Gemeenteblad van Kaag en Braassem
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Kaag en Braassem | Gemeenteblad 2025, 147773 | ander besluit van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
vervanging analoge bouw- en sloopdossiers van de gemeente Kaag en Braassem 2009-2018
Dit Handboek vervanging regelt de rechtmatige vervanging van de analoge bouw- en sloopdossiers van de gemeente Kaag en Braassem in de periode van 2009-2018. Dat betekent dat, nadat deze dossiers zijn gedigitaliseerd, de digitale bestanden gaan gelden als originelen met dezelfde wettelijke status als de papieren versies die zijn vervangen. De digitale bestanden worden na het digitaliseren opgenomen in zaaksysteem Djuma en te zijner tijd overgedragen aan hete-depot van Erfgoed Leiden en Omstreken (Erfgoed Leiden). De toegang op de gedigitaliseerde dossiers zal worden geregeld vanuit zaaksysteem Djuma. De gescande papieren dossiers worden door een extern gecertificeerd bedrijf vernietigd met uitzondering van die dossiers die van cultuurhistorische waarde zijn. Hiervoor is een lijst gemaakt van alle monumenten en beeldbepalende panden en een lijst van architecten waarvan de vergunningen worden uitgezonderd van vernietiging.
Dit Handboek volgt de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden, die door het Nationaal Archief wordt beheerd en geactualiseerd en is te downloaden via de website van het Nationaal Archief. Voor dit Handboek vervanging wordt gebruik gemaakt van versie 2.0 van de Handreiking. 1 Het volgen van deze Handreiking heeft vele voordelen, voor dit document betekent het in ieder geval dat alle juridische en archivistische achtergrondinformatie niét in dit Handboek wordt beschreven. Daarvoor verwijzen we naar hoofdstukken in de Handreiking die dit uitputtend beschrijft. De hoofdstuknummering in dit Handboek loopt daarom gelijk met die van de hierboven genoemde Handreiking. De hoofdstukken die gaan over de inhoudelijke toetsing van de opgenomen voorwaarden voor vervanging, zijn niet in dit Handboek opgenomen. Bij het tot stand komen van dit Handboek zijn deze toetsende instanties immers direct betrokken geweest als lid van de werkgroep.
Dit Handboek is tot stand gekomen in overleg met Erfgoed Leiden en Omstreken
- •
- •
- •
- •
- •
In dit document wordt stapsgewijs beschreven welke afwegingen het vervangingsproces vergt en hoe deze zijn vastgelegd en verantwoord. Het resultaat is een goed doordacht Handboek dat het gehele proces van vervanging van begin tot eind zowel inhoudelijk als technisch als qua toetsing op een verantwoorde en praktische wijze vastlegt. De volgende stappen worden in dit document doorlopen:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
2. Het te vervangen archiefonderdeel
2.1 Beschrijving van de archiefvorm
Dit handboek betreft het digitaliseren van bouw -en slooparchief en het vernietigen van papieren dossiers van bouw -en sloopvergunningen in de periode van 2009 tot en met 2018. Dossiers van cultuurhistorisch belang worden uitgezonderd van vernietiging.
De digitalisering wordt uitgevoerd door een gecertificeerd bedrijf, zie opdracht in Djuma zaak 573653. Het gecertificeerde bedrijf splitst de dossiers in 'te vernietigen' en 'over te brengen' dossiers. De vernietigbare dossiers worden na de controle door het bedrijf zelf vernietigd en de over te brengen dossiers gaan t.z.t. naar Erfgoed Leiden. Het Handboek vervanging heeft gediend als input voor de offerte.
2.3 Beschrijving van de archiefbescheiden zelf
De te vervangen dossiers staan in de kluis (ruimte 1.40) in het gemeentehuis van de gemeente Kaag en Braassem en worden overgebracht naar een extern bedrijf in Urk. Het betreft ongeveer 50 meter te bewaren geschoond archief. Het geheel is op volgnummer geordend. Elk dossier heeft een eigen volgnummer. De ontsluiting is nu geregeld vanuit Ceelo (DMS).
De indeling van de te digitaliseren fysieke bouwdossiers is als volgt, gescheiden door tabbladen:
- A.
- B.
- C.
- D.
De dossiers worden nog steeds opgevraagd, zowel door gemeenteambtenaren als door burgers en bedrijven die informatie zoeken over de status en inhoud.
