Landelijke Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor Decentrale Overheid (LKOG)

Klachtenregeling ongewenst gedrag voor de decentrale overheid

1 Begrippen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a. Beklaagde: een persoon die werkzaam is of werkzaam is geweest bij een organisatie conform sub e van dit artikel over wie een klacht is ingediend;

• b. bevoegd gezag: het orgaan dat in eerste instantie dan wel daartoe gemandateerd bevoegd is tot afdoening van een klacht met betrekking tot ongewenst gedrag;

• c. college: het College voor Arbeidszaken van de Vereniging Nederlandse Gemeenten dat deze landelijke klachtencommissie heeft ingesteld;

• d. commissie: de Landelijke Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de decentrale overheid;

• e. organisatie: een organisatie behorende tot de decentrale overheid zijnde gemeenten, gemeentelijke organisaties, provincies, waterschappen en veiligheidsregio’s, en andere organisaties die lid zijn van de VNG, de WSGO, het IPO, de VWVW en de WVSV en die de respectievelijke Cao Gemeenten, Cao SGO, Cao Provinciale sector, Cao Werken voor waterschappen of de collectieve arbeidsvoorwaardenregeling van Veiligheidsregio’s verplicht toepassen. Deze klachtenregeling is bij de aansluiting bij deze commissie van toepassing verklaard op de behandeling van klachten op het gebied van ongewenst gedrag.

• f. getuigen: andere dan onder a genoemde personen die door de commissie worden verzocht informatie te verstrekken;

• g. informant: degene die namens het bevoegd gezag informatie verstrekt aan de commissie;

• h. klacht: een door de klager ondertekend en van naam- en adresgegevens en datum voorzien geschrift waarin het jegens hem ongewenste gedrag waarop de klacht betrekking heeft is omschreven;

• i. klager: een persoon die werkzaam is of werkzaam is geweest bij een organisatie vallend onder sub e van dit artikel en een klacht over ongewenst gedrag indient;

• j. ongewenst gedrag: gedrag dat valt binnen de begrippen discriminatie, (seksuele) intimidatie zoals verwoord in artikel 1, 1a en 2 van de Algemene wet gelijke behandeling en agressie geweld en pesten zoals bedoeld in artikel 3 lid 2 jo. artikel 1 lid 3 sub e en f Arbeidsomstandighedenwet.

1a Klachten van en over politiek ambtsdragers onderling

In afwijking van hetgeen voortvloeit uit artikel 1, is de commissie niet bevoegd in het geval van klachten tussen politieke ambtsdragers onderling.

2 Taakstelling en samenstelling van de commissie

• 1. De commissie heeft tot taak een klacht te onderzoeken en daarover advies uit te brengen aan het bevoegd gezag.

• 2. De voorzitter kan een persoon aanwijzen onder wiens leiding zal worden beproefd of langs informele weg tot een vergelijk kan worden gekomen. Zowel klager als beklaagde dient in te stemmen met deze informele procedure. Het akkoord van partijen schort de termijnen voor de klachtbehandelingsprocedure op. Hetgeen door partijen tijdens het informele traject wordt besproken is strikt vertrouwelijk en kan door partijen in een eventuele opvolgende klachtbehandelingsprocedure niet aan de andere partij worden tegengeworpen. De informele procedure wordt afgesloten met een brief aan partijen waarin de conclusies/afspraken van de procedure worden opgenomen. Indien tot een vergelijk is gekomen dient deze brief door partijen voor akkoord te worden getekend en aan het secretariaat van de LKOG te worden geretourneerd.

• 3. Uit de commissie worden door de voorzitter van de commissie 1-3 leden aangewezen om een klacht te onderzoeken, waaronder een (plaatsvervangend) voorzitter. Bij een even aantallen stemmen (het stokken van de stemmen), beslist de voorzitter.

• 4. Deze leden beslissen bij gewone meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies.

• 5. De commissie en haar leden zijn onafhankelijk. Een lid wordt vervangen als deze direct of indirect betrokken is geweest bij enige vorm van ongewenst gedrag waarover de klacht is ingediend dan wel een persoonlijk belang heeft bij de afhandeling van de klacht.

• 6. Benoeming, schorsing en ontslag van de voorzitter, overige leden en hun plaatsvervangers geschiedt door de voorzitter van het college.

• 7. De voorzitter, overige leden en hun plaatsvervangers worden benoemd voor een periode van zes jaar. Zij komen voor herbenoeming in aanmerking voor een termijn van drie jaar.

• 8. De commissie kan een nadere werkwijze bepalen.

3 Secretaris en administratie

• 1. De voorzitter van het College voor Arbeidszaken wijst na overleg met de voorzitter van de commissie een secretaris en een of meer plaatsvervangend secretarissen aan. De secretaris is geen lid van de commissie.

