Besluit opdracht bevoegdheden door mandaat, volmacht en machtiging Waalwijk 2025

Het besluit van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Waalwijk, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft,

gelet op het bepaalde in de Gemeentewet en afdeling 10.1.1. van de Algemene wet bestuursrecht;

besluit(en) de volgende regeling vast te stellen:

' Besluit opdracht bevoegdheden door mandaat, volmacht en machtiging Waalwijk 2025

(Bevoegdhedenbesluit 2025) '

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 definities

In dit besluit en de bijlagen wordt verstaan onder:

• a. college: het college van Waalwijk.

• b. burgemeester: de burgemeester van Waalwijk.

• c. directeur: de algemeen directeur en domeindirecteuren;

• d. afdelingshoofd: het hoofd van één van de afdelingen binnen de organisatie;

• e. clustercoördinator: medewerker van een afdeling team dat belast is met coördinerende taken.

• f. mandaat: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester besluiten te nemen;

• g. mandaathouder: degene die mandaat heeft gekregen;

• h. volmacht: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

• i. machtiging: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester handelingen te verrichten die geen besluit of een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.

Artikel 2 Algemeen mandaat

• • 1. Het college en de burgemeester van Waalwijk verlenen de medewerker die werkzaam is onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders het mandaat om alle besluiten te nemen en alle overige (rechts)handelingen te verrichten, waaronder de vertegenwoordiging in rechte, die in het kader van een goede uitoefening van zijn taken en bevoegdheden nodig zijn.

• • 2. Het in het eerste lid omschreven mandaat komt de mandaathouder slechts toe voor zover de uitoefening van de bevoegdheid behoort tot diens taak of functiegebied zoals opgenomen in het geldende organisatiebesluit en met inachtneming van het volgende:

    a. de in hoofdstuk 2, paragraaf 2.1. genoemde bevoegdheden blijven voorbehouden aan het college dan wel de burgemeester;

    b. de in hoofdstuk 2, paragraaf 2.2. genoemde bevoegdheden blijven voorbehouden tot het niveau van de algemeen directeur;

    c. de in hoofdstuk 2, paragraaf 2.3. genoemde bevoegdheden blijven voorbehouden tot het niveau van de domeindirecteuren;

    d. de in hoofdstuk 2, paragraaf 2.4. genoemde bevoegdheden blijven voorbehouden tot het niveau van de afdelingshoofden;

    e. de in hoofdstuk 2, paragraaf 2.5. genoemde bevoegdheden blijven voorbehouden tot het niveau van de clustercoördinatoren.

• • 3. De op grond van het tweede lid voorbehouden mandaten worden geacht ook te zijn verleend aan de hiërarchisch hoger geplaatsten.

  • 4. Het gestelde in het eerste lid geldt uitsluitend wanneer is voldaan aan de voorwaarden zoals genoemd in artikel 4 van deze regeling.

• • 5. mandaathouder heeft de bevoegdheid om het mandaatbesluit te ondertekenen.

Artikel 3 Reikwijdte

• • 1. Waar in dit besluit gesproken wordt over mandaat daaronder ook te worden verstaan volmacht en machtiging tenzij uitdrukkelijk anders is bepaald. Hiermee wordt bedoeld dat als het college of de burgemeester een mandaat verleent aan mandaathouder, de burgemeester aan de mandaathouder ook een volmacht verleent.

• • 2. Naast het nemen van het besluit omvat het mandaat onder andere ook de bevoegdheid om:

    a. voorschriften en nadere voorwaarden te stellen;

    b. besluiten in te trekken of te wijzigen;

    c. alle werkzaamheden uit te voeren ter voorbereiding van het besluit;

    d. ontvangstbevestigingen te versturen;

    e. termijnen te verdagen of uit te stellen;

    f. aanvullende informatie te verzoeken;

    g. te corresponderen;

    h. besluiten en beschikkingen in te schrijven in registers;

    i. aanvragen of andere verzoeken buiten behandeling te laten.