2.4 Beschrijving van de afwegingen voor vervanging
Beoogde doelen van de digitalisering is verbetering van de dienstverlening en kostenbesparing. Naast het gemak voor de burgers en levert de digitalisering van deze archieven op termijn een besparing op vanwege de drastische inperking van de fysieke opslag. Daarnaast is de tijdswinst voor medewerkers ook een belangrijke reden om te gaan digitaliseren. Documenten zijn eenvoudiger vindbaar en in te zien. Als laatste voldoet de archiefruimte niet aan de gestelde eisen van de Archiefwet. De gemeente Kaag en Braassem heeft er daarom voor gekozen om de dossiers te gaan vervangen. Dit is in overleg gegaan met het Erfgoed Leiden.
Er is tevens een afweging gemaakt voor beperking van de vervanging van bepaalde onderdelen van de dossiers op grond van belang voor historisch onderzoek en waarde als onderdeel van het cultureel erfgoed. Niet vernietigd zullen worden:
- •
- •
Dit betekent dat de dossiers die aan deze voorwaarden voldoen wel worden gedigitaliseerd, maar niet worden vernietigd; ze worden overgebracht naar Erfgoed Leiden voor blijvende (fysieke) bewaring. De gedigitaliseerde dossiers worden als reproducties opgenomen in het zaaksysteem Djuma. De fysieke dossiers die niet zijn vernietigd houden de status van 'het origineel'. Deze status wordt in de metadata in een aparte kolom van het gedigitaliseerde bestand benoemd.
2.5 Afwegingen voor vervroegde overbrenging
In overleg met Erfgoed Leiden is overeengekomen dat alle niet vervangen fysieke dossiers naar hen toegaan, zodat de dossiers zijn veiliggesteld. Deze worden openbaar gemaakt volgens de geldende termijnen van de Archiefwet. Daarnaast zullen op den duur de gedigitaliseerde dossiers aan het e-depot van Erfgoed Leiden worden overgedragen. Dit verloopt volgens de wettelijke termijn.
2.6 Het principebesluit tot vervanging
Het besluit van vervanging is gemandateerd naar de clustermanager klantcontact & informatie voor het reeds genoemde deel van de archieven. Reden voor een apart Handboek vervanging is dat het huidige Handboek vervanging alleen de periode 2018 tot heden beslaat. Bovendien gelden er strengere scaneisen voor (bouw)tekeningen. Namelijk Metamorfoze Light.
3.1.1 Technische eisen aan de scankwaliteit/Metamorfoze norm voor bouwdossiers
Voor het beoordelen van het te vervangen materiaal wordt gebruik gemaakt van de (al aanwezige) dossierindeling in tabs A, B, C en D. Per tab is in de onderstaande tabel de beoordeling van het in de tabs aanwezige materiaal en de eisen die aan de beeldkwaliteit worden gesteld opgenomen:
- (1)
Er worden twee bestandsformaten aangeleverd. Een TIFF uncompressed bestand dat als masterbestand voor hete-depot zal worden gebruikt én een PDF/A-lb uncompressed bestand dat zal worden gebruikt voor het raadplegen door de vakafdelingen. PDF/Ais daarbij noodzakelijk omdat de vakafdelingen dit bestandsformaat gebuiken in hun applicatie BlueBeam waarin zij o.a. metingen kunnen verrichten.
De documenten worden als volgt in beide bestandsformaten gescand:
De Metamorfoze norm "Light" wordt geëist voor de bouwtekeningen (tab C). Deze tekeningen op groot formaat moeten zodanig worden gedigitaliseerd dat er geen informatieverlies optreedt in de daarin opgenomen informatie. Dat wil zeggen dat de tekening volledig betrouwbaar moeten blijven. Zo moeten bijvoorbeeld lijnen en vormen niet vervormd worden gedigitaliseerd. Dit is de reden dat de Metamorfoze norm "Light" voor dit materiaal wordt geëist.
De tabs A, B en D bevatten voornamelijk tekstuele documenten met enkele kleinere tekeningen of ander beeldmateriaal tot en met A3. Deze documenten moeten eveneens zonder informatieverlies worden gescand. Omdat de informatie voornamelijk bestaat uit tekst waarbij tekeningen en andere afbeeldingen ondersteunend zijn aan die tekst, worden deze documenten ook in een mindere (maar voldoende hoge) kwaliteit dan Metamorfoze "Light" gescand. Deze documenten hoeven niet te voldoen aan de Metamorfoze "Light" norm, maar wel aan de visuele eisen uit paragraaf 3.1.3.
