Nadere regels Adviesraad Wmo en Jeugd Bloemendaal 2025

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bloemendaal,

gelet op Artikel 9 van de Verordening Adviesraad Wmo en Jeugd Bloemendaal 2024;

overwegende dat het wenselijk is om de afspraken over vergoedingen, taken, en verantwoordelijkheden van de Adviesraad Wmo en Jeugd zoals vastgelegd in de Verordening Adviesraad Wmo en Jeugd Bloemendaal 2024, te specificeren;

besluit vast te stellen:

Nadere regels Adviesraad Wmo en Jeugd Bloemendaal 2025

Artikel 1. Definities

De in deze regeling gebruikte definities hebben dezelfde betekenis als in de Verordening Adviesraad Wmo en Jeugd Bloemendaal 2024.

Artikel 2. Taken en verantwoordelijkheden Adviesraad

• 1. De voorzitter en leden zijn samen verantwoordelijk voor:

  • a. Het inhoudelijk voorbereiden op de vergaderingen en het verzamelen van relevante signalen en ervaringen uit hun omgeving;

  • b. Het leveren van input voor de conceptagenda;

  • c. Het opstellen van (ongevraagde) conceptadviezen;

  • d. Het vaststellen van de concept adviezen na instemming van een meerderheid van de leden;

  • e. Het actief bijdragen aan de werkzaamheden van de Adviesraad, bijvoorbeeld door deelname aan bijeenkomsten, werkgroepen, of klankbordgroepen;

  • f. Het onderhouden van contacten met relevante partners van de gemeente, zoals dorpscoördinatoren, jongerenwerk, en het jongerenpanel;

  • g. Het werven van nieuwe leden en/of een nieuwe voorzitter;

  • h. Het beheren en onderhouden van de sociale media-kanalen van de Adviesraad, indien van toepassing;

  • i. Het kiezen van een vicevoorzitter uit de leden, die bij afwezigheid van de voorzitter diens taken kan overnemen;

  • j. Het kiezen van een penningmeester uit de leden. Deze persoon behoudt zijn of haar reguliere taken en neemt de aanvullende verantwoordelijkheden op zich die horen bij het penningmeesterschap.

• 2. De penningmeester is specifiek verantwoordelijk voor:

  • a. Het bijhouden van een overzicht van de uitgaven en het jaarlijks opstellen van een financieel jaarverslag, waarin de inkomsten en uitgaven worden verantwoord;

  • b. Het jaarlijks opstellen van een begroting, uiterlijk 1 maart van het lopende jaar, en het voorleggen hiervan aan de voorzitter en de leden;

  • c. Het bijhouden van de presentielijst ten behoeve van de uitbetaling van de vrijwilligersvergoeding;

  • d. Het uitvoeren van betalingen en opstellen van betalingsopdrachten.

• 3. De voorzitter is specifiek verantwoordelijk voor:

  • a. Het leiden van vergaderingen en het bewaken van de actielijst;

  • b. Het optreden als eerste aanspreekpunt, samen met de secretaris, voor de contactambtenaar;

  • c. Het ondertekenen van adviezen en brieven namens de Adviesraad;

  • d. Het bewaken van de prioriteiten en reikwijdte van de advisering door de Adviesraad;

  • e. Het bewaken van de groepsdynamiek en het oppakken van problemen wanneer het functioneren van één of meerdere leden in het geding is.

Artikel 3. Rol secretaris

• 1. De Adviesraad heeft een secretaris. Deze vervult conform artikel 5, negende lid van de Verordening een ondersteunende rol en is geen lid van de Adviesraad.

• 2. De secretaris heeft de volgende taken:

  • a. Het notuleren van vergaderingen;

  • b. Het voorbereiden van de vergaderingen, onder andere door het opstellen van een conceptagenda in overleg met de voorzitter;

  • c. Het coördineren van de afstemming binnen de Adviesraad bij het opstellen van adviezen, door bijvoorbeeld de input te verzamelen en de voortgang te bewaken;

  • d. Het archiveren van de stukken die in de Adviesraad worden behandeld;

  • e. Het beheren van het algemene e-mailadres van de Adviesraad;

  • f. Het doorsturen van relevante stukken en uitnodigingen naar de leden en voorzitter;

  • g. Het jaarlijks opstellen van een jaarverslag, uiterlijk voor 1 april, in overleg met de voorzitter en de leden.

