tijdelijk niet openbaar)

• er sprake is van een niet-openbaar besluit op grond van de Wet open overheid

• er geheimhouding is opgelegd.

• 2. Indien de reden van geheimhouding zich daar niet tegen verzet, wordt het besluit tot geheimhouding opgenomen op de openbare besluitenlijst van de collegevergadering. Indien de reden van geheimhouding zich daar wel tegen verzet, wordt het besluit opgenomen op de niet-openbare besluitenlijst van de collegevergadering.

• 3. Als documenten niet actief openbaar worden gemaakt, kunnen ze toch op grond van de Wet open overheid worden opgevraagd. Aan de hand van criteria die in de Wet open overheid staan, wordt dan beoordeeld of de documenten geheel of gedeeltelijk openbaar kunnen worden gemaakt.

Artikel 2:3 Opleggen geheimhouding door raad, college, burgemeester of commissie

• 1. De raad, het college, de burgemeester of een commissie legt enkel geheimhouding op als een belang genoemd in artikel 5.1 Wet open overheid van toepassing is, of als er anderszins een wettelijke grondslag voor is. (artikel 82 commissie)

• 2. De raad, het college, de burgemeester of een commissie legt in principe terughoudend geheimhouding op over een compleet document. Waar mogelijk wordt de informatie die geheim moet blijven in een bijlage opgenomen. Gelet op artikel 89 lid 1 van de Gemeentewet wordt op het betreffende document “geheim” vermeld.

• 3. Betreft de geheimhouding informatie die in enigerlei vorm aan de raad wordt overlegd, dan wordt de geheimhouding door het college opgelegd met vermelding in het besluit van:

  • a. de motivatie, onder vermelding van het belang of de belangen uit artikel 5.1 van de Wet open overheid;

  • b. onder verwijzing naar artikel 87 juncto 88 lid 2 Gemeentewet;

  • c. de termijn (horizonbepaling);

  • d. welke onderdelen van het voorstel geheim zijn.

• 4. Een horizonbepaling bevat een conditie waaronder of een datum waarop de geheimhouding wordt opgeheven. Is een dergelijke bepaling niet mogelijk dan wordt gemotiveerd opgenomen “voor onbepaalde tijd”.

• 5. Als het college, de burgemeester of commissie geheimhouding oplegt en zich niet tot de raad wendt dan vermeldt het college, de burgemeester of de commissie de motivatie, onder vermelding van het belang of de belangen uit artikel 5.1 van de Wet open overheid, per voorstel of memo waarom geheimhouding is opgelegd en de termijn (horizonbepaling).

Artikel 2:4 Verstrekken geheime schriftelijke informatie

• 1. De raad, het college, de burgemeester en commissies zijn bevoegd om informatie waarop zij geheimhouding hebben opgelegd, aan elkaar en aan de rekenkamer te verstrekken.

• 2. Het bestuursorgaan dat geheimhouding heeft gelegd, is primair verantwoordelijk voor een correcte verstrekking aan een (ander) bestuursorgaan, de rekenkamer of een commissie.

• 3. Als geheime informatie aan een ander bestuursorgaan wordt verstrekt, wordt daarbij vermeld dat op de betreffende informatie geheimhouding rust.

Artikel 2.5: Verstrekken geheime schriftelijke informatie, die aan de raad is verstrekt, aan derden (delegatiebepaling)

Indien het college, de burgemeester of een commissie informatie waarop dat orgaan geheimhouding heeft opgelegd, verstrekt aan de raad kan het college of de burgemeester deze informatie met anderen delen met inachtneming van de volgende regels:

• Bij de te delen informatie kan het gaan om het schriftelijk verstrekken van de geheime informatie als om het mondeling bespreken hiervan.

• Informatie kan worden gedeeld met derden, indien dat voor het dagelijks bestuur noodzakelijk is.

• Informatie wordt niet met derden gedeeld indien een specifiek belang van de gemeente of van een bij de betreffende informatie betrokken derde-belanghebbende zich ertegen verzet dat geheime informatie aan derden wordt verstrekt.

