Subsidieregeling Evenementen gemeente Stein 2026

Het college van burgemeester en wethouders van Stein;

gelet op de Algemene subsidieverordening gemeente Stein 2026;

besluiten vast te stellen de ‘Subsidieregeling Evenementen gemeente Stein 2026’.

Artikel 1. Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

a) aanvrager	een rechtspersoon zonder winstoogmerk, die een schriftelijk verzoek indient om subsidie te verkrijgen.
b) activiteitenplan	en plan waarin de aard, visie, doel en doelgroep van het evenement is omschreven door de organisator van een evenement. Inclusief een promotieplan (frequentie van media-aandacht, in welke media, en het bereik van die media).
c) ASV	de Algemene Subsidieverordening gemeente Stein 2026.
d) A evenement	een voor het publiek toegankelijke samenkomst of vermakelijkheid waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door één of meer Openbare Orde en Veiligheid-diensten niet noodzakelijk worden geacht. Een normaal evenement met een laag risico/beperkte impact waarvoor minimaal 12 weken voor het begin van het evenement een vergunning moet worden aangevraagd.
e) B evenement	een voor het publiek toegankelijke samenkomst of vermakelijkheid waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door een of meer Openbare Orde en Veiligheid-diensten voorstelbaar worden geacht Een aandacht evenement met een gemiddeld risico/grote impact waarvoor minimaal 20 weken voor het begin van het evenement een vergunning moet worden aangevraagd.
f) C evenement	een voor het publiek toegankelijke samenkomst of vermakelijkheid waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door een of meer Openbare Orde en Veiligheid-diensten noodzakelijk worden geacht. Een risicovol evenement met een hoog risico/grote impact waarvoor minimaal 26 weken voor het begin van het evenement een vergunning moet worden aangevraagd.
g) college	college van burgemeester en wethouders gemeente Stein.
h) evenement	een evenement is een voor publiek toegankelijke en georganiseerde activiteit van vermaak die gedurende een korte tijd relatief veel bezoekers trekt. Een activiteit genoemd in deze regeling wordt hiermee gelijk gesteld.
i) evenementcategorieën	de gemeente deelt evenementen in naar categorieën: categorie A (normaal evenement), B (aandacht evenement) of C (risicovol evenement). Voor een eerste inschatting van risico’s bij een evenement, doet de gemeente onderzoek. Het melden van een evenement of het aanvragen van een evenementenvergunning verloopt via de applicatie EvenementenAssistent. Er zijn ook evenementen waar geen vergunning voor nodig is en waarbij alleen een melding genoeg is.
j) evenementenbeleid	evenementenbeleid gemeente Stein 2024-2028.
k) evenementenklasse	één van de vier beschreven klassen in artikel 6.
l) evenementenvergunning	is een toestemming van de gemeente dat u uw evenement mag uitvoeren volgens de in de vergunning opgenomen voorwaarden.
m) gemeente	de gemeente Stein.
n) maatschappelijke activiteitensubsidie	de Maatschappelijke activiteitensubsidie is een subsidie voor eenmalige en vaak kortdurende activiteiten die een maatschappelijke (meer)waarde hebben voor de lokale samenleving en kwetsbare inwoners in het bijzonder. Deze subsidie kan uitsluitend worden ingediend door een vrijwilligersorganisatie of een niet-rechtspersoon. Subsidieaanvragen voor activiteiten/evenementen lager dan € 2.000, behoren tot de maatschappelijke activiteitensubsidie.
o) ondersteuningssubsidie (voorheen waarderingssubsidie)	de Ondersteuningssubsidie vrijwilligersorganisatie wordt verleend aan organisaties als tegemoetkoming in de kosten die voortvloeien uit de uitvoering van de kernactiviteit(en) ten behoeve van de eigen leden en/of doelgroep. De ondersteuningssubsidie heeft als doel het ondersteunen en onderhouden van een goede basisinfrastructuur van krachtige en toekomstbestendige organisaties (en/of activiteiten) die van algemeen maatschappelijk belang zijn voor de inwoners van de gemeente Stein.
p) rechtspersonen zonder winstoogmerk	organisatie zonder winstoogmerk, in de vorm van een vereniging of stichting. De statuten zijn vastgelegd bij de notaris en de organisatie is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
q) subsidieplafond	het bedrag dat gedurende een bepaald tijdvak maximaal beschikbaar is voor de op grond van deze subsidieregeling te verlenen subsidies. De raad stelt het subsidieplafond per subsidieregeling jaarlijks vast met de vaststelling van de gemeentebegroting.

