Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Dienst Dommelvallei

De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Geldrop-Mierlo, Nuenen c.a. en Son en Breugel, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft,

 

gelet op:

  • •

    de Wet gemeenschappelijke regelingen;

  • •

    de Gemeentewet;

  • •

    de Algemene wet bestuursrecht; en

  • •

    de toestemmingsbesluiten van de gemeenteraden van Geldrop-Mierlo, Nuenen c.a. en Son en Breugel respectievelijk d.d. 31 maart 2025, 10 april 2025 en 3 april 2025;

Besluiten:

 

aan te gaan de navolgende gemeenschappelijke regeling Dienst Dommelvallei.

 

HOOFDSTUK 1: ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1: Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

 

a

colleges:

de colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemers als bedoeld in artikel 1, onder sub c, van deze regeling;

b

dienstverleningsovereenkomst:

de overeenkomst die deelnemers en Dienst Dommelvallei met elkaar aangaan, inzake de uitvoering van taken en voorwaarden waaronder dit gebeurt.

c

deelnemers:

de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Geldrop-Mierlo, Nuenen c.a. en Son en Breugel die deze regeling zijn aangegaan;

d

financieel statuut:

 

het statuut waarin de kostenverdeling tussen de deelnemers is opgenomen en de financiële relatie tussen de deelnemers en de dienst Dommelvallei, inclusief de uitwerking van de liquidatieregeling, beschreven staat;

e

Dienst Dommelvallei:

de bedrijfsvoeringsorganisatie als bedoeld in artikel 2 van deze regeling;

f

regeling:

 

de gemeenschappelijke regeling Dienst Dommelvallei.

g

taakvelden:

de taakvelden als bedoeld in artikel 4 van deze regeling, en

h

wet:

de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 2: Bedrijfsvoeringsorganisatie en bestuurssamenstelling

  • 1.

    Er is een bedrijfsvoeringsorganisatie, genaamd Dienst Dommelvallei.

  • 2.

    De Dienst Dommelvallei is gevestigd te Mierlo.

  • 3.

    De Dienst Dommelvallei wordt vertegenwoordigd door het bestuur Dienst Dommelvallei.

  • 4.

    Waar in deze regeling artikelen van de Gemeentewet of van enige andere wet of wettelijke regelingen van overeenkomstige toepassing worden verklaard, wordt in die artikelen voor de gemeente, het college (van burgemeester en wethouders) en de burgemeester gelezen: Dienst Dommelvallei, het bestuur Dienst Dommelvallei, en de directeur.

HOOFDSTUK 2: BELANG, TAKEN EN BEVOEGDHEDEN

Artikel 3: Belang

  • 1.

    Belang van de regeling is het bewerkstelligen van een kwalitatief hoogwaardige en een doelmatige en doeltreffende uitvoering door Dienst Dommelvallei van de door de deelnemers opgedragen taakvelden, bedoeld in artikel 4 en zoals overeengekomen in de dienstverleningsovereenkomsten. De bedrijfsvoering en dienstverlening draagt bij aan de weerbaarheid en wendbaarheid en op onderdelen zelfs de toekomstbestendigheid van de deelnemers. Ook wordt er een optimale bijdrage geleverd aan de ontwikkeling en uitvoering van het (bedrijfsvoerings)beleid van de deelnemers.

  • 2.

    De Dienst Dommelvallei heeft een missie en visie, welke is vastgelegd in een bedrijfsplan, dat door het bestuur Dienst Dommelvallei wordt vastgesteld.

Artikel 4: Taken Dienst Dommelvallei

  • 1.

    Ter behartiging van het in artikel 3 genoemde belang draagt Dienst Dommelvallei namens de colleges zorg voor de adviserende, ondersteunende, voorbereidende en uitvoerende werkzaamheden op het gebied van de volgende (gemeentelijke) taakvelden:

    • a.

      financiën;

    • b.

      interne controle;

    • c.

      personeel en organisatie;

    • d.

      informatisering & automatisering;

    • e.

      kcc/ burgerzaken;

    • f.

      werk & inkomen.

  • 2.

    Het staat de deelnemers niet vrij om taakvelden onder artikel 4, lid 1 die zij bij vaststelling van voorliggende Gemeenschappelijke Regeling afnemen van Dienst Dommelvallei – aan te besteden aan derden, zonder toestemming van het bestuur Dienst Dommelvallei.

  • 3.

    De taken en bevoegdheden ten aanzien van de taakvelden worden uitgevoerd met inachtneming van het door de deelnemers vastgestelde beleid.

  • 4.