• 2. De administratie ten behoeve van de commissie wordt gevoerd door het secretariaat van het college.

4 Indienen van de klacht

• 1. De klager kan de klacht zowel rechtstreeks bij de commissie indienen als bij het bevoegd gezag.

• 2. De klager vermeldt in de klacht zo mogelijk de datum, tijd, plaats van het ongewenst gedrag, de omstandigheden, de namen van beklaagde en eventuele getuigen, alsmede de stappen die hij reeds heeft ondernomen.

• 3. Indien de klacht in een vreemde taal is gesteld en een vertaling voor een goede behandeling van de klacht noodzakelijk is, dient de klager zorg te dragen voor een vertaling.

• 4. Indien de klager de klacht indient bij het bevoegd gezag, bevestigt het bevoegd gezag de ontvangst van de klacht aan de klager en vermeldt daarbij dat de klacht zal worden doorgezonden naar de commissie die het bevoegd gezag over de afhandeling van de klacht zal adviseren. Het bevoegd gezag zendt de klacht, nadat daarop de datum van ontvangst is aangetekend, zo spoedig mogelijk door aan de commissie.

• 5. De commissie bevestigt de ontvangst van de klacht aan de klager en stelt hem op de hoogte van de termijnen en de wijze van afdoening van de klacht. Tevens informeert de commissie het bevoegd gezag binnen twee weken, dat een klacht is ontvangen. Indien de klacht rechtstreeks bij de commissie is ingediend bevat de melding aan het bevoegd gezag geen persoonsgegevens van klager, beklaagde of getuigen.

5 In behandeling nemen van de klacht

• 1. Het bevoegd gezag verstrekt op verzoek alle op de klacht betrekking hebbende gegevens, waaronder de klachtenregeling van de decentrale overheid, de contact- en functiegegevens van klager en beklaagde en een overzicht van de reeds geproduceerde stukken met betrekking tot de klacht.

• 2. De commissie neemt een klacht niet in behandeling indien verplichte stappen uit de klachtenprocedure van de betreffende decentrale overheid niet zijn doorlopen.

• 3. De commissie verklaart de klacht niet ontvankelijk indien deze niet valt binnen de begripsbepalingen van artikel 1.

• 4. De commissie is niet verplicht de klacht in behandeling te nemen indien zij betrekking heeft op een gedraging:

  • a. die langer dan twee jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden dan wel indien de klacht is ingediend na verloop van meer dan 1 jaar nadat de werkrelatie tussen klager en het aangesloten bestuursorgaan is geëindigd;

  • b. waarover eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van artikel 4 en volgende is behandeld;

  • c. waartegen door de klager beroep kan worden ingesteld, tenzij die klacht bestaat uit het niet tijdig nemen van een besluit, of beroep kon worden ingesteld;

  • d. die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan wel een bestuursrechter onderworpen is, dan wel onderworpen is geweest of;

  • e. waarvan een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en ter zake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is.

• 5. De commissie is niet verplicht de klacht in behandeling te nemen indien:

  • a. niet in voldoende mate voldaan is aan het bepaalde in artikel 4 lid 2;

  • b. het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging van de beklaagde kennelijk onvoldoende is.

• 6. Van het niet in behandeling nemen van de klacht brengt de commissie klager - en in geval artikel 4 lid 4 van toepassing is - klager en het bevoegd gezag zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de klacht schriftelijk op de hoogte.

6 Onderzoek naar de klacht

• 1. Indien de commissie dit voor de uitoefening van haar taak noodzakelijk acht stelt zij een onderzoek in.

• 2. Ten behoeve van het onderzoek is de commissie bevoegd bij het bevoegd gezag alle inlichtingen in te winnen die zij voor de vorming van haar advies nodig acht. Het bevoegd gezag verschaft de commissie de gevraagde inlichtingen en stelt de commissie desgevraagd in de gelegenheid de werkomgeving te aanschouwen.

• 3. Het bevoegd gezag stelt personen werkzaam binnen de organisatie in de gelegenheid te worden gehoord door de commissie.

• 4. Naar de aard ervan is de informatie waarvan personen die betrokken zijn bij de klachtbehandeling kennis nemen vertrouwelijk, zodat deze personen gehouden zijn tot geheimhouding, behoudens anders voortvloeit uit een wettelijke verplichting.

• 5. De commissie kan het bevoegd gezag adviseren tussentijdse maatregelen te nemen indien en voor zover dit in het belang is van het onderzoek of van de positie van de in het onderzoek betrokken personen.

• 6. De commissie kan op verzoek van klager en op door klager te motiveren gronden de behandeling van de klacht voor een periode van ten hoogste twee maanden opschorten.