Artikel 2. Doel

Deze subsidieregeling heeft als doel het ondersteunen van evenementen die bijdragen aan de sociale, culturele, muzikale, sportieve, gezonde, duurzame en economische ontwikkeling van de gemeente Stein. Evenementen zijn om verschillende redenen belangrijk voor (de inwoners van) de gemeente Stein. Evenementen brengen levendigheid en vertier in de gemeente en zorgen voor maatschappelijke verbinding. Daarnaast kunnen evenementen een positieve invloed hebben op de economische vitaliteit van de gemeente en kunnen zij een bijdrage leveren aan de werkgelegenheid. Bovendien trekken evenementen bezoekers van buitenaf aan, wat het imago van de gemeente kan versterken.

Artikel 3. Aanvrager

• 1. De subsidieaanvraag kan uitsluitend worden ingediend door rechtspersonen zonder winstoogmerk.

• 2. De organisatie is gevestigd of in hoofdzakelijk actief in de gemeente Stein.

• 3. De organisatie heeft een volledige aanvraag voor een evenementenvergunning bij de gemeente ingediend (voorafgaand of gelijktijdig met het indienen van de subsidieaanvraag) en is conform de uitgangspunten beschreven in het ‘Evenementenbeleid gemeente Stein 2024-2028’.

Artikel 4. Subsidiabele activiteiten

• 1. Subsidie kan uitsluitend worden verstrekt aan evenementen met de volgende kenmerken:

  • a. Eenmalige en vaak kortdurende activiteiten die niet onder de andere subsidies vallen;

  • b. Voor iedereen toegankelijk;

  • c. Trekken minimaal ongeveer 500 bezoekers en/of deelnemers;

  • d. Vinden hoofdzakelijk plaats binnen de gemeentegrenzen van de gemeente Stein;

  • e. Hebben een sociale, culturele, sportieve, gezonde, duurzame en/of economische meerwaarde voor de Steinse samenleving.

Artikel 5. Subsidieplafond

• 1. Het bepaalde in deze subsidieregeling is enkel van toepassing op de verstrekking van subsidies door het college voor de in artikel 4 bedoelde activiteiten.

• 2. Voor de Subsidieregeling Evenementen gemeente Stein geldt een subsidieplafond dat jaarlijks door de gemeenteraad wordt vastgesteld in de gemeentebegroting.

• 3. De evenementensubsidie is van structurele of incidentele aard.

• 4. Organisaties kunnen maximaal één evenementensubsidie per jaar ontvangen.

• 5. Er wordt pas subsidie verstrekt als het subsidiebedrag, berekend op basis van de gestelde criteria, meer dan € 2.000 bedraagt. Wanneer het berekende bedrag lager is dan € 2.000, behoort de activiteit/evenement tot de maatschappelijke activiteitensubsidie.

• 6. Aan de hand van de vastgestelde criteria, welke zijn opgenomen in artikel 6, wordt de aanvraag door de gemeente beoordeeld en bepaald voor welke categorie subsidiabele activiteiten de aanvrager in aanmerking komt.

• 7. De verhouding tussen de gevraagde bijdrage en het rendement voor de gemeente weegt mee bij het vaststellen van de toe te kennen bijdrage.

Artikel 6. Subsidiecriteria

Om in aanmerking te komen voor subsidie op grond van deze regeling dient de aanvraag aan een aantal criteria voldoen:

• 1. Algemeen:

  • a) Het evenement is voor iedereen toegankelijk en vindt hoofdzakelijk binnen de gemeentegrenzen plaats.

  • b) Het evenement levert een bijdrage aan de vergroting van de diversiteit van het aanbod in de gemeente en heeft een onderscheidend karakter ten opzichte van andere evenementen.

