Budgethoudersregeling gemeente IJsselstein 2025

Het college van de gemeente IJsselstein;

 

gelet op de Financiële verordening gemeente IJsselstein 2023:

 

besluit vast te stellen de volgende

 

Budgethoudersregeling gemeente IJsselstein 2025

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

Budget:

een in de begroting opgenomen bedrag voor het realiseren van doelen en activiteiten, dat zowel de exploitatie als de investeringen omvat.

Hoofdbudgethouder:

de gemeentesecretaris/algemeen directeur of de griffier die op grond van die functie eindverantwoordelijk is voor de beheersing van alle budgetten en investeringen.

Budgethouder:

een functionaris die op grond van die functie verantwoordelijk is voor de beheersing van de functioneel toegewezen budgetten en investeringen.

Budgetbeheerder:

een medewerker die onder verantwoordelijkheid van een budgethouder de budgethouder ondersteunt met de uitvoering van de aan het budgethoudersbudget verbonden werkzaamheden.

Calamiteit:

een ramp, een crisis of een onverwachte gebeurtenis die ernstige schade of leed kan veroorzaken binnen de gemeente en daarom redelijkerwijs directe actie van de gemeente vereist.

Doelmatigheid:

de mate waarin de besteding van de budgetten bijdraagt aan het bereiken van de maatschappelijke effecten, zoals vastgelegd in de programmabegroting.

Financiën:

de medewerkers van het team Interne Ondersteuning die belast zijn met taken op het gebied van het financieel beleid en het financieel beheer.

Investering:

een door de raad en het college beschikbaar gesteld bedrag voor het doen van een concrete uitgave met een meerjarig nut.

Programma:

een door de raad vastgesteld samenhangend geheel van gemeentelijke activiteiten met de daarbij beschikbaar gestelde lasten en inkomsten om de gemeentelijke activiteiten te realiseren.

Taakveld:

een in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) voorgeschreven verzameling van uitgaven en inkomsten die zijn toegewezen in de programma’s.

Verplichting:

de verplichting tot het verrichten van een financiële beheershandeling (zoals het doen van betalingen of een verrekening) aan een derde op grond van een overeenkomst, besluit of beschikking.

Beïnvloedbare kosten:

zijn kosten binnen de gemeentelijke begroting die door beleidskeuzes, besluiten of acties van de gemeente zelf kunnen worden aangepast of beïnvloed.

Artikel 2 Hoofdbudgethouders

De hoofdbudgethouders zijn samen verantwoordelijk voor de beheersing van de begrotingsuitvoering. Dit betreft het geheel van de budgetten, inclusief investeringen, in de begroting. De griffier is hoofdbudgethouder van de griffiebudgetten. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is hoofdbudgethouder van de overige budgetten. De hoofdbudgethouders wijzen de budgetten toe aan budgethouders. Bij afwezigheid worden de hoofdbudgethouders vervangen volgens de geldende vervangingsregeling.

Artikel 3 Budgethouder

  • 1.

    Een teamleider is uit hoofden van zijn functie budgethouder van de budgetten die door de hoofdbudgethouder wordt toegewezen;

  • 2.

    De budgethouder is integraal verantwoordelijk voor het te bereiken resultaat in termen van effecten, prestaties en kostenbeheersing met het toegewezen budget.

  • 3.

    De budgethouder is verantwoordelijk voor het geheel van de rechtstreeks toegewezen budgetten, reserves, voorzieningen en investeringen in de begroting.

  • 4.

    De budgethouder is verantwoordelijk voor de realisatie van in de begroting geraamde en toegewezen inkomsten.

  • 5.

    Bij afwezigheid wordt de budgethouder vervangen volgens de geldende vervangingsregeling.

  • 6.

    Indien de vervangingsregeling niet van toepassing is dan wijst de hoofdbudgethouder de vervangende budgethouder aan.

Artikel 4 Budgetbeheerder

  • 1.

    De budgetbeheerder is belast met de uitvoering en besteding van de aan een specifieke taak toegewezen opdracht en budget. Hiermee wordt de budgetbeheerder verantwoordelijk voor de besteding van de aan deze taak toegewezen budget .

  • 2.

