Financiële verordening Heemstede 2024

De raad van de gemeente Heemstede;

 

gelezen het voorstel van het college van 11 februari 2025;

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet;

 

besluit vast te stellen de volgende verordening:

 

Financiële verordening Heemstede 2024

 

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

 

  • a)

    afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college.

  • b)

    administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Heemstede en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

  • c)

    college: college van burgemeester en wethouders van Heemstede.

  • d)

    doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

  • e)

    doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

  • f)

    EMU-saldo: het saldo van de inkomende en de uitgaande geldstromen, berekend op transactiebasis en overeenkomstig de voorschriften van het Europese systeem van nationale en regionale rekeningen in de Europese Unie.

  • g)

    gemeente: gemeente Heemstede.

  • h)

    overheadkosten: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.

  • i)

    raad: gemeenteraad van Heemstede.

  • j)

    rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Hoofdstuk 2 Begroting en verantwoording

Artikel 2 Programmabegroting

De raad stelt bij de Kadernota voorafgaand aan het begrotingsjaar de programma- en paragrafenindeling van de begroting vast.

Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken

  • 1.

    De begroting en de jaarstukken zijn ingedeeld in programma’s. Bij de begroting wordt op programmaniveau een overzicht gegeven van de taakveldramingen en bij het jaarverslag wordt op programmaniveau een overzicht gegeven van de taakveldrealisatie.

  • 2.

    Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen het benodigde investeringskrediet weergegeven.

  • 3.

    In de jaarrekening worden van de lopende investeringen de geautoriseerde investeringskredieten en de totale (werkelijke) uitgaven weergegeven.

  • 4.

    In het overzicht van de incidentele baten en lasten per programma in de begroting en de jaarstukken worden posten vanaf € 25.000 afzonderlijk gespecificeerd inclusief toelichting.

Artikel 4 Kaders begroting

  • 1.

    Het college biedt uiterlijk voor 1 juli van het lopende jaar een kadernota aan met de kaders/uitgangspunten voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren.

  • 2.

    In de begroting wordt een post onvoorzien van € 20.000 opgenomen.

Artikel 5 Autorisatie begroting, begrotingswijzigingen en investeringskredieten

  • 1.

    De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma.

  • 2.

    De nieuwe investeringen worden bij het vaststellen van de begroting op programmaniveau geautoriseerd. De raad ontvangt, in een niet openbare bijlage, een nadere uitwerking van de investeringen, die de onderligger zijn van de geautoriseerde investeringskredieten op programmaniveau. Het college stelt het investeringskrediet beschikbaar.

  • 3.

    Het college is bevoegd overschrijdingen over de programma’s heen van de geautoriseerde lasten en baten te dekken uit het bedrag van onvoorzien.

  • 4.

    Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages (voor- en najaarsnota) in de raad doet het college voorstellen voor wijziging van de geautoriseerde budgetten en investeringskredieten en bijstelling van het beleid.

  • 5.

    Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college, voordat ze verplichtingen aangaat, een investeringsvoorstel voor aan de raad om het investeringskrediet vast te laten stellen.

  • 6.

    Bij het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen met ingrijpende gevolgen of wanneer de raad hierom verzoekt, neemt het college geen besluit dan nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.

Artikel 6 Tussentijdse rapportage

  • 1.

    Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste 4 maanden en de eerste 8 maanden van het lopende boekjaar.

  • 2.

    De voorjaarsnota wordt de raad aangeboden voor 1 juli van het lopende boekjaar; de najaarsnota wordt voor 1 december van het lopende boekjaar aangeboden.

  • 3.

    De inrichting van de rapportages komt overeen met de programma-indeling uit de programma- begroting van het lopende boekjaar.

  • 4.

    De tussenrapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

    • a.

      de baten en lasten per programma;

    • b.

      de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves per programma;

    • c.

      het resultaat, volgend uit de onderdelen a en b; en

    • d.

      de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten op programmaniveau. De raad ontvangt, in een niet openbare bijlage, een nadere uitwerking van de investeringen, die de onderligger zijn van de geautoriseerde investeringskredieten op programmaniveau. In deze bijlage worden de investeringskredieten hoger dan € 25.000 toegelicht.

  • 5.

    In de rapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van taakvelden in de begroting groter dan € 25.000 toegelicht.

