Reglement burgerlijke stand gemeente Vlaardingen 2025

Burgemeester en wethouders van de gemeente Vlaardingen:

Gelet op de artikelen 16, 16a en 16c van boek 1 van het Burgerlijk Wetboek, de artikelen 1 tot en met 4 van het Besluit burgerlijke stand 1994 en artikel 4 van de Wet rechten burgerlijke stand;

Gelet op het Algemeen mandaatbesluit ambtenaren Vlaardingen 2023;

Gelet op het Delegatiebesluit aanwijzen huis der gemeente en tot het vaststellen van beleidsregels van de gemeenteraad van Vlaardingen van 14 december 2023.

Besluiten vast te stellen

het navolgende Reglement ‘burgerlijke stand gemeente Vlaardingen 2025’ houdende bepalingen ten aanzien van de ambtenaren van de burgerlijke stand, de buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand, de openstelling van het bureau van de burgerlijke stand en de locaties waar de werkzaamheden van de burgerlijke stand worden verricht alsmede de bijbehorende toelichting.

Artikel 1 Begripsbepalingen

Het Reglement verstaat onder:

a.	ambtenaar van de burgerlijke stand (ABS)	een ambtenaar van de burgerlijke stand als bedoeld in artikel1:16 BW, eerstevolzin;
b.	het besluit	Besluit burgerlijke stand1994;
c.	buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand (BABS)	een ambtenaar van de burgerlijke stand, die is belast met het verrichten van bepaalde takenals bedoeld in artikel 1:16a, tweede lidBW;
d.	bureau van de burgerlijke stand	de huisvesting waarde ambtenaren vande burgerlijke stand kantoorhouden;
e.	bruidspaar	de twee personen die een huwelijk aangaan, een partnerschap registreren of hun geregistreerde partnerschap laten omzetten in een huwelijk;
f.	college	het college vanburgemeester en wethouders van de gemeente Vlaardingen;
g.	huis der gemeente	alle locaties welke krachtens het Delegatiebesluit aanwijzen huis der gemeente en tot het vaststellen van beleidsregels van de gemeenteraad van Vlaardingen van 14 december 2023 als zodanig worden aangewezen door het college;
h.	verbintenis	het voltrekken van een huwelijk, het registreren van een partnerschap dan wel het omzetten van een partnerschap in een huwelijk;
i.	de wet	boek 1 van het Burgerlijk Wetboek.

Artikel 2 Aanwijzing ambtenaar van de burgerlijke stand

• 1. Voor aanwijzing tot ambtenaar van de burgerlijke stand komen uitsluitend in aanmerking ambtenaren die in dienst zijn van de gemeente Vlaardingen en belast zijn met de werkzaamheden op het gebied van de burgerlijke stand.

• 2. De ambtenaar van de burgerlijke stand wordt voor een in het aanwijzingsbesluit te bepalen periode aangewezen. Deze periode mag maximaal het tijdvak betreffen dat de ambtenaar in dienst is van de gemeente Vlaardingen. Na aanwijzing vindt beëdiging plaats door de rechtbank Rotterdam. Pas na beëdiging kunnen de werkzaamheden als ambtenaar van de burgerlijke stand aanvangen.

• 3. Het minimum aantal ambtenaren van de burgerlijke stand bedraagt twee.

Artikel 3 Aanwijzing buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand

• 1. De buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand wordt bij besluit van het college voor een bepaalde periode aangewezen.

• 2. De burgemeester is buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand voor de duur van zijn functie als burgemeester van de gemeente Vlaardingen. Deze functie is onbezoldigd.

• 3. Wethouders van de gemeente Vlaardingen kunnen, indien zij dat wensen, worden aangewezen als buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand voor de duur van hun functie van wethouder van de gemeente Vlaardingen. Deze functie is onbezoldigd.

