Voorwaarden voor goed bestuur bij subsidieverlening gemeente Zutphen 2025

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zutphen,

gelet op artikel(en) 6a van de Algemene subsidieverordening gemeente Zutphen;

b e s l u i t :

vast te stellen de:

Voorwaarden voor goed bestuur bij subsidieverlening gemeente Zutphen 2025

Artikel 1 Voorwaarden voor goed bestuur

• 1. Het bestuur handelt te allen tijde transparant, integer en verantwoordelijk.

• 2. Het bestuur ziet erop toe dat in de statuten en eventueel in het huishoudelijk reglement de beginselen van behoorlijk bestuur zijn verankerd en voldoen aan de daaraan te stellen eisen.

• 3. Het bestuur bestaat uit een oneven aantal leden waaronder een voorzitter, secretaris en een penningmeester. De functie van secretaris en penningmeester kan door dezelfde persoon worden vervuld. De meerderheid van het bestuur is geen familie van elkaar in de 1e en/ of 2e graad.

• 4. Het bestuur geeft iedere wijziging in de statuten of in de samenstelling van het bestuur onverwijld door aan het college.

• 5. Het bestuur moet zodanig zijn samengesteld dat de taken en verantwoordelijkheden evenwichtig zijn verdeeld.

• 6. In de statuten wordt de zittingstermijn van bestuursleden vermeld en is geregeld hoe vaak een bestuurslid herbenoemd kan worden. In de statuten of het huishoudelijk reglement is opgenomen dat, en hoe de bestuursleden tussentijds van hun functie kunnen worden ontheven bij onvoldoende functioneren.

• 7. Bestuursleden ontvangen als zodanig geen bezoldiging, middellijk noch onmiddellijk, voor het uitoefenen van hun bestuurstaken.

• 8. Bestuursleden mogen - binnen de fiscale mogelijkheden - een vergoeding ontvangen voor gemaakte onkosten, mits deze onkosten voor de uitoefening van de bestuursfunctie in redelijkheid zijn gemaakt.

• 9. Het bestuur is transparant over eventuele (vrijwilligers)vergoedingen aan het bestuur. Eventuele (vrijwilligers)vergoedingen worden expliciet vermeld in het jaarverslag van de organisatie/ instelling. (Vrijwilligers)vergoedingen worden rechtstreeks aan bestuursleden uitbetaald; in geen geval via (al dan niet fiscale) omwegen en/ of constructies.

• 10. Met uitzondering van de algemeen directeur/ bestuurder, vervullen bestuursleden geen operationele of managementtaken bij de betreffende organisatie/ instelling, al dan niet in loondienst én al dan niet tijdelijk, anders dan met uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van het college.

• 11. Voor instellingen met een Raad van Toezicht (RvT) geldt dat de leden van de Raad van Toezicht als bestuur en bestuursleden, onder meer in de zin van het bepaalde onder 7 e.v., moeten worden beschouwd. De algemeen directeur/ bestuurder wordt beloond op basis van de met hem of haar aangegane arbeidsovereenkomst en toepasselijke CAO-voorwaarden. Kosten van mogelijke honorering van leden van de Raad van Toezicht als bedoeld in de Wet Normering Topfunctionarissen zijn niet subsidiabel bij de gemeente.

• 12. Het bestuur neemt in het jaarverslag de nevenfuncties van de bestuursleden en, indien van toepassing, de algemeen directeur/ bestuurder op en geeft aan of deze bezoldigd of onbezoldigd zijn. Nevenfuncties kunnen belangenverstrengeling met zich brengen; als dit aan de orde is, wordt dit vermeld in het jaarverslag met de genomen maatregelen om dit te voorkomen.

• 13. Het bestuur zorgt er voor dat de organisatie/ instelling over een deugdelijke klachtenregeling beschikt en dat klachten op een behoorlijke wijze worden afgehandeld.

• 14. Het bestuur is verantwoordelijk voor de correcte naleving van de branche specifieke Governance Code of, bij gebreke daarvan, deze Voorwaarden voor goed bestuur bij subsidieverlening, ook wel te noemen: de Zutphense Voorwaarden voor goed bestuur.

• 15. Conform het bepaalde in de Algemene subsidieverordening gemeente Zutphen of in de van toepassing zijnde subsidieregeling wordt na afloop van elk kalenderjaar het jaarverslag van het voorafgaande jaar vastgesteld door het bevoegde orgaan van de organisatie/ instelling en aan het college verstrekt.

• 16. Naast haar statutaire verplichtingen met betrekking tot begroting en jaarrekening overlegt het bestuur ten minste éénmaal per jaar aan het college een besluit over:

  • a. het algemene beleid;

  • b. het eigen functioneren van bestuur en de taakverdeling;

  • c. de financiële stand van zaken, en

  • d. indien van toepassing: het functioneren van de algemeen directeur/ bestuurder of directie.

• 17. Indien van toepassing laat het bestuur zich door de algemeen directeur/ bestuurder of directie regelmatig voorlichten over de risico’s in de bedrijfsvoering, de activiteiten van de organisatie/ instelling en de maatregelen ter beheersing daarvan.

