Verordening op de raadscommissies 2024

De raad van de gemeente Papendrecht; Gelet op artikel 82 van de Gemeentewet;

Gehoord de beraadslagingen ter vergadering van 12 december 2024;

besluit:

vast te stellen de navolgende Verordening op de raadscommissies Papendrecht 2024

Hoofdstuk 1: Begripsbepalingen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. lid: lid of duo-raadslid van een raadscommissie;

• b. voorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens vervanger;

• c. vergadering: vergadering van een raadscommissie;

• d. commissiegriffier: griffier van de raad of diens vervanger.

Hoofdstuk 2: Instelling, taken en samenstelling

Artikel 2 Instelling beeldvormende en oordeelsvormende vergadering

• 1. De raad stelt beeldvormende en oordeelsvormende vergaderingen in.

• 2. De beeldvormende en oordeelsvormende vergaderingen worden beschouwd als raadscommissies conform artikel 92, Gemeentewet.

• 3. De beeldvormende vergadering heeft een informerend, interactief en/of opiniërend karakter. In de informerende bijeenkomst wordt informatie overgedragen. Raadsleden, duo-raadsleden en inwoners luisteren en kunnen vragen stellen. Bij de interactieve beeldvormende bijeenkomst gaan de deelnemers onderling in gesprek en is sprake van werkvormen om dit te faciliteren. In de opiniërende werkvorm van de beeldvormende vergadering wordt informatie, argumenten en standpunten gewisseld, zonder dat er per definitie een raadsbesluit op volgt.

• 4. De oordeelsvormende vergadering is bedoeld voor het debat. Na het debat wordt een besluit genomen in de besluitvormende vergadering, dat wil zeggen de gemeenteraad.

• 5. Per cyclus vindt in week 1 de beeldvormende vergadering plaats. In week 2 vindt de oordeelsvormende vergadering plaats. Week 3 is een tussenweek om vervolgens in week 4 de besluitvormende vergadering, de raadsvergadering, te laten plaatsvinden.

• 6. De diverse fracties kunnen zich in de beeldvormende en oordeelsvormende vergaderingen laten vertegenwoordigen door (duo-)raadsleden.

Artikel 3 Duo raadsleden

• 1. Op voordracht van een fractie kan de raad als lid in de beeldvormende en oordeelsvormende vergaderingen ook een niet-raadslid, hierna te noemen een "duo raadslid" afvaardigen.

• 2. ledere fractie kan 2 duo raadsleden voordragen voor benoeming.

• 3. Tot duo raadslid kan alleen worden benoemd degene, die voorkomt op de kandidatenlijst van de laatstgehouden gemeenteraadsverkiezingen.

• 4. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op duo raadsleden. De commissie onderzoek geloofsbrieven als bedoeld in artikel 5 Reglement van Orde onderzoekt of de benoeming van de duo raadsleden voldoet aan deze vereisten.

• 5. Overeenkomstig artikel 14 van de wet legt een duo raadslid na benoeming door de raad in de handen van de voorzitter de eed (verklaring en belofte) af, waarbij "lid van de raad" wordt vervangen door "duo raadslid"

• 6. De raad kan een duo raadslid op eigen verzoek of op verzoek van zijn fractie ontslag verlenen.

• 7. Het lidmaatschap van duo raadsleden, benoemd op voordracht van een fractie die niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt van rechtswege.

Artikel 4. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter

• 1. Tijdens de oordeelsvormende vergadering nemen per fractie per onderwerp twee leden deel aan de vergadering en bij fracties bestaande uit zeven raadsleden of meer drie leden. Per agendapunt voert in principe een lid het woord.

• 2. De benoemde raadsleden of duo-raadsleden kunnen elkaar over en weer bij verhindering of ontstentenis vervangen.

• 3. De raad benoemt de voorzitters en hun plaatsvervangers van de beeldvormende en oordeelsvormende vergaderingen.

Artikel 5 Voorzitter

• 1. De voorzitter en zijn plaatsvervanger worden door de raad uit zijn midden benoemd;

• 2. De (plaatsvervangend) voorzitter is geen lid van de vergadering;

• 3. De voorzitter is belast met:

  • a. het leiden van de vergadering;

  • b. het handhaven van de orde;

  • c. het doen naleven van deze verordening:

  • d. hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.

