Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van gemeente Heiloo 2025

Het college van de gemeente Heiloo;

gelezen het advies d.d. 1 april 2025;

gelet op het bepaalde in artikel 52 van de Gemeentewet;

b e s l u i t :

Vast te stellen het ‘Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van gemeente Heiloo 2025’.

Artikel 1 - Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1. Het college regelt de verdeling van zijn portefeuilles en werkzaamheden.

• 2. Bij veranderde omstandigheden kan de verdeling van de portefeuille en werkzaamheden worden gewijzigd.

• 3. In afwijking van de verdeling uit lid 1 van dit artikel kan het college de voorbereiding van bepaalde zaken of de bestuurlijke begeleiding van projecten aan één of meer door hem aan te wijzen leden opdragen.

• 4. Het college regelt de onderling vervanging in geval van verhindering van één van de wethouders of de burgemeester.

• 5. Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de (loco) secretaris.

Artikel 2 - Dag en plaats van de vergaderingen

• 1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week op dinsdag vanaf 9:30 uur en daarnaast zo vaak als de voorzitter het nodig acht.

• 2. Het college kan in bijzondere gevallen besluiten dat een vergadering niet, of op een andere dag of ander uur wordt gehouden. De (loco) secretaris geeft hiervan kennis aan de leden die niet bij het besluit aanwezig waren.

• 3. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De (loco) secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering. Hierbij vermeldt de (loco) secretaris de onderwerpen die worden besproken.

• 4. De oproep voor de vergadering zoals omschreven in lid 3 van dit artikel wordt zo mogelijk uiterlijk 24 uur van te voren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college toegezonden.

• 5. De vergaderingen worden in principe in het gemeentehuis van Heiloo gehouden.

Artikel 3 - Verhindering

• 1. Een lid dat verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft daarvan kennis aan de (loco) secretaris.

• 2. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter en aan de loco secretaris.

Artikel 4 - Agenda

• 1. Voor elke vergadering worden, onder verantwoordelijkheid van de (loco) secretaris, uiterlijk op vrijdagmiddag 17:00 uur de definitieve agenda en bijbehorende stukken in de vergaderapp van het college geplaatst.

• 2. De agenda voor elke vergadering wordt tijdens het agendaoverleg op de donderdag voorafgaand aan de collegevergadering voorbesproken waaraan de voorzitter, de secretaris en de bestuursadviseur deelnemen.

• 3. Alle collegeadviezen worden in de regel op de bespreekstukkenlijst behorende bij de agenda opgenomen.

• 4. De collegeadviezen en overige stukken worden op de agenda van de desbetreffende vergadering geplaatst.

• 5. Onderwerpen waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, maar die in verband met het spoedeisende karakter behandeld moeten worden, worden onder opgave van reden(en) van urgentie gemeld aan de (loco) secretaris. In overleg tussen voorzitter en secretaris wordt besloten of het onderwerp alsnog op de agenda van de collegevergadering kan worden gezet.

Artikel 5 - Ambtelijke ondersteuning

De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college. De secretaris wordt hierbij ondersteund door de bestuursadviseur.

Artikel 6 - Deelneming derden aan de vergadering

• 1. Naast de collegeleden en de secretaris is de bestuursadviseur aanwezig als adviseur bij de collegevergaderingen.

• 2. Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen om een (nadere) toelichting te geven op een agendapunt.

Artikel 7 - Stemmingen

• 1. In de vergadering van het college kan, conform artikel 56 van de Gemeentewet, slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is. Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de burgemeester, krachtens- en onder verwijzing naar artikel 56 van de Gemeentewet, opnieuw een vergadering.

• 2. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 3. Indien bij een (zwaarwichtig) besluit één of meer leden van het college niet instemmen met het besluit, kan op de besluitenlijst worden aangetekend dat de betreffende collegeleden een minderheidsstandpunt innemen.

• 4. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij lid 5 t/m 7 van dit artikel wordt toegepast.

• 5. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

• 6. Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot. Dit overeenkomstig artikel 31 van de Gemeentewet.

• 7. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich heeft verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot. Dit overeenkomstig artikel 31 van de Gemeentewet.

• 8. Indien bij een stemming, anders dan over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken wordt, krachtens artikel 59 van de Gemeentewet, opnieuw gestemd. Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist, krachtens artikel 59 van de Gemeentewet, de stem van de voorzitter.

