Protocol geheimhouding gemeenteraad Wormerland 2025

Gelet op de artikelen 23, 24, 54, 82, 83, 84, 87 van de Gemeentewet en artikel 5.1 van de Wet open overheid;

Met inachtneming van de volgende overwegingen;

• Per 1 april 2023 de geheimhoudingsbepalingen in de gemeentewet op belangrijke punten ingrijpend zijn gewijzigd, waarbij dit protocol een handleiding biedt voor een zorgvuldige uitvoering van de nieuwe wettelijke bepalingen voor de gemeenteraad;

• Openbaarheid en transparantie zwaarwegende belangen zijn die zorgen voor controleerbaarheid van bestuurlijk handelen. Besluiten van het gemeentebestuur behoren daarom in beginsel openbaar te zijn;

• Zwaarwegende belangen als genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid het noodzakelijk kunnen maken af te wijken van de basisregel van openbaarheid;

• Bij besluiten tot het opleggen van geheimhouding een belangenafweging plaatsvindt, waarbij het belang van openbaarheid wordt afgewogen tegen andere gerechtvaardigde belangen zoals genoemd in artikel 5.1. van de Wet open overheid.

Hoofdstuk 1 Algemeen

Artikel 1.1. Geheimhouding als uitzondering

• 1. Openbaarheid is een van de grondbeginselen van ons democratisch bestel. Openbaarheid van informatie is de regel, geheimhouding de uitzondering.

• 2. De keuze voor geheimhouding dient altijd te worden gemotiveerd, zoveel mogelijk in het openbaar.

Artikel 1.2 Wettelijke kaders voor geheimhouding

• 1. De Wet open overheid geeft in artikel 5.1 de belangen aan op grond waarvan geheimhouding kan worden opgelegd.

• 2. De Algemene wet bestuursrecht bepaalt in artikel 2.5 in algemene zin dat een geheimhoudingsplicht geldt voor alle gegevens waarvan iemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden. Deze bepaling geldt als een algemene regel in verhouding tot de in lid 4 en 5 genoemde bepalingen inzake geheimhouding uit de Gemeentewet.

• 3. Het Wetboek van Strafrecht bepaalt in artikel 272 de strafbaarheid van het schenden van geheimhouding en vertrouwelijkheid.

• 4. De Gemeentewet bepaalt in artikel 23 en 24 de regels voor besloten raadsvergaderingen en in artikelen 82 en 83 de regels voor besloten commissievergaderingen.

• 5. De Gemeentewet bepaalt in artikel 54 dat collegevergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden en in artikel 60 de regels voor kennisgeving van beslissingen van het college aan de raad en het openbaar maken van besluitenlijsten van collegevergaderingen.

• 6. De Gemeentewet bepaalt in artikel 81 de regels voor kennisgevingen van beslissingen van de burgemeester aan de raad.

• 7. De Gemeentewet bepaalt in artikel 87 de regels voor de raad, het college, de burgemeester en de commissies voor het opleggen van geheimhouding.

• 8. De Gemeentewet bepaalt in artikel 89 de regels voor de raad, het college, de burgemeester en de commissies voor het opheffen van geheimhouding.

Hoofdstuk 2 Geheimhouding van informatie en besluiten

Artikel 2.1 Geheim en vertrouwelijk

• 1. In het verkeer tussen college, burgemeester en raad wordt de term ‘vertrouwelijk’ niet gehanteerd.

• 2. Informatie van het college, de burgemeester en de raad is openbaar, of zij is geheim.

• 3. Ten aanzien van informatie waarover geen geheimhouding is opgelegd geldt dat zij in principe openbaar is, met inachtneming van artikel 1.2.

Artikel 2.2 Opleggen geheimhouding door raad, commissie of voorronde

• 1. De raad of voorronde legt enkel geheimhouding op als een belang genoemd in artikel 5.1 Wet open overheid van toepassing is, of als er anderszins een wettelijke grondslag voor is.