3.1.3 (Visuele) eisen aan de scankwaliteit
De volgende visuele eisen worden aan de scans gesteld, waarbij wordt uitgegaan van de aangeleverde originelen. Het betreft hier niet de technische eisen aan de scans, maar de aandachtspunten voor de visuele controle volgens de regels van Erfgoed Leiden.
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
De aanwezigheid van artefacten
- •
- •
- •
- •
- •
3.1.4 Eisen aan de naamgeving van de digitale bestanden en ingesloten metadata
3.1.5 Eisen aan de, uit de te vervangen archiefbescheiden over te nemen, metagegevens.
Bij het digitaliseren van de tekeningen wordt er op de volgende velden gecontroleerd en indien nodig aangevuld:
• De architect (verplicht veld):
- •
- •
• De rechthebbende (verplicht veld):
- •
- •
• De omschrijving van de tekening (verplicht veld):
- •
- •
De overige velden uit Ceelo worden bij het digitaliseren niet gemuteerd. Een aantal velden zal door DIV medewerkers met behulp van RPA (Robotic Process Automation) worden aangevuld. (Bijvoorbeeld XV-coördinaten of BAG-id). De omschrijving van een dossier bestaat uit de volgende metagegevens: 'adres, beschrijving vergunning, jaartal'. Uiteindelijk zal het naar het MOTO gemapt moeten worden.
Een opgave van alle velden, die ook een mapping geeft met het MOTO zijn:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
3.2 Beschrijving van de gemaakte afwegingen en keuzes
Er is gekozen voor de Metamorfoze norm "Light".2 Deze norm is algemeen geaccepteerd bij de dienstverleners van scandiensten en geeft een volledig overzicht van de technische scaneisen die aan een digitale reproductie gesteld kunnen worden. Het gebruik maken van deze norm zorgt voor eenduidige eisen op het gebied van de technische kwaliteit van de scans. Ook vereenvoudigt het gebruik van de norm de communicatie over de gewenste kwaliteit, zowel in de aanbestedingsfase als tijdens de uitvoering van het scanproject.
De Light-variant stelt zodanige eisen aan de beeldkwaliteit dat de risico's op ongewenst informatieverlies minimaal zijn. Zodoende hoeven geen nadere afwegingen meer gemaakt te worden ten aanzien van de beeldkwaliteit.
Met technische infrastructuur wordt hier bedoeld: de eisen waaraan de gebruikte scanapparatuur moet voldoen en de parameters waarmee de apparatuur is ingesteld (bijvoorbeeld documentgrootte, uitvoer in zwart-wit, grijstinten of kleur). Omdat het scannen zal worden uitbesteed aan een nog te selecteren dienstverlener is het voldoende om in dit hoofdstuk te verwijzen naar de in dit document gestelde technische eisen. Met name hoofdstuk 3.1.1.
4.1 Beschrijving van de gekozen technische infrastructuur
De door de dienstverlener gebruikte technische infrastructuur moet aantoonbaar kunnen voldoen aan de in dit document gestelde eisen die aan de digitale reproductie worden gesteld. Dit kan bijvoorbeeld door een recente kwaliteits-audit te overleggen waaruit blijkt dat de geëiste metamorfosenorm gehaald zal worden.
Er worden geen eisen gesteld aan de te gebruiken software, anders dan de in dit document gestelde eisen en voorwaarden aan de output. De software moet echter wel aantoonbaar virusvrij en malware-vrij zijn, evenals de door de software aangeleverde bestanden. Dit kan door het aantoonbaar gebruik maken van de meest recente versie van de virus- en malwarescanner.
4.3 Toetsing van de gekozen infrastructuur op de gewenste kwaliteit en performance
Als onderdeel van de offerte uitvraag zal van de dienstverlener gevraagd worden om de eerste gescande batch als een testset (testbatch) aan te leveren. Op deze testset zal door de gemeente een uitgebreide kwaliteitscontrole worden uitgevoerd, op zowel de beeldkwaliteit, metadatering als scanvolgorde van de gedigitaliseerde dossiers (zie bijlage B en bijlage C). Tevens zal de overeengekomen bestandsoverdracht naar het zaaksysteem en de (tussentijdse) opvraging van dossiers worden getest. Het verslag over de gewenste kwaliteit maakt onderdeel uit van de inkoopprocedure, de test moet 100% voldoen. Zie hiervoor ook hoofdstuk 6.