• • 3. Bevoegdheden die zich naar aard en / of strekking verzetten tegen mandaatverlening zijn uitgezonderd van het mandaat bedoeld in artikel 2 van dit besluit.

Artikel 4 Voorwaarden

• • 1. Mandaathouder oefent de gemandateerde bevoegdheden uit met inachtneming van aanwijzingen van de mandaatgever.

• • 2. Een mandaathouder neemt bij de uitoefening van bevoegdheden te allen tijde de bepalingen van de vastgestelde budgethoudersregeling in acht.

• • 3. Mandaathouder kan uitsluitend gebruik maken van een mandaat voor het aangaan van financiële verplichtingen voor zover daarin is voorzien in de begroting of in een afzonderlijk raadsbesluit en op het moment van het besluit mandaathouder nog voldoende budget beschikbaar heeft;

• • 4. Wanneer mandaathouder niet ook budgethouder is, moet voorafgaand aan het aangaan van de financiële verplichting afstemming met de budgethouder plaats vinden.

• • 5. Het mandaat geldt niet als:

    a. het bestuursorgaan, portefeuillehouder of hoger geplaatste functionaris dit aan mandaathouder kenbaar heeft gemaakt;

    b. artikel 169, vierde lid, van de Gemeentewet van toepassing is;

    c. het voornemen bestaat om af te wijken van het gevoerde beleid;

    d. de mandaathouder of diens plaatsvervanger een persoonlijk belang heeft bij het te nemen besluit;

    e. door het bestuursorgaan een specifiek, andersluidend mandaats- of volmachtsbesluit is genomen.

Artikel 5 Bijzondere bevoegdheden

• • 1. Het college machtigt op grond van artikel 168 van de Gemeentewet de (loco)burgemeester om, in (reces)perioden waarin er geen quorum aanwezig is namens het college alle noodzakelijke besluiten te nemen die ter vergadering worden voorgelegd aan het college. Dit geldt niet indien naar het oordeel van de (loco)gemeentesecretaris, de aard van de gevraagde beslissing, de algemene wet bestuursrecht (Awb) of enig ander bij formele wet gesteld voorschrift zich daartegen verzet.*

• • 2. De burgemeester verleent aan de portefeuillehouders (wethouders) de volmacht om overeenkomsten te ondertekenen, voor zover het overeenkomsten betreft die tot hun portefeuille behoren.

Artikel 6 Plaatsvervanging

Bij afwezigheid van de bevoegde medewerker worden de bevoegdheden uitgeoefend door diens plaatsvervanger zoals bepaald in de geldende plaatsvervangingsregeling.

Artikel 7 Ondertekening

• • 1. de volgende documenten worden voorzien van een (elektronische) handtekening:

    a. documenten waarin publiekrechtelijke rechtshandelingen (besluiten) worden vastgelegd;

    b. documenten waarin privaatrechtelijke rechtshandelingen worden vastgelegd;

    c. documenten waarin officiële standpunten of verklaringen, waaronder bezwaar-, beroep- en verweerschriften en rapportages opgesteld in het kader van toezicht en handhaving;

    d. documenten die officiële aanvragen of meldingen bevatten waaronder subsidieaanvragen namens de gemeente;

    e. documenten met een 'persoonlijke noot/boodschap'.

• • 2. Bij uitoefening van bevoegdheden worden stukken als volgt ondertekend:

Namens [naam bestuursorgaan],

[handtekening mandaathouder]

[Naam mandaathouder]

[Functie mandaathouder]

• • 3. Documenten anders dan in het eerste lid bedoeld, worden niet meer voorzien van een (elektronische) handtekening .