    De colleges mandateren aan het bestuur Dienst Dommelvallei de bevoegdheden voor uitvoering van de taakvelden. Hiertoe behoren in ieder geval de volgende werkzaamheden:

    • a.

      het desgevraagd ondersteunen en adviseren van deelnemers omtrent het opstellen van beleid ten aanzien van de taakvelden, bedoeld in het eerste lid;

    • b.

      het verzorgen van de communicatie ten aanzien van de taakvelden;

    • c.

      het in ontvangst nemen, verwerken en behandelen van klachten ten aanzien van de taakvelden, en

    • d.

      het voor deelnemers onderhouden van een bedrijfsregistratiesysteem en het verzamelen en bewerken of verwerken van relevante (bedrijfsvoerings)gegevens ten aanzien van de taakvelden.

  • 5.

    Dienst Dommelvallei kan werkzaamheden uitvoeren voor (een) andere organisatie(s) indien het bestuur Dienst Dommelvallei daartoe heeft besloten. De omvang van deze werkzaamheden voor derden mag niet meer zijn dan toelaatbaar is op basis van artikel 2.24b, eerste lid, aanhef en onder b, Aanbestedingswet 2012. En deze vorm van dienstverlening aan derden zal geen negatieve impact hebben op de dienstverlening aan deelnemers.

Artikel 5: Algemene bevoegdheidstoedeling

  • 1.

    De colleges dragen geen bevoegdheden over aan het bestuur Dienst Dommelvallei van de Dienst Dommelvallei. Voor de uitvoering van de taken en werkzaamheden wordt bij separaat besluit door de deelnemers mandaat verleend aan het bestuur Dienst Dommelvallei.

  • 2.

    Onder mandateren wordt in dit artikel tevens verstaan het verlenen van volmacht tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen namens de deelnemers en het machtigen tot het verrichten van feitelijke handelingen namens de deelnemers.

Artikel 6: Dienstverleningsovereenkomst

  • 1.

    Dienst Dommelvallei komt met elke deelnemer een dienstverleningsovereenkomst overeen, waarin wordt gespecificeerd welke taken, als bedoeld in artikel 4, lid 1 Dienst Dommelvallei voor de deelnemer uitvoert of doet uitvoeren en onder welke inhoudelijke en financiële voorwaarden dit plaatsvindt. Deze dienstverleningsovereenkomst wordt jaarlijks tussen deelnemer en Dienst Dommelvallei herbevestigd, dan wel herijkt.

  • 2.

    Voor wat betreft de basistaken uit artikel 4, lid 1 punt a. tot en met d. die alle deelnemers afnemen verwijst de dienstverleningsovereenkomst naar de begroting en het bedrijfsplan Dienst Dommelvallei.

  • 3.

    De deelnemers kunnen aanvullende structurele ‘plustaken’ (zoals taken onder artikel 4, lid 1 punt e. en f.) of taken die samenhangen met de taakvelden als bedoeld in artikel 4, lid punt a. tot en met d., maar die niet rechtstreeks daaruit voortvloeien, structureel of incidenteel opdragen aan Dienst Dommelvallei. Nadere inhoudelijke en financiële afspraken hierover worden vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomst tussen deelnemer en Dienst Dommelvallei. Deze afspraken worden jaarlijks tussen deelnemer en Dienst Dommelvallei herbevestigd, dan wel herijkt, in de dienstverleningsovereenkomst.

  • 4.

    Het bestuur Dienst Dommelvallei stelt een format op voor de dienstverleningsovereenkomst. Het opstellen van een format voor de dienstverleningsovereenkomst geschiedt in co-creatie tussen ambtelijke vertegenwoordigers van Dienst Dommelvallei en de deelnemers. Het format voor de dienstverleningsovereenkomst wordt pas vastgesteld na instemming van de colleges.

  • 5.

    De financiële voorwaarden voor toerekening van de kosten aan de deelnemers is geregeld in het financieel statuut en wordt opgenomen in de begroting van Dienst Dommelvallei.

Artikel 7 : Kwaliteitsborging

  • 1.

    Dienst Dommelvallei draagt zorg voor een kwalitatief hoogwaardige en doelmatige uitvoering van de taken zoals vermeld in artikel 4 van deze regeling en zoals wordt overeengekomen in de dienstverleningsovereenkomsten.

  • 2.

    Dienst Dommelvallei zal hiertoe een kwaliteitssysteem hanteren.

  • 3.

    Indien desondanks sprake is van onvoldoende kwalitatief of onzorgvuldig handelen van de Dienst Dommelvallei ten aanzien van een of meer deelnemers als gevolg waarvan schade is ontstaan of dreigt te ontstaan, meldt het betreffende college resp. melden de betreffende colleges dit zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen drie maanden na het constateren van de geleden of dreigende schade bij het bestuur Dienst Dommelvallei. Het bestuur Dienst Dommelvallei draagt zorg voor beperking en zo nodig tot herstel van geleden schade.

