Verordening Vertrouwenscommissie 2020

De raad van de gemeente Gouda;

 

gelezen het voorstel van het presidium van 7 december 2020 met het onderwerp vaststellen verordening op de vertrouwenscommissie Gouda;

 

gelet op - het bepaalde in de artikelen 61,61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet, artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995; - de circulaire Benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties d.d. 29 september 2017;

 

Besluit:

  • •

    Vast te stellen de navolgende verordening van de raad van de gemeente Gouda houdende bepalingen over de vertrouwenscommissie bij de (her)benoemingsprocedure van de burgemeester en klankbordgesprekken burgemeester 2020 onder gelijktijdige intrekking van de “Verordening vertrouwenscommissie benoeming burgemeester Gouda d.d. 1 april 2019”.

ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1. Taak

  • 1.

    De commissie heeft tot taak:

    • a)

      de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden of;

    • b)

      een klankbordgesprek te houden met de burgemeester.

Artikel 2. Samenstelling commissie

  • 1.

    De commissie bestaat uit alle fractievoorzitters.

  • 2.

    De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en indien nodig een plaatsvervangend voorzitter. De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.

Artikel 3. Ambtelijke ondersteuning

  • 1.

    De griffier is secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

  • 2.

    Bij verhindering wordt de griffier vervangen door de plaatsvervangend griffier.

  • 3.

    De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van en heeft geen stemrecht in de commissie.

  • 4.

    De gemeentesecretaris kan bij vervulling van de in artikel 1 onder a genoemde taken als plaatsvervangend secretaris aan de commissie worden toegevoegd.

Artikel 4. Vergaderingen

  • 1.

    De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste zes leden dit noodzakelijk achten. De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.

  • 2.

    De voorzitter bepaalt de dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:

    • a.

      de leden van de commissie en de eventuele adviseurs;

    • b.

      de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaats heeft;

    • c.

      de burgemeester, voor zover met hem/haar een gesprek plaats heeft.

  • 3.

    De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste twee werkdagen voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan van de in de eerste volzin van dit lid bedoelde termijn worden afgeweken doch geschiedt de oproeping ten minste 24 uren voorafgaand aan de vergadering.

Artikel 5. Stemming

De commissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel 6 bedoelde verslag opgenomen.

Artikel 6. Verslag

  • 1.

    De commissie brengt over haar werkzaamheden terzake van de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat tenminste:

    • a)

      een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

    • b)

      een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie;

    • c)

      aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie.

Artikel 7. Geheimhouding

  • 1.

    Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.

  • 2.

    De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.

  • 3.

    Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.

  • 4.

    Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.

  • 5.

    De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

  • 6.

    De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.

Artikel 8. Archivering

  • 1.

    De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.

  • 2.

    De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

Artikel 9. Advies

  • 1.

    Een of meerdere wethouders kunnen als adviseur worden toegevoegd aan de commissie.

  • Advies wordt gegeven als de commissie daar om vraagt.

  • 2.

    De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

  • 3.

    Een adviseur is geen lid van en heeft geen stemrecht in de commissie.

Artikel 10. Informatie over en gesprek met sollicitant

De secretaris nodigt namens de voorzitter sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.

Artikel 11. Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging

  • 1.

    De commissie brengt van haar bevindingen verslag uit aan de raad en aan de commissaris van de Koning.

  • 2.

    Het in artikel 6 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van de conceptaanbeveling van twee personen. Ook wordt in het verslag de volgorde van plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling gemotiveerd.

BEPALINGEN INZAKE DE HERBENOEMING

Artikel 12. Advies

  • 1.

    Een of meerdere wethouders kunnen als adviseur worden toegevoegd aan de commissie.

  • Advies wordt gegeven als de commissie daar om vraagt.

  • 2.

    De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

  • 3.

    Een adviseur is geen lid van en heeft geen stemrecht in de commissie.

Artikel 13. Informatie over en gesprek met de burgemeester

  • 1.

    De commissie maakt vooraf aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester.

  • 2.

    Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad, de commissaris van de Koning en de burgemeester te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd.

Artikel 14. Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging

  • 1.

    Het in artikel 6 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een conceptaanbeveling inzake de herbenoeming.

  • 2.

    Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.

BEPALINGEN INZAKE DE KLANKBORDGESPREKKEN

Artikel 15. Aantal

  • 1.

    De commissie houdt jaarlijks met de burgemeester een klankbordgesprek over het functioneren.

  • 2.

    Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek.

Artikel 16. Voorbereiding en inhoud

  • 1.

    De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester

  • 2.

    De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester. Tevens betrekt de commissie hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.

Artikel 17. Bijzondere bepalingen inzake het verslag

  • 1.

    Alvorens het verslag vast te stellen, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept.

  • 2.

    Het verslag wordt getekend door alle deelnemers aan het gesprek.

  • 3.

    Leden van de commissie kunnen het verslag onder geheimhouding inzien bij de griffier. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de commissaris van de Koning.

SLOTBEPALINGEN

Artikel 18. Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 19. Ontbinding van de samenstelling van de commissie

De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden.

Artikel 20. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als "Verordening Vertrouwenscommissie 2020".

Artikel 21. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 9 december 2020.

De raad van de gemeente voornoemd,

griffier

Mr. drs. E.J. Karman-Moerman

voorzitter

Mr. drs. P. Verhoeve

Naar boven