• 4. De totstandkoming van een verbintenis kan plaatsvinden door een willekeurige derde, waarbij het bruidspaar volledige keuzevrijheid heeft. De voorwaarden voor het aanwijzen van deze willekeurige derde zijn als volgt:

  • a) De derde moet minimaal 18 jaar zijn, niet onder curatele staan en de Nederlandse taal machtig zijn;

  • b) De derde moet aangewezen worden door het college;

  • c) De derde moet na de aanwijzing door het college beëdigd worden als buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand door de rechtbank;

  • d) Mocht de derde al werkzaam zijn als trouwambtenaar dan moeten het aanwijzingsbesluit en de beëdiging bij het verzoek worden meegestuurd;

  • e) Het bruidspaar en de derde moeten een verzoek indienen bij het college , uiterlijk twaalf weken vóór de totstandkoming van de verbintenis;

  • f) De derde moet een geldige verklaring omtrent het gedrag (VOG) overleggen die niet ouder is dan drie;

  • g) De derde moet een uittreksel uit de basisregistratie personen overleggen die niet ouder is dan zes maanden;

  • h) De derde moet een kopie (voor en achterkant) van een geldig identiteitsbewijs overleggen;

  • i) De totstandkoming van een verbintenis moet plaatsvinden onder supervisie van een buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente Vlaardingen;

  • j) Extra kosten worden opgenomen in de Legesverordening 2025.

Artikel 4 Leiding

De teammanager van het team Burgerzaken is belast met de algemene en dagelijkse leiding van het bureau van de burgerlijke stand.

Artikel 5 Locatie

• 1. De (buitengewoon) ambtenaren van de burgerlijke stand verrichten hun taken die voortvloeien uit de Wet in het huis der gemeente.

• 2. De locaties die als huis der gemeente zijn aangewezen, staan op de website van de gemeente Vlaardingen.

• 3. Het college kan op verzoek krachtens het Delegatiebesluit van de gemeenteraad van 14 december 2023 aanwijzen huis der gemeente en tot het vaststellen van beleidsregels een locatie (eenmalig) aanwijzen als huis der gemeente, mits voldaan is aan de voorwaarden zoals bepaald in artikel 5a van dit Reglement.

Artikel 5a Verzoek en voorwaarden aanwijzing (eenmalige) locatie tot huis der gemeente

• 1. Aanwijzing van een (eenmalige) locatie tot huis der gemeente als bedoeld in artikel 5 lid 3 van dit Reglement kan geschieden op verzoek van het bruidspaar en/of de eigenaar/beheerder van een locatie. Dit verzoek dient uiterlijk acht weken vóór de totstandkoming van de verbintenis schriftelijk of via het contactformulier op de website te worden ingediend bij de ambtenaar van de burgerlijke stand. De volgende documenten moeten hierbij overgelegd worden:

  • a) Verzoek van het bruidspaar (naam, adres, datum, tijdstip en locatie van de verbintenis);

  • b) Toestemming van de eigenaar/beheerder dat de verbintenis op de aan te wijzen locatie tot stand komt;

  • c) Verzoek van de eigenaar/beheerder (adres, telefoonnummer en locatie).

• 2. De termijn van acht weken zoals genoemd in het eerste lid kan, als daar gewichtige redenen voor zijn, met inachtneming van de Wet, worden verkort. De beslissing daarover ligt bij de ambtenaar van de burgerlijke stand.

• 3. De aan te wijzen locatie moet geschikt zijn voor de totstandkoming van een verbintenis. Dit betekent onder andere dat de locatie:

  • a) Toegankelijk is voor mensen met een fysieke beperking;

  • b) Tijdens de ceremonie openbaar toegankelijk is;

  • c) Niet in strijd is met de openbare orde, goede zeden en smaak;

  • d) Ruim, schoon, verlicht en verwarmd/gekoeld is;

  • e) Alle noodzakelijke vergunningen en ontheffingen heeft;

  • f) Binnen de grenzen van de gemeente Vlaardingen ligt;

  • g) Een katheder en, indien nodig, een microfoon heeft;

  • h) Voldoende tafels en stoelen heeft;

  • i) Sanitaire voorzieningen heeft;

  • j) Een omkleedruimte voor de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand heeft.

• 4. De eigenaar/beheerder van een locatie stelt de tot huis der gemeente aan te wijzen locatie voor de duur van de totstandkoming van de verbintenis of voor de duur van de aanwijzing kosteloos ter beschikking aan de gemeente Vlaardingen.

• 5. De veiligheid van de (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand en de overige aanwezigen dient te zijn gewaarborgd.

• 6. Er moet een nadrukkelijke scheiding zijn tussen de wettelijke totstandkoming van de verbintenis en de rest van de ceremonie.