  • c) Het evenement heeft een grote uitstraling en levert een positieve bijdrage aan het imago van de gemeente Stein.

  • d) Het evenement draagt bij aan de culturele, muzikale, sportieve, gezonde, duurzame en economische ontwikkeling van de gemeente Stein.

  • e) Subsidie kan alleen worden aangewend voor evenementen zonder commerciële doeleinden.

  • f) Er moet sprake zijn van samenwerking met andere (evenementen)organisaties, horeca, verenigingen etc.

  • g) Het maximale subsidiebedrag is afhankelijk van het soort evenement en de klasse waarin deze is ingedeeld. De maximumbedragen zijn in de onderstaande tabel weergegeven:

    Soort	Maximum-bedrag klasse I	Maximum-bedrag klasse II	Maximum-bedrag klasse III	Maximum-bedrag klasse IV
    Muziek, Cultuur, maat-schappelijk, sociale verbinding	€ 3.000	€ 6.000	€ 9.000	€ 12.000
    Sport	n.v.t.	n.v.t.	€ 9.000	€ 12.000

  • h) De klassen zijn als volgt gedefinieerd:

    • I. klasse I: lokaal of regionaal middelgroot evenement op het gebied van cultuur, muziek, maatschappelijke thema’s en sociale verbinding met een bezoekersaantal tussen 500 en 2.500.

    • II. klasse II: lokaal of regionaal middelgroot evenement op het gebied van cultuur, muziek, maatschappelijke thema’s en sociale verbinding met een bezoekersaantal tussen 2.501 en 5.000.

    • III. klasse III: lokaal of regionaal middelgroot evenement op het gebied van cultuur, muziek, maatschappelijke thema’s en sociale verbinding met een bezoekersaantal tussen 5.001 en 7.500. Voor sportevenementen geldt dat dit evenementen zijn waarvan ofwel de start, ofwel de finish in de gemeente Stein ligt.

    • IV. klasse IV: groot evenement op het gebied van cultuur, muziek, maatschappelijke thema’s en sociale verbinding met bovenregionale aantrekkingskracht met een bezoekersaantal van tenminste 7.501. Voor sportevenementen geldt dat zowel de start als de finish in de gemeente Stein ligt.

  • i) Voor evenementen die in opdracht van de gemeente worden gehouden geldt een maximum Subsidiebedrag van € 8.000,-.

• 2. Specifiek:

  • a) Het activiteitenplan voor het evenement moet deugdelijk zijn met aandacht voor marketing- en communicatie.

  • b) De begroting van het evenement is transparant en kostenefficiënt opgesteld. Duidelijk moet zijn welke opbrengsten (ook van andere financiers) en uitgaven het evenement met zich meebrengt.

  • c) De begroting laat duidelijk blijken dat er een financiële noodzaak tot een subsidieaanvraag is.

  • d) Minimaal 50% van de financiering van het evenement is afkomstig van andere bronnen dan uit de gemeentelijke subsidie.

  • e) Subsidie wordt verleend als bijdrage in de kosten die direct betrekking hebben op het evenement, zoals artiesten, accommodatie, organisatie, materiaal en communicatie.

  • f) Niet voor subsidie in aanmerking komen de kosten van:

    • i. consumpties en catering;

    • ii. reis- en verblijfskosten;

    • iii. cadeaus, presentjes en prijzen;

    • iv. vrijwilligersvergoedingen.

  • g) Carnavalsoptochten komen niet in aanmerking voor evenementensubsidie. Deze activiteit wordt middels de Subsidieregeling Ondersteuning vrijwilligersorganisaties (voorheen Waarderingssubsidie) gesubsidieerd.

  • h) Andere specifieke toetsingscriteria zijn:

    • i. verwachte bezoekers- en/of deelnemersaantallen;

    • ii. verwachte herkomst van bezoekers (lokaal/ regionaal/ provinciaal/ (inter)nationaal);

    • iii. verwachte mediabelangstelling (lokaal/ regionaal/ provinciaal/ (inter)nationaal).