Artikel 2:6 Beschikbaarheid geheime stukken voor de raadsleden; fysiek

• 1. De geheime documenten worden voor een bepaalde periode ter inzage gelegd in een daarvoor bestemde voorziening bij de griffie. Indien het stukken betreft die aan de raad worden aangeboden, blijven deze in de daarvoor bestemde voorziening totdat de raad de geheimhouding opheft of de functionaliteit van die passieve terinzagelegging door de tijd is verlopen.

• 2. Uitgangspunt bij geheime raadsinformatie is dat raadsleden en raadsvolgers toegang hebben tot geheime informatie.

Artikel 2:7 Embargo

• 1. Wanneer geheimhouding niet noodzakelijk is, maar het wel zeer wenselijk is dat de informatie nog niet openbaar wordt, kan informatie door het college of de burgemeester ‘onder embargo’ worden verstrekt aan de raad.

• 2. ‘Onder embargo’ heeft geen juridische status en is uitsluitend bedoeld voor informatie waarop kort na het delen met de raad een (pers)bericht volgt van het college. De raad zal deze informatie onder zich houden totdat het (pers)bericht is gepubliceerd.

Hoofdstuk 3 Vergaderen in beslotenheid

Artikel 3:1 Openbare aankondiging en opening

• 1. Raadsvergaderingen zijn openbaar. Ze worden in het openbaar aangekondigd en geopend, met uitzondering van de bijzondere raadsvergadering waarin tot aanbeveling voor (her)benoeming van de burgemeester wordt besloten. Gelet op artikel 61c lid 1 van de Gemeentewet is deze vergadering van begin tot einde besloten.

• 2. Op de agenda wordt in globale termen aangekondigd dat een geheim document of onderwerp wordt besproken.

• 3. Raads- en commissieleden mogen aanwezig zijn bij besloten vergaderingen, tenzij de uitnodiging voor deze vergadering alleen aan raadsleden is gericht.

Artikel 3:2 Het sluiten van de deuren

• 1. Gelet op artikel 23 lid 2 van de Gemeentewet wordt op verzoek van tenminste één vijfde deel van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend dan wel als de voorzitter dit nodig oordeelt, de deuren gesloten.

• 2. Als de deuren worden gesloten besluit de raad of er naast de raadsleden zelf, de voorzitter, de griffier en de betrokken leden van het college en de secretaris nog anderen aanwezig mogen zijn (bijv. betrokken ambtenaren).

Artikel 3:3 Vergaderen achter gesloten deuren

• 1. Nadat de deuren zijn gesloten brengt de voorzitter eerst het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen in bespreking. Gelet op artikel 23 lid 3 van de Gemeentewet zal alleen als de raad in meerderheid hiertoe besluit daadwerkelijk met gesloten deuren worden vergaderd.

• 2. Voor een besloten raadsvergadering wordt een aparte presentielijst gebruikt. De aanwezigheid van alle aanwezigen in de zaal wordt genoteerd.

• 3. Gelet op artikel 23 lid 4 van de Gemeentewet geldt een verplichting tot geheimhouding omtrent informatie die in die vergadering ter kennis van de aanwezigen komt. De verplichting duurt voort totdat de raad haar opheft.

• 4. Geheimhouding van het ter vergadering behandelde wordt door de raad ter vergadering zelf opgelegd bij meerderheid van stemmen op grond van artikel 87 Gemeentewet. De voorzitter doet daartoe aan het eind van de vergadering een voorstel.

• 5. Raadsleden die na aanvang van een besloten vergadering aankomen dan wel tussentijds de vergaderzaal verlaten, hebben zonder enige belemmering toegang. Betrokkenen dienen zich hierbij bewust te zijn van het besloten karakter van de vergadering en de gemaakte afspraken in het kader van geheimhouding. Daarnaast dienen zij zich te melden bij de voorzitter en griffier.

• 6. Gelet op artikel 23 lid 5 van de Gemeentewet wordt van een besloten vergadering een apart verslag/besluitenlijst gemaakt, dat niet openbaar is totdat de raad de geheimhouding daarvan opheft. Een geheim verslag wordt in een volgende besloten vergadering van de raad, dan wel ongewijzigd en zonder inhoudelijke behandeling in een volgende openbare vergadering van de raad vastgesteld. Het verslag zelf blijft geheim, tenzij de raad besluit de geheimhouding op te heffen. Indien een lid van de raad inhoudelijke behandeling van het verslag wenst, geschiedt dit in een besloten deel van de vergadering.

