Reglement van Orde voor vergaderingen van de raadscommissies gemeente Vaals 2025

De raad van de gemeente Vaals

Gelet op het voorstel van seniorenconvent van 10 maart 2025,

mede gelet op artikel 82, eerste lid van de Gemeentewet;

besluit de volgende verordening vast te stellen:

Reglement van Orde voor vergaderingen van de raadscommissies gemeente Vaals 2025

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• commissielid: lid van een raadscommissie, zijnde een raadslid of een burgerlid;

• burgerlid: lid van een raadscommissie, niet zijnde een raadslid;

• commissievoorzitter: voorzitter van de raadscommissie of diens plaatsvervanger;

• commissiegriffier: griffier van de raadscommissie of diens plaatsvervanger;

• hamerstuk: stuk waarbij het advies is om zonder beraadslaging tot besluitvorming over te gaan;

• bespreekstuk: stuk waarbij het advies is dat beraadslaging nodig is alvorens tot besluitvorming wordt overgegaan.

Artikel 2. Instelling raadscommissies

Er zijn twee raadscommissies: de commissie Mensen en Voorzieningen & Werk en Economie en de commissie Wonen en Verkeer & Bestuur en Dienstverlening.

Artikel 3. Taken

De raadscommissies hebben tot taak:

• 1. advies uit te brengen aan de raad over onderwerpen die geagendeerd worden voor de raadsvergadering;

• 2. overleg te voeren met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen als bedoeld onder lid 1.

Artikel 4. Samenstelling; benoeming commissievoorzitters

• 1. Iedere fractie mag een aantal personen voordragen als burgerlid tot maximaal het aantal raadszetels van die fractie.

• 2. In afwijking van lid 1 mag een eenmansfractie twee personen als burgerlid voordragen.

• 3. Burgerleden worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd.

• 4. Voor de toetreding van burgerleden zijn de artikelen 10, 11, 12, en 13 van de Gemeentewet van toepassing.

• 5. Burgerleden leggen in een vergadering van de gemeenteraad de eed of belofte af.

• 6. De vergadering van een raadscommissie wordt per agendapunt bijgewoond door maximaal het aantal raadszetels, de voorzitter niet meegerekend.

• 7. De verhouding van de per agendapunt aanwezige commissieleden is conform de verdeling van de zetels in de raad.

• 8. De leden 6 en 7 gelden eveneens voor gezamenlijke commissievergaderingen.

• 9. De raad benoemt de commissievoorzitters en hun plaatsvervangers.

Artikel 5. Zittingsduur en vacatures

• 1. Fracties melden bij aanvang van de raadsperiode hun commissieleden (raadsleden en burgerleden) aan bij de griffier. Tussentijdse wisselingen worden tijdig bij de griffier gemeld.

• 2. De zittingsperiode van een commissielid en -voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.

• 3. Een commissielid houdt op lid te zijn als niet meer voldaan wordt aan de in artikel 4, vierde lid, gestelde eisen.

• 4. De raad kan de commissievoorzitter ontslaan uit zijn functie.

• 5. Een commissielid en de commissievoorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat per direct in.

• 6. Als een fractie niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van burgerleden die door die fractie zijn aangemeld van rechtswege.

Artikel 6. De commissiegriffier

• 1. De griffier treedt ter ondersteuning van iedere commissie op als commissiegriffier.

• 2. Bij diens verhindering wijst de griffier ter ondersteuning van iedere commissie een op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar aan, als commissiegriffier.

• 3. Een commissiegriffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.

Hoofdstuk 2 Vergaderingen

Paragraaf 1 Voorbereidingen

Artikel 7. Oproep en voorlopige agenda

• 1. De griffier zendt bij voorkeur 11 dagen, doch ten minste 7 dagen voor een vergadering aan de commissieleden en het college een digitale oproep voor de commissievergadering. In de oproep wordt vermeld dat de conceptagenda met de daarbij behorende stukken op het raadsinformatiesysteem zijn gepubliceerd.

• 2. De voorlopige agenda wordt vastgesteld door het presidium.

Artikel 8. Aanvullende agenda; vaststellen agenda

• 1. In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een digitale oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen. De daarbij behorende stukken worden openbaar gemaakt via het raadsinformatiesysteem.

• 2. De agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.

Artikel 9. Publiceren van stukken

• 1. Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dienen, worden gepubliceerd op het raadsinformatiesysteem van de gemeente. Als na het verzenden van de digitale oproep stukken worden gepubliceerd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en -zo mogelijk- door middel van openbare kennisgeving.

• 2. Als omtrent stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.

Artikel 10. Openbare kennisgeving

Raadscommissievergaderingen worden ter openbare kennis gebracht door aankondiging in een lokaal huis-aan-huisblad, via de gemeentelijke website en via sociale media.