Artikel 6 Zittingsduur en vacatures

• 1. De zittingsperiode van de leden, de voorzitters en hun plaatsvervangers eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

• 2. Een lid houdt op lid te zijn van een raadscommissie indien hij/zij niet meer voldoet aan de daarvoor gestelde eisen.

• 3. De raad kan een lid ontslaan op voorstel van de fractie op wiens voordracht het lid is benoemd.

• 4. De raad kan de voorzitter of zijn plaatsvervanger ontslaan.

• 5. Een lid, de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitters kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

• 6. Indien door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan met inachtneming van artikel 4, 5 en 6.

• 7. Indien een fractie blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van het lid dat op voordracht van die fractie is benoemd, van rechtswege.

Artikel 7 Commissiegriffier

• 1. De raad benoemt ter ondersteuning van iedere beeldvormende en oordeelsvormende vergadering een griffier.

• 2. De griffier is in iedere vergadering aanwezig.

• 3. Bij zijn verhindering of afwezigheid wordt hij vervangen door een daartoe door de voorzitter van de raad aangewezen ambtenaar.

Hoofdstuk 3: Aanwezigheid collegeleden, burgemeester en gemeentesecretaris

Artikel 8 Burgemeester en wethouders

• 1. De voorzitter kan de burgemeester en een of meer wethouders uitnodigen in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen.

• 2. Indien de burgemeester of een wethouder bij een vergadering aanwezig wil zijn en wil deelnemen aan de beraadslagingen, doet hij hiertoe een verzoek aan de voorzitter.

• 3. De voorzitter neemt zo spoedig mogelijk een voorlopige beslissing op het verzoek.

• 4. De raadscommissie kan bij aanvang van de vergadering beslissen dat de burgemeester en een of meer wethouders niet in de vergadering aanwezig mogen zijn of aan de beraadslagingen mogen deelnemen.

Artikel 9 Gemeentesecretaris

De raadscommissie kan het college verzoeken de gemeentesecretaris aanwezig te laten zijn in de vergadering en deel te laten nemen aan de beraadslagingen als bedoeld in deze verordening.

Hoofdstuk 4: Vergaderingen

Artikel 10

• 1. In de regel vinden de oordeelsvormende vergaderingen plaats in de week, die minimaal 7 kalenderdagen voorafgaat aan een raadsvergadering.

• 2. De vergaderingen van de oordeelsvormende vergadering vangen in de regel aan om 20.00 uur en vinden plaats in het gemeentehuis. De beeldvormende vergaderingen kunnen ook elders plaatsvinden.

• 3. De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover overleg met de griffier.

Artikel 11 Oproep

• 1. De voorzitter zendt, via het raadsinformatiesysteem, ten minste tien kalenderdagen voor een vergadering de leden een oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

• 2. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 88, eerste, tweede, derde en vierde lid, van de Gemeentewet bedoelde informatie, wordt tegelijkertijd met de oproep aan de leden verzonden.

• 3. Indien een aanvullende agenda wordt vastgesteld als bedoeld in artikel 12, tweede lid, worden deze agenda en de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.

Artikel 12 De agenda

• 1. Voordat de oproep wordt verzonden, stelt de agendacommissie de agenda van de vergadering voorlopig vast.

• 2. In spoedeisende gevallen kan de agendacommissie na het verzenden van de oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen.

• 3. Bij aanvang van de vergadering stelt de vergadering de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de vergadering bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

• 4. Wanneer de vergadering een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, kan hij aan het college of de burgemeester nadere inlichtingen of advies vragen. De agendacommissie bepaalt in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

• 5. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de vergadering de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

• 6. De burgemeester heeft de bevoegdheid om zelfstandig onderwerpen te agenderen voor de agenda van een vergadering, die verband houden met de uitoefening van zijn wettelijke taken.

Artikel 13 Ter inzage leggen van stukken

• 1. Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor eenieder op het gemeentehuis ter inzage gelegd. De voorzitter maakt van de ter inzagelegging melding in de openbare kennisgeving, bedoeld in artikel 15. Indien na het verzenden van de oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden en zo mogelijk in een openbare kennisgeving.

