Verordening controle financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Beverwijk 2024

De raad van de gemeente Beverwijk;

gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 11 februari 2025, documentkenmerk D-138281;

gehoord de raadscommissie;

gelet op artikel 147 lid 1 en artikel 213 Gemeentewet;

b e s l u i t :

• 1. Vaststellen de verordening (D-1 38354) controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Beverwijk 2024;

• 2. Vaststellen definitief normenkader 2024 (D-138911);

• 3. Vaststellen voorlopig normenkader 2025 D-138912);

• 4. Aanvullend op de verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) wordt onder tijdigheid verstaan dat een verklaring op de overschrijdingen op de lasten, de overschrijdingen op de baten en onderschrijdingen op de lasten en baten een toelichting hierover wordt opgenomen in de jaarstukken 2024, waarbij een grensbedrag wordt gehanteerd van € 100.000 als afwijking op de begroting na wijziging van de programma's en investeringskredieten.

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

• accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;

• boardletter: een samenvatting van de managementletter met de bestuurlijke relevante punten, met als oogmerk om hierover publiekelijk verantwoording af te leggen;

• deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;

• jaarrekening: jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;

• managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;

• rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

• rapporteringstolerantie. Dit is het grensbedrag waarboven bevindingen worden gerapporteerd.

• afwijkingstolerantie. Dit is het grensbedrag in euro’s waarboven bevindingen invloed hebben op de strekking van de door het college af te geven rechtmatigheidsverantwoording.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole vindt plaats door een accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van twee (2) jaar met een optie drie (3) maal met maximaal twee (2) te verlengen.

• 2. Burgemeester en wethouders bereiden in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:

  • a. de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door burgemeester en wethouders en afwijkende rapportagegrenzen;

  • b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases; en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;

  • c. de inrichtingseisen voor het accountantsverslag;

  • d. de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering, zoals de management- en boardletter;

  • f. de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

  • g. de gemeentelijke producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

• 4. In afwijking van het derde lid, aanhef, kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f en g genoemde onderdelen vaststelt.

• 5. De raad stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

Artikel 3. Overige controles en opdrachten

• 1. Burgemeester en wethouders kunnen de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Beverwijk (artikel 213a Gemeentewet) zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Burgemeester en wethouders informeren de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2. Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

• 3. Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, zijn burgemeester en wethouders bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de frequentie, de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant kan de werkzaamheden in het kader van de accountantscontrole ook zonder vooraankondiging uitvoeren. De voor de controle benodigde dossierstukken vraagt de accountant zoveel mogelijk vooraf schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie.

• 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, de auditcommissie en vertegenwoordigers van de gemeente.

Artikel 5. Informatieverstrekking door burgemeester en wethouders

• 1. Burgemeester en wethouders zijn verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.

• 2. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.

• 3. Bij de jaarrekening bevestigen burgemeester en wethouders schriftelijk aan de accountant, dat alle burgemeester en wethouders bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4. Burgemeester en wethouders overleggen de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het accountantsverslag voor uiterlijk 1 juli aan de raad.

• 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door burgemeester en wethouders aan de raad en de accountant gemeld.

• 6. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders zo veel mogelijk gebruik van het namens burgemeester en wethouders uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 7. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering. van de ambtelijke organisatie.

Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant

• 1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeente.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 7. Rapportering en toleranties

• 1. De accountant hanteert een rapporteringstolerantie van € 100.000.

• 2. Het college hanteert een afwijkingstolerantie ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording van 3% van de totale lasten inclusief toevoegen aan de reserves op basis van de werkelijke cijfers van het te controleren boekjaar. De accountant controleert vervolgens de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording, als onderdeel van de jaarrekening, op basis van de controletoleranties zoals beschreven in het besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO).

• 3. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan burgemeester en wethouders.

• 4. De managementletter en het accountantsverslag worden voor hoor en wederhoor aangeboden aan de teammanager Financiën & control, de betreffende strategisch manager, concerncontroller en de portefeuillehouder Financiën.

• 5. De controleverklaring en het accountantsverslag worden voor verzending aan de raad door de accountant aan burgemeester en wethouders voorgelegd met de mogelijkheid voor burgemeester en wethouders om op deze stukken te reageren.

• 6. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het accountantsverslag van de auditcommissie en de raadscommissie die de portefeuille Financiën als werkgebied heeft.

Artikel 8. Intrekking oude regeling

De Controleverording gemeente Beverwijk 2023/2024 wordt ingetrokken.

Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2024 en later.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening controle financiële beheer en op de inrichting van de organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Beverwijk 2024.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 27 maart 2025.

Beverwijk,

de raad voornoemd,

de griffier,

de voorzitter