HOOFDSTUK 3: HET BESTUUR DIENST DOMMELVALLEI

Artikel 8: Samenstelling

  • 1.

    De colleges wijzen elk uit hun midden de burgemeester en een wethouder als lid van het bestuur aan.

  • 2.

    De colleges wijzen uit hun midden plaatsvervangers aan dat de door hen benoemde leden bij verhindering of ontstentenis vervangen.

  • 3.

    Elk lid wordt benoemd voor een periode van vier jaren en het lidmaatschap eindigt op het tijdstip waarop de zittingsperiode van het college afloopt.

  • 4.

    Het lidmaatschap eindigt tevens bij beëindiging van het lidmaatschap van het college waaruit het lid is aangewezen.

  • 5.

    De leden van het bestuur treden af op de dag waarop de nieuw aangewezen leden van het bestuur in functie treden. Het is mogelijk dat aftredende leden opnieuw als lid worden aangewezen.

  • 6.

    Het college kan zijn leden in het bestuur ontslaan bij gebrek aan vertrouwen.

  • 7.

    De leden van het bestuur kunnen te allen tijde ontslag nemen.

  • 8.

    In geval van het bestaan van een of meer vacatures blijft het bestuur Dienst Dommelvallei bevoegd besluiten te nemen.

Artikel 9: Werkwijze Bestuur Dienst Dommelvallei

  • 1.

    Het bestuur Dienst Dommelvallei vergadert tenminste viermaal per jaar en verder als de voorzitter dit nodig oordeelt of tenminste één lid van het bestuur Dienst Dommelvallei zulks onder schriftelijke opgave van de te behandelen onderwerpen dit verzoekt. In het laatste geval vindt de vergadering plaats binnen twee weken nadat dit verzoek kenbaar is gemaakt.

  • 2.

    Voor zover daarvan in de regeling niet wordt afgeweken, is artikel 19, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing op het houden en de orde van de vergaderingen van het bestuur Dienst Dommelvallei.

  • 3.

    Het bestuur Dienst Dommelvallei stelt voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden een reglement van orde vast.

  • 4.

    De vergaderingen van het bestuur Dienst Dommelvallei worden met gesloten deuren gehouden, voor zover het bestuur Dienst Dommelvallei niet anders bepaalt.

  • 5.

    Ieder lid van het bestuur Dienst Dommelvallei heeft één stem. Het bestuur Dienst Dommelvallei neemt in zijn vergaderingen de besluiten op basis van twee-derde meerderheid, tenzij in de regeling anders is bepaald.

  • 6.

    Besluiten zijn alleen geldig als ze zijn genomen in een vergadering waarbij ten minste één bestuurslid vanuit elke deelnemende gemeente aanwezig is, tenzij anders bepaald in de regeling.

  • 7.

    Indien bij het nemen van een besluit door geen van de leden van het bestuur Dienst Dommelvallei stemming wordt gevraagd, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

  • 8.

    Indien de stemmen ten aanzien van een specifiek onderwerp tijdens een vergadering staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot een volgende vergadering, waarin de beraadslagingen kunnen worden heropend. Blijven de stemmen staken in een opnieuw belegde vergadering, dan is het voorstel niet aangenomen.

  • 9.

    De leden van het bestuur Dienst Dommelvallei ontvangen voor hun werkzaamheden geen vergoeding, in welke vorm dan ook.

Artikel 10: Bevoegdheden Bestuur Dienst Dommelvallei

  • 1.

    Tot de taken en bevoegdheden van het bestuur Dienst Dommelvallei behoort in ieder geval:

    • a.

      het vaststellen van het meerjarig organisatieplan;

    • b.

      het vaststellen van de begroting dan wel wijzigingen daarvan;

    • c.

      het vaststellen van de uitgangspunten voor de dienstverleningsovereenkomsten, als bedoeld in artikel 6 van de regeling;

    • d.

      het vaststellen van de jaarrekening; en

    • e.

      het oprichten van en deelnemen in een (werkgevers)vereniging ter behartiging van één of meer belangen van de Dienst Dommelvallei, met inachtneming van artikel 31a van de wet.

  • 2.

    In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het bestuur Dienst Dommelvallei, gehoord hebbende de colleges.

Artikel 11: Informatie- en verantwoordingsplicht

  • 1.

    Het bestuur Dienst Dommelvallei verstrekt zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, aan de gemeenteraden en colleges van de deelnemers schriftelijk alle inlichtingen die door een of meer van hen worden gevraagd, met in acht name van het bepaalde in de Wet open overheid.

  • 2.