Artikel 3:4 Collegevergaderingen

• 1. Het college vergadert achter gesloten deuren.

• 2. De besluiten die tijdens de collegevergadering worden genomen zijn openbaar, tenzij de informatie niet openbaar is op grond van de Wet open overheid of geheimhouding is opgelegd conform artikel 60 of 87 van de Gemeentewet.

• 3. Geheimhouding wordt tijdens de vergadering opgelegd.

• 4. Het college kan besluiten tot een openbare vergadering.

Hoofdstuk 4 Opheffen geheimhouding over stukken en vergaderingen

Artikel 4:1 Opheffen geheimhouding

• 1. Gelet op artikel 89 lid 3 van de Gemeentewet is het orgaan dat geheimhouding oplegt, bevoegd de geheimhouding op te heffen.

• 2. In afwijking van het eerste lid geldt dat, gelet op artikel 89 lid 4 van de Gemeentewet, indien informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding geldt aan de raad is verstrekt, die verplichting in voortduurt totdat de raad haar opheft.

• 3. Een Woo-verzoek over geheime informatie dient, in het geval de raad bevoegd is de geheimhouding op te heffen, te worden ingediend bij of doorgeleid naar de raad. De raad beslist dan eerst, op voorstel van het college, of de geheimhouding kan worden opgeheven, alvorens op het Woo-verzoek wordt beslist.

Artikel 4:2 Lijst geheime stukken en vergaderingen

• 1. De secretaris houdt een lijst bij van alle stukken ten aanzien waarvan het college of de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd.

• 2. De griffier houdt een lijst bij van alle besloten raadsvergaderingen en van alle stukken die tijdens besloten vergaderingen zijn overlegd en ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd.

• 3. Genoemde lijsten bevatten in ieder geval voor zover van toepassing de datum van het stuk, de datum van de raadsvergadering of de collegevergadering waarin de geheimhouding is opgelegd, de reden van geheimhouding en de horizonbepaling of de datum waarop de geheimhouding wordt beëindigd.

Artikel 4:3 Horizonbepalingen

• 1. De gemeentesecretaris bewaakt de horizonbepalingen met betrekking tot geheime college- en raadsstukken. De griffier doet hetzelfde voor de geheime raadsstukken van de besloten vergaderingen.

• 2. Indien noodzakelijk wordt aan het college opnieuw gevraagd voor een periode geheimhouding op te leggen.

• 3. De gemeentesecretaris controleert jaarlijks in maart de horizonbepaling en zorgt dat er een voorstel wordt voorgelegd aan de raad, over het al dan niet handhaven van de geheimhouding.

• 4. Geheimhouding wordt niet opgeheven, zonder vooraf ter zake overleg te plegen met het bestuursorgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd.

Artikel 4:4 Publicatie openbaar geworden stukken

Zodra een voorstel tot opheffing van geheimhouding is aangenomen ontvangt de griffier zo spoedig mogelijk de openbare stukken van de steller. De griffier plaatst vervolgens de desbetreffende stukken openbaar op het raadsinformatiesysteem, onder vermelding van het genomen besluit tot opheffing van de geheimhouding. Hetzelfde geldt ook voor de secretaris voor de collegestukken.

Hoofdstuk 5 Slotbepalingen

Artikel 5:1 Slotbepaling

• 1. Deze regeling wordt aangehaald als ‘Protocol geheimhouding gemeente Almelo 2025’.

• 2. Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Ondertekening

Aldus besloten door de raad van de gemeente Almelo in zijn (openbare) vergadering van 15 april 2025.

De raad voornoemd,

de griffier, de voorzitter,

drs. J.W. Scherpenzeel R.T.A. Korteland

Aldus besloten door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Almelo in haar vergadering van 25 maart 2025.

Het college voornoemd,

de gemeentesecretaris, de burgemeester,

J.H. Dijkstra R.T.A. Korteland

Aldus besloten door de burgemeester van de gemeente Almelo 15 april 2025.

de burgemeester,

R.T.A. Korteland