Artikel 7. Indieningsvereisten

• 1. Een subsidieaanvraag van B- en C-evenementen wordt uiterlijk 1 november voorafgaand aan het jaar waarop de subsidie betrekking heeft, ingediend bij het college. De aanvraagperiode van A-evenementen wordt jaarlijks verdeeld in zes gelijke subsidierondes.

• 2. De subsidies voor A-evenementen worden respectievelijk uiterlijk 28 februari, 30 april, 30 juni, 31 augustus, 31 oktober of 31 december aangevraagd. Dit in afwijking van de in de ASV genoemde standaard aanvraagtermijn in artikel 6 lid 1. Subsidieaanvragen van A-evenementen worden uiterlijk twee maanden voor het begin van het evenement ingediend.

• 3. De aanvraag wordt ingediend middels het daarvoor bestemde aanvraagformulier (te vinden op www.gemeentestein.nl/subsidies). Het formulier vermeldt in elk geval:

  • a) De organisatie (organisator) van het evenement (inclusief naam en contactgegevens);

  • b) Naam, programma overzicht en datum van het evenement;

  • c) Een activiteitenplan waarin is opgenomen: de aard, visie, doel en doelgroep van het evenement; een promotieplan (frequentie van media-aandacht, in welke media, en het bereik van die media);

  • d) Het beoogde resultaat, en hoe het evenement een bijdrage levert aan de vooraf bepaalde doelen en gemeentelijke doelen (zoals omschreven in artikel 2);

  • e) Een begroting van inkomsten en uitgaven;

  • f) In de begroting wordt aangegeven hoe hoog de eigen inzet/ bijdragen zijn;

  • g) Een onderbouwde inschatting van het aantal en de herkomst van de verwachte deelnemers/ bezoekers;

  • h) Voor zover van toepassing, een inhoudelijk verslag van het evenement van het voorgaande jaar;

  • i) Omschrijving wanneer en op welke wijze evaluatie van het evenement plaatsvindt.

• 4. Het college kan aanvullende gegevens opvragen, die noodzakelijk zijn voor het nemen van een beslissing op de subsidieaanvraag.

• 5. Wanneer een aanvrager niet eerder van de gemeente Stein subsidie heeft ontvangen, moet de aanvraag vergezeld gaan met een gewaarmerkt afschrift van de geldende statuten en een actueel bewijs van inschrijving bij de Kamer van Koophandel.

Artikel 8. Wijze van verdeling

• 1. Voor de Evenementen subsidie geldt een subsidieplafond dat jaarlijks door de gemeenteraad wordt vastgesteld in de gemeentebegroting. Subsidie wordt slechts verleend tot ten hoogste de in de gemeentebegroting opgenomen subsidiegelden (subsidieplafond). Het subsidieplafond kent twee delen:

  • a) Deelplafond voor de categorie A evenementen;

  • b) Deelplafond voor de categorie B en C evenementen.

• 2. Het subsidieplafond van categorie A-evenementen wordt evenredig naar rato verdeeld over zes subsidierondes. Indien het beschikbare bedrag niet geheel wordt uitgenut in een periode, dan wordt het resterende budget overgeheveld naar de volgende ronde. Dit tot uiterlijk 31 december van het kalenderjaar waarop het plafond van toepassing is.

• 3. Indien het subsidieplafond wordt bereikt voor de categorie B en C evenementen wordt het beschikbare subsidiebudget zoals beschreven in artikel 8 lid 1 sub b evenredig naar rato verdeeld onder de subsidieaanvragers binnen deze categorie. Dan wordt de subsidie van elke aanvrager gekort met een percentage dat gelijk is aan het percentage waarmee het totaal beschikbare subsidiebedrag wordt overschreden.

• 4. Aanvragen van A-evenementen worden elke twee maanden na de sluiting van elke aanvraagtermijn binnen vijf weken door de gemeente beoordeeld. Mits hier goede gronden voor zijn kan de gemeente gemotiveerd deze beoordelingstermijn verlengen met 8 weken. De gemeente dient dit tijdens de eerste beoordelingsperiode te communiceren richting de subsidieaanvrager.