    Een lid van het bestuur Dienst Dommelvallei verschaft aan het college dat hem heeft aangewezen alle inlichtingen die door dit college of door één of meer leden daarvan worden verlangd, op de binnen die deelnemer gebruikelijke wijze.

  • 3.

    Het bestuur Dienst Dommelvallei geeft aan de gemeenteraden van de deelnemers gevraagd en ongevraagd alle inlichtingen die nodig zijn voor een juiste beoordeling van het door het bestuur gevoerde en te voeren beleid.

  • 4.

    Een lid van het bestuur Dienst Dommelvallei is aan het college dat hem heeft aangewezen verantwoording verschuldigd voor het door hem in het bestuur gevoerde beleid.

  • 5.

    Het afleggen van verantwoording en het verstrekken van inlichtingen geschiedt met inachtneming van hetgeen hierover in de wet is bepaald.

Artikel 12: Zienswijzen

  • 1.

    Behoudens verplichtingen voortvloeiend uit de wet of regeling, worden besluiten van het bestuur Dienst Dommelvallei niet aan zienswijzen van de gemeenteraden onderworpen.

Artikel 13: Participatie

  • 1.

    Ingezetenen en belanghebbenden van de deelnemers kunnen via de normale procedures bij de gemeenteraden, respectievelijk de colleges, inspreken omtrent besluiten van Dienst Dommelvallei.

HOOFDSTUK 4: VOORZITTER EN SECRETARIS

Artikel 14: Voorzitter

  • 1.

    Het bestuur Dienst Dommelvallei wijst uit zijn midden een voorzitter aan voor de periode van drie jaren. Het voorzitterschap rouleert na deze periode tussen de deelnemers.

  • 2.

    De voorzitter ondertekent de stukken die van het bestuur Dienst Dommelvallei uitgaan.

  • 3.

    De voorzitter is, onverminderd de taken van de secretaris, verantwoordelijk voor de voorbereiding van de vergaderingen van het bestuur en de vergaderorde binnen het bestuur.

  • 4.

    Het bestuur Dienst Dommelvallei kan de voorzitter mandaat, volmacht dan wel machtiging verlenen om namens het bestuur Dienst Dommelvallei te handelen.

Artikel 15: Secretaris/directeur

  • 1.

    Het bestuur Dienst Dommelvallei stelt de algemeen directeur aan van de Dienst Dommelvallei die tevens optreedt als secretaris van het bestuur Dienst Dommelvallei.

  • 2.

    Het bestuur Dienst Dommelvallei schorst en ontslaat de algemeen directeur. De directeur is niet lid van het bestuur Dienst Dommelvallei, een college, een gemeenteraad, dan wel een werknemer van een van de deelnemers.

  • 3.

    De directeur is bij de vergaderingen van het bestuur Dienst Dommelvallei aanwezig en het staat het bestuur bij met onder meer advisering.

  • 4.

    De directeur medeondertekent de stukken die van het bestuur Dienst Dommelvallei uitgaan.

  • 5.

    Het bestuur Dienst Dommelvallei wijst in het directiestatuut een vervanger van de directeur aan, die de directeur bij diens afwezigheid kan vervangen.

  • 6.

    De directeur is verantwoordelijk voor de dagelijks leiding van Dienst Dommelvallei. De taken en bevoegdheden van de directeur worden vastgelegd in een door het bestuur Dienst Dommelvallei vast te stellen directiestatuut.

  • 7.

    De directeur verschaft minstens 1 keer per 4 maanden informatie aan het bestuur Dienst Dommelvallei, zodat zij het functioneren en de bedrijfsvoering van Dienst Dommelvallei kunnen beoordelen.

HOOFDSTUK 5: ORGANISATIE, DIRECTIE EN PERSONEEL

Artikel 16: Organisatiestructuur

  • 1.

    Het bestuur Dienst Dommelvallei stelt de organisatiestructuur vast.

  • 2.

    Elk derde jaar van de collegeperiode evalueert het bestuur Dienst Dommelvallei de doeltreffendheid en doelmatigheid van de organisatiestructuur en dienstverlening aan partnergemeenten.

Artikel 17: Personeel

  • 1.

    Het bestuur Dienst Dommelvallei is bevoegd tot het sluiten van een arbeidsovereenkomst, de schorsing en het ontslag van personeelsleden van Dienst Dommelvallei, met inachtneming van het vastgestelde directiestatuut en organisatiestructuur.

  • 2.

    Op het personeel van Dienst Dommelvallei zijn de bepalingen uit de cao Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties van toepassing.

HOOFDSTUK 6: FINANCIËLE BEPALINGEN

Artikel 18: Financiële administratie en controle

  • 1.