Artikel 7 EMU-saldo

Het college informeert de raad via de begroting en het jaarverslag over het EMU-saldo.

Hoofdstuk 3 Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 8 Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

  • 1.

    De raad stelt in het controleprotocol vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

  • 2.

    In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het college aan de raad over afwijkingen met de verantwoordingsgrens zoals opgenomen in het controleprotocol.

  • 3.

    In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) die groter zijn dan de rapportagegrens opgenomen in het controleprotocol nader toegelicht.

Artikel 9 Voorwaardencriterium

  • 1.

    Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

  • 2.

    Het college biedt de raad jaarlijks ter vaststelling het normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 10 Begrotingscriterium

  • 1.

    Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

  • 2.

    De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5 van deze verordening.

  • 3.

    Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

  • 4.

    Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

    • a.

      er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren;

    • b.

      er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling;

    • c.

      de overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

  • 5.

    Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

  • 6.

    Overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten, investeringskredieten en baten zijn onrechtmatig als deze niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of niet tijdig aan de raad zijn gemeld. Deze zijn tijdig gemeld als deze zijn opgenomen in een tussentijdse rapportage of begrotingswijziging gedurende het begrotingsjaar danwel toereikend zijn toegelicht in de jaarrekening over het betreffende begrotingsjaar.

Artikel 11 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

  • 1.

    Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

  • 2.

    Het college zorgt voor de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen en legt deze regels vast.

Artikel 12 Paragraaf Bedrijfsvoering

  • 1.

    Het college neemt in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en jaarstukken een toelichting op over de rechtmatigheidsverantwoording. Het is een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, voor zover deze de rapportagegrens, zoals beschreven in het controleprotocol overschrijden, en welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;

Hoofdstuk 4 Financieel beleid

Artikel 13 Financieringsfunctie

  • 1.

    Het college biedt de raad eens in de vier jaar een treasurystatuut aan ter vaststelling. Hierin is de financieringsfunctie uitgewerkt.

  • 2.

    De richtlijnen en limieten in het treasurystatuut zijn richtinggevend. Uitzonderingen op het beleid worden afzonderlijk aan de raad ter besluitvorming voorgelegd.

  • 3.

    Het treasurystatuut bevat in ieder geval:

    • a.

      de doelstellingen van het treasurybeleid;

    • b.

      de richtlijnen en limieten van het risicobeheer;

    • c.

      de richtlijnen en limieten voor de gemeente financiering;

Artikel 14 Waardering en afschrijving vaste activa

  • 1.

    Het college biedt de raad minimaal eenmaal per raadsperiode de nota activabeleid aan ter vaststelling. Hierin is de waardering en afschrijving van de vaste activa uitgewerkt.

  • 2.

    De uitgangspunten in de nota activabeleid zijn richtinggevend, uitzonderingen op het beleid worden afzonderlijk aan de raad ter besluitvorming voorgelegd.

  • 3.

    De nota activabeleid bevat in ieder geval:

    • a.

      een onderscheid in de soorten activa;

    • b.

      de uitgangspunten voor de activering van de activa;

    • c.

      de waardering van de activa;

    • d.

      de wijze van afschrijving van de activa.

Artikel 15 Reserves en voorzieningen

  • 1.

    Het college biedt de raad minimaal eenmaal per raadsperiode de nota reserves en voorzieningen aan ter vaststelling.

  • 2.

    De uitgangspunten in de nota reserves en voorzieningen zijn richtinggevend. Uitzonderingen op het beleid worden afzonderlijk aan de raad ter besluitvorming voorgelegd.

  • 3.

    De nota reserves en voorzieningen bevat in ieder geval:

    • a.

      het onderscheid in soorten reserves en voorzieningen;

    • b.

      een vierjarig financieel meerjarenperspectief van alle reserves en voorzieningen;

    • c.

      de volgende uitgangspunten per reserve en voorziening:

      • -

        het doel en de soort reserve/voorziening;

      • -

        de toegestane stortingen en onttrekkingen.

Artikel 16 Weerstandsvermogen en risicobeheersing

  • 1.

    Het weerstandsvermogen van de gemeente Heemstede bestaat uit:

    • a.

