Verordening op de Overlegstructuren gemeente Emmen 2016

Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

Deze verordening verstaat onder:

• gemeente: de gemeente Emmen.

• gemeenteraad: de gemeenteraad van de gemeente Emmen.

• het College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Emmen.

• dorp: een dorp of kern van de gemeente Emmen, het centrumgebied Emmen uitgesloten, inclusief de begrenzingen zoals aangegeven op de bij deze verordening behorende overzichtskaart.

• kern: een gebiedseenheid van de gemeente Emmen anders dan een dorp, wijk of buurtschap en door de gemeente als zodanig erkend.

• wijk: een deel van ‘het centrumgebied’ Emmen.

• buurtschap: een deel van een dorp of kern van de gemeente Emmen, met uitzondering van ‘de stad Emmen’.

• bewoners van een dorp, kern, wijk of buurtschap: zij, die volgens de gegevens van het persoonsregister van de gemeente Emmen binnen de grenzen van een dorp, kern, wijk of buurtschap wonen.

• erkende overlegpartner (EOP): een door de raad ingestelde officieel erkende gesprekspartner, die de bewoners van een buurtschap, kern, wijk of dorp vertegenwoordigen. EOP’s kunnen vertegenwoordigd zijn in:

  • A) een dorps- of wijkraad: een volgens de bepalingen van deze verordening ingestelde commissie, als bedoeld in art. 84 van de Gemeentewet, waarvan de leden rechtstreeks door de bewoners van een dorp worden gekozen en

  • B) een belangenvereniging: een rechtspersoonlijkheid bezittende vereniging van bewoners van een dorp, kern, wijk of buurtschap, die naar de mening van de raad voldoet aan de bepalingen van deze verordening en als zodanig door de raad is erkend.

• kwadrant: een gebied waaronder een aantal EOP’s valt, waarvan de begrenzing en de naam op de bij deze verordening behorende kaart staat aangegeven.

Artikel 2. Erkenning van een overlegpartner

• 1. Een dorps- en wijkraad of een belangenvereniging van bewoners wordt door de raad erkend als bedoeld in artikel 1, indien:

  • a. een dorps- of wijkraad is aangewezen door de raad als commissie op grond van artikel 84 van de Gemeentewet en waarvan de leden rechtstreeks door de bewoners van een dorp of wijk worden gekozen of een dorps- of wijkraad of een belangenvereniging van bewoners is die rechtspersoonlijkheid bezit in de vorm van een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid;

  • b. het instellingsbesluit van de commissie c.q. de statuten aangeven met betrekking tot welk geografisch gebied de dorps- of wijkraad of de belangenvereniging van bewoners zijn activiteiten uitstrekt en dat het algemeen belang van de inwoners in dat gebied behartigd zal worden;

  • c. het bestuur overeenkomstig de statuten minstens één keer per jaar een algemene openbare vergadering bijeen roept;

  • d. in het gebied als bedoeld in sub b. nog geen dorps- of wijkraad of belangenvereniging van bewoners erkend is;

  • e. uit de samenstelling van de dorps- of wijkraad of belangenvereniging blijkt dat tenminste 30 (aspirant)-leden zijnde inwoners, redelijk gespreid over het werkgebied wonen. Hiertoe dient een handtekeningenlijst overlegd te worden;

  • f. er geen raadsleden en/of collegeleden lid zijn van het bestuur.

• 2. De raad kan een erkenning intrekken, indien:

  • o de wijze van functioneren daarvoor aanleiding is;

  • o niet meer voldaan wordt aan de in lid 1 gestelde vereisten voor erkenning.

• 3. De raad trekt een erkenning in, indien:

  • o sprake is van strijd met de wet

  • o van rechtswege dan wel anderszins tot ontbinding gekomen wordt.

• 4. Het College stelt een kaart vast, waarop de werkgebieden zijn ingetekend.

• 5. Het College kan, mits daartoe redelijke en billijke gronden bestaan, afwijken van het werkgebied.

• 6. Bij afwezigheid van een dorps- of wijkraad of belangenvereniging in enig werkgebied kan het College goedkeuren dat de belangen in dat werkgebied worden behartigd door bewoners in dat gebied of een naastgelegen Erkende Overlegpartner voor de duur dat daar geen Erkende Overlegpartner aanwezig is.

Hoofstuk 2 Taak en bevoegdheden

Artikel 3. Taken en bevoegdheden

• 1. De Erkende Overlegpartner heeft tot taak:

  • a. het behartigen van de gemeenschappelijke belangen van de inwoners in het werkgebied;

  • b. het vervullen van een intermediaire functie vanuit het werkgebied richting het gemeentebestuur.