    Op het financieel beleid, het financieel beheer, de inrichting van de financiële organisatie en de controle daarop zijn de artikelen 212 en 213 Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

  • 2.

    Het bestuur Dienst Dommelvallei stelt, na overleg met de colleges, een financieel statuut vast.

Artikel 19: Boekjaar

  • 1.

    Het boekjaar van Dienst Dommelvallei loopt van 1 januari tot en met 31 december van enig jaar.

Artikel 20: Financiële verantwoordelijkheid

  • 1.

    De deelnemers dragen er zorg voor dat Dienst Dommelvallei te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al haar verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen, met in achtneming van terzake geldende wettelijke bepalingen en bevoegdheden van de colleges en gemeenteraden.

  • 2.

    Het bestuur Dienst Dommelvallei kan nadere regels vaststellen met betrekking tot de door de deelnemers te betalen voorschotnota’s en financiële bijdragen.

  • 3.

    Indien blijkt dat een deelnemer weigert deze uitgaven op de begroting te zetten, is artikel 24 van deze regeling van toepassing.

Artikel 21: Begroting

  • 1.

    Het bestuur Dienst Dommelvallei zendt elk jaar vóór 30 april de algemene financiële en beleidsmatige kaders en de voorlopige jaarrekening aan de vertegenwoordigende organen.

  • 2.

    Het bestuur Dienst Dommelvallei zendt de ontwerpbegroting twaalf weken voordat deze wordt vastgesteld voor zienswijzen toe aan de gemeenteraden van de deelnemers.

  • 3.

    De gemeenteraden kunnen bij het bestuur Dienst Dommelvallei hun zienswijzen over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het bestuur Dienst Dommelvallei voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het bestuur ter vaststelling wordt aangeboden.

  • 4.

    Conform de wet dient het bestuur Dienst Dommelvallei de gemeenteraden voorafgaand aan het vaststellen van de begroting schriftelijk en gemotiveerd in kennis te stellen van zijn oordeel over de ontvangen zienswijze(n), alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.

  • 5.

    In de begroting wordt onder andere aangegeven welke bijdrage elke deelnemer verschuldigd is voor de uitvoering van de taken door Dienst Dommelvallei.

  • 6.

    De ontwerpbegroting wordt door de zorg van de deelnemers voor een ieder ter inzage gelegd en, tegen betaling van de kosten, algemeen verkrijgbaar gesteld. Van de terinzagelegging en de verkrijgbaarstelling van de ontwerpbegroting wordt openbaar kennis gegeven.

  • 7.

    Het bestuur Dienst Dommelvallei stelt de begroting vast en zendt de begroting binnen twee weken na vaststellen, doch in ieder geval vóór 15 september van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan gedeputeerde staten.

  • 8.

    Op de wijzigingen van de begroting zijn de voorafgaande bepalingen van dit artikel -met uitzondering van de genoemde data -van overeenkomstige toepassing.

Artikel 22: Jaarrekening

  • 1.

    Het bestuur Dienst Dommelvallei maakt elk jaar de rekening van baten en lasten (inclusief de balans) van het voorgaande jaar op. Het bestuur zendt uiterlijk 30 april de voorlopige jaarrekening met de daarbij behorende bescheiden aan de gemeenteraden. Het bestuur Dienst Dommelvallei zendt de rekening ter controle naar de door het bestuur aangewezen accountant, met het verzoek zo spoedig mogelijk het controlerapport uit te brengen.

  • 2.

    Het bestuur Dienst Dommelvallei zendt de jaarrekening binnen twee weken na vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan gedeputeerde staten.

  • 3.

    Het bestuur Dienst Dommelvallei zendt de rekening en het verslag van bevindingen van de accountant aan de deelnemers ter kennisneming.

HOOFDSTUK 7: ARCHIEF

Artikel 23: Archiefbeheer

  • 1.

    Het bestuur Dienst Dommelvallei draagt zorg voor de archiefbescheiden van de bestuursorganen van Dienst Dommelvallei.

  • 2.

    De secretaris resp. algemeen directeur is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de bestuursorganen van Dienst Dommelvallei, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

  • 3.

    Het bestuur Dienst Dommelvallei stelt voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de bestuursorganen van Dienst Dommelvallei, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

  • 4.

    Voor de bewaring van de over te brengen archiefbescheiden van Dienst Dommelvallei wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van de deelnemende overheidsorganen het Regionaal Historisch Centrum (RHCe).

  • 5.

    Met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de Dienst Dommelvallei, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, is belast de streekarchivaris van het RHCe.

  • 6.

    De archivaris van de deelnemer, bedoeld in het vijfde lid, brengt tweejaarlijks aan het bestuur Dienst Dommelvallei verslag uit over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de bestuursorganen van Dienst Dommelvallei, die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

  • 7.

