Verordening vertrouwenscommissie herbenoeming burgemeester van Epe 2025

De raad van de gemeente Epe;

Gelet op het bepaalde in de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 87,147 en149 van de Gemeentewet, de artikelen 12, 15, eerste lid sub a, en 31van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;

Gelet op de circulaire "Benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester", ingangsdatum 1 oktober 2017 en de "handreiking burgemeesters: benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid", d.d. december 2020 van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

BESLUIT

Vast te stellen de navolgende:

Verordening Vertrouwenscommissie herbenoeming burgemeester van Epe 2025

ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

b. de commissaris: de commissaris van de Koning in de provincie Gelderland;

c. de burgemeester: de burgemeester van de gemeente Epe;

d. de commissie: de vertrouwenscommissie, zijnde een raadscommissie, die belast is met de voorbereiding van de aanbeveling tot vervulling van de herbenoeming van de burgemeester.

Artikel 2 Instelling en taak van de commissie

1. Er wordt een raadscommissie ingesteld, genaamd "Vertrouwenscommissie herbenoeming burgemeester Epe 2025".

2. De commissie heeft tot taak de aanbeveling inzake de herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden.

Artikel 3 Samenstelling commissie

1. De commissie bestaat uit 10 raadsleden, uit elke fractie één, te benoemen door en uit de gemeenteraad.

2. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

3. De voorzitter treedt op als contactpersoon.

4. De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

Artikel 4 Ambtelijke ondersteuning

1. De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

2. De loco-gemeentesecretaris is plaatsvervangend secretaris van de commissie.

3. De secretaris en de plaatsvervangend secretaris zijn geen lid van de commissie en hebben geen stemrecht in de commissie.

Artikel 5 Adviseur

• 1. De commissie kan een of meer wethouders als adviseur toevoegen aan de commissie.

• 2. Adviseurs worden uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

• 3. Een adviseur is geen lid van en heeft geen stemrecht in de commissie.

Artikel 6 Geheimhouding

• 1. Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de Gemeentewet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.

• 2. De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.

• 3. Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van "geheim" door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd of bij de secretaris ter inzage gelegd.

• 4. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van "geheim" gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.

• 5. Aan derden, die geen lid zijn van de commissie, wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.

• 6. De commissie zorgt er voor dat de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

• 7. De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet van kracht ook in het geval de commissie wordt ontbonden.

• 8. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de (plaatsvervangend) secretaris en, indien van toepassing, de adviseur.

Artikel 7 Vergaderingen

• 1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste een derde van de leden dit noodzakelijk acht. De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.

• 2. De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:

• a. de leden van de commissie;

• b. de burgemeester, voor zover met hem een gesprek plaats heeft;

• c. de adviseurs, indien deze(n) aan de commissie zijn toegevoegd.

• 3. De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste 5 dagen voorafgaand aan de vergadering.

Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan van deze termijn worden afgeweken doch geschiedt de oproeping ten minste 24 uren voorafgaand aan de vergadering.

Artikel 8 Stemming

De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit.

Artikel 9 Verslag

De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning.

Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt bevat in ieder geval:

• a. een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

• b. een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie;

• c. eventuele minderheidsstandpunten indien daarom door een lid van de commissie gevraagd wordt.

Artikel 10 Bijzondere bepaling inzake verslaglegging

• 1. De commissie maakt vooraf aan de burgemeester en de commissaris van de Koning kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester.

• 2. Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad, de commissaris van de Koning en de burgemeester te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd.

• 3. Concrete afspraken tussen de commissie en de burgemeester over de taakuitoefening worden expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.

Artikel 11 Archivering van stukken

• 1. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.

• 2. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

SLOTBEPALINGEN

Artikel 12 Ontbinding commissie

Lopende een procedure tot herbenoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is herbenoemd.

Artikel 13 Onvoorziene aangelegenheden

In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire van de minister niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 14 Inwerkingtreding en vervaldatum

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag volgende op die van de bekendmaking en vervalt op de dag volgende op die waarop door de minister aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister door een Koninklijk besluit is gevolgd.

Artikel 15 Intrekking oude regeling

Gelijktijdig met de inwerkingtreding van dit besluit wordt de ‘Verordening commissie herbenoeming burgemeester Epe 2017’ vastgesteld op 9 november 2017 ingetrokken.

Artikel 16 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening vertrouwenscommissie herbenoeming burgemeester van Epe 2025.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Epe d.d. 17 april 2025.

De raad voornoemd,

de voorzitter, dhr. dr. T.C.M. Horn

de griffier, mw. J.T.J.J.van Zwam