• 7. Aanwijzing van een locatie tot huis der gemeente leidt niet tot enige gemeentelijke verantwoording voor de inrichting, aankleding en verzorging van de locatie, noch voor schade aan derden.

• 8. De gemeente is niet aansprakelijk voor eventuele schadeclaims als de tot huis der gemeente aangewezen locatie op de dag van de totstandkoming van de verbintenis niet, niet tijdig of niet volledig beschikbaar is voor de plechtigheid.

• 9. Het niet voldoen aan het gestelde in lid 1 tot en met 8 kan een reden zijn om de verbintenis niet op de overeengekomen tijd en op de tot huis der gemeente aangewezen locatie tot stand te laten komen.

Artikel 6 Kosteloze verbintenis

• 1. Ingevolge artikel 4 van de Wet rechten burgerlijke stand wordt tweemaal per week gelegenheid gegeven tot totstandkoming van een kosteloze verbintenis. Deze dagen en tijdstippen zijn te vinden op de website van de gemeente Vlaardingen.

• 2. Aan de totstandkoming van een kosteloze verbintenis zijn voorwaarden verbonden, deze zijn te vinden op de website van de gemeente Vlaardingen.

Artikel 7 Openstelling

• 1. Door het college worden de openingstijden van het bureau van de burgerlijke stand voor het publiek vastgesteld. Deze zijn gelijk aan de openingstijden van team Burgerzaken. Het bureau van de burgerlijke stand werkt uitsluitend op afspraak.

• 2. Een verbintenis komt tot stand op de vastgestelde tijden, zoals vermeld in de vigerende Legesverordening van de gemeente Vlaardingen.

• 3. Het bureau van de burgerlijke stand kan op zaterdag, zondag en andere dagen waarop het regulier gesloten is, voor het publiek beperkt geopend worden op door het college na voorafgaande bekendmaking vast te stellen uren.

• 4. Op tijdig schriftelijk verzoek van een belanghebbende aan het college dan wel aan de teammanager van het team Burgerzaken, kan het bureau van de burgerlijke stand worden geopend op zaterdag, zondag en op andere dagen waarop het bureau van de burgerlijke stand gesloten is, indien de belanghebbende genoegzaam aantoont dat met de te verrichten werkzaamheden niet kan worden gewacht tot de eerstvolgende reguliere openstelling.

• 5. In bijzondere gevallen kan het college besluiten tot afwijking van de aangegeven dagen en uren, zoals vermeld in de vigerende Legesverordening van de gemeente Vlaardingen.

Artikel 8 Annulering

• 1. Bij annulering of wijziging van een geplande verbintenis worden kosten in rekening gebracht. De hoogte van deze kosten, zoals vastgesteld in de vigerende Legesverordening van de gemeente Vlaardingen, is afhankelijk van de termijn waarbinnen de annulering of wijziging plaatsvindt.

• 2. In geval van bijzondere omstandigheden kan worden afgeweken van de kosten zoals benoemd in lid 1 van dit artikel.

• 3. Indien tijdens of na de totstandkoming van een verbintenis extra schoonmaak nodig is door het gebruik van materialen, zoals bloemblaadjes, confetti, glitters of door de aanwezigheid van dieren worden schoonmaakkosten in rekening gebracht, zoals vastgesteld in de vigerende Legesverordening van de gemeente Vlaardingen.

Artikel 9 Slotbepalingen

• 1. In gevallen waarin het Reglement niet voorziet, besluit het college.

• 2. Dit Reglement treedt in werking op de dag na publicatie, onder gelijktijdige intrekking van het op 24 september 2024 vastgestelde Reglement burgerlijke stand 2024.

• 3. Dit Reglement wordt aangehaald als Reglement burgerlijke stand gemeente Vlaardingen 2025.

Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van Vlaardingen van 11 maart 2025.

de gemeentesecretaris,

drs. E. Stolk

de burgemeester,

drs. B. Wijbenga – Van Nieuwenhuizen

Toelichting op het Reglement burgerlijke stand gemeente Vlaardingen 2025

De Wet draagt aan de (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand een aantal taken op. De (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand is in de uitvoering van zijn taken zelfstandig en staat als zodanig niet in een hiërarchische verhouding, noch tot collega’s noch tot het gemeentebestuur. Door het afleggen van zijn ambtseed heeft een (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand zich persoonlijk verbonden tot vervulling van de hem/haar door de Wet opgedragen verplichtingen. Tot 1 januari 2020 werden (buitengewoon) ambtenaren van de burgerlijke stand benoemd. Door de inwerkingtreding van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) per 1 januari 2020 worden zij aangewezen. In het Reglement burgerlijke stand gemeente Vlaardingen 2025 wordt een aantal praktische zaken vastgelegd die betrekking hebben op de totstandkoming van een verbintenis.

Het Reglement burgerlijke stand 2024 is niet actueel meer en wordt op punten gewijzigd dan wel aangevuld. Met het oog op de leesbaarheid en begrijpelijkheid is gekozen voor een algehele herziening.

Artikel 1 Begripsbepalingen

Dit artikel beschrijft de basisbegrippen die gebruikt worden in het Reglement.

Artikel 2 Aanwijzing ambtenaar van de burgerlijke stand

In dit artikel wordt aangegeven hoe de aanwijzing van ambtenaren van de burgerlijke stand binnen de gemeente Vlaardingen is geregeld.

Allereerst wordt bepaald dat voor aanwijzing tot ambtenaar van de burgerlijke stand uitsluitend ambtenaren in aanmerking komen die in dienst zijn van de gemeente Vlaardingen en belast zijn met de werkzaamheden op het gebied van de burgerlijke stand.

Daarnaast wordt bepaald dat de aanwijzing plaatsvindt door een gemandateerde directeur of teammanager, voor een periode die niet langer is dan het dienstverband van de ambtenaar bij de gemeente Vlaardingen. Na deze aanwijzing moet de ambtenaar beëdigd worden door de rechtbank Rotterdam.

Ten slotte stelt het artikel dat het minimum aantal ambtenaren van de burgerlijke stand twee bedraagt. Dit waarborgt voldoende beschikbaarheid van gekwalificeerd personeel om continuïteit en efficiëntie in de dienstverlening te garanderen.

Artikel 3 Aanwijzing buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand

In dit artikel wordt aangegeven voor welke periode een buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand kan worden aangewezen.

De burgemeester is buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand voor de duur van zijn functie als burgemeester van de gemeente Vlaardingen. Deze functie is onbezoldigd.

Wethouders kunnen, indien zij dat wensen, worden aangewezen als buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand voor de duur van hun functie als wethouder van de gemeente Vlaardingen. Ook deze functie is onbezoldigd.

Verder biedt dit artikel de mogelijkheid om een derde aan te wijzen om een verbintenis tot stand te laten komen. Dit kan alleen als aan de gestelde voorwaarden in dit artikel wordt voldaan. De totstandkoming van een verbintenis door een derde dient te gebeuren onder supervisie van een buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand.

Iedere buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand moet handelingsbekwaam zijn en de Nederlandse taal goed beheersen.

Artikel 4 Leiding

De verdeling van de werkzaamheden van de (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand valt onder de verantwoordelijkheid van het college, zoals vastgesteld in artikel 2 van het Besluit. Om praktische redenen en om goed te kunnen reageren op veranderingen, is de teammanager Burgerzaken of diens plaatsvervanger bij afwezigheid belast om de verdeling van de dagelijkse werkzaamheden van het bureau van de burgerlijke stand te regelen. In de dagelijkse praktijk regelt een (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand dit zelf, tenzij de teammanager of plaatsvervanger optreedt.

Artikel 5 Locatie

Dit artikel geeft aan waar een verbintenis tot stand kan komen.

Een verbintenis kan in principe alleen tot stand komen in een huis der gemeente. Indien er zwaarwichtige redenen zijn, kan een verbintenis ingevolge artikel 1:64 BW jo. artikel 1, tweede lid, van het Besluit, ook elders binnen de gemeente tot stand komen.

De gemeenteraad van Vlaardingen heeft in haar vergadering van 14 december 2023 besloten de bevoegdheid tot het aanwijzen van een locatie tot huis der gemeente te delegeren aan het college van burgemeester en wethouders van Vlaardingen.