Hoofdstuk 2 Het Register

Nr.	Omschrijving
§2.1. College en Burgemeester
Algemeen
2.1.1	Indien het besluit een afwijking inhoudt van het bestaande beleid, vastgestelde regelingen, richtlijnen en/of voorschriften.
2.1.2	Indien het voorgenomen besluit een overschrijding van een budget of krediet tot gevolg heeft dan wel een groot financieel risico met zich brengt.
2.1.3	Als een lid van het college of de leidinggevende van de mandaathouder heeft aangegeven dat hij het voorstel aan de mandaatgever wenst voor te leggen.
2.1.4	Als de mandaatgever heeft aangegeven zelf te willen besluiten.
2.1.5	Aan het voorgenomen besluit mogelijkerwijs politieke consequenties zijn verbonden dan wel dat dit precedentwerking tot gevolg kan hebben; hiervan is onder meer sprake als: 1. de aangelegenheid tot negatieve berichtgeving in de media heeft geleid of redelijkerwijs moet worden aangenomen dat dit zal gebeuren; 2. de aangelegenheid ingrijpende gevolgen kan hebben voor een groot aantal inwoners, bedrijven, verenigingen, stichtingen of belangengroepen.
2.1.6	Indien de mandaathouder een persoonlijk belang heeft bij de uitoefening van de bevoegdheden, dan vindt besluitvorming plaats door de hiërarchisch hogergeplaatste medewerker in de afdeling of de directie.
Publiekrecht
2.1.7	Het doen van voorstellen aan de raad.
2.1.8	Het afleggen van verantwoording, het informeren en raadplegen van de raad.
2.1.9	Het doen van voorstellen aan de Kroon, een Minister, de Commissaris van de Koning, Gedeputeerde Staten en besturen van andere gemeenten.
2.1.10	Voordracht voor of benoeming van personen op grond van een wettelijk voorschrift, anders dan het aangaan van een dienstverband en voor zover niet anders is bepaald.
2.1.11	Het beslissen op een verzoek in te stemmen met rechtstreeks beroep bij de bestuursrechter.
2.1.12	Het beslissen op een klacht tegen een bestuursorgaan of een lid daarvan.
2.1.13	Het instellen van commissies als bedoeld in artikel 83 en 84 van de Gemeentewet.
2.1.14	Het benoemen van personen in adviesorganen van het college.
2.1.15	Het benoemen van personen als vertegenwoordiger van de gemeente Waalwijk in bestuurs- en toezichthoudende organen van publiekrechtelijke- en privaatrechtelijke rechtspersonen.
2.1.16	Het nemen van een aanwijzingsbesluit op grond van de Algemene plaatselijke verordening.
2.1.17	Het vaststellen van het organisatiebesluit.
2.1.18	Het nemen van besluiten om bezwaar of (administratief) (hoger) beroep in te stellen of een verzoek om (wijziging of opheffing van) een verzoek om voorlopige voorziening in te dienen namens de gemeente of het gemeentebestuur in bestuursrechtelijke procedures, met uitzondering van pro forma (hoger) beroep.
2.1.19	Het nemen van besluiten op verzoeken om informatie op grond van de Wet openbaarheid van bestuur, die betrekking hebben op een ramp als bedoeld in de Wet rampen en zware ongevallen.
Privaatrecht
2.1.20	besluiten tot oprichting van of deelneming in rechtspersonen.
2.1.21	Het afgeven van borgstellingen.
2.1.22	Het aanvragen van surseance van betaling of faillissement.
2.1.23	Het besluit tot aanvaarding of afwijzing van een schenking, erfstelling of legaat.
2.1.24	Het besluit tot het doen van een schenking.
2.1.25	Besluiten tot het aangaan van civiele procedures voor vorderingen boven de € 25.000,-.
2.1.26	besluiten tot het doen van een schenking.
2.1.27	Het oninbaar verklaren van vorderingen boven de € 2.500,-.
2.1.28	Besluiten tot het aangaan van convenanten, samenwerkingsovereenkomsten, intentieverklaringen en bestuursovereenkomsten.
2.1.29	Besluiten tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen te in gevallen waarvoor de raad heeft verzocht om van tevoren te worden ingelicht.
2.1.30	Het aangaan van verplichtingen voor: 1. Werken met een opdrachtwaarde van meer dan € 1.000.000,- en; 2. Leveringen en diensten die de drempelwaarde voor verplichte Europese aanbesteding overschrijden.
2.1.31	Besluiten tot de aan- en verkoop van onroerende zaken met een waarde van meer dan € 50.000,--, waarbij het besluit niet past binnen de vastgestelde grondexploitatieopzet en het geldende besluit actualisatie grondprijzen.
2.1.32	Het aangaan van geldleningen voor zover niet anders is bepaald.
Personeel
2.1.33	Het inrichten van de ambtelijke organisatie.
2.1.34	Het aangaan, wijzigen en beëindigen van een arbeidsovereenkomst en het uitoefenen van alle andere bevoegdheden op basis van de Cao gemeenten ten aanzien van de gemeentesecretaris.
2.1.35	Het aanwijzen (en intrekken van de aanwijzing) van de heffingsambtenaar, de invorderingsambtenaar en de belastingdeurwaarder als bedoeld in artikel 232, tweede lid, onderdelen b (de inspecteur), c (de ontvanger) en e (de belastingdeurwaarder) van de Gemeentewet.
Specifieke bevoegdheden burgemeester
2.1.36	De bevoegdheid tot het nemen van een besluit op grond van artikelen 151b, 151c, 154a, 154b en 172 tot en met 176a van de Gemeentewet
2.1.37	bevoegdheden op grond van de Wet veiligheidsregio’s;
2.1.38	Het nemen van een besluit op grond van de Wet tijdelijk huisverbod
2.1.39	Het nemen een besluit inhoudende een last tot inbewaringstelling (psychiatrisch ziekenhuis) in het kader van de Wet zorg en dwang (Wzd) en de Wet verplichte geestelijke gezondheidszorg (Wvggz).
2.1.40	De bevoegdheid te besluiten tot het verlenen van een machtiging tot binnentreden van een woning op grond van de Algemene wet op het binnentreden.
2.1.41	De bevoegdheid tot het accorderen van voordrachten voor Koninklijke onderscheidingen en gemeentelijke eretekenen en -titels.