    De budgetbeheerder informeert de budgethouder tijdig over dreigende over- en onderschrijdingen.

  • 3.

    De budgetbeheerder controleert de geleverde prestatie en codeert de facturen in het financieel systeem.

Artikel 5 Bevoegdheden

  • 1.

    De hoofdbudgethouders, de budgethouders en budgetbeheerders zijn namens het college, met inachtneming van het geldende mandaatbesluit, bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven.

  • 2.

    De budgethouders kunnen voor de uitvoering van hun bevoegdheid, met inachtneming van deze regeling, een budgetbeheerder aanwijzen. Dit verandert de verantwoordelijkheden van de budgethouder niet.

  • 3.

    Is er geen budgetbeheerder aangewezen dan heeft de budgethouder de taken zoals benoemd bij de budgetbeheerder.

  • 4.

    De budgethouders en budgetbeheerders zijn bevoegd om uitgaven te doen ten laste van hun toegewezen budgetten en investeringen. Hierbij moet voldaan worden aan alle geldende wet- en regelgeving, waaronder deze regeling. Daarnaast moeten de uitgaven in overeenstemming zijn met het doel en de voorwaarden waartoe het budget beschikbaar is gesteld. Ook zijn budgethouders en budgetbeheerders bevoegd om inkomsten ten gunste van de gemeente in ontvangst te nemen voor zover deze aan hun budget zijn toe te rekenen.

  • 5.

    Memoriaalboekingen volgen uit de BBV-wetgeving en worden door Financiën geboekt. De budgethouders en/of budgetbeheerders worden op de hoogte gebracht in de maand- en kwartaalgesprek cyclus.

Artikel 6 Aangaan van verplichtingen en betalingen

  • 1.

    Verplichtingen tot het doen van uitgaven mogen door de budgethouder/-beheerder alleen worden aangegaan nadat de budgethouder/-beheerder heeft vastgesteld dat:

    • a.

      er toereikend mandaat bestaat op grond van het geldende mandaatbesluit

    • b.

      het desbetreffend budget toereikend is om die uitgave(n) te doen, dan wel dat binnen het betreffende taakveld voldoende toereikend budget beschikbaar is.

  • 2.

    Bij het aangaan van verplichtingen worden de geldende regels met betrekking tot het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid en administratieve organisatie gevolgd.

  • 3.

    De budgethouders en budgetbeheerders die volgens deze regeling en het geldende mandaatbesluit een verplichting mogen aangaan leggen de verplichting als de opdrachtwaarde hoger is dan € 5.000 (en niet zijnde een subsidie, belastingen en energiekosten) altijd vast door het registreren daarvan in de financiële administratie op het moment dat deze ontstaat.

  • 4.

    De budgetbeheerder laat verplichtingen groter dan € 5.000 mede accorderen in het financiële systeem door de budgethouder.

  • 5.

    De hoofdbudgethouders, budgethouders en budgetbeheerders mogen verplichtingen aangaan tot de onderstaande bedragen:

    Functie

    Bevoegd tot maximaal

    Hoofdbudgethouder

    Bedragen hoger dan € 500.000

    Budgethouder

    Tot € 500.000

    Budgetbeheerder

    Tot € 30.000

  • 6.

    Als een toereikend budget ontbreekt, dan is het aangaan van een verplichting niet mogelijk totdat het budget op voldoende niveau is gebracht.

  • 7.

    De budgethouders en budgetbeheerders zijn verantwoordelijk voor het juist en tijdig aanbieden van de te betalen facturen en de te innen vorderingen aan de financiële administratie. Hiervoor gelden nadere interne richtlijnen.

Artikel 7 Verschuiving van budgetten

  • 1.

    Voor verschuivingen van inkomsten en/of uitgaven tussen programma’s en/of tussen de algemene dekkingsmiddelen en een programma is een raadsbesluit nodig.

  • 2.

    Verschuivingen van inkomsten en/of uitgaven tussen taakvelden binnen hetzelfde programma mogen door de budgethouder gedaan worden via een technische begrotingswijziging. Hierbij gelden de voorwaarden dat de aan de middelen verbonden doelen gerealiseerd worden en dat dit alleen mag binnen de budgetten die zijn toegewezen aan de betreffende budgethouder. De budgethouder is bevoegd binnen de samenstellende onderdelen van een investering te schuiven indien dit uit doelmatigheidsoverwegingen gewenst is.