Artikel 5a Verzoek en voorwaarden aanwijzing (eenmalige) locatie tot huis der gemeente

Het college wijst een locatie aan tot huis der gemeente als de locatie een bestendig karakter heeft, bestemd is voor permanent gebruik en voldoet aan de eisen van veiligheid en openbaarheid.

Om logistieke en organisatorische redenen moet een verzoek tot aanwijzing van een locatie tot huis der gemeente tijdig, ten minste acht weken, vóór de datum van de totstandkoming van een verbintenis schriftelijk worden ingediend.

De eigenaar of de beheerder van een locatie is verantwoordelijk voor de veiligheid. Deze verantwoordelijkheid kan niet worden afgewenteld op de gemeente vanwege het enkele feit dat de gemeente de locatie tot huis der gemeente heeft aangewezen. Bij veiligheid moet worden gedacht aan een veilige bouwconstructie, maar ook aan brandveiligheid en goede toegangs- en vluchtwegen. Deze eisen dienen te worden gezien in het licht van het aantal gasten die aanwezig zijn bij de totstandkoming van de verbintenis en de samenstelling van de groep met bijvoorbeeld de aanwezigheid van kinderen, ouderen en rolstoelgebruikers etc.

De totstandkoming van een verbintenis moet volgens de Wet openbaar bijgewoond kunnen worden. Dat betekent dat iedereen die dat wil in principe een ceremonie moet kunnen bijwonen. Omdat invulling van het begrip openbaarheid tot praktische problemen kan leiden omdat onvoorzien veel personen een ceremonie willen bijwonen of indien bezoekers mogelijk de openbare orde verstoren, kan de (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand bepalen wie tot de ceremonie wordt toegelaten. Hierbij wordt tevens rekening gehouden met brandveiligheidsvoorschriften.

Het aanwijzen van een locatie tot huis der gemeente mag niet in strijd zijn met de openbare orde en goede zeden.

Een verbintenis mag religieus niet eerder worden ingezegend dan dat zij civielrechtelijk tot stand is gekomen (artikel 1:68 BW).

Daarnaast zijn de overige voorwaarden in dit artikel van toepassing.

Artikel 6 Kosteloze verbintenis

Op grond van artikel 4 van de Wet rechten burgerlijke stand is de gemeente verplicht minstens twee keer per week de gelegenheid te geven om kosteloos een verbintenis tot stand te laten komen.

De totstandkoming van een kosteloze verbintenis vindt uitsluitend plaats door een ambtenaar van de burgerlijke stand in het gemeentehuis, is kort van duur, sober van karakter en slechts in aanwezigheid van de wettelijk vereiste getuigen.

Mocht in de toekomst de wetgeving wijzigen, dan kan het Reglement overeenkomstig worden aangepast.

De voorwaarden voor de totstandkoming van een kosteloze verbintenis zijn te vinden op de website van de gemeente Vlaardingen.

Artikel 7 Openstelling

In dit artikel is de verplichting van het college om op grond van artikel 1:16c BW een regeling voor de openingstijden van het bureau van de burgerlijke stand te treffen, uitgewerkt.

Het artikel geeft naast een bepaling voor de reguliere dagelijkse openingstijden mogelijkheden weer om het bureau van de burgerlijke stand op buitengewone tijden open te stellen of om de openstelling juist te beperken.

Voor de verschillende mogelijkheden en voor de actuele openingstijden wordt verwezen naar de website van de gemeente Vlaardingen.

Artikel 8 Annulering

Dit artikel regelt de kosten die in rekening worden gebracht bij annulering van een geplande verbintenis. De hoogte van deze annuleringskosten varieert afhankelijk van de termijn waarbinnen de annulering plaatsvindt, zoals bepaald in de vigerende Legesverordening van de gemeente Vlaardingen. In bijzondere omstandigheden kan hiervan worden afgeweken.

Tot slot worden er schoonmaakkosten in rekening gebracht indien extra schoonmaak nodig is door het gebruik van materialen tijdens of na de ceremonie.

Artikel 9 Slotbepalingen

Mochten zich onvoorziene omstandigheden of gevallen voordoen, dan beslist het college hierover.

Dit Reglement treedt in werking op de dag na publicatie. Op dat moment wordt het Reglement burgerlijke stand 2024 ingetrokken.

De citeertitel spreekt voor zich.