    Het bestuur brengt tweejaarlijks verslag uit aan de instellende organen over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden en de uitvoering van het archiefbeheer van het bestuur van de Dienst Dommelvallei.

  • 8.

    De deelnemers aan de regeling stellen tijdig aan het bestuur van Dienst Dommelvallei de archiefbescheiden beschikbaar die nodig zijn voor de uitvoering van de opgedragen taken.

  • 9.

    In een verklaring van terbeschikkingstelling worden de periode van terbeschikkingstelling en het toezicht op het beheer van de ter beschikking gestelde archieven geregeld.

  • 10.

    In de verklaring, als bedoeld in het negende lid, kunnen nadere voorwaarden worden gesteld aan de terbeschikkingstelling.

HOOFDSTUK 8: GESCHILLEN

Artikel 24: Geschilregeling

  • 1.

    Met betrekking tot geschillen omtrent de toepassing, in de ruimste zin, van de regeling tussen een of meer colleges en het bestuur Dienst Dommelvallei, is artikel 28 van de wet van toepassing.

  • 2.

    Voordat over een geschil als bedoeld in artikel 28 van de wet de beslissing van gedeputeerde staten wordt ingeroepen, legt het bestuur Dienst Dommelvallei het geschil voor aan een geschillencommissie.

  • 3.

    De geschillencommissie bestaat uit drie leden. Eén lid wordt aangewezen door het bestuur Dienst Dommelvallei en één lid wordt aangewezen door het betrokken college of colleges. Deze twee leden wijzen gezamenlijk een derde lid aan dat tevens als voorzitter van de commissie optreedt.

  • 4.

    De geschillencommissie hoort de bij het geschil betrokken besturen.

  • 5.

    De geschillencommissie brengt advies uit over de mogelijkheden partijen tot overeenstemming te brengen.

HOOFDSTUK 9: TOETREDING, UITTREDING, WIJZIGING, OPHEFFING

Artikel 25: Toetreding

  • 1.

    Het college van een andere gemeente die wenst toe te treden, richt het verzoek tot toetreding aan het bestuur Dienst Dommelvallei.

  • 2.

    Het bestuur Dienst Dommelvallei stuurt een afschrift van het verzoek, bedoeld in het eerste lid, zo spoedig mogelijk aan de colleges van de deelnemers.

  • 3.

    Het bestuur Dienst Dommelvallei kan voorwaarden verbinden aan de toetreding, en zendt deze voorwaarden zo spoedig mogelijk aan het college dat wenst toe te treden.

  • 4.

    Colleges van deelnemers en college(s) van toetredende deelnemer(s) nemen niet eerder een besluit tot toetreding, dan na verkregen toestemming van hun gemeenteraden overeenkomstig artikel 1, vierde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

  • 5.

    De toetreding treedt in werking de eerste dag van de maand na het tijdstip waarop de in het vierde lid bedoelde besluiten tot stand zijn gekomen, of anders op een moment zoals in het toetredingsbesluit bepaald.

Artikel 26: Uittreding

  • 1.

    Een college van elke deelnemer kan, na vooraf verkregen instemming van de raad van die gemeente, besluiten dat de deelneming aan deze regeling wordt opgezegd. De colleges en raden van de overige deelnemers worden over dit besluit geïnformeerd.

  • 2.

    Het college zendt het besluit tot uittreding aan het bestuur Dienst Dommelvallei. De procedure voor uittreding vangt aan op de dag nadat het bestuur Dienst Dommelvallei het besluit heeft ontvangen.

  • 3.

    Het bestuur Dienst Dommelvallei inventariseert de gevolgen van de uittreding, de wijze waarop met de gevolgen kan of moet worden omgegaan en de voorwaarden voor uittreding en legt deze vast in het concept-uittredingsplan, als bedoeld in artikel 27 van de regeling.

  • 4.

    Onder de gevolgen van de uittreding worden verstaan de financiële, juridische, personele en organisatorische consequenties, die gedurende een periode van vier jaren het directe gevolg zijn van de uittreding.

  • 5.

    De uittreding gaat in op 1 januari van het jaar volgende op het verstrijken van een termijn van twee jaren na het nemen van het besluit tot uittreding, tenzij de colleges unaniem een andere opzegtermijn overeen komen.

Artikel 27: Procedure voor vaststelling uittredingsplan

  • 1.

    Het uittredingsplan bepaalt de berekening van de financiële gevolgen van de uittreding.

  • 2.

    Het uittredingsplan bevat een voorlopige berekening van de financiële gevolgen van de uittreding te betalen door de uittredende deelnemer, hierna te noemen de voorlopige uittreedsom.