• 2. De Erkende Overlegpartner kan gevraagd en ongevraagd advies geven over zaken die de inrichting en de leefbaarheid in het dorp of de wijk beïnvloeden.

• 3. De Erkende Overlegpartner communiceert actief met zijn achterban over de uitoefening van de taken onder 1.

• 4. De Erkende Overlegpartner heeft het recht schriftelijk inlichtingen te vragen aan het College over aangelegenheden die het algemeen belang van het werkgebied raken.

• 5. De Erkende Overlegpartner is verplicht, daar waar dat door de gemeente gevraagd wordt, de samenwerking te zoeken met andere partners in het openbaar gebied. De Erkende Overlegpartner kan hiervoor ook zelf initiatief nemen.

• 6. De Erkende Overlegpartner is bevoegd in samenspraak met de inwoners te besluiten over besteding van het budget voor het werkgebied als bedoeld in artikel 7 van deze verordening.

• 7. De Erkende Overlegpartner is mede-eigenaar van een wijk – of dorpsagenda die in een samenwerking tussen meerdere partijen wordt opgesteld.

Artikel 4. Overleg en advies

• 1. Het College en de Erkende Overlegpartner bepalen in samenspraak de wijze van overleg en advies waarbij een keuze wordt gemaakt tussen de werkwijze onder a of b:

  • a. de overleg- en adviesrelatie tussen de Erkende Overlegpartner en het College is gebaseerd op ‘partnerschap’, waarbij de werkmethode van Emmen Revisited wordt toegepast;

  • b. de overleg- en adviesrelatie tussen Erkende Overlegpartner en het College houdt in dat het college verplicht is vroegtijdig advies in te winnen, in ieder geval op het terrein van de ruimtelijke ordening, volkshuisvesting, openbare werken, verkeersvoorzieningen en milieu, dat rechtstreeks het dorp, de kern, de wijk of de buurtschap aangaat.

• 2. Het College verstrekt de Erkende Overlegpartner vroegtijdig de inlichtingen die voor het geven van een goed advies van belang zijn.

• 3. Het College verstrekt de Erkende Overlegpartner informatie over (voor)genomen raadsbesluiten, commissieagenda’s en verslagen.

• 4. Uit elk besluit van de gemeente, waarbij de Erkende Overlegpartner een rol speelt, blijkt dat overleg is geweest met de Erkende Overlegpartner en is het resultaat van dit overleg opgenomen.

• 5. Wanneer het College een onderwerp, waarover het advies van een Erkende Overlegpartner is ingewonnen, aan de gemeenteraad ter besluitvorming voorlegt, wordt het daarover uitgebrachte advies verwerkt in het raadsvoorstel.

• 6. Wanneer het College afwijkt van het door de Erkende Overlegpartner gegeven advies wordt daarvan, met vermelding van motieven, direct mededeling gedaan aan de betreffende Erkende Overlegpartner.

Hoofdstuk 3 Overlegsituaties

Artikel 5 Periodiek overleg

• 1. Gemeente en Erkende Overlegpartner bepalen in onderling overleg de aard en frequentie van het periodieke overleg op wijk- of dorpsniveau en binnen het kwadrant.

• 2. Daar waar een lokaal team binnen de werkmethode van Emmen Revisited functioneert, neemt de Erkende Overlegpartner met tenminste één vertegenwoordiger deel in het lokaal team.

Hoofdstuk 4 Financiën

Artikel 6 Bijdrage kantoor- en organisatiekosten

• 1. Het College verleent de Erkende Overlegpartner jaarlijks een bijdrage in de te maken kantoor- en organisatiekosten.

• 2. Het College regelt in een beleidsregel de verlening en besteding van de bijdrage als bedoeld in lid 1 van dit artikel.

Artikel 7 Meerjarenbudget Erkende Overlegpartners

• 1. Het College verleent jaarlijks een budget aan de Erkende Overlegpartner, waarvan het doel is door middel van zelfwerkzaamheid de samenhang van de bevolking te bevorderen en de kwaliteit van de leefbaarheid te verbeteren.

• 2. De Erkende Overlegpartner heeft de bevoegdheid, binnen de gestelde kaders, zelf te beslissen waaraan het budget wordt besteed. De kaders zijn:

  • a. de leefbaarheid van de wijk of het dorp wordt instandgehouden of verbeterd.