• 2. De raad of voorronde legt in principe terughoudend geheimhouding op een compleet document of op een deel daarvan. Waar mogelijk wordt de informatie die geheim moet blijven in een bijlage opgenomen. Gelet op artikel 89 van de Gemeentewet wordt op het betreffende document en in de titel ‘geheim’ vermeld.

• 3. Betreft de geheimhouding informatie die in enigerlei vorm aan de raad wordt overlegd, dan wordt de geheimhouding door het college opgelegd met vermelding in het besluit van:

  • De motivatie, onder vermelding van het belang of de belangen uit artikel 5.1 van de Wet open overheid

  • Onder verwijzing naar artikel 87 juncto 88 lid 2 Gemeentewet

  • De termijn (horizonbepaling)

  • Welke onderdelen van het voorstel geheim zijn.

• 4. Een horizonbepaling bevat een conditie waaronder of een datum waarop de geheimhouding wordt opgeheven. Is een dergelijke bepaling niet mogelijk dan wordt gemotiveerd opgenomen ‘voor onbepaalde tijd’.

Artikel 2.3 Publicatie geheime raadsinformatie

• 1. Geheime raadsinformatie wordt wel op het raadsinformatiesysteem geplaatst, maar is voorzien van een slot en alleen toegankelijk na inlog voor raadsleden, burgerraadsleden, de griffier en griffiemedewerkers. Het is mogelijk om geheime informatie onder berusting te brengen bij de griffier.

• 2. Uitgangspunt bij geheime raadsinformatie is dat raadsleden toegang hebben tot geheime informatie. Burgerraadsleden hebben in beginsel ook toegang tot geheime informatie.

Hoofdstuk 3 Vergaderen in beslotenheid

Artikel 3.1 Openbare aankondiging en opening

• 1. Raadsvergaderingen en voorronden zijn openbaar. Ze worden in het openbaar aangekondigd en geopend, met uitzondering van de bijzondere raadsvergadering waarin tot aanbeveling voor herbenoeming van de burgemeester wordt besloten.

• 2. Raads- en burgerraadsleden mogen aanwezig zijn bij besloten vergaderingen, tenzij de uitnodiging voor deze vergadering alleen aan raadsleden is gericht.

Artikel 3.2 Het sluiten van de deuren

• 1. Gelet op artikel 23 lid 2 van de Gemeentewet wordt op verzoek van tenminste een vijfde deel van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend dan wel als voorzitter dit nodig oordeelt, de deuren gesloten.

• 2. Als de deuren worden gesloten besluit de raad of voorronde of er naast de raadsleden en de betrokken leden van het college en de secretaris nog anderen aanwezig mogen zijn (bijv. betrokken ambtenaren).

• 3. Als de deuren worden gesloten, zorgt de griffie ervoor dat de uitzending via internet wordt stopgezet.

Artikel 3.3 Vergaderen achter gesloten deuren

• 1. Nadat de deuren zijn gesloten brengt de voorzitter eerst het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen in bespreking. Gelet op artikel 23 lid 3 van de Gemeentewet zal alleen als de raad of voorronde in meerderheid hiertoe besluit daadwerkelijk met gesloten deuren worden vergaderd.

• 2. Voor een besloten raads- of voorrondevergadering wordt een aparte presentielijst gebruikt. Hierop tekenen behalve de raadsleden ook eventuele overige aanwezigen en derden.

• 3. Gelet op artikel 23 lid 4 van de Gemeentewet geldt een verplichting tot geheimhouding omtrent informatie die in die vergadering ter kennis van de aanwezigen komt. De verplichting duurt voort totdat de raad haar opheft.

• 4. Geheimhouding van het ter vergadering behandelde wordt door de raad ter vergadering zelf opgelegd bij meerderheid van stemmen op grond van artikel 87 Gemeentewet. De voorzitter doet daartoe aan het eind van de vergadering een voorstel als volgt: ‘Ik stel u voor geheimhouding op te leggen ten aanzien van wat in deze vergadering is behandeld en ten aanzien van de inhoud van alle schriftelijke en mondelingen informatie die in deze vergadering is behandeld’.