  • 3.

    Met het oog op het bepalen van de inhoud van het uittredingsplan wijst het bestuur Dienst Dommelvallei een onafhankelijke externe deskundige aan die in opdracht van het bestuur het concept-uittredingsplan voorbereidt. De kosten voor het inschakelen van een onafhankelijke externe deskundige komen voor rekening van de uittredende deelnemer.

  • 4.

    Het bestuur Dienst Dommelvallei wijst op basis van een gezamenlijke voordracht met de uittredende deelnemer een onafhankelijke externe deskundige aan.

  • 5.

    Indien geen overeenstemming kan worden bereikt over een gezamenlijke voordracht, als bedoeld in het vorige lid, wijst het bestuur de onafhankelijke adviseur aan op basis van een bindende voordracht van een selectiecommissie bestaande uit twee leden van het bestuur, waaronder in ieder geval een vertegenwoordiger van de uittredende deelnemer.

  • 6.

    Ten minste twaalf maanden voorafgaand aan het moment van uittreding stelt het bestuur Dienst Dommelvallei het uittredingsplan en de voorlopige uittreedsom vast. Het bestuur Dienst Dommelvallei baseert de berekening van de voorlopige uittreedsom op de systematiek als bedoeld in artikel 28 van de regeling en op de jaarrekening van het meest recent verstreken begrotingsjaar.

  • 7.

    Uiterlijk zes maanden na het moment van uittreding stelt het bestuur Dienst Dommelvallei de definitieve uittreedsom vast. Het bestuur Dienst Dommelvallei baseert de berekening van de definitieve uittreedsom op de systematiek als bedoeld in artikel 28 van de regeling en op de jaarrekening van het begrotingsjaar direct voorafgaand aan het moment van uittreding.

  • 8.

    Bij de berekening van de kosten voor uittreding, als bedoeld in het zesde lid, wordt een risico-opslag van 10% op de uittreedsom toegepast om eventueel onvoorziene toekomstige kosten gerelateerd aan de uittreding te ondervangen. Deze opslag vrijwaart de uittredende deelnemer van alle toekomstige onvoorziene kosten.

  • 9.

    Bij de voorbereiding van het concept-uittredingsplan biedt het bestuur Dienst Dommelvallei de uittredende deelnemer de keuze tussen een betaling van de uittreedsom in een aantal termijnen of een betaling van de uittreedsom in een keer. In het uittredingsplan bepaalt het bestuur Dienst Dommelvallei conform de voorkeur van de uittredende deelnemer of de uittredende deelnemer de uittreedsom in een daarbij te bepalen aantal termijnen of in een keer dient te betalen.

Artikel 28: Te vergoeden kosten

  • 1.

    De voorlopige respectievelijk de definitieve uittreedsom bestaat uitsluitend uit een vergoeding ter compensatie van frictiekosten en desintegratiekosten, onder aftrek van eventuele baten.

  • 2.

    Onder frictiekosten worden verstaan alle incidentele kosten te maken door Dienst Dommelvallei die het directe gevolg van de beslissing tot uittreding van een deelnemer zijn.

  • 3.

    Onder desintegratiekosten worden verstaan alle kosten direct dan wel toekomstig te maken dan wel te dragen door Dienst Dommelvallei die samenhangen met de afbouw van overcapaciteit in personele en materiële sfeer en andere verplichtingen, de afbouw van risico’s daarbij inbegrepen, ontstaan als direct gevolg van de uittreding.

  • 4.

    Dienst Dommelvallei brengt alle frictiekosten en desintegratiekosten, onder aftrek van eventuele baten, in rekening bij de uittredende deelnemer. De uittredende deelnemer is verplicht tot betaling van de definitieve uittreedsom binnen drie maanden nadat het bestuur Dienst Dommelvallei de definitieve uittreedsom als bedoeld in artikel 27 lid 7 heeft vastgesteld, tenzij in het uittredingsplan anders is vastgelegd.

  • 5.

    Kosten die de uittredende deelnemer maakt ter voorbereiding op of als gevolg van de beslissing tot uittreding komen voor rekening van de deelnemer.

  • 6.

    De raming en berekening van de kosten voor uittreding worden gebaseerd op de feiten en omstandigheden die bekend waren op het moment van de daadwerkelijke uittreding.

  • 7.

    Dienst Dommelvallei is gehouden redelijkerwijs al het mogelijke te doen om de uittredingskosten zo laag mogelijk te houden. Het voorgaande behoeft niet te leiden tot wijziging van overeenkomsten met en verplichtingen jegens derden die zijn aangegaan respectievelijk bepaald voorafgaand aan het tijdstip van ontvangst door het bestuur Dienst Dommelvallei van het besluit tot uittreding van de deelnemer.