7 Horen

• 1. Alvorens een advies uit te brengen stelt de commissie de klager, de beklaagde en zo nodig de informant en getuigen in de gelegenheid om te worden gehoord. De commissie kan het horen opdragen aan de voorzitter of een ander lid van de commissie of aan beiden.

• 2. Van het horen kan worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is.

• 3. De zittingen van de commissie zijn niet openbaar.

• 4. Van het horen wordt een verslag gemaakt.

• 5. De zittingen vinden zoveel mogelijk plaats op een voor partijen goed bereikbare locatie die voldoende rust en discretie biedt aan alle betrokkenen.

• 6. De commissie zendt tijdig voorafgaand aan de hoorzitting aan de beklaagde - en voor zover nodig aan klager en informant - een afschrift van de klacht en van andere stukken die op de klacht betrekking hebben.

• 7. De commissie hoort de klager, de beklaagde en de getuigen in beginsel buiten elkaars aanwezigheid. De commissie stelt klager en beklaagde in de gelegenheid van elkaars zienswijzen, alsmede van de inhoud van de hoor gesprekken met de informant en/of de getuigen kennis te nemen en daarop te reageren.

• 8. De klager en beklaagde kunnen zich op eigen kosten ter zitting laten bijstaan door een (raads)persoon.

• 9. De commissie is bevoegd om getuigen, andere betrokkenen en deskundigen schriftelijk of mondeling te raadplegen.

8 Omgang met persoonsgegevens

• 1. De AVG is van toepassing voor de LKOG.

• 2. Betrokkenen kunnen hun rechten op grond van de AVG jegens zowel de commissie als de VNG uitoefenen.

• 3. Indien daarvoor gewichtige redenen zijn om (persoons)gegevens of stukken niet te delen, kan een betrokkene dat weigeren of aan voorzitter mededelen dat uitsluitend hij kennis zal mogen nemen van de (persoons)gegevens of stukken. De voorzitter beoordeelt of de beperking van de kennisneming gerechtvaardigd is. Indien het advies van de commissie mede word gebaseerd op (persoons)gegevens of stukken waarvan de kennisneming is beperkt, wordt daarvan in het advies mededeling gedaan.

9 Advies over de klacht

• 1. De commissie brengt binnen 8 weken na ontvangst van de klacht, advies uit aan het bevoegd gezag over de gegrondheid van de klacht vergezeld van een rapport van bevindingen. Het rapport bevat een verslag van het horen. Een afschrift van het advies wordt aan klager en beklaagde toegezonden.

• 2. Indien de commissie niet binnen 8 weken advies kan uitbrengen, geeft zij daarvan binnen die termijn bericht aan het bevoegd gezag en aan klager, zodat het bevoegd gezag zo nodig de wettelijke beslistermijn kan verlengen.

• 3. Verder uitstel is alleen mogelijk als klager daarmee schriftelijk instemt.

• 4. In het advies kunnen aanbevelingen worden gedaan over door het bevoegd gezag te nemen maatregelen.

10 Afdoening van de klacht

• 1. Het bevoegd gezag neemt binnen de geldende wettelijke termijn een besluit over het advies van de commissie en brengt klager en beklaagde schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn besluit alsmede de conclusies die het daaraan verbindt.

• 2. In het ter afdoening van de klacht genomen besluit wordt vermeld door de betreffende organisatie bij welke ombudsman en binnen welke termijn de klager een verzoekschrift kan indienen.

• 3. Het bevoegd gezag zendt een afschrift van het ter afdoening van de klacht genomen besluit naar de commissie.

11 Jaarverslag

• 1. Jaarlijks wordt een verslag opgesteld door de commissie.

• 2. In dat verslag wordt geanonimiseerd vermeld:

  • a. het aantal klachten dat de commissie heeft ontvangen;

  • b. het aantal niet-ontvankelijk, (gedeeltelijk) gegrond en ongegrond geachte klachten;

  • c. de aard van de klachten;

  • d. statistische gegevens over klagers en beklaagden;

  • e. de doorlooptijd van de adviezen;

  • f. aanbevelingen en tendensen.

• 3. Het verslag wordt gepubliceerd op de website van de VNG.

12 Prevalentie en onvoorziene situaties

• 1. Bij verschillen tussen de bij de organisatie geldende klachtenregeling en deze Klachtenregeling Ongewenst Gedrag voor de decentrale overheid, past de commissie de laatstgenoemde regeling toe.

• 2. In alle gevallen waarin dit klachtenreglement niet voorziet, beslist de voorzitter met inachtneming van de uitgangspunten voor een zorgvuldige en transparante klachtbehandeling.

Tekst inclusief wijzigingen zijn vastgesteld door het College voor Arbeidszaken op 20 Maart 2024

13 Slotbepalingen

Klachtenregeling ongewenst gedrag treedt in werking op de achtste dag na die der bekendmaking.