Aanwijzings- en instellingsbesluit informatie- en archiefbeheer Noardeast-Fryslân 2025

Het College van burgemeester en wethouders van de gemeente Noardeast-Fryslân;

In de hoedanigheid van zorgdrager voor de archiefbescheiden op basis van artikel 30 van de Archiefwet 1995;

Gelet op de artikelen 31 en 32, derde lid, van de Archiefwet 1995 en artikel 3a van het Archiefbesluit 1995;

Besluit:

Artikel 1

Als gemeentearchivaris aan te wijzen per 1 januari 2025: de archivaris;

Artikel 2

Als archiefbewaarplaats aan te wijzen: de kluisruimte in het pand van het Streekarchief, Brokmui 62 te Dokkum

Artikel 3

1. Een Strategisch Informatie Overleg (SIO) in te stellen waarin zitting hebben:

- Het clusterhoofd Digitalisearring, Ynformaasjebehear en Fasilitêr

- De informatiearchitect

- De informatiemanager

- De archivaris

- De beleidsmedewerker informatievoorziening

- De informatieadviseurs

- De functionaris gegevensbescherming

- De CISO

2. Op verzoek van een of meer van de in het eerste lid genoemde personen, kan aanvullend een andere inhoudelijk en/of onafhankelijke deskundige worden uitgenodigd om deel te nemen aan een overleg, afhankelijk van het onderwerp.

Artikel 4

1. Dit besluit kan worden aangehaald als “Aanwijzings- en instellingsbesluit informatie- en archiefbeheer Noardeast-Fryslân 2025”.

2. Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag volgend op publicatie, dit met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2025.

3. De aanwijzings- en benoemingsbesluiten informatie- en archiefbeheer Noardeast-Fryslân 2020 wordt ingetrokken.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Noardeast-Fryslan van 7 januari 2025.

Burgemeester,

Secretaris,

Het maken van bezwaar

Als u het niet eens bent met dit besluit, dan kunt u ons een brief schrijven. Zo’n brief heet een bezwaarschrift. Het indienen van een bezwaarschrift is kosteloos.

Het bezwaarschrift moet u binnen zes weken vanaf de dag na de verzenddatum van dit besluit opsturen. U moet dit sturen naar het college van burgemeester en wethouders [de burgemeester] van de gemeente Noardeast-Fryslân, Postbus 1, 9100 AA Dokkum.

U kunt uw bezwaarschrift ook digitaal indienen. Dat kan via de gemeentelijke website (www.noardeast-fryslan.nl), via Diversen – Bezwaar en beroep - Bezwaar indienen. Hiervoor hebt u uw DigiD-code nodig. Als u nog geen DigiD-code hebt, kunt u deze hier ook aanvragen.

Inhoud bezwaarschrift

Wat moet er in uw bezwaarschrift staan?

uw naam

uw adres

uw (elektronische DigiD-) handtekening

de datum van het bezwaarschrift

een omschrijving van het besluit waartegen u bezwaar maakt (evt. in afschrift meezenden)

de reden waarom u bezwaar maakt

Vragen over de procedure

Hebt u nog vragen over de bezwaarprocedure? Dan kunt u contact opnemen met het team Juridyske Saken, telefoonnummer 0519 298888.

Voorlopige voorziening

Als er een bezwaarschrift wordt ingediend, dan blijft het besluit geldig. Wilt u voorkomen dat het besluit ingaat, dan kunt u de rechter vragen om een voorlopige voorziening. Dit mag alleen als er een bezwaarschrift bij ons is ingediend.

De Voorzieningenrechter kan besluiten om dit besluit helemaal of gedeeltelijk te schorsen. Hij moet dan wel vinden dat er sprake is van een spoedeisend belang.

Wilt u een voorlopige voorziening aanvragen? Stuurt u dan een brief naar de Voorzieningenrechter van de rechtbank Noord-Nederland, afdeling Bestuursrecht, Postbus 150, 9700 AD Groningen.

U kunt uw voorlopige voorziening ook digitaal aanvragen. Dat kan via website http://loket.rechtspraak.nl/bestuursrecht (Beroep instellen bestuursrecht particulieren – Rechtbanken – Indienen verzoekschrift voorlopige voorziening). Ook hiervoor hebt u uw DigiD-code nodig. Als u nog geen DigiD-code hebt, kunt u deze hier ook aanvragen.

Kosten voorlopige voorziening

Het aanvragen van een voorlopige voorziening kost geld. U moet griffierecht betalen. De afdeling Bestuursrecht van de rechtbank Noord-Nederland kan u hierover meer informatie geven.

Toelichting

In artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet is de zorgplicht voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen bij burgemeester en wethouders (zorgdrager) gelegd.

Dit besluit betreft een aantal besluiten die burgemeester en wethouders moeten nemen om aan hun zorgtaak op grond van de Archiefwet te voldoen.

Artikel 1 betreft de aanwijzing van de gemeentearchivaris overeenkomstig artikel 32, derde lid, van de Archiefwet. In het eerste lid van artikel 32 van de Archiefwet is bepaald dat de gemeentelijke archiefbewaarplaats wordt beheerd door een gemeentearchivaris, die in het bezit dient te zijn van een diploma archivistiek.

Artikel 2 betreft een uitwerking van de bevoegdheid van burgemeester en wethouders om een gemeentelijke archiefbewaarplaats aan te wijzen (artikel 31 van de Archiefwet).

Artikel 3 betreft het instellen van een Strategisch Informatie Overleg (hierna: SIO). Het begrip SIO is geïntroduceerd in de toelichting op het in 2012 gewijzigde Archiefbesluit 1995. Met het SIO wordt in elk overheidsorgaan een structureel overleg gecreëerd. In dit overleg worden vraagstukken belegd over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding. In het SIO vindt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding plaats. Hierdoor wordt in samenhang het beheer van informatie georganiseerd. Daarnaast heeft het SIO in enkele archivistische situaties, zoals vervreemding van archiefbescheiden, een wettelijk verplichte functie.

De gemeente stelt een SIO in dat aansluit bij de eigen situatie en die het belang van de eigen informatiehuishouding het meest recht doet. Het is mogelijk een SIO in regionaal verband in te richten. Voor nu wordt voor de gemeente Noardeast-Fryslân een eigen SIO ingesteld.

In de toekomst kan een SIO in een breder verband worden bekeken.