Andere testtargets van Metamorfoze mogen gebruikt worden, mits aangegeven wordt hoe de kwaliteit gehaald zal worden.
Dit hoofdstuk inclusief de genoemde bijlage, beschrijft de gehele procesgang van substitutie, van voorbereiding tot overdracht of vernietiging.
Het vervangingsproces bestaat uit de volgende stappen die in detail in bijlage A zijn beschreven.
Het gehele vervangingsproces tot aan het moment van overdracht wordt uitgevoerd door het externe bedrijf. De gemeentearchivaris heeft gedurende het gehele proces een kader stellende en toezichthoudende rol. De DIV medewerkers houden steekproeven in Urk om te controleren of alles volgens het Handboek vervanging gaat.
De te onderscheiden activiteiten zijn:
- A.
A3. Lichten van de dossiers (Picking) en controle van de .XLS
A4. Raadplegen dossiers die zich in het "scanproces" bevinden en nog niet digitaal beschikbaar zijn
A6. Tijdelijke opslag en vervoer fysieke dossiers
A7. Digitaliseren en toekennen metadata
A8. Overdracht van digitale dossiers
A10. Materiele verzorging en overbrenging.
A11. Vernietiging van de dossiers die daarvoor in aanmerking komen A12. Uitleenprocedure
6.1 Beschrijving van de risico's, normeringen en/of indicatoren van alle voor het vervangen van archiefbescheiden ingerichte processen
Het belangrijkste risico bij dit digitaliseringsproces is het niet voldoen aan de gestelde eisen van de dienstverlener. Dit kan worden voorkomen door deze eisen helder te beschrijven en bij de uitvoering van het project volgens een goede kwaliteitscontrole te toetsen. Bevindingen worden bijgehouden in een logboek. In het logboek worden ook de oplossingen genoteerd
Ook de risico's met betrekking tot de omgang met persoonsgegevens moeten worden afgedekt, dit gebeurt door met de dienstverlener een verwerkersovereenkomst te sluiten (zie zaaknummer 584418).
6.2 Beschrijving van de wijze waarop de kwaliteitscontroles plaatsvinden
De door de dienstverlener aan de gemeente aangeleverde scans en gescande originelen zullen aan een kwaliteitscontrole worden onderworpen.
Alle in Hoofdstuk 3 genoemde kwaliteitseisen zullen worden gecontroleerd in een technische en visuele controle (Hans van Dormolen doet de technische controle, wel goedgekeurd rapport nog niet binnen).
De technische eisen worden door de dienstverlener zelf gecontroleerd door aan het begin en eind van elke batch een UTT-testkaart te scannen en die softwarematig te vergelijken met de gemaakte scan. Afwijkingen moeten binnen de voor die batch geëiste Metamorfoze norm blijven. De dienstverlener moet bij elke batch ook de bestanden met de gescande UTTkaarten aanleveren en aangeven of aan de kwaliteitseisen wordt voldaan. De gemeente kan indien daarvoor aanleiding bestaat zelf ook de scans van de testkaarten laten beoordelen.
De geëiste instellingen van de scanapparatuur kunnen door de gemeente, of een door de gemeente aangewezen expert, gecontroleerd worden. Indien gewenst maakt de gemeente daarover afspraken met de dienstverlener, die daaraan zal meewerken. Het betreft onder andere de volgende instellingen (die niet door de UTT-testmethode kunnen worden gemeten) van geautomatiseerde correcties/nabewerkingen die niet mogen plaatsvinden:
- •
- •
- •
- •
De visuele controle en de controle op de metadata
De visuele controle en de controle op de metadata zal steekproefsgewijs plaatsvinden gebaseerd op de "Acceptable Quality Level" methode. Deze methode gaat uit van steekproeven en geeft op basis van de batchgrootte aan hoeveel documenten aan de eisen moeten voldoen bij een van tevoren geëist kwaliteitsniveau.