Artikel 8 Financiële administratieve organisatie en informatieverstrekking

  • 1.

    De budgethouders zorgen voor een adequate organisatie van processen en activiteiten die nodig zijn voor de realisatie van de doelstellingen binnen de daarvoor beschikbaar gestelde middelen.

  • 2.

    De budgethouders en de budgetbeheerders verstrekken aan Financiën alle gegevens en onderliggende documenten die nodig zijn bij de financiële administratie, de Planning & Control-cyclus, de bewaking van budgetten en investeringen en de verslaglegging.

  • 3.

    De budgethouders en budgetbeheerders verstrekken alle door kwaliteitsmedewerker AO/IC gevraagde gegevens en onderliggende documenten die nodig zijn voor de (verbijzonderde) interne controle.

Artikel 9 Budgetten diverse disciplines

De onttrekkingen en stortingen van reserves en voorzieningen, verwerking van de salarissen, belastingaanslagen, rente en afschrijving worden centraal, door Financiën, verwerkt en doorbelast ten laste van de betreffende budgetten van de budgethouders. Budgethouders blijven verantwoordelijk voor hun totale budget, inclusief deze posten.

Artikel 10 Spoedeisende uitgaven in geval van een calamiteit

  • 1.

    In geval van calamiteiten is het een (hoofd)budgethouder toegestaan verplichtingen aan te gaan zonder dat daarvoor een goedgekeurd dan wel toereikend budget aanwezig is.

  • 2.

    Als van de bepaling in lid 1 gebruik wordt gemaakt informeert de hoofdbudgethouder het college binnen 72 uur schriftelijk of per e-mail over de noodzaak van deze handelswijze en de gevolgen daarvan.

  • 3.

    Als voor deze spoedeisende uitgaven geen budget beschikbaar is, dan zorgt de (hoofd)budgethouder zo spoedig mogelijk dat deze uitgaven worden verantwoord in het eerstvolgende Planning & Control-cyclus product. Hierbij wordt voorgesteld op welke wijze de betreffende uitgaven gedekt kunnen worden.

  • 4.

    De uitgaven en ureninzet die betrekking hebben op de calamiteit worden door de betreffende (hoofd)budgethouder bijgehouden en vastgelegd.

  • 5.

    Als de uitgaven voor een calamiteit hoger zijn dan € 100.000 dan moet de hoofbudgethouder mee accorderen.

Artikel 11 Afwijkingen budgetten

  • 1.

    Meevallers in budgetten vloeien terug naar de algemene middelen.

  • 2.

    De budgethouders zijn bevoegd om onderbestedingen van budgetten te gebruiken om tegenvallers binnen hetzelfde programma te compenseren. Hierbij geldt de voorwaarde dat dit alleen mag binnen de budgetten die zijn aangewezen aan de betreffende budgethouder.

  • 3.

    Budgethouders moeten tegenvallende beïnvloedbare kosten binnen hetzelfde programma compenseren; .

  • 4.

    De compensatie genoemd in lid 3 mag niet leiden tot een beleidsaanpassing. De afwijkingen in budgetten en inkomsten maken onderdeel uit van de in artikel 12 genoemde rapportages.

  • 5.

    Het is de budgethouders niet toegestaan meevallers van investeringen zonder toestemming van het college te gebruiken als dekking voor financiële tegenvallers.

Artikel 12 Rapportages en verantwoording

Periodiek, 1 x per kwartaal, leggen de (hoofd)budgethouders aan het college verantwoording af over het gevoerde beleid en beheer, zowel inhoudelijk als financieel, in overeenstemming met de daartoe door de betreffende hoofdbudgethouder gegeven aanwijzingen.

Artikel 13 Slotbepalingen

  • 1.

    Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking daarvan en werkt terug tot 1 januari 2025.

  • 2.

    De Budgethoudersregeling gemeente IJsselstein 2022 wordt ingetrokken.

Vastgesteld op 4 maart 2025,

Het college van IJsselstein,

Wilma van de Werken

secretaris

Agnes Jongerius

burgemeester

Naar boven