§ 2.2. Algemeen directeur
2.2.1	Het voeren van het georganiseerd overleg met vakbonden.
2.2.2	Het nemen van besluiten op grond van de Wet op de Ondernemingsraden.
2.2.3	Het aanwijzen van verplichte verlofdagen in overleg met de ondernemingsraad.
2.2.4	Vergoeden van studiekosten van de burgemeester en van de wethouders mits dit past binnen de kaders van de rechtspositie van de betreffende bestuurders.
2.2.5	Het nemen van besluiten over de arbeidsvoorwaarden, de rechtspositie, de functiewaardering, het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en andere handelingen ten aanzien van de domeindirecteuren, waaronder begrepen benoeming, schorsing en ontslag.
2.2.6	Het beslissen op klachten als bedoeld in hoofdstuk 9 Algemene wet bestuursrecht, gericht tegen gedragingen van andere bestuursorganen of medewerkers daarvan.
§ 2.3. Domeindirecteuren
Algemeen
2.3.1	Het ontzeggen van toegang tot gemeentelijke gebouwen.
2.3.2	Het nemen van besluiten tot het verlenen en vaststellen van subsidies die in overeenstemming zijn met het vastgestelde beleid en die passen binnen de begroting en/of het subsidieplafond boven de € 50.000,-.
Personeel
2.3.3	Het verlenen van ontslag wegens reorganisatie.
2.3.4	het verlenen van (straf-)ontslag aan afdelingsmanagers, clustercoördinatoren en medewerkers.
2.3.5	Het aangaan, wijzigen en beëindigen van een arbeidsovereenkomst of inhuurovereenkomst van een afdelingsmanager.
2.3.6	Het vaststellen van functieprofielen, -niveaus, -benoemingen en -waarderingen.
2.3.7	De bevoegdheid te besluiten tot het toekennen van extra periodieken.
2.3.8	De bevoegdheid te beslissen op toekenning van incentives en uitlooptoelagen.
2.3.9	De bevoegdheid te beslissen tot het toekennen van een financiële toelage aan afdelingsmanagers op grond van hoofdstuk 3 CAO gemeenten.
2.3.10	Het aangaan en ondertekenen van rechtspositionele vaststellingsovereenkomsten met afdelingsmanagers, clustercoördinatoren en medewerkers.
2.3.11	Het aan medewerkers opdragen van andere werkzaamheden, onder andere in tijden van calamiteiten (Artikel 11.6 Cao gemeenten).
2.3.12	Het afnemen van de eed of de belofte als bedoeld in de Ambtenarenwet 2017 en het bijbehorende uitvoeringsbesluit.
2.3.13	Het toepassen van hardheidsclausules van alle door het college vastgestelde (uitvoerings-)regelingen met betrekking tot personele aangelegenheden en de Cao gemeenten.
2.3.14	Het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot het tijdelijk inhuren van personeel voor een periode van meer dan een jaar.
2.3.15	Het beslissen op klachten als bedoeld in hoofdstuk 9 Algemene wet bestuursrecht, gericht tegen gedragingen van afdelingshoofden, clustercoördinatoren en medewerkers
§ 2.4. Afdelingshoofden
Algemeen
2.4.1	Het nemen van besluiten tot het verlenen en vaststellen van subsidies die in overeenstemming zijn met het vastgestelde beleid en die passen binnen de begroting en/of het subsidieplafond tussen €10.000,- en € 50.000,-.
2.4.2	Het toepassing geven aan een hardheidsclausule. Uitgezonderd het toepassen van de hardheidsclausule op basis van de Cao gemeenten.
2.4.3	Besluiten tot het aangaan van civiele procedures voor vorderingen tot € 25.000,-.
2.4.4	Het aanvragen van vergunningen/ontheffingen en het doen van meldingen namens de gemeente ten behoeve van de eigen afdeling.
2.4.5	besluiten tot het aanvragen van subsidie door de gemeente.
2.4.6	Het verlenen van een machtiging tot het vertegenwoordigen van de gemeente in een bestuursrechtelijke-, strafrechtelijke- of privaatrechtelijke procedure.
2.4.7	De bevoegdheid tot het verlenen, wijzigen of intrekken van vergunningen, ontheffingen en vrijstellingen ten behoeve van de gemeente zelf.
2.4.8	Het bepalen dat voor medewerking aan een ruimtelijk initiatief met aanvrager een planschadeovereenkomst en/of anterieure overeenkomst moet worden gesloten.
2.4.9	Het nemen van een besluit over niet opgehaalde gevonden voorwerpen.
2.4.10	Het melden van een datalek bij de Autoriteit persoonsgegevens.
Financieel
2.4.11	Het oninbaar verklaren van vorderingen tot een bedrag van € 2.500,00.
2.4.12	Het openen, opheffen of wijzigen van bankrekeningen met bijbehorende condities en tarieven.
2.4.13	Het aanvragen en gebruik maken van een creditcard namens de gemeente.
2.4.14	Het aangaan van geldleningen voor een periode langer dan 1 jaar.