Artikel 8 - Besluitenlijst

• 1. De (loco) secretaris draagt zorg voor de besluitenlijst van de vergadering.

• 2. De besluitenlijst bevat ten minste:

  • a. de namen van de aan- en afwezige leden.

  • b. de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging.

  • c. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest.

  • d. een formulering van de door het college genomen besluiten.

• 3. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt conform artikel 7 lid 3.

• 4. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 5. De openbare besluiten op de besluitenlijst worden na vaststelling van de besluitenlijst gepubliceerd op de gemeentelijke website en geborgd in het gemeentelijk archief.

Artikel 9 - Openbaarheid vergaderingen

• 1. De vergaderingen van het college worden met gesloten deuren gehouden, tenzij het college vooraf anders beslist.

• 2. Indien het college heeft besloten tot het houden van een openbare vergadering, wordt daaraan openbare bekendheid gegeven op een wijze die past bij het doel van de openbare vergadering.

• 3. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 10 - Inwerkingtreding

• 1. Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking.

• 2. Dit reglement wordt aangehaald als het ‘Reglement van orde van het college’.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van Heiloo op 1 april 2025.

Jorien van den Beij

gemeentesecretaris

Mascha ten Bruggencate

burgemeester

Artikelsgewijze toelichting op het ‘Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van gemeente Heiloo’

Artikel 1 - Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

In dit artikel worden onder andere de onderwerpen geregeld zoals die aan de orde komen in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt erop gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet wordt geboden (mandaat aan individuele leden van het college).

Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Bij langdurige afwezigheid moet de vervanging onderling worden geregeld of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder.

Met het vierde lid van dit artikel wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet over de vervanging van de burgemeester.

Artikel 2 - Dag en plaats van de vergaderingen

Met dit artikel wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53 van de Gemeentewet. De burgemeester, als voorzitter van het college, maar ook een lid van het college kan ervoor zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het derde lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. Het derde lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer.

Artikel 3 - Verhindering

Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.

Artikel 4 - Agenda

Dit artikel geeft aan dat de (loco) secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden door plaatsing van de vergaderstukken in de daarvoor beschikbaar gestelde vergaderapp.

Tot slot is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. Waar mogelijk wordt dit voor de vergadering aan de collegeleden gecommuniceerd. Waar dit niet mogelijk is gebleken, wordt het bij aanvang van de vergadering gemeld.

Artikel 5 en 6 - Ambtelijke ondersteuning én Deelname van derden aan de vergadering

De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in artikelen 103 en 104 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt plaats in dit reglement.

Artikelen 57 en 55 eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Voor de bestuursadviseur is dit expliciet geregeld in dit reglement.

Genoemde artikelen uit de Gemeentewet geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt.

Artikel 7 - Stemmingen

In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Verder dient o.a. rekening te worden gehouden met artikelen 28, 30, 31, 34 en 59 van de Gemeentewet.

Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. Ook komt het verzoek om in de besluitenlijst op te nemen dat er een minderheidsstandpunt wordt ingenomen zelden voor.

Er is voor gekozen om naast de bepalingen over stemmingen uit de Gemeentewet alleen het meest noodzakelijke te regelen en niet de uitgebreide bepalingen over stemmingen uit het regelement van orde voor de raad over te nemen.

De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd.

Artikel 8 - Besluitenlijst

Dit artikel regelt de taak van de (loco) secretaris en de wijze waarop de besluitenlijst wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, wordt over besluiten over dat onderwerp een afzonderlijke besluitenlijst (zogenaamde vertrouwelijke besluitenlijst) gemaakt.

Op grond van artikel 60 lid 1 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. In het vijfde lid van dit artikel wordt aangegeven dat de openbare besluiten van de besluitenlijst op de gemeentelijke website worden gepubliceerd.

Hiermee wordt de raad geïnformeerd en wordt voldaan aan het gestelde in artikel 60 lid 3 Gemeentewet waarin wordt bepaald dat het college de besluitenlijst van zijn vergadering openbaar maakt.

Artikel 9 - Openbaarheid vergaderingen

Op grond van artikel 54 Gemeentewet is de hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf vanaf wijken. Met artikel 9 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 van de Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.

Artikel 10 - Inwerkingtreding

Het reglement treedt in werking op de dag na de bekendmaking.

Toezending aan de raad

Na vaststelling van het reglement door het college, dient het reglement op grond van artikel 52 Gemeentewet aan de raad te worden toegezonden.