De gemeente gaat uit van een kwaliteitsniveau van 0,03%. Bij, bijvoorbeeld, een batch van
10.000 scans mag zodoende volgens de Acceptable Quality Level methode bij een aselecte steekproef van 5% geen enkele fout voorkomen.
De steekproef bestaat uit een willekeurige selectie van de in een batch gescande dossiernummers. De dossiers worden op basis van die nummers in de steekproef opgenomen totdat het aantal van de steekproef is bereikt of overschreden. Gaat het aantal hier overheen dan worden alleen het aantal pagina's van de steekproef gecontroleerd, de rest van de pagina's wordt niet gecontroleerd.
Indien er een fout wordt geconstateerd (in beeldkwaliteit of metadatering) is de procedure als volgt:
- •
- •
- •
De kosten voor het herstellen en/of opnieuw aanleveren zijn voor rekening van de dienstverlener.
Indien er in een reeks van 20 aanbiedingen in meer dan 2 aanbiedingen (10%) fouten zijn geconstateerd, wordt er overleg gevoerd over de geconstateerde te lage kwaliteit die door de dienstverlener geleverd wordt. Indien de kwaliteit niet verbetert kan dat contractuele gevolgen hebben, zoals is opgenomen in de aanbesteding en het contract. De leveringsgraad (dat zijn de kwalitatief goede leveringen) moet minimaal 90% bedragen.
Controles op alle aspecten kunnen aangekondigd of onaangekondigd worden uitgevoerd, zowel op locatie als op afstand. De gemeente Kaag en Braassem heeft hierbij de mogelijkheid zich door een onafhankelijke derde te laten bijstaan.
7.1 Beschrijving van de wijze waarop het beheer op het Handboek vervanging plaatsvindt
Deze vervanging achteraf (van een afgegrensd archiefonderdeel) is op een zeker moment afgerond. Alleen zolang het vervangingsproces nog gaande is, is het van belang de geldigheid van de procedures en processen te monitoren en eventuele veranderingen zorgvuldig vast te leggen zoals hieronder beschreven.
Het Handboek en de inhoud valt onder de verantwoordelijkheid van de clustermanager klantcontact & informatie, die verantwoordelijk is voor een goed wijzigingsbeheer/ configuratiemanagement.
- •
- •
Grote organisatorische, technische of juridische ontwikkelingen kunnen tot een wijziging leiden van het Handboek vervanging. De wijzigingen die grote invloed hebben op het vervangingsproces worden direct gemeld aan de gemeentesecretaris en de gemeentearchivaris, gevolgd door een aanpassing van het Handboek. Het kan ertoe leiden dat het college van B&W opnieuw een vervangingsbesluit moet nemen.
7.1.1 BIJLAGE A. Overzicht van het vervangingsproces
Deze bijlage geeft een overzicht van de activiteiten die in het vervangingsproces moeten worden ondernomen.
Van elke activiteit wordt aangegeven:
- •
- •
- •
De te onderscheiden activiteiten zijn:
Al. Opstellen overzicht te digitaliseren documenten inclusief metadata 21
A3. Lichten van de dossiers (Picking) en controleren 23
A4 Raadplegen bouwdossiers die zich in het "scanproces" bevinden en nog niet digitaal beschikbaar zijn 25
A5. Dossiers scanklaar maken 25
A6. Tijdelijke opslag en vervoer fysieke dossiers 27
A7. Digitaliseren en toekennen metadata 28
A8. Overdracht van digitale dossiers 29
A10. Materiele verzorging en overbrenging. 31
All. Vernietiging van de dossiers die daarvoor in aanmerking komen 34
A1. Opstellen overzicht te digitaliseren documenten inclusief metadata
De onderstaande activiteiten worden door de volgende personen uitgevoerd:
- 1.
- 2.
- I.
I Het samenstellen van de lijst met de te digitaliseren bouwvergunningen:
- a.
- b.
Er bestaan ook zogenaamde historische dossiers. Ook deze dossiers moeten aan de lijst worden toegevoegd. Dit kan pas na het picking proces, omdat dan duidelijk is welke fysieke dossiers worden gevonden. Er zal handmatig een tweede export van de gegevens van deze ontbrekende dossiers gemaakt moeten worden.
- c.
- II.
ll. Bepalen of alle benodigde metadatavelden zijn opgenomen:
- a.
- b.
- c.
- d.