• 18. Het bestuur informeert het college onverwijld als er belangrijke ontwikkelingen zijn op het gebied van financiën, bedrijfsvoering en activiteiten van de organisatie/ instelling.

Artikel 2 Naleving

• 1. Het bestuur van de organisatie/ instelling is zelf verantwoordelijk voor de governance binnen de eigen organisatie/ instelling en dat deze governance voldoet aan de daaraan te stellen eisen naar de meest recente inzichten; het bestuur is daarmee ook verantwoordelijk voor de naleving van het bepaalde in artikel 1.

• 2. Bij een vermoeden of als het college is gebleken dat dit niet zo is, kan het college bij de organisatie/ instelling gegevens opvragen en nader onderzoek doen naar de naleving van het bepaalde in artikel 1, onverlet de verplichting van het bestuur tot het onmiddellijk naleven van het bepaalde in artikel 1.

Artikel 3 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op 1 juli 2025.

Artikel 4 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Voorwaarden voor goed bestuur bij subsidieverlening gemeente Zutphen 2025 of Zutphense Voorwaarden voor goed bestuur.

Aldus besloten op 11 april 2025.

Het college van burgemeester en wethouders,

De burgemeester,

de secretaris,

Toelichting

Algemene toelichting

Het gemeentebestuur van Zutphen hecht groot belang aan een goed bestuur van organisaties/ instellingen die gemeentelijke subsidie ontvangen. Een goed bestuur van organisaties/ instellingen waaraan subsidie wordt verstrekt, draagt ook bij aan het behalen van de doelstellingen met de activiteiten waar de subsidie voor wordt verstrekt.

Veel branches kennen een eigen specifieke Governance Code. Dit is een leidraad voor een goede kwaliteit van bestuur, integriteit, transparantie, toezicht en verantwoording. Het gemeentebestuur realiseert zich dat niet in alle gevallen de eigen Governance Codes integraal toepasbaar zijn, maar afhankelijk zijn van het type organisatie/ instelling, de grootte ervan en de mogelijkheid van interne functiescheiding. Het gemeentebestuur realiseert zich ook dat niet alle regels in statuten en dergelijke kunnen worden vastgelegd. En dat niet elke branche dus een Governance Code kent.

Met deze Voorwaarden voor goed bestuur bij subsidieverlening (hierna ook: de Zutphense voorwaarden) wil het gemeentebestuur stimuleren dat er binnen alle organisaties/ instellingen ruime aandacht is voor goed bestuur, integriteit, transparantie, toezicht en verantwoording.

Er is ook een aanleiding voor het stellen van voorwaarden voor goed bestuur: de schriftelijke vragen uit de raad over de sociale veiligheid bij gesubsidieerde organisaties en over toezicht en controle van de gemeente op maatschappelijke organisaties (2024-V0013). De hieronder geformuleerde regels bieden een betere waarborg voor goed bestuur, ook bij organisaties/ instellingen waarvoor (nog) geen Governance Code geldt.

Uiteraard is het gemeentebestuur terughoudend in het uitoefenen van invloed op het bestuur; dat verhoudt zich immers ook niet met de vrijheid van vereniging. Wel stelt zij eisen aan het goed functioneren van de organisatie/ instelling en haar bestuur, wil men in aanmerking kunnen komen voor subsidie.

Voor gesubsidieerde organisaties/ instellingen die een branchespecifieke Governance Code hebben, heeft deze laatste voorrang boven deze Zutphense Voorwaarden. De Zutphense Voorwaarden zijn niet van toepassing, tenzij in die voorwaarden een onderwerp wordt geregeld waarin de eigen Governance Code niet voorziet. Als de Zutphense voorwaarden zwaardere eisen zouden stellen dan de Governance Code dan geldt de branche specifieke Governance Code.

De Zutphense Voorwaarden vormen de beginselen waaraan de organisaties/ instellingen moeten voldoen en zijn onderdeel van de Algemene subsidieverordening gemeente Zutphen (Asv). Als een organisatie/ instelling niet kan voldoen aan de eisen van een Governance Code dan wel de Zutphense Voorwaarden, vindt overleg met de organisatie/ instelling plaats en wordt deze in de gelegenheid gesteld om aan te tonen op welke andere wijze de eisen van behoorlijk bestuur zo dicht mogelijk worden benaderd.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 Voorwaarden voor goed bestuur

In dit artikel zijn de verschillende voorwaarden opgenomen.

Artikel 2 Naleving

Dit artikel bepaalt wie er verantwoordelijk is voor het naleven van de Zutphense Voorwaarden voor goed bestuur. Pas bij een vermoeden of als blijkt dat een organisatie/ instelling zich niet aan het bepaalde in artikel 1 houdt, kan het college gegevens opvragen of nader onderzoek doen. Wat de gevolgen zijn is bepaald in artikel 6a Goed bestuur, zoals neergelegd in de Algemene subsidieverordening gemeente Zutphen.

Artikel 3 Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 4 Citeertitel

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.