      Algemene reserve en

    • b.

      ingestelde bestemmingsreserves ter dekking van risico's

    • c.

      begrotingspost onvoorzien

  • 2.

    Het college zorgt voor het systematisch monitoren, inventariseren en kwantificeren van de risico's die de gemeente loopt en het opstellen en actualiseren van beheersmaatregelen en het op peil houden van het weerstandsvermogen.

  • 3.

    De ratio weerstandsvermogen ligt tussen 1,6 en 1,8 en is daarmee ‘ruim voldoende’.

  • 4.

    De risico’s worden beoordeeld naar kans volgens onderstaande tabel:

     

    Score

    Risicokans

    Gemiddeld risicokans
    • 1.

      laag

    0% - 25%

    12,5%
    • 2.

      gemiddeld

    25% - 50%

    37,5%
    • 3.

      hoog

    50% - 75%

    62,5%
    • 4.

      zeer hoog

    75% - 100%

    87,5%
  • 4.

    Het financiële gevolg wordt berekend door de gemiddelde risicokans te vermenigvuldigen met het maximale risicobedrag.

  • 5.

    Rekeningresultaten worden primair verrekend met de algemene reserve en vervolgens door herschikking van bestemmingsreserves en/of exploitatiebudgetten opgevangen.

Artikel 17 Kostprijsberekening

  • 1.

    Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van de leges en heffingen of de levering van goederen, werken en diensten van de gemeente aan derden wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd.

  • 2.

    Bij de directe kosten worden de volgende posten betrokken:

    • a.

      bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen van vervanging van de betrokken activa;

    • b.

      afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa;

    • c.

      compensabele belasting over de toegevoegde waarde (btw)

    • d.

      gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid

    • e.

      personeelslasten primair proces (toegerekend op basis van inschatting ureninzet.

  • 3.

    De toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs wordt berekend als percentage van de directe

  • 4.

    Voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijn de activa, bedoeld in het eerste lid, wordt de renteomslag gehanteerd.

  • 5.

    De renteomslag wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld. Bij het bepalen van het rentepercentage voor de omslagrente wordt geen rekening gehouden met een rentevergoeding over de reserves en voorzieningen.

Artikel 18 Prijzen economische activiteiten

  • 1.

    Voor de levering van goederen, diensten of werken door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden waarmee de gemeente Heemstede in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt tenminste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Dit met inachtneming van de in de wet Markt en Overheid als zodanig aangemerkte uitzonderingen.

  • 2.

    Wanneer het in rekening brengen van de integrale kostprijs voor een bepaalde activiteit niet mogelijk of wenselijk is, doet het college een voorstel voor een raadsbesluit om deze activiteit van deze regel uit te zonderen, waarin het algemeen belang van de activiteit wordt gemotiveerd.

Artikel 19 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

Het college biedt uiterlijk in december voorafgaand aan het begrotingsjaar de belastingverordeningen en tarieventabellen aan de raad ter vaststelling van de tarieven voor de leges en heffingen.

Artikel 20 Grondbeleid

Het college biedt jaarlijks bij de begroting en de jaarrekening inzicht in de stand van zaken en beleidsvoornemens met betrekking tot het grondbeleid van de gemeente Heemstede.

Hoofdstuk 4 Financieel beheer en interne controle

Artikel 21 Administratie

  • 1.

    De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

    • a.

      het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente;

    • b.

      het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden etc;

    • c.

      het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

    • d.

      het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

    • e.

      de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 22 Interne controle

Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Hoofdstuk 6 Financiële organisatie

Artikel 23 Financiële organisatie

  • 1.

    Het college zorgt voor en legt vast:

    • a.

      een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

    • b.

      een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de versterkte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

    • c.

      de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

    • d.

      de regels voor opdrachtverlening;

    • e.

      de te maken afspraken met de diensten over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen.

Artikel 24 Aanbesteding en inkoop

Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van werken, goederen en diensten.

Hoofdstuk 7 Slotbepalingen

Artikel 25 Intrekking oude regeling

De Financiële verordening 2023 gemeente Heemstede, zoals vastgesteld door de raad op 19 oktober 2023, wordt ingetrokken.

Artikel 26 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking vanaf 1 januari 2024.

Artikel 27 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening Heemstede 2024.

Vastgesteld door de raad op 27 maart 2025.

Naar boven