• 5. De aanvraag van B en C evenementen wordt vóór 31 december voorafgaand aan het jaar waarvoor de subsidie wordt aangevraagd beoordeeld. Mits hier goede gronden voor zijn kan de gemeente gemotiveerd deze beoordelingstermijn verlengen met 8 weken. De gemeente dient dit tijdens de eerste beoordelingsperiode te communiceren richting de subsidieaanvrager.

• 6. Indien de aanvraag is goedgekeurd, wordt de subsidie in één of twee termijnen uitbetaald.

Artikel 9. Verplichtingen verantwoording

Afwijkend van de bepalingen in de Algemene subsidieverordening, gelden voor deze subsidieregeling de volgende specifieke voorwaarden en bepalingen op het gebied van verantwoording:

• 1. Na subsidieverlening toont de subsidieontvanger bij de gemeente aan dat werkelijk gestart is met (de voorbereidingen van) het evenement.

• 2. Rechtspersonen en ondernemingen die subsidie hebben aangevraagd voor evenementen in de klassen I, II en III en een subsidiebedrag ontvangen lager dan € 10.000 dienen in lijn met de ASV niet actief verantwoording af te leggen aan de gemeente Stein. De gemeente Stein toetst steekproefsgewijs of de subsidiegelden zijn aangewend voor de activiteiten waarvoor subsidie verleend is.

• 3. Rechtspersonen en ondernemingen die subsidie hebben aangevraagd voor evenementen in de klasse IV en een subsidiebedrag ontvangen hoger dan € 10.000 dienen conform ASV actief verantwoording af te leggen aan de gemeente Stein door het overleggen van een financieel verslag en toelichting over de verwezenlijking van vooraf bepaalde resultaten en bijdragen aan gemeentelijke doelen.

• 4. Indien het subsidiebedrag niet wordt uitgenut als gevolg van fundamentele wijzigingen dan wel annulering van het evenement, informeert de subsidieontvanger de gemeente hierover actief.

Artikel 10. Weigeringsgronden

Onverminderd het bepaalde in artikel 9 en 18 van de Algemene subsidieverordening gemeente Stein 2026 wordt de subsidie in ieder geval geweigerd/teruggevorderd indien:

• 1. De activiteit een (partij)politieke, godsdienstige of levensbeschouwelijke vorming tot doel heeft, een discriminerende inhoud heeft en/of schadelijk is voor natuur en milieu of anderszins strijdig is met de duurzaamheid.

• 2. De aanvraag niet voldoet aan regels die zijn gesteld om voor subsidie in aanmerking te komen.

• 3. De subsidieaanvrager ten tijde van het plaatsvinden van het evenement niet in het bezit is of naar redelijke verwachting niet in het bezit zal zijn van alle benodigde vergunningen en ontheffingen.

• 4. De organisator zonder subsidieverstrekking over voldoende gelden, hetzij uit eigen middelen, hetzij uit middelen van derden kan beschikken om de kosten van het evenement te dekken.

• 5. De kosten van de activiteiten in de aanvraag niet in verhouding staan tot het beoogde aantal bezoekers van het evenement.

• 6. Er naar het oordeel van het college al voldoende aanbod is dat in de vraag voorziet. In dat geval worden de aanvragen die het beste uit de weging komen (deels) gehonoreerd tot aan de vraag is voldaan. De overige aanvragen worden geweigerd omdat die onvoldoende toegevoegde waarde hebben.

• 7. De gelden niet of in onvoldoende mate besteed worden aan het doel waarvoor de subsidie beschikbaar wordt gesteld.

• 8. Evenementen waarvoor op grond van een andere gemeentelijke subsidieregeling subsidie wordt verstrekt, komen niet in aanmerking voor een evenementensubsidie.

Artikel 11. Slotbepalingen

• 1. Deze subsidieregeling wordt aangehaald als Subsidieregeling Evenementen gemeente Stein 2026.

• 2. Deze regeling treedt in werking per 1 januari 2026.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van Stein d.d. 15 april 2025.

Burgemeester en Wethouders,

de Secretaris,

de Burgemeester,