/2/png-2/RGB.png)
Gemeenteblad van Middelburg
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Middelburg | Gemeenteblad 2025, 114959 | beleidsregel |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Voor u ligt de nota Overhead 2025 gemeente Middelburg. De nota Overhead 2025 is bedoeld voor de kaderstellende rol van de raad en vormt het raamwerk waarbinnen het college van Burgemeester en Wethouders met overhead dient om te gaan.
Overhead is van belang voor de financiële stabiliteit van de gemeente. Bovendien kan de Raad door het hanteren van een eenduidige systematiek een betere vergelijking (benchmark) maken met andere gemeenten. In deze nota treft u een uitgebreide toelichting op de achtergrond van deze kaderstelling aan.
Naast de primaire taken van de gemeente die van belang zijn voor de inwoners, kent de gemeente ook functies en lasten ter ondersteuning van de primaire taken. Deze ondersteunende functies worden ook wel aangeduid als secundaire functies of overhead. Overhead is onlosmakelijk verbonden met het primair proces; zonder overhead kan geen sturing plaatsvinden of ondersteuning van de medewerkers die de primaire processen uitvoeren.
De Notitie overhead 2023 van de commissie BBV is een actualisatie van de Notitie overhead uit 2016 en gaat in op de inhoud en reikwijdte van het begrip ‘overhead’ zoals voorgeschreven in artikel 1 van het Besluit begroting en verantwoording (‘BBV’). De geactualiseerde notitie van de commissie BBV geeft een overzicht van de regelgeving inzake de overhead en geeft op een aantal punten een nadere toelichting. Deze geactualiseerde notitie is van toepassing vanaf de begroting 2025.
Deze Nota Overhead is een vertaling van de notitie Overhead van de Commissie BBV, en geeft weer hoe de gemeente Middelburg omgaat met de overhead. In deze nota komt eerst de definitie aan de orde. Daarna worden de uitgangspunten geschetst en vervolgens wordt toegelicht hoe uitwerking van overhead geschiedt.
De Financiële verordening gemeente Middelburg op basis van artikel 212 van de Gemeentewet vormt de basis van het gemeentelijk kader omtrent Overhead. In artikel 14 van de Financiële verordening is bepaald hoe de overhead dient te worden berekend en met welke methodiek deze dient te worden toegerekend. De Commissie BBV is van mening in de in 2023 verschenen Notitie Overhead dat kaderstelling in een aparte nota of (financiële) verordening een positieve bijdrage biedt aan de kwaliteit van de sturing en beheersing van een gemeente en de omvang van begroting en jaarstukken. Deze dient periodiek te worden geactualiseerd.
In de nog te actualiseren Financiële Verordening (4e kwartaal) zal een nieuw artikel worden opgenomen die verwijst naar de nota Overhead. Dit sluit aan bij het huidige stramien: Financiële Verordening op hoofdlijnen (kaderstellend) en de afzonderlijke financiële beleidsnota’s als nadere detailuitwerking.
In bijlage 1 is de relevante wet- en regelgeving opgenomen. In bijlage 2 is een overzicht van de stellige uitspraken en aanbevelingen van de commissie BBV opgenomen en de wijze waarop de gemeente Middelburg daaraan opvolging aangeeft. Deze bijlagen maken onderdeel uit van de vast te stellen nota.
Alle hogere wet -en regelgeving, zoals de gemeentewet (GW), het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en de stellige uitspraken van de commissie BBV die bindend zijn, zijn van toepassing op het beleid van de gemeente. Deze wettelijke regels zijn niet allemaal aangehaald, aangezien deze prevalerend zijn. Bij een aantal onderdelen is de BBV voorschriften ter verduidelijking vermeld.
4. Begripsbepaling en beleidskaders
In deze nota wordt verstaan onder:
Onder apparaatskosten zijn begrepen de noodzakelijke financiële middelen voor het inzetten van personeel (salarissen), organisatie-, huisvestings-, materieel-, automatiseringslasten e.d. voor de uitvoering van de organisatorische taken.
Met bezetting wordt bedoeld het daadwerkelijke aantal fte dat werkzaam is voor de voor het ambtelijk apparaat van een gemeente, inclusief de boventallige medewerkers in verhouding tot het aantal inwoners. De indicator wordt uitgedrukt per 1000 inwoners.