• 2. Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het raadhuis gebracht.

• 3. Indien voor stukken op grond van artikel 88, eerste, tweede, derde en vierde lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijft deze informatie in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de commissiegriffier en verleent de commissiegriffier een lid inzage.

Artikel 14 Openbare kennisgeving

• 1. De vergadering wordt tegelijkertijd met de oproep door aankondiging op de pagina "gemeentenieuws" van een huis-aan-huis blad en door plaatsing op de internetsite van de gemeente ter openbare kennis gebracht.

• 2. De openbare kennisgeving vermeldt:

  • a. de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering;

  • b. de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;

  • c. de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 17.

Artikel 15 Opening vergadering; quorum

• 1. De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien meer dan de helft van het aantal in de oordeelsvormende of besluitvormende vergadering fracties aanwezig is.

• 2. Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal zitting hebbende fracties aanwezig is, bepaalt de voorzitter onder verwijzing naar dit artikel, na voorlezing van de namen der afwezige fracties, dag en uur van de volgende vergadering, op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na de oproep is gelegen.

• 3. Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. De raadscommissie kan echter over andere onderwerpen alleen beraadslagen of besluiten, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende fracties aanwezig is.

Artikel 16 Spreekrecht burgers

• 1. Bij zowel een beeldvormende als oordeelsvormende vergadering kan worden ingesproken.

• 2. Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk om 12:00 uur op de dag van de vergadering aan de griffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp, waarover hij het woord wil voeren.

• 3. Het woord kan niet gevoerd worden over:

  • een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;

  • benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

  • een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend;

  • onderwerpen waarover de inspreker binnen een half jaar al eerder ingesproken heeft en de inhoud van de bijdrage vergelijkbaar is of als over het onderwerp al een besluit genomen is.

• 4. Elke spreker krijgt bij het betreffende agendapunt voorafgaande aan de eerste spreektermijn van de commissieleden maximaal vijf minuten het woord. Voorafgaande aan de tweede spreektermijn van de commissieleden krijgt elke spreker maximaal drie minuten het woord.

• 5. Alle aangemelde insprekers kunnen per vergadering gezamenlijk gedurende maximaal vijftig minuten het woord voeren.

• 6. De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.

• 7. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zeven sprekers zijn. De voorzitter kan in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

• 8. De spreker voert het woord, nadat-de voorzitter hem dit heeft verleend.

Artikel 17 Notulen: besluitenlijst en videoverslag

• 1. Er wordt een videoverslag gemaakt van iedere oordeelsvormende vergadering dat voor eenieder te raadplegen via internet.

• 2. De notulen worden opgesteld in de vorm van een besluitenlijst, een overzicht van de uitgesproken adviezen van de voorgaande vergadering en dit overzicht wordt, zo mogelijk, aan de leden toegezonden gelijktijdig met de schriftelijke oproep. Dit ontwerp - overzicht van adviezen wordt op hetzelfde moment aan de overige personen die het woord gevoerd hebben, toegezonden.

• 3. Bij het begin van de vergadering wordt, zo mogelijk, het overzicht van adviezen van de vorige vergadering vastgesteld.

• 4. De leden, de voorzitter, de burgemeester ende wethouders, hebben het recht, een voorstel tot wijziging van het overzicht van adviezen aan de vergadering te doen, indien het overzicht van adviezen onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering dient voor de vaststelling van de overzichten van adviezen bij de griffier te worden ingediend.

• 5. Het overzicht van adviezen moet inhouden:

  • a. de namen van de ter vergadering aanwezige voorzitter, leden, griffier, burgemeester, wethouders, en gemeentesecretaris, allen voor zover aanwezig en deel uitmakend van de verhandelingen, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben; afzonderlijk wordt vermeid welke leden afwezig waren.

  • b. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • c. een samenvatting van het advies aan de raad onder vermelding van de namen van de leden en de naam van de fractie die mededeling hebben gedaan van hun goed - of afkeuring, en met aantekening van de namen van de leden en de naam van de fractie die zieh niet uitgelaten hebben;

  • d. bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 26 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

• 6. Het overzicht van adviezen wordt opgesteld onder de zorg van de commissiegriffier.