• 5. Raadsleden die na aanvang van een besloten vergadering aankomen dan wel tussentijds de vergaderzaal verlaten hebben zonder enige belemmering toegang. Betrokkenen dienen zich hierbij bewust te zijn van het besloten karakter van de vergadering en de gemaakte afspraken in het kader van geheimhouding. Daarnaast dienen zij zich te melden bij de voorzitter en griffier.

• 6. Gelet op artikel 23 lid 5 van de Gemeentewet wordt van een besloten vergadering een apart verslag/besluitenlijst gemaakt, die niet openbaar is totdat de raad de geheimhouding daarvan opheft. Een geheim verslag wordt in een volgende besloten vergadering van de raad, dan wel ongewijzigd en zonder inhoudelijke behandeling in een volgende openbare vergadering van de raad vastgesteld. Het verslag zelf blijft geheim, tenzij de raad besluit de geheimhouding op te heffen. Indien een lid van de raad inhoudelijke behandeling van het verslag wenst, geschiedt dit in een besloten deel van de vergadering.

Hoofdstuk 4 Opheffen geheimhouding over stukken en vergaderingen

Artikel 4.1. Opheffen geheimhouding

• 1. Gelet op artikel 89 lid 3 van de Gemeentewet is het orgaan dat geheimhouding oplegt, bevoegd de geheimhouding op te heffen.

• 2. In afwijking van het eerste lid geldt da, gelet op artikel 89 lid 4 van de Gemeentewet, indien informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding geldt aan de raad is verstrekt, die verplichting in afwijking van artikel 89 lid 3 van de Gemeentewet voortduur totdat de raad haar opheft.

Artikel 4.2 Lijst met geheime stukken en vergaderingen

• 1. De secretaris houdt een lijst bij van alle stukken ten aanzien waarvan het college of de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd.

• 2. De griffier houdt een lijst bij van alle besloten raadsvergaderingen en van alle stukken die tijdens besloten vergaderingen zijn overlegd en ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd door de raad of commissie.

• 3. Genoemde lijsten bevatten in ieder geval voor zover van toepassing de datum van het stuk, de datum van de raadsvergadering of een collegevergadering waarin de geheimhouding is opgelegd, de reden van de geheimhouding en de horizonbepaling of de datum waarop de geheimhouding wordt beëindigd.

Artikel 4.3 Horizonbepalingen

• 1. De secretaris bewaakt de horizonbepalingen met betrekking tot geheime college- en raadsstukken. De griffier doet hetzelfde voor besloten vergaderingen.

• 2. Indien noodzakelijk wordt aan het college opnieuw gevraagd voor een periode geheimhouding op te leggen.

• 3. De secretaris controleert jaarlijks in maart de horizonbepalingen en zorgt dat er een voorstel wordt voorgelegd, over het al dan niet handhaven van de geheimhouding.

Artikel 4.4. Publicatie openbaar geworden stukken

Zodra een voorstel tot opheffing van geheimhouding is aangenomen ontvangt de griffier zo spoedig mogelijk de openbare stukken van de auteur.

Hoofdstuk 5 Openbaar en besloten in andere gevallen

Artikel 5.1. Overige commissies en werkgroepen

De openbaarheid of beslotenheid van overige commissies en werkgroepen wordt geregeld via zelfstandige verordeningen en raadsbesluiten. Datzelfde geldt voor de verslagen en besluiten.

Artikel 5.2 Voorstel presidium

Het presidium van de raad doet voorstellen over de beslotenheid voor bijeenkomsten en overleggen wanneer deze niet per verordening of raadsbesluit is geregeld.

Artikel 5.3 Vertrouwelijk informatie

Bespreking van vertrouwelijke informatie met de leden van de raad en bijvoorbeeld de voorzitter van de raad is mogelijk als uitdrukkelijk geen sprake is van verantwoordingsplicht in de zin van artikel 169 eerste lid, of artikel 180, eerste lid van de Gemeentewet.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad, gehouden op 11 maart 2025.

De griffier,

I.P. Vrolijk

De voorzitter,

A.J. Michel-de Jong