Het is wettelijk vastgelegd dat gemeenten, provincies en waterschappen jaarlijks begrotings- en verantwoordingsstukken moeten opstellen. Voor gemeenten en provincies is de regelgeving hieromtrent vastgelegd in het Besluit begroting en verantwoording (BBV). In het BBV is opgenomen dat er een commissie is met als taak zorg te dragen voor een eenduidige uitvoering en toepassing van het BBV.
4. Direct productief uurtarief
Het direct productief uurtarief van de medewerker in het primaire proces is gebaseerd op de totale salariskosten van het team/domein waar de medewerker deel van uit maakt, gedeeld door het aantal direct productieve uren van het betreffende team/domein.
Er is sprake van inhuur van externen indien er werkzaamheden worden uitgevoerd in opdracht van een bij de gemeente in dienst zijnde opdrachtgever, door een private organisatie met winstoogmerk, door middel van het tegen betaling inzetten van personele capaciteit en deskundigheid, zonder dat daar een arbeidsovereenkomst of aanstelling tussen organisatie en de daarbij ingezette personen aan ten grondslag ligt. Kenmerk van inhuur is dat de ingehuurde functionaris een plaats krijgt in de hiërarchie van de organisatie.
Onder overhead(kosten) worden alle kosten verstaan die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.
Op dit taakveld worden alle kosten van overhead, d.w.z. alle lasten van de functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces geregistreerd. Hiertoe behoren ook de systemen en aanverwante lasten die deze functies ondersteunen. Uitgangspunt is dat (uitvoerings )lasten zoveel mogelijk direct worden toegerekend aan de betreffende taken/activiteiten. Dit taakveld volgt de duiding uit de Notitie Overhead van de commissie BBV.
De volgende lasten moeten op dit taakveld worden verantwoord:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Tot dit taakveld behoort niet:
- •
- •
De volgende activiteiten horen ook niet op dit taakveld, maar moeten worden verantwoord op het taakveld van het primaire proces. Leidend hierbij zijn de afspraken uit de financiële verordening of de kadernota:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Lasten die toegerekend worden aan grondexploitaties, investeringen en onderhoudsvoorzieningen moeten via taakveld 0.4 met economische categorie 7.5 worden doorbelast aan het desbetreffende taakveld of balansstand.
Eenheden waarin de programma’s, zoals bedoeld in artikel 8, tweede lid van het BBV, of de eenheden in overzichten en bedragen in het programmaplan, bedoeld in artikel 8, eerste lid, onderdelen b tot en met e zijn onderverdeeld;
- a.
- b.
Uitgangpunt uit de notitie Hoofdlijnen van het BBV is dat lasten zo veel als mogelijk direct worden verantwoord aan de taken en activiteiten. Dit betekent dat alle bedrijfslasten die direct verbonden zijn aan activiteiten/taken/producten die gericht zijn op de inwoners, in de betreffende taakvelden moeten worden geregistreerd. De overhead wordt centraal begroot en verantwoord op het overzicht overhead via taakveld 0.4 Overhead.
- a.
De overhead komt op een aantal plekken in de begroting en jaarstukken aan de orde. De meest uitgebreide versie in zowel de begroting als de jaarstukken is het verplichte onderdeel ‘overzicht van de kosten van overhead’. Voor de begroting maakt dit overzicht deel uit van het programmaplan (artikel 8, lid 1, sub c), voor de jaarstukken is het een onderdeel van de programmaverantwoording (artikel 25, lid 1, sub a). Het overzicht bevat zowel de baten (indien aanwezig) en de lasten van de overhead en heeft geen vast format. De overhead komt daarnaast tot uitdrukking in het overzicht van baten en lasten conform de artikelen 17 en 27 van het BBV.
- b.
- c.
In het overzicht overhead van de begroting worden de concrete beleidsvoornemens in de vorm van de doelstellingen opgenomen en toegelicht. Het gaat daarbij niet alleen om kwantitatieve doelstellingen (zoals bijvoorbeeld aantal fte's), ook kwalitatieve aspecten verdienen aandacht. Het gaat bij de doelstellingen vooral om die onderdelen, die prioriteit hebben of vanuit de risicoanalyse aandacht vragen.