• 7. Het vastgestelde overzicht van adviezen wordt door de voorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

Artikel 18 Spreekregels

• 1. Een lid, de voorzitter, de burgemeester, een wethouder of de gemeentesecretaris spreken vanaf hun plaats en richten zich tot de voorzitter.

• 2. Bij bijzondere gelegenheden kan de voorzitter bepalen dat de in het eerste lid genoemde personen vanaf een andere plaats spreken.

Artikel 19 Volgorde sprekers

• 1. Een lid, de burgemeester, een wethouder of de gemeentesecretaris, voeren het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben.

• 2. De volgorde van sprekers kan worden gewijzigd, wanneer het woord wordt gevraagd over de orde van de vergadering.

Artikel 20 Aantal spreektermijnen en woordvoering

• 1. De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de vergadering anders beslist.

• 2. Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.

• 3. De woordvoering in de vergadering namens een fractie zal per agendapunt c.q. onderwerp of voorstel beperkt zijn tot een lid en een lid mag in een termijn niet meer dan een maal het woord voeren over het betreffende agendapunt c.q. onderwerp of voorstel.

• 4. Bij de bepaling hoeveel malen een lid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 21 Spreektijd

Een lid kan een voorstel doen over de spreektijd van de leden.

Artikel 22 Voorstellen van orde

• 1. De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

• 2. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

• 3. Over een voorstel van orde beslist de raadscommissie terstond.

Artikel 23 Handhaving orde; schorsing

• 1. Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:

  • a. de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van deze verordening te herinneren;

  • b. een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

• 2. Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aan de orde zijnde onderwerp het woord ontzeggen.

• 3. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

• 4. De voorzitter kan een vergadering voorstellen aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig laat de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

Artikel 24 Beraadslaging

• 1. De vergadering kan op voorstel van de voorzitter of een lid beslissen over een of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen.

• 2. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de vergadering beslissen de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.

Artikel 25 Deelname aan de beraadslaging door anderen

• 1. De vergadering kan bepalen dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

• 2. Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een lid genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

Artikel 26 Advies

• 1. Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij de vergadering anders beslist.

• 2. Nadat de beraadslaging is gesloten, beslist de oordeelsvormende vergadering of er een advies aan de raad wordt uitgebracht.

• 3. Indien de oordeelsvormende vergadering een advies aan de raad uitbrengt beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies.

• 4. In het advies worden de standpunten van alle fracties opgenomen.

Hoofdstuk 5: Besloten vergadering

Artikel 27 Algemeen

Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 28 Verslag besloten vergadering

• 1. Van besloten vergaderingen wordt een samenvattend verslag gemaakt.

• 2. Het verslag van een besloten vergadering wordt niet toegezonden, maar ligt uitsluitend voor de leden vertrouwelijk ter inzage bij de commissiegriffier.

• 3. Dit verslag wordt zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een beslissing over het al dan niet openbaar maken van deze notulen. Het vastgestelde verslag wordt door de voorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

Artikel 29 Geheimhouding

Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de raadscommissie overeenkomstig artikel 88, vierde lid, van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de informatie en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De raadscommissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen.

Artikel 30 Opheffing geheimhouding

Indien de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt daarover, indien de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Hoofdstuk 6: Toehoorders en pers

Artikel 31 Toehoorders en pers

• 1. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

• 2. Het geven van tekenen van goed - of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

• 3. De voorzitter is bevoegd, toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te (laten) verwijderen. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen.

Artikel 32 Geluid - en beeldregistraties

Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid - dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zieh naar zijn aanwijzingen.

Hoofdstuk 7: Slotbepalingen

Artikel 33 Uitleg verordening

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de vergadering op voorstel van de voorzitter.

Artikel 34 Inwerkingtreding

• 1. Deze verordening treedt in werking op de eerste dag nadat deze is bekendgemaakt.

• 2. Op dat tijdstip vervalt de ‘Verordening op de raadscommissies Papendrecht 2023’

• 3. Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening op de raadscommissies Papendrecht 2024’

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Papendrecht in de openbare vergadering van 12 december 2024.

de griffier, de voorzitter,

M.A.J.R. Hermans, M.J.M. van Driel