Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie gemeente IJsselstein 2025

De raad van de gemeente IJsselstein,

 

gelezen het collegevoorstel van 4 maart 2025;

gelet op artikel 213, eerste lid van de Gemeentewet;

 

besluit vast te stellen de volgende

 

Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie gemeente IJsselstein 2025

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    accountant:

    Een door de raad benoemde accountantsorganisatie die verantwoordelijk is voor het controleren van de jaarrekening van de gemeente.

  • b.

    accountantscontrole:

    De controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant op onderstaande punten:

    • -

      of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen;

    • -

      of de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording getrouw is;

    • -

      of de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de gestelde regels, zoals omschreven in de Gemeentewet en het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten;

    • -

      of het financieel beheer en de financiële organisatie zo ingericht is dat een getrouwe en rechtmatige verantwoording gewaarborgd is;

    • -

      of het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is.

  • c.

    accountantsverslag:

    Een rapport van de accountant over de bevindingen van de jaarrekeningcontrole.

  • d.

    auditcommissie:

    Een door de raad ingestelde commissie met als doel de raad te adviseren over alle financiële en bedrijfsvoeringaspecten in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad. De taken van de auditcommissie staan uitgewerkt in de verordening op de auditcommissie gemeente IJsselstein 2022.

  • e.

    deelverantwoording:

    Een in opdracht van de raad opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie. Deze verantwoording maakt onderdeel uit van de jaarrekening.

  • f.

    jaarrekening: Het financiële verslag van de gemeente over het afgelopen boekjaar, zoals omschreven in artikel 197 van de Gemeentewet.

  • g.

    managementletter: verslag van de accountant met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen. Dit verslag wordt na de jaarlijkse interim-controle opgesteld en is gericht aan het college.

  • h.

    rechtmatigheidsverantwoording:

    Een door het college afgegeven verantwoording, waaruit blijkt in welke mate de cijfers in de jaarrekening volgens de geldende wet- en regelgeving tot stand zijn gekomen.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

  • 1.

    De auditcommissie bereidt de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

  • 2.

    De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen voor de jaarlijkse accountantscontrole staan de onderstaande punten:

    • a.

      de toe te passen goedkeuringstoleranties en rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening;

    • b.

      de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties);

    • c.

      de inrichtingseisen voor het accountantsverslag;

    • d.

      de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

    • e.

      de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportages; en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar;

    • f.

      de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht besteedt;

    • g.

      de gemeentelijke producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties. waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht besteedt.

  • 3.

    Van lid 2, sub f en g kan de raad afwijken in het programma van eisen.

  • 4.

    In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad, op voorstel van de auditcommissie, de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging.

  • 5.

    De raad benoemd een accountant voor het controleren van de jaarrekening van de gemeente. De benoeming van de accountant is voor de periode van twee jaar, met een mogelijkheid van verlenging met twee jaar.

  • 6.

    De besluitvorming over de benoeming van de accountant vindt plaats in de vergadering waarin de raad de jaarrekening vaststelt, maar uiterlijk op 15 juli van enig jaar.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college

  • 1.

    Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening volgens de geldende interne en externe wet- en regelgeving en geeft deze aan de accountant voor controle.

  • 2.

    Het college is verantwoordelijk voor het opnemen van een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening. Hiermee verklaart het college nadrukkelijk dat de cijfers volgens de (financiële) wet- en regelgeving tot stand zijn gekomen. Ook geven ze een overzicht van afwijkingen als deze boven de verantwoordingsgrens komen.

  • 3.

    Het college zorgt ervoor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen overeenkomsten, berekeningen e.d. tijdig voor de accountant beschikbaar en goed toegankelijk zijn.

  • 4.

    Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

  • 5.

    Alle informatie die ná afgifte van de accountantsverklaring en vóór behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt én die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, meldt het college direct aan de raad en de accountant.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

  • 1.

    De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop hij de accountantscontrole inricht. De accountant bepaalt ook de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

  • 2.

    De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

  • 3.

    Om te zorgen voor een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, de auditcommissie en de concerncontroller van de gemeente.

Artikel 5. Toegang tot informatie door accountant

  • 1.

    Het college zorgt ervoor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden onbelemmerd toegang heeft tot alle data, locaties en informatiedragers van de gemeente, zodat de accountant een juist en volledig oordeel kan vormen over de getrouwheid van de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording.

  • 2.

    De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren de mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college zorgt er voor dat de ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

  • 1.

    De raad kan de accountant door middel van een aparte overeenkomst opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke advies- en controlewerkzaamheden.

  • 2.

    Het college kan de accountant alleen na overleg met en toestemming van de auditcommissie opdracht geven tot het uitvoeren van controle- en advieswerkzaamheden.

Artikel 7. Rapportering door accountant

  • 1.

    De accountant rapporteert in haar accountantsverslag de geconstateerde en niet-gecorrigeerde fouten en de geconstateerde onzekerheden. Als rapporteringstolerantie stelt de raad als norm dat de accountant elke getrouwheidsfout of onzekerheid groter of gelijk aan € 50.000 rapporteert. Daarnaast rapporteert de accountant in alle gevallen als naar het oordeel van de accountant sprake is van belangrijke kwalitatieve fouten of onzekerheden. De accountant richt de controle zo in om te kunnen waarborgen dat alle fouten en onzekerheden die het rapporteringstolerantie overschrijden in het accountantsverslag worden opgenomen.

  • 2.

    Als de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, dan meldt hij deze direct aan de raad en stuurt een afschrift hiervan aan het college.

  • 3.

    In aanvulling op het wettelijk voorgeschreven verslag brengt de accountant ook een verslag uit van bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn. Dit verslag, in de vorm van een managementletter, is gericht aan het college en is mede bestemd voor de ambtelijke organisatie.

  • 4.

    De accountant legt het accountantsverslag en de controleverklaring aan het college voor. Het college kan op deze stukken reageren voordat de accountant het naar de raad stuurt.

  • 5.

    De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het accountantsverslag en de controleverklaring met de auditcommissie.

Artikel 8. Inwerkingtreding, intrekking en reikwijdte

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking op de eerste dag volgende op de bekendmaking daarvan en werkt terug tot 1 januari 2025.

  • 2.

    De Controleverordening gemeente IJsselstein 2023 wordt ingetrokken.

  • 3.

    Deze verordening is voor de eerste keer van toepassing op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2024.

Artikel 9. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als Controleverordening gemeente IJsselstein 2025.

Besloten in de openbare raadsvergadering van 10 april 2025.

De griffier,

Arnout J.O. van Kooij MMC

De voorzitter,

Agnes Jongerius

Naar boven