- a.
De volgende stap na het onderscheid wel of geen overhead, is de keuze die de gemeente moet maken om de overhead al dan niet toe te rekenen aan grondexploitaties, investeringen, onderhoudsvoorzieningen, heffingen leges, tarieven, (externe) subsidies en diensten aan derden. Het toerekenen van overhead is niet verplicht. Afhankelijk van het onderwerp dient dit intra-comptabel, dan wel extracomptabel te gebeuren.
- b.
In het BBV is één uitzondering gemaakt op het verplicht centraal begroten en verantwoorden van overhead. In de toelichting op het wijzigingsbesluit BBV van 5 maart 2016 is bepaald dat de kosten van overhead op een indirecte wijze wel kunnen (en mogen) worden toegerekend aan investeringen. Dit sluit aan op de ‘kan’-bepaling in artikel 63 lid 3 BBV waarin is bepaald dat een redelijk deel van de indirecte kosten kunnen worden opgenomen in de vervaardigingsprijs van activa. Er is dus sprake van een keuze om overhead toe te rekenen aan grondexploitaties en investeringen. Hetzelfde geldt voor groot onderhoudsprojecten die ten laste van een voorziening worden gebracht. Deze uitzondering voor de toerekening aan grondexploitaties en te activeren investeringen is gemaakt, omdat het niet toerekenen van overhead aan dergelijke investeringen anders kan leiden tot een begrotingstekort. De jaarlijkse overheadlasten van deze investeringen zouden dan namelijk in één keer ten laste van de exploitatie moeten worden gebracht, in plaats van deze te activeren en meerjarig af te schrijven.
- c.
Voor bijvoorbeeld heffingen, leges, gesubsidieerde activiteiten of activiteiten die worden gedekt door inkomsten van derden, is het verplicht om de overhead centraal te begroten en te verantwoorden. In de afrekening of kostprijsberekening kan de overhead immers extracomptabel worden meegenomen, zodat geen begrotingstekort ontstaat.
- d.
Een gemeente heeft de keuze om wel of geen overhead toe te rekenen aan onderdelen van de begroting. Afhankelijk van het onderwerp dient dit intra-comptabel dan wel extracomptabel te geschieden. De gemeenteraad kan bijvoorbeeld besluiten om geen overhead toe rekenen aan grondexploitaties, maar deze kosten wel mee te nemen in de kostprijsberekening van de afvalstoffenheffing en/of rioolheffing.
- e.
Bij de berekening van de tarieven voor lokale heffingen moet de toerekening extracomptabel geschieden. Deze methode wordt niet door de wetgever voorgeschreven, maar moet door de raad worden vastgesteld in de financiële verordening. Bij de methodiek kan gedacht worden aan de door het CBS gehanteerde techniek (op basis van personeelslasten), een opslagmethode op basis van het aantal fte of het uurtarief, of naar rato van de omvang van de taakvelden.
- f.
Voor producten en diensten op publiekrechtelijke grondslag is de gemeente aan wettelijke kaders gebonden voor wat betreft de kostprijsberekening en hoogte van tarieven. Zo mogen voor de rioolheffing en afvalstoffenheffing in de begroting de baten niet boven de lasten uitgaan (maximaal 100% kostendekkend). Ook bij kostenverhaal bij (faciliterend) grondbeleid dient er sprake te zijn van de criteria profijt, toerekenbaarheid en proportionaliteit (op basis van de Wro en omgevingswet).
- g.
- h.
In het PIOFACH domein worden zowel ondersteunende als sturende functies onderscheiden. Ondersteunende functies zijn functies die geen rechtstreekse bijdrage leveren aan producten die door de gemeente aan de inwoners worden geleverd. Deze functies worden ook wel aangeduid als de PIOFACH functies: personeel, informatisering en automatisering, organisatie, financiën, archivering, communicatie en huisvesting.
- i.
Sturende functies zijn functies die aangemerkt worden als hiërarchisch leidinggevenden en vielen voorheen automatisch onder de overhead. Coördinatoren, teamleiders, projectleiders en opdrachtgevers worden niet aangemerkt als sturende functies omdat verondersteld wordt dat hun verantwoordelijkheid voor inhoud of uitvoering het hoofdbestanddeel van het takenpakket vormt.