De selectie van te bewaren dossiers kan al voor een deel worden gemaakt, door het toevoegen van een veld met een B. De uiteindelijke volledige selectie kan pas plaatsvinden nadat de dienstverlener de "beeldbepalende architecten" als metadata heeft ingevuld. De uiteindelijke selectie vindt plaats na stap A7.
- III.
- IV.
Een spreadsheet met de bestandsnaam en alle benodigde informatie die ook voldoet aan het MOTO.
A3. Lichten van de dossiers (Picking) en controleren
Het lichten van de documenten kan gecombineerd worden met de volgende activiteit:
De Picking vindt plaats op straatnaam van A naar Z. Daarbij is wat in het fysiek archief wordt aangetroffen leidend. De aangetroffen dossiers worden vergeleken met CEELO en Djuma.
- I.
Het gelichte dossier wordt vergeleken met CEELO of Djuma en wordt op de lijst afgetekend. Geconstateerde fouten worden ook vermeld. Als de fout niet (snel) verholpen kan worden, wordt het dossier teruggeplaatst en op de lijst vermeld als "uitgevallen". Uitgevallen dossiers worden op een later moment alsnog beoordeeld en eventueel in een volgende Picking meegenomen.
- a.
- b.
ad a: Dit zijn vaak pand gerelateerde gegevens, die op verzoek van Bouw- en Woningtoezicht zijn opgenomen, maar die geen bouwaanvraag betreffen. Omdat deze gegevens niet binnen de scope van de opdracht vallen (namelijk digitaliseren bouwdossiers), zullen ze niet opgenomen worden. Deze gegevens (die wel per pand zijn gerangschikt), zullen wel uiteindelijk moeten worden beschreven, maar dat is een ander project. Deze dossiers blijven in het archief achter.
ad b: Dit zal pas duidelijk worden bij het Pieken. Indien een dossier wel op de lijst staat, maar niet fysiek lijkt te bestaan (er is dan ook geen uitleengegeven bekend en geen buitenmap aanwezig), dan zal het dossier vermoedelijk elders staan. De ervaring van de Pieker zal dan aangewend moeten worden. De dossierlocatie kan dan uitsluitsel bieden en die is leidend.
- 1.
- 2.
- 3.
- II.
- •
- III.
- IV.
Aan de dienstverlener zal worden uitgevraagd welke ondersteuning zij kunnen bieden bij de Picking in de vorm van een Track and Trace systeem, of anderszins. Er kunnen in dat geval aanvullende activiteiten nodig zijn voor het gebruiken van een door de dienstverlener aanbevolen Track en Trace systeem en het gebruik van transportkratten ed.
A4. Raadplegen bouwdossiers die zich in het "scanproces" bevinden en nog niet digitaal beschikbaar zijn
Al0. Materiele verzorging en overbrenging.
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
De wijze van aanbrengen van etiketten op omslagen (dossiermappen) en dozen moet gebeuren zoals hierna aangegeven. Dit om te voorkomen dat de kleppen van de doos verkeerd (linksom) opengaan en de etiketten op de dossiermappen zodanig worden aangebracht dat ze na opbergen onderaan in de doos blijken te zitten.
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Voor een instructie film zie de link https://www.youtube.com/watch?v=W2PFPwUGhsQ
https://www.youtube.com/watch?v=W2PFPwUGhsQ
- •
De zorgdrager is op grond van artikel 7 Archiefwet 1995 bevoegd om een Vervangingsbesluit te nemen.
Het Handboek is als bijlage bij dit besluit gevoegd. In het Handboek is beschreven op welke manier vervanging plaatsvindt, welke archiefbescheiden uitgezonderd zijn van vervanging en welke voorwaarden aan vervanging worden gesteld. Met de vervanging worden de digitale bestanden de geldende originele bestanden. De digitale bestanden worden na het digitaliseren opgenomen in zaaksysteem Djuma en te zijner tijd overgedragen aan het e-depot van Erfgoed Leiden en Omstreken. De toegang op de gedigitaliseerde dossiers zal worden geregeld vanuit zaaksysteem Djuma. De gescande papieren dossiers zijn door een extern gecertificeerd bedrijf vernietigd met uitzondering van die dossiers die van cultuurhistorische waarde zijn. Dit Handboek is tot stand gekomen in overleg met Erfgoed Leiden en Omstreken.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2025-147773.html