Beheerregeling informatiebeheer Helmond 2018

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Helmond

gelet op artikel 1, eerste lid, van de Archiefverordening Helmond 2018

besluit vast te stellen de: Beheerregeling informatiebeheer Helmond 2018

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze beheerregeling wordt verstaan onder:

• archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995:

  • 1°. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

  • 2°. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;

  • 3°. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn vervaardigd;

• archiefbewaarplaats: de regionale archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet en aangewezen overeenkomstig artikel 5 lid 3 onder b, juncto artikel 12 van de gemeenschappelijke regeling Metropoolregio Eindhoven, door het Algemeen bestuur van voornoemd openbaar lichaam

• archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 1, onder e, van de Archiefwet 1995;

• beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

• beheerder: de secretaris;

• conversie: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat, als bedoeld in artikel 1, onder d, van de Archiefregeling;

• informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen om de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn;

• kwaliteitssysteem: kwaliteitssysteem als bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling;

• migratie: overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform, als bedoeld in artikel 1, onder k, van de Archiefregeling;

• overbrenging: overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995;

• selectielijst: lijst waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995;

• Strategisch informatieoverleg: structureel overleg dat de besluitvorming inzake de informatiehuishouding vanuit de verantwoordelijkheid voor de informatieketen in samenhang voorbereidt;

• vervanging: het vervangen van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995, en

• vervreemding: overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995 of van rechtswege.

Hoofdstuk 2. Beheerregeling

Artikel 2. Taken beheerder

• 1. De beheerder zorgt voor het organiseren van een structureel informatieoverleg;

• 2. De beheerder stelt een kwaliteitssysteem vast.

• 3. De beheerder is belast met het beheer van de archiefbescheiden in overeenstemming met de eisen van het gehanteerde kwaliteitssysteem.

• 4. De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan een specificatie van vernietigbare archiefbescheiden op met inachtneming van de geldende selectielijst. De specificatie behoeft de goedkeuring van de streekarchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

Artikel 3. Taken en bevoegdheden Strategisch informatieoverleg

Het Strategisch informatieoverleg geeft de beheerder in ieder geval advies over:

• a. vervreemding van archiefbescheiden;

• b. uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijst gemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e, van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken;

• c. overdracht van archiefbescheiden aan een andere beheerder;

• d. vervanging, migratie en conversie van archiefbescheiden;

• e. overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats;

• f. duurzaamheid van digitale archiefbescheiden, en

• g. de keuze, inrichting en locatie van archiefruimten bestemd voor het bewaren van archiefbescheiden.

Artikel 4. Vervreemding en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden

• 1. De beheerder vervreemdt geen archieven zonder een daartoe strekkend vervreemdingsbesluit in overeenstemming met het gestelde bij en krachtens de Archiefwet 1995.

• 2. De beheerder stelt geen archiefbescheiden ter beschikking aan een ander overheidsorgaan tenzij het besluit waarbij een overheidsorgaan wordt opgeheven, samengevoegd of gesplitst, dan wel waarbij een of meer taken van een overheidsorgaan worden over- of opgedragen aan een ander overheidsorgaan, daartoe bepalingen bevat. Indien er sprake is van opheffing en er geen bepalingen zijn opgenomen brengt de beheerder de archiefbescheiden in overleg met de archivaris over naar de archiefbewaarplaats.

• 3. De beheerder stelt geen archiefbescheiden ter beschikking aan een andere rechtspersoon tenzij het besluit waarbij taken geheel of gedeeltelijk worden over- of opgedragen aan deze rechtspersoon hiertoe bepalingen bevat waaronder ten minste een nader bepaald tijdvak van ten hoogste twintig jaar en bepalingen omtrent het toezicht op het beheer van de desbetreffende archiefbescheiden overeenkomstig hetgeen bij en krachtens de Archiefwet 1995 is bepaald.

Hoofdstuk 3. Slotbepalingen

Artikel 5. Intrekking oud besluit informatiebeheer

De Nadere regels informatiebeheer Helmond 2013 wordt ingetrokken.

Artikel 6. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze beheerregeling treedt in werking op 4 september 2018.

• 2. Deze beheerregeling wordt aangehaald als: Beheerregeling informatiebeheer Helmond 2018.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Helmond.

Burgemeester,

Mevr. P.J.M.G. Blanksma – van den Heuvel

Secretaris,

Dhr. Mr. Drs. A.P.M. ter Voert