- j.
- k.
De huisvestingslasten hebben betrekking op zowel de lasten van huisvesting als de bijbehorende facilitaire lasten. Huisvesting die wordt gerekend tot de overhead heeft betrekking op kantoorruimten. Huisvestingslasten die behoren tot een specifiek uitvoerende taak en daarmee tot een specifiek taakveld vormen geen onderdeel van de overhead.
- l.
- m.
In de nota van toelichting van het wijzigingsbesluit BBV gedateerd 5 maart 2016 is het volgende opgenomen: “Rente die direct verband houdt met een taakveld betreft de (omslag)rente die moet worden toegerekend aan investeringen binnen dat taakveld. Bijvoorbeeld rente over investeringen in onderwijshuisvesting of over investeringen in sportaccommodaties betreft directe kosten op de betreffende taakvelden. Dit impliceert dat de rente- en afschrijvingslasten van investeringen op het terrein van de overhead ook onder de overhead vallen.
Definitie: de toegestane formatie in fte van het ambtelijk apparaat van de gemeente voor het begrotingsjaar op peildatum 1 januari in verhouding tot het aantal inwoners. De indicator wordt uitgedrukt per 1.000 inwoners. Uitgangspunt is het vastgestelde formatieplan conform de begroting die door de raad wordt vastgesteld. Indien in het formatieplan formatieplaatsen zijn opgenomen voor taken die uitgevoerd voor andere overheidsorganisaties (verhuurde fte's aan bijvoorbeeld een andere overheidsorganisatie of een gemeenschappelijke regeling) dan worden deze in mindering op de totale formatieve omvang gebracht.
Uitgangspunt is bij voorkeur de werkelijke bezetting voor een toekomstig begrotingsjaar voor zover een gemeente over deze gegevens kan beschikken. Indien deze cijfers niet beschikbaar zijn, dan is het toegestaan gebruik te maken van de meest recente cijfers. Voor de jaarstukken wordt berekend door de gemiddelde bezetting te nemen op 1 januari en op 31 december en deze door 2 te delen.
In de programma’s worden alleen de lasten opgenomen die betrekking hebben op het primaire proces. De methode voor de berekening van de kostendekkendheid in de paragraaf lokale heffingen is als volgt:
Berekening van kostendekkendheid van een heffing
Lasten taakvelden, inclusief (omslag)rente a
Baten taakvelden, exclusief heffingen b
Netto lasten taakvelden a-b = c
Overhead inclusief (omslag)rente d
Deze berekening moet vervolgens worden aangevuld met een inhoudelijke toelichting over de totstandkoming van de tarieven en de beleidskeuzes die daaraan ten grondslag liggen. Bij de berekening van de kostprijs voor afvalinzameling wordt voor de huisvestingskosten een correctie toegepast aangezien de Waldammeweg deze decentraal zijn gesitueerd. De gehanteerde overheadkosten (en dus ook afvalstoffenheffing) voor de kostprijsberekening van de afvalinzameling zijn hiermee lager. De methodiek voor het toerekenen van overhead aan lokale heffingen en rechten is hiermee gelijk aan het toerekenen van overhead aan de overige taakvelden en kent enkel een lager kostencomponent voor huisvesting.
7. Overhead bij grondexploitaties en investeringen.
In de toelichting op het wijzigingsbesluit BBV van 5 maart 2016 is bepaald dat de kosten van overhead op een indirecte wijze wel kunnen (en mogen) worden toegerekend aan grondexploitaties en investeringen. Dit sluit aan op de ‘kan’-bepaling in BBV artikel 63 lid 3 waarin is bepaald dat een redelijk deel van de indirecte kosten kunnen worden opgenomen in de vervaardigingsprijs van activa. Om het inzicht te behouden in het totaal van de overheadkosten, wordt alle overhead in eerste instantie wel onder het overzicht overhead geboekt en vervolgens als negatieve last overgeboekt naar de betreffende grondexploitatie of investering. In de praktijk zal dit gebeuren door op het taakveld 0.4 onder de lasten een negatief bedrag op te nemen met de categorie 7.5 ‘Overige verrekeningen’ en dit bedrag op het betreffende taakveld met de verrekencategorie 7.5 weer als last te verantwoorden. Hierdoor wordt de exploitatie niet onnodig opgevoerd. Zoals ook in de toelichting op het wijzigingsbesluit BBV van 5 maart 2016 is opgenomen, is het van belang dat wanneer gebruik wordt gemaakt van de methodiek om overhead door te belasten aan grondexploitaties en investeringen, hier ook in de toelichting op het overzicht overhead bijzondere aandacht aan te besteden.