Personeel
2.4.15	Alle bevoegdheden op grond van de Cao gemeenten, voor zover niet opgenomen in bijlage 1, 2 en 3.
2.4.16	Het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot het tijdelijk inhuren van personeel voor een periode van maximaal één jaar.
2.4.17	Het uitvoering geven aan de bepalingen uit de Cao Gemeenten en de functiewaardering.
2.4.18	Het voeren van verweer bij personele aangelegenheden in procedures bij een rechter of een geschillencommissie.
2.4.19	Het benoemen (en intrekken van de benoeming) van de (buitengewone) ambtenaren van de burgerlijke stand.
2.4.20	Het aanwijzen (en intrekken van de aanwijzing) als toezichthouder op grond van artikel 5:11 van de Algemene wet bestuursrecht en het afgeven van legitimatiebewijzen als bedoeld in artikel 5:12 van de Algemene wet bestuursrecht.
2.4.21	Het aanwijzen (en intrekken van de aanwijzing) van gemeenteambtenaren belast met heffing dan wel invordering van belastingen als bedoeld in artikel 231, tweede lid, onderdeel d, van de Gemeentewet.
2.4.22	Het nemen van besluiten over personele formatie voor zover sprake is van een budgettair neutrale wijziging van de in de begroting vastgestelde formatie.
§ 2.5. Clustercoördinatoren
2.5.1	Het verlenen van toestemming voor het gebruik van een motorvoertuig tijdens de dienst door een medewerker (Cao gemeenten).
2.5.2	Het aanvragen van omgevingsvergunningen namens de gemeente.
2.5.3	het accorderen van declaraties zoals reis- en verblijfskosten, studiekosten, overwerk en verlofaanvragen van medewerkers.
2.5.4	Het voeren en vastleggen van functioneringsgesprekken met medewerkers.
2.5.5	Alle bevoegdheden in het kader van verzuimbegeleiding.

