Controleverordening Heemstede 2025

De raad van de gemeente Heemstede;

gelezen het voorstel van het college van11 maart 2025;

gelet op artikel 213 van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen de volgende verordening:

Controleverordening Heemstede 2025

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1. Accountant

  Een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet.

• 2. Accountantscontrole

  De accountantscontrole richt zich op:

  • De controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad aangewezen accountant;

  • Het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten;

  • De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe verantwoording mogelijk maken, waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, zesde lid, van de Gemeentewet, in acht worden genomen;

  • De controle van specifieke uitkeringen die worden verantwoord conform de methode Single information/single audit (Sisa);

  • De controle van deelverantwoordingen opgesteld door het college ten behoeve van derden voor zover een controleverklaring wordt verlangd.

• 3. Auditcommissie

  Commissie, als bedoeld in de Verordening op de Auditcommissie gemeente Heemstede 2015.

• 4. Controleverklaring

  De controleverklaring omvat een oordeel over:

  • de getrouwheid van de baten en lasten over het boekjaar en de activa en passiva per balansdatum, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording;

  • de rechtmatige totstandkoming van de specifieke uitkeringen in de SiSa-bijlage.

• 5. Deelverantwoording

  Een in opdracht van de raad opgestelde verantwoording door het college ten behoeve van derden van de vigerende regelgeving.

• 6. Getrouwheid in het kader van de accountantscontrole

  Het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) waarbij de accountant specifiek kijkt naar de getrouwheid van de jaarrekening.

• 7. Jaarrekening

  De jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet.

• 8. Rechtmatigheidsverantwoording

  De verantwoording die het college afgeeft bij de jaarrekening over de getrouwheid van de baten, lasten en balansmutaties.

• 9. Verslag van bevindingen

  Het verslag van bevindingen als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet, vierde lid, wat ingaat op de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe verantwoording mogelijk maken. Waarbij nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, zesde lid, van de Gemeentewet in acht worden genomen.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad aan te wijzen accountant op voordracht van de auditcommissie. De benoeming geschiedt voor een periode van tenminste vier jaar met eventueel een optie tot verlenging.

• 2. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast.

Artikel 3 Overige controles en opdrachten

• 1. Het college kan de door de raad aangewezen accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid, zoals bedoeld in de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van bestuur (artikel 213a Gemeentewet) voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2. Het college draagt zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

• 3. Het college draagt zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 4 Algemene uitgangspunten voor de accountantscontrole

• 1. De controle van de jaarrekening door de accountant is gericht op het afgeven van een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening.

• 2. Een uitspraak van de accountant wordt gevraagd bij de rechtmatigheid van de specifieke uitkeringen in de SiSa bijlage.

• 3. Bij de controle zijn het Bado, Richtlijnen voor de Accountantscontrole (afkomstig van de Nederlandse beroepsorganissatie van accountants (NBA) bepalend voor de uitvoering van de werkzaamheden.

• 4. De accountant richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening van de verantwoorde lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie.

• 5. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyses, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties.

Artikel 5 Informatieverstrekking door het college

• 1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, en de verantwoording van de deelverklaringen conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2. Het college draagt er zorg voor dat alle voor de controle noodzakelijke documenten en bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en toegankelijk zijn.

• 3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt direct door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 6 Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles.

• 3. Voorafgaand aan de controle van de jaarrekening vindt lopende het betreffende jaar een interim controle plaats.

• 4. Over de uitkomsten van de interim-controle wordt door de accountant een verslag van bevindingen (managementletter) uitgebracht aan het college, met daarin een samenvatting (boardletter) met de belangrijkste uitkomsten voor de raad. Het college legt deze boardletter eerste voor aan de auditcommissie, voordat hij wordt doorgestuurd naar de raad.

Artikel 7 Toegang tot informatie

• 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Het college draagt er zorg voor dat alle voor de accountantscontrole benodigde informatie en overige documentatie zoveel mogelijk van tevoren wordt verzameld en vastgelegd.

Artikel 8 Rapportering

• 1. Indien de accountant bij de controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring voor getrouwheid, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2. De accountant bespreekt de in de wet voorgeschreven (concept)verslag van bevindingen (accountantsverslag) eerst voor met de gemeentesecretaris, manager financiën, concerncontroller dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3. De controleverklaring en het accountantsverslag worden verzonden naar de raad met een afschrift aan het college. Vooraf stuurt de accountant het conceptverslag aan het college met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie.

Artikel 9 Intrekking oude regeling

De Controleverordening Heemstede 2023 wordt ingetrokken.

Artikel 10 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking per 1 januari 2025, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2025 en later.

Artikel 11 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als Controleverordening Heemstede 2025.

Vastgesteld door de raad op 17 april 2025.