Om de raad op eenvoudige wijze meer inzicht te geven in de lasten van de overhead voor de gehele organisatie en ook meer zeggenschap over die lasten te geven, wordt zowel bij begroting als bij de jaarstukken in het programmaplan c.q. programmaverantwoording een apart overzicht worden opgenomen van de baten en de lasten van de overhead. In het overzicht overhead wordt een specificatie opgenomen van de bruto overheadlasten en de aan de investeringen, grondexploitaties en de ten laste een onderhoudsvoorziening toegerekende overhead. N.B. Bij subsidies wordt de overhead meegenomen overeenkomstig de subsidievoorwaarden.
In de jaarrekening wordt in de toelichting op de programma’s bij het taakveld Bestuur gerapporteerd over de overhead, middels de beleidsindicator overhead. In het overzicht overhead van het jaarstukken wordt inzicht gegeven in de geboekte voortgang en resultaten op het gebied van de overhead. Hierbij worden alle kosten die samenhangen met de sturing en de ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces aangemerkt als overhead. Daarnaast wordt een korte toelichting gegeven op de mutaties die in enig jaar zijn opgenomen.
Deze nota treedt in werking op 1 januari 2025.
Deze nota wordt aangehaald als ‘Nota Overhead 2025’.
Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 13 maart 2025
Bijlage 1 Relevante wet- en regelgeving – relevante bepalingen
1. De raad stelt bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vast. Deze verordening waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan.
BESLUIT BEGROTING EN VERANTWOORDING GEMEENTEN PROVINCIES
In dit besluit wordt verstaan onder:
l. overheadkosten: per programma, of per programmaonderdeel als bedoeld in artikel 8, vierde lid, de raming van de baten en lasten en het saldo;
- 1.
De begroting, de meerjarenraming, de jaarstukken en de uitvoeringsinformatie geven volgens normen die voor gemeenten en provincies als aanvaardbaar worden beschouwd een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd over de financiële positie en over de baten en de lasten. In het bijzonder provinciale staten en de raad moeten in staat zijn zich een zodanig oordeel te vormen.
- 2.
- 3.
a. een overzicht van de kosten van overhead;
De paragraaf betreffende de bedrijfsvoering geeft ten minste inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering.
Het overzicht van baten en lasten in de begroting omvat:
b. het overzicht van de geraamde algemene dekkingsmiddelen, de geraamde kosten van de overhead, het geraamde bedrag van de heffing voor de vennootschapsbelasting en het geraamde bedrag voor onvoorzien;
De toelichting op het overzicht van baten en lasten bevat ten minste:
a. het gerealiseerde bedrag van het voorvorig begrotingsjaar, het geraamde bedrag van het vorig begrotingsjaar na wijziging en het geraamde bedrag van het begrotingsjaar;
b. de gronden waarop de ramingen zijn gebaseerd en, in geval van aanmerkelijk verschil met de raming, respectievelijk de realisatie, van het vorig, respectievelijk voorvorig, begrotingsjaar de oorzaken van het verschil;
3. De jaarrekening bestaat uit:
d. een bijlage met het overzicht van de gerealiseerde baten en lasten per taakveld.
1. De programmaverantwoording bestaat ten minste uit:
a. De verantwoording over de realisatie van de programma’s en de overzichten van de algemene dekkingsmiddelen en de kosten van overhead;
1. Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening bevat:
b. het overzicht van de gerealiseerde algemene dekkingsmiddelen, de gerealiseerde kosten van de overhead en het bedrag van de heffing voor de vennootschapsbelasting;
De toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening bevat ten minste:
a. voor alle onderdelen van artikel 27, eerste lid, een analyse van de afwijkingen tussen de begroting na wijziging en de jaarstukken;
Bijlage 2 Stellige uitspraken en Aanbevelingen commissie BBV en opvolging gemeente Middelburg
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2025-114959.html