Instellingsbesluit Strategisch Informatie Overleg (SIO) gemeente Tilburg

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Tilburg;

in de hoedanigheid van zorgdrager voor de archiefbescheiden op basis van artikel 30 van de Archiefwet 1995;

gelet op artikelen 3 en 3a van het Archiefbesluit 1995;

besluit:

vast te stellen;

Instellingsbesluit Strategisch Informatie Overleg (SIO) gemeente Tilburg.

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit instellingsbesluit wordt verstaan onder:

• a. SIO: het Strategisch Informatie Overleg waar dit besluit betrekking op heeft.

• b. Documenten: een schriftelijk stuk of een ander op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit (ongeacht de vorm). Bijvoorbeeld: document, databasegegeven, emailbericht (met bijlagen), zaak, dossier, website (of een deel ervan), foto/ afbeelding, geluidopname, wiki, blog, videotulen, data(set), informatieproduct, et cetera.

• c. Beheerder: het hoofd van de afdeling Data, Informatie en Technologie (DIT)

Artikel 2. Organisatie

• 1. Er is een SIO gemeente Tilburg

• 2. De taak van het SIO wordt als volgt omschreven:

  • het uitbrengen van advies aan de directie en beheerder inzake vraagstukken over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding;

Artikel 3. Bevoegdheden

• 1. Het SIO is bevoegd gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen aan de directie en de beheerder van de gemeente Tilburg inzake vraagstukken over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding;

• 2. Aan het SIO worden ter verplichte advisering voorgelegd:

  • a. Het voornemen tot van vervreemding van documenten;

  • b. Het voornemen tot uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijsten gemeentelijke en intergemeentelijke organen en overige waarderingsvraagstukken;

  • c. Het vaststellen van de concept hotspotlijst ter advisering aan het college om de neerslag van bijzondere gebeurtenissen vanuit cultuurhistorisch perspectief veilig te stellen en te bewaren.

Artikel 4. Samenstelling SIO

• 1. In het SIO hebben zitting:

  • a. Teammanager Informatiebeheer en Control (IBC) (voorzitter)

  • b. De gemeentearchivaris

  • c. De archiefinspecteur

  • d. Een adviseur Informatiebeheer

  • e. Een procesmanager Archiefbeheer (in de rol van secretaris)

  • f. Een procesmanager Archiefbeheer (in de rol van Record Manager)

• 2. Op verzoek van een of meer van de in het eerste lid genoemde personen, kan aanvullend een andere inhoudelijk deskundige (o.a. Functionaris Gegevensbescherming of een burgerlid voor waarderingsvraagstukken met maatschappelijke impact) worden uitgenodigd om deel te nemen aan een overleg, afhankelijk van het onderwerp.

Artikel 5. Vergaderfrequentie en agenda

Het SIO vergadert met een minimale frequentie van één keer per twee maanden.

Artikel 6. Inwerkingtreding

Dit instellingsbesluit treedt in werking met ingang van de dag na die der publicatie.

Artikel 7. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Instellingsbesluit Strategisch Informatie Overleg (SIO) gemeente Tilburg.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Tilburg op 25 februari 2025.

Secretaris,

Burgemeester,

Belanghebbenden kunnen tegen dit besluit binnen zes weken na de dag van publicatie een bezwaarschrift indienen bij het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Tilburg, Postbus 90118, 5000 LA Tilburg. Een bezwaarschrift schorst de werking van het besluit niet.

Belanghebbenden kunnen bij de voorzieningenrechter van Rechtbank Zeeland-West-Brabant, Postbus 90110 4800 RA Breda verzoeken een voorlopige voorziening te treffen indien onverwijlde spoed, gelet op de betrokken belangen, dat vereist. Voorwaarde is dat u ook een bezwaarschrift hebt ingediend. U kunt het verzoekschrift ook digitaal indienen bij deze rechtbank via loket.rechtspraak.nl/bestuursrecht.

Het bezwaarschrift moet worden ondertekend en moet ten minste bevatten:

• de naam en het adres van de indiener;

• de datum waarop u het bezwaarschrift schrijft;

• een omschrijving van het besluit waartegen het bezwaar is gericht, en

• de reden(en) waarom u het niet eens bent met het besluit.

Toelichting

Deze regeling betreft het instellen van een Strategisch informatieoverleg (hierna: SIO). Het begrip SIO is geïntroduceerd in de toelichting op het in 2012 gewijzigde Archiefbesluit 1995 (hierna: Archiefbesluit). Met het SIO wordt in elk overheidsorgaan een structureel overleg gecreëerd. In dit overleg worden vraagstukken belegd over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding. In het SIO vindt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding plaats. Hierdoor wordt in samenhang het beheer van informatie georganiseerd. Daarnaast heeft een SIO bij besluiten omtrent vervreemding en selectielijsten een wettelijk verplichte functie.

In artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit wordt voorgeschreven dat de belangen van het bestuur en de burger alsmede historische en culturele belangen bij vervanging, selectielijsten en vervreemding moeten worden afgewogen. De verantwoordelijke voor de informatiehuishouding vertegenwoordigt het belang van het bestuur; de archivaris historie en cultuur. De onafhankelijke deskundige heeft in het bijzonder de positie van de burger als uitgangspunt. Hiertoe dient het SIO een voordracht te doen (artikel 3a, eerste lid, van het Archiefbesluit). Het Archiefbesluit stelt eisen om de deskundigheid en onafhankelijkheid van deze functionaris te borgen (artikel 3a, tweede lid, van het Archiefbesluit).