  • b. de uitvoering van activiteiten doorkruist niet het beleid van de gemeente of van andere overheden.

  • c. bewoners werken mee aan de realisering van het project.

• 3. Het College regelt in een beleidsregel de verdeling, de besteding en het budgetbeheer alsmede de verantwoording van het budget als bedoeld in lid 1 en 2 van dit artikel.

Hoofstuk 5 Rechtstreeks gekozen dorps- of wijkraden

Artikel 8

• 1. De gemeenteraad kan overgaan tot het instellen van een dorps- of wijkraad met toepassing van artikel 84 van de Gemeentewet en de Kieswet.

• 2. Het College regelt in een beleidsregel de oprichting, samenstelling, het werkgebied, de werkwijze en de opheffing van de dorps- en wijkraden als bedoeld in lid 1 van dit artikel.

Hoofdstuk 6 Slotbepalingen

Artikel 9

• 1. De ‘Verordening op de Overlegstructuren gemeente Emmen 2012 van 22 december 2011 wordt ingetrokken.

• 2. In alle gevallen, waarin deze verordening niet voorziet, beslist het College.

• 3. Deze verordening wordt aangehaald als "Verordening op de Overlegstructuren gemeente Emmen 2016".

• 4. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2016.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 17 december 2015.

de griffier,

H.D. Werkman

de voorzitter,

C. Bijl

Toelichting op de Verordening op de Overlegstructuren binnen de gemeente Emmen 2016.

Algemene toelichting

Burgerparticipatie kent een lange traditie in de gemeente Emmen. Al sinds de jaren ’70 vindt overleg plaats met wijk- en dorpsverenigingen. Deze zijn erkend als zogenaamde Erkende Overlegpartners. Vanaf 2006 hebben de Erkende Overlegpartners de beschikking over een budget voor activiteiten in hun werkgebied. Erkende Overlegpartners vervullen een belangrijke intermediaire rol tussen inwoners en gemeente. Ook behartigen zij het bewonersbelang in samenwerkingsverbanden. Met alle partners in een dorp of wijk wordt in dit kader een agenda gemaakt voor de ontwikkeling van het dorp of de wijk. Een lokaal team begeleidt de uitvoering van de agenda.

In 2010 is besloten de werkmethode van Emmen Revisited uit te breiden over de hele gemeente, zodat in 2014 in alle wijken en dorpen wordt gewerkt met deze aanpak.

In deze verordening is de afstemming geregeld: daar waar een lokaal team functioneert, neemt de Erkende Overlegpartner met tenminste één lid deel in het lokaal team en is de Erkende Overlegpartner mede-eigenaar van het wijk- of dorpsagenda’s.

De gemeente Emmen kent 35 Erkende Overlegpartners (EOP’s). Deze verordening legt de basis voor een eenduidig systeem van regelmatige contacten met de bevolking via de structuur van Erkende Overlegpartners (EOP’s) op basis van wederzijdse inspanningen.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Kwadranten: de gemeente Emmen kent een kwadrantindeling. Deze indeling bestaat uit de kwadranten: De Blokken, De Monden, De Velden en De Stad.

Hieronder staat een nadere specificatie van deze gebieden.

De Blokken

Dit zuidoostelijke kwadrant bestaat uit de dorpen/kernen: Nieuw-Schoonebeek, Weiteveen, Klazienaveen, Zwartemeer, Nieuw-Dordrecht, Barger-Compascuum, Klazienaveen-Noord en Barger-Oosterveen.

De Monden

Dit noordoostelijke kwadrant bestaat uit de dorpen/kernen: Emmer-Compascuum, Emmer-Erfscheidenveen, Foxel/Scholtenskanaal, Nieuw-Weerdinge, Roswinkel en Weerdinge.

De Velden

Het zuidwestelijke kwadrant omvat de dorpen/kernen: Schoonebeek, Zandpol, Erica, Nieuw-Amsterdam/Veenoord en De Peel.

De Stad

De Stad met de kern/wijken/dorpen: Emmen-Centrum, Emmermeer, Emmerhout, Angelslo, Bargeres, Woonparc-Sandur, Rietlanden, Westenesch, Emmerschans, Noordbarge, Zuidbarge, Bargermeer/Meerveld, Oranjedorp, Barger-Oosterveld, Delftlanden en Loeksham.