Hoofdstuk 3 Slotbepalingen

Artikel 8 Intrekking

Met ingang van het tijdstip van inwerkingtreding van dit besluit wordt de Mandaatregeling Waalwijk 2023 ingetrokken.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2025.

Artikel 10 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als "Bevoegdhedenbesluit 2025".

Zo vastgesteld in de collegevergadering van 18 maart 2025.

Gemeentesecretaris, Michel Tromp

Burgemeester, Sacha C.A.M. Ausems

Aldus besloten op 18 maart 2025.

Burgemeester, Sacha C.A.M. Ausems

Toelichting

Het college en de burgemeester worden bij de uitoefening van hun bevoegdheden ondersteund door de ambtelijke organisatie. De organisatie is daarbij gebonden aan landelijke regels en lokale regels, vastgesteld door de raad, het college en de burgemeester. De voornaamste regels in dit kader zijn de Gemeentewet, de Financiële verordening, het Organisatiebesluit, het Bevoegdhedenbesluit (mandaat, volmacht en machtiging) en de Budgethoudersregeling.

Deze wet- en regelgeving vormt de basis voor de opzet en werking van de ambtelijke organisatie en de verdeling van, onder andere, de financiële bevoegdheden met als doel om in control te komen en te blijven.

In de Financiële verordening zijn de afspraken tussen de raad en het college met betrekking tot o.a. de financiële verantwoording vastgesteld.

Het Organisatiebesluit is het formele document waarin is vastgelegd hoe de sturing en verantwoording in de ambtelijke organisatie is geregeld.

Het Bevoegdhedenbesluit regelt de bevoegdheid om in naam van een ander te handelen, maar zonder de daarbij horende verantwoordelijkheid.

De Budgethoudersregeling regelt de bevoegdheid tot het beheer van een budget, door middel van het aanwijzen van budgethouders. De bevoegdheden van de budgethouder zijn gemandateerde bevoegdheden. Daarmee ligt de uiteindelijke verantwoordelijkheid bij de algemeen directeur/gemeentesecretaris.

Om zijn taak uit te kunnen voeren, zal de gemeentesecretaris via de hiërarchie om informatie vragen.

Daarmee dient iedere ‘laag’ van budgethouders op de hoogte te zijn van wat in haar budgetten speelt, dus ook van de budgetten die zij heeft door-gemandateerd.

Toelichting bij artikel 5, eerste lid:

Deze bepaling is bedoeld voor noodgevallen, waarin er onmiddellijk een besluit moet worden genomen. Vandaar dat het mandaat/de machtiging betrekking heeft op “alle noodzakelijke besluiten”. Met deze bevoegdheid moet zeer terughoudend worden omgegaan, alleen als het echt niet anders kan. Het gaat dan om gevallen waarin onvoldoende leden van het college op geen enkele wijze bereikbaar zijn om deel te nemen aan de besluitvorming, en het nemen van een besluit geen uitstel kan lijden.