Paragraaf 2 Ter vergadering

Artikel 11. Presentielijst

• 1. De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.

• 2. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen aan de vergadering deelnemende commissieleden de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de commissievoorzitter en de commissiegriffier door ondertekening vastgesteld.

Artikel 12. Opening vergadering en quorum

• 1. Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal aan de raadscommissie toegewezen zetels zijn bezet.

• 2. Als ingevolge het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het voorgenomen tijdstip van de vergadering is gelegen.

• 3. Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd, alleen beraadslagen of aanbevelingen doen als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

Artikel 13. Voorstellen van orde/tijdsduur van de vergadering

• 1. Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.

• 2. De vergaderingen beginnen om 19:00 uur en worden uiterlijk 23:00 uur door de voorzitter afgesloten. Indien niet alle agendapunten zijn afgehandeld, legt de voorzitter tijdig aan de raadscommissie voor om: later dan 23:00 uur door te gaan óf de raadscommissievergadering te verdagen naar een andere datum/tijdstip, bij voorkeur de daarop volgende dag, te beginnen om 19:00 uur.

Artikel 14. Advies; geen stemmingen

• 1. Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.

• 2. Het advies van de raadscommissie houdt in dat een agendastuk als hamerstuk, danwel als bespreekstuk naar de raadsvergadering wordt gebracht. Ook kan de raadscommissie -met redenen omkleed- adviseren dat een agendastuk nog niet rijp is voor behandeling in de raad.

• 3. In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, wel wordt er gestemd over een voorstel tot geheimhouding en voorstellen met betrekking tot de orde.

Artikel 15. Aantal spreektermijnen

• 1. Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

• 2. Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.

• 3. Een lid mag in een termijn niet meer dan eenmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

• 4. Bij de bepaling hoeveel malen een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 16. Deelname aan de beraadslaging door anderen

De raadscommissie kan op elk moment besluiten dat derden mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 17. Spreekrecht burgers

• 1. Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren (spreekrecht) over alle mogelijke onderwerpen.

• 2. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk de maandag voor de vergadering om 12:00 uur aan de griffier onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover ingesproken wordt.

• 3. De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De commissievoorzitter kan van de volgorde afwijken, als dit in het belang is van de orde van de vergadering.

• 4. De spreker voert maximaal 5 minuten het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De spreker kan zijn tekst desgewenst ondersteunen door een presentatie.

• 5. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers korte, verhelderende vragen te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.

• 6. De commissievoorzitter of een commissielid doet een voorstel voor de verdere behandeling van de inbreng van de burger.

Artikel 18. Handhaving orde en schorsing

• 1. De commissievoorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering.

• 2. De commissievoorzitter roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

• 3. De commissievoorzitter kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming van dat voorstel verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd. Hierover beslist het seniorenconvent.

• 4. De commissievoorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

Artikel 19. Verslag

• 1. De commissiegriffier draagt zorg voor verslagen van vergaderingen.

• 2. Een verslag bevat in ieder geval:

  • a. de namen van de commissievoorzitter, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord hebben gevoerd;

  • b. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • c. een samenvatting van het advies aan de raad.

• 3. Inhoudelijke verslaglegging geschiedt tevens door audio/videoregistraties, welke ook aan de agenda van het raadsinformatiesysteem gekoppeld worden en openbaar gemaakt worden tenzij de aard van een behandeld onderwerp zich daartegen verzet.

• 4. Vastgestelde verslagen worden ondertekend door de commissievoorzitter en commissiegriffier.

Paragraaf 3 Besloten vergaderingen

Artikel 20. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 21. Verslag besloten vergadering

• 1. Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de commissiegriffier.

• 2. De vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

Artikel 22. Opheffing geheimhouding

Als de gemeenteraad op grond van artikel 89, vierde lid van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Paragraaf 4 Toehoorders en pers

Artikel 23. Toehoorders en pers

• 1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen commissievergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

• 2. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

• 3. De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

• 4. Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 24. Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een commissievergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan vooraf mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

Hoofdstuk 3 Slotbepalingen

Artikel 25. Uitleg reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de raadscommissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 26. Intrekken voormalige verordening, inwerkingtreding en citeertitel

• 1. De Verordening op de raadscommissies Vaals 2014-2018 wordt ingetrokken gelijk met de inwerkingtreding van de nieuwe verordening.

• 2. Deze verordening treedt in werking op de dag na publicatie.

• 3. Deze verordening wordt aangehaald als: Reglement van Orde voor vergaderingen van de raadscommissies gemeente Vaals 2025.

Aldus besloten in de raadsvergadering van 14 april 2025.

P.H. Hovens

Griffier

mr. H.M.H. Leunessen

Voorzitter