Artikel 29: Verplichtingen uittreder

  • 1.

    De uittredende partij is gehouden zich in te spannen om de formatie van Dienst Dommelvallei, die als gevolg van de uittreding boventallig is geworden met behoud van arbeidsvoorwaarden, in dienst te nemen of anderszins in stand te doen houden. De waarde van de formatie die de uittredende partij overneemt van Dienst Dommelvallei wordt gekapitaliseerd en in mindering gebracht op de uittreedsom.

  • 2.

    Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing op alle andere verplichtingen van Dienst Dommelvallei die als gevolg van de uittreding overtollig zijn geworden dan wel verminderd of beëindigd dienen te worden.

Artikel 30: Wijziging

  • 1.

    Een voorstel tot wijziging van de regeling kan worden gedaan door het bestuur Dienst Dommelvallei of door een college. In het laatste geval wordt een zodanig voorstel ingediend bij het bestuur Dienst Dommelvallei, die dit voorstel eventueel vergezeld van een advies, aan de colleges ter vaststelling aanbiedt.

  • 2.

    Wijziging van de regeling vindt plaats indien de colleges van de deelnemers daartoe besluiten.

Artikel 31: Opheffing

  • 1.

    De regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.

  • 2.

    Opheffing van de regeling vindt plaats indien de colleges van tenminste tweederde van de deelnemers daartoe besluiten.

  • 3.

    In geval van opheffing van de regeling stelt het bestuur Dienst Dommelvallei een regeling op met betrekking tot de gevolgen van de opheffing en legt dit vast in een liquidatieplan. Alvorens dit plan vast te stellen, legt het bestuur Dienst Dommelvallei dit voor aan de colleges en gemeenteraden die daarover hun zienswijzen kenbaar kunnen maken.

  • 4.

    Het bestuur Dienst Dommelvallei is belast met de uitvoering van de liquidatie. De Dienst Dommelvallei en haar bestuur blijven bestaan na opheffingsbesluit, voor zover dit voor de uitvoering van het liquidatieplan nodig is.

HOOFDSTUK 10: OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN

Artikel 32: Evaluatie gemeenschappelijke regeling

  • 1.

    Een evaluatie van de regeling vindt minimaal één keer per vier jaar plaats en heeft pas doorgang als de evaluatie en het betreffende onderwerp met een meerderheid van stemmen, uitgebracht door de deelnemers, wordt aangenomen

  • 2.

    Vanuit de raden van de deelnemende gemeenten kan verzocht worden om een evaluatie van de regeling.

  • 3.

    Het bestuur Dienst Dommelvallei zorgt er voor dat één jaar vóór het tijdstip waarop een evaluatie zal plaatsvinden een signaal uit gaat naar de deelnemers van de regeling, met daarbij een procesbeschrijving over het aandragen van de onderwerpen.

  • 4.

    Wanneer met een evaluatie wordt ingestemd draagt het bestuur Dienst Dommelvallei zorg voor de uitvoering van de evaluatie.

  • 5.

    Als de evaluatie aanbevelingen bevat, dan verwerkt het bestuur Dienst Dommelvallei deze in een voorstel hoe hieraan gevolg wordt gegeven.

Artikel 33: Bestaande samenwerkingsverbanden en deelnemingen

  • 1.

    De op het moment van inwerkingtreding van deze regeling bestaande privaatrechtelijke dan wel publiekrechtelijke samenwerkingsverbanden van de deelnemers afzonderlijk of gezamenlijk met derden blijven bestaan tot het moment, waarop ieder van de colleges, na een gezamenlijke inventarisatie daarvan met het bestuur Dienst Dommelvallei, besloten heeft welke van de per deelnemer geïnventariseerde samenwerkingsverbanden door de betreffende deelnemer gehandhaafd dan wel opgezegd dienen te worden.

Artikel 34: Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1.

    De regeling treedt in werking met ingang van 1 mei 2025. Echter niet eerder dan de dag nadat de regeling bekend is gemaakt overeenkomstig het derde lid.

  • 2.

    De regeling kan worden aangehaald onder de titel 'Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Dienst Dommelvallei’.

  • 3.

    Het college van de gemeente Geldrop-Mierlo draagt zorg voor bekendmaking van de regeling, als bedoeld in artikel 26 lid 4 van de wet.

Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Geldrop-Mierlo op d.d. 18 februari 2025,

de secretaris,

de burgemeester,

Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de

gemeente Nuenen c.a. d.d. 17 februari 2025,

de secretaris,

de burgemeester,

Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de

gemeente Son en Breugel d.d. 25 februari 2025,

de secretaris,

de burgemeester,

Naar boven