Artikel 2

Volgens de Gemeentewet besluit de raad tot de instelling van een dorps- of wijkraad. Daarom is er voor gekozen dat de erkenning plaatsvindt bij raadsbesluit. De Erkende Overlegpartner, in de vorm van een belangenvereniging, is geen afgeleide van de Gemeentewet. Dit betekent dat in principe het College over de erkenning hiervan zou kunnen beslissen. Om te waarborgen dat de dorps- en wijkraden en de belangenverenigingen op dezelfde wijze worden behandeld, beslist ook de raad over erkenning van een belangenvereniging.

Het College stelt de kaart vast met de werkgebieden. Hierdoor kan een kleine grenscorrectie, bij instemming van betrokken Erkende Overlegpartners, via een eenvoudige procedure worden gewijzigd. Op verzoek van de raad is geregeld dat raadsleden niet in een EOP zitting kunnen nemen. Dit is uitgebreid tot leden van het College. Hiermee wordt de ‘dubbele pettenproblematiek’ voorkomen. De raad kan een erkenning intrekken.

Artikel 3

In dit artikel gaat het om de bevoegdheden van de Erkende Overlegpartner. Ook komt hierin tot uitdrukking welke belangen zij behartigen. Artikel 3 lid 3: waar gesproken wordt over partners in het openbaar gebied wordt gedacht aan woningcorporaties, waterschappen, buurtverenigingen, enzovoorts. Lid 6 bepaalt dat EOP’s in samenspraak met de inwoners over besteding van de budgetten besluiten. In de wijken en dorpen waar de werkmethode Emmen Revisited functioneert, is een lokaal team dat de uitvoering van het wijk- of dorpsagenda’s begeleidt. Gelet op het gemeenschappelijke belang dat gemeente en EOP’s hebben bij de wijken dorpsontwikkeling, is geregeld dat een EOP mede-eigenaar wordt van de wijk- of dorpsagenda's. De rol van de EOP is dat de EOP eigenaar van een aantal activiteiten uit de dorps- of wijkagenda’s is, de bewonersbelangen behartigt en zonodig bewoners raadpleegt over activiteiten. In artikel 5 is geregeld dat een EOP met tenminste één vertegenwoordiger in het lokaal team deelneemt.

Artikel 4

Uit deze bepaling blijkt, dat de adviserende rol van de Erkende Overlegpartner van groot belang wordt geacht.

De wijze waarop deze advisering vorm krijgt, is afhankelijk van de afspraken die de gemeente en een Erkende Overlegpartner daarover maken. Hierdoor is maatwerk mogelijk per werkgebied. Er zijn twee varianten mogelijk:

• een samenwerking op basis van partnerschap, die geënt is op de werkmethode Emmen Revisited.

  Richtinggevend daarbij is de Participatieladder en de “10 spelregels van de Nationale Ombudsman”. De toepassing van deze instrumenten wordt uitgewerkt in de Kadernotitie Burgerparticipatie.

• een voortzetting van de huidige werkwijze, waarbij sprake is van een verplichte adviesaanvraag door het college op de genoemde beleidsterreinen.

De verwachting is dat in de wijken en dorpen waar de werkmethode Emmen Revisited is ingevoerd, draagvlak is voor samenwerking op basis van partnerschap. In andere wijken en dorpen kan voorkeur zijn voor voortzetting van de huidige werkwijze. Het College verstrekt in beide varianten de inlichtingen die voor het geven van een goed advies van belang zijn, tenzij wettelijke regelingen inzake privacy of vertrouwelijkheid de verstrekking niet toestaat. Bij beide varianten wordt het advies van de Erkende Overlegpartner zichtbaar in het uiteindelijke besluitformulier.

Bij afwijking van een advies wordt de Erkende Overlegpartner dit medegedeeld.

Artikel 5

Overlegsituaties worden niet verplicht voorgeschreven. Met alle Erkende Overlegpartners vindt uitvoeringsoverleg plaats over werkzaamheden in het grijs en groen. Soms zijn gemeente en Erkende Overlegpartner overeengekomen dat dit overleg op een andere wijze plaatsvindt. Deze ruimte voor maatwerk moet blijven.

Wel is vastgelegd dat daar waar een lokaal team in het kader van Emmen Revisited functioneert de Erkende Overlegpartner met tenminste een vertegenwoordiger deelneemt.

Dit is een waarborg voor afstemming van de activiteiten binnen een werkgebied.

Artikel 7

In deze verordening is vastgelegd dat de Erkende Overlegpartners zelf – binnen een viertal kaders - beslist waaraan zij het EOP-budget besteden. Het College stelt nadere regels vast in een beleidsregel.

Artikel 8 en 9

Deze artikelen spreken voor zich.