Artikel 4. Rol contactambtenaar

De contactambtenaar is verantwoordelijk voor:

• a. Het coördineren van het contact tussen de Adviesraad, betrokken ambtenaren en burgemeester en wethouders;

• b. Het vastleggen en bewaken van de afspraken waarmee een goede samenwerking tussen de Adviesraad en de gemeente wordt geborgd;

• c. Het adviseren en informeren van de Adviesraad over relevante gemeentelijke processen en ontwikkelingen in het sociaal domein;

• d. Het tijdig aanleveren van agendapunten en stukken vanuit de gemeente;

• e. Het beschikbaar stellen van facilitaire zaken voor de reguliere vergaderingen;

• f. Het verwerken van de betalingsopdrachten van de Adviesraad;

• g. Het oppakken van signalen of klachten vanuit de Adviesraad over de samenwerking met burgemeester en wethouders of de ambtelijke organisatie.

Artikel 5. Rol burgemeester en wethouders

• 1. Burgemeester en wethouders en de portefeuillehouder kunnen onderwerpen agenderen ter bespreking, ter kennisname of een formele adviesaanvraag doen.

• 2. Burgemeester en wethouders betrekken de Adviesraad bij zaken die betrekking hebben op de Wmo 2015 en de Jeugdwet.

• 3. Burgemeester en wethouders vragen in ieder geval om advies van de Adviesraad bij de vaststelling van beleidskaders, verordeningen en beleidsregels.

Artikel 6. Budget en uitgaven

• 1. Toelaatbare kostenposten kunnen omvatten:

  • a. vrijwilligersvergoedingen voor leden en voorzitter;

  • b. vrijwilligersvergoeding voor de ondersteuning door de secretaris;

  • c. kosten voor consultatie en advies door externe partijen;

  • d. opleidingskosten;

  • e. reiskosten (met uitzondering van eventuele reiskosten voor de reguliere vergaderingen);

  • f. lidmaatschap van relevante organisaties;

  • g. catering voor vergaderingen;

  • h. jaarlijks wordt in het budget een bedrag van maximaal € 250 beschikbaar gemaakt ten behoeve van de teambuilding binnen de Adviesraad. Hiermee wordt bijgedragen aan de verbinding binnen de Adviesraad.

• 2. Eventuele budgetoverschrijdingen zijn niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van burgemeester en wethouders.

Artikel 7. Vrijwilligersvergoeding

• 1. De voorzitter en leden ontvangen € 100,- per vergadering met een maximum van € 1000,- per kalenderjaar. Uitbetaling gebeurt enkel bij een minimale opkomst van 80 procent. Bij een opkomstpercentage onder de 80 procent wordt er uitbetaald naar rato van aanwezigheid bij het aantal opkomsten.

• 2. De vergoeding wordt per kwartaal uitbetaald.

• 3. De vergoeding is inclusief eventuele reiskosten voor deze vergaderingen.

• 4. De secretaris ontvangt een vergoeding van € 150 per maand.

Artikel 8. Werving en selectie

• 1. Bij de voordracht van nieuwe leden en/of een nieuwe voorzitter aan burgemeester en wethouders worden de volgende documenten en informatie verstrekt:

  • a. Een brief van de Adviesraad waarin zij burgemeester en wethouders een toelichting geven op de voordracht en haar keuze onderbouwt;

  • b. Een curriculum vitae (cv) waarin de relevante ervaring en motivatie van de kandidaat is opgenomen;

  • c. Een door de kandidaat ondertekende verklaring waarin wordt bevestigd dat alle informatie rondom de Adviesraad vertrouwelijk zal worden behandeld, de afspraken uit de verordening en andere regels nageleefd zullen worden, en dat altijd integer en zorgvuldig gehandeld zal worden.

• 2. Na de benoeming informeren burgemeester en wethouders de nieuwe leden en/of voorzitter over:

  • a. De vrijwilligersverzekering;

  • b. De vertrouwenspersoon die beschikbaar is voor leden van de Adviesraad;

  • c. De hoogte en voorwaarden van de vergoeding die ontvangen wordt.

• 3. De Adviesraad is verantwoordelijk voor:

  • a. Het inwerken van nieuwe leden en/of de voorzitter door ze te informeren over hun taken en verantwoordelijkheden;

  • b. Het begeleiden van nieuwe leden en/of voorzitter in de eerste periode na hun aanstelling.

Artikel 9. Evaluatie en bijstelling

De nadere regels worden jaarlijks geëvalueerd in april, samen met de evaluatie van de samenwerking tussen burgemeester en wethouders en de Adviesraad.

Artikel 10. Inwerkingtreding

Deze beleidsregel treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2025.

Artikel 11. Citeertitel

Deze regels worden aangehaald als: Nadere regels Adviesraad Wmo en Jeugd 2025

Vastgesteld door burgemeester en wethouders op 22 april 2025,

De secretaris,

De burgemeester,