Gemeente Rhenen – Controleverordening gemeente Rhenen 2023

De raad van de gemeente Rhenen;

gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 19 december 2023;

gelet op artikel 213 van de Gemeentewet;

en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado);

besluit:

1. In te trekken de Controleverordening gemeente Rhenen 2019;

2. Vast te stellen de Verordening artikel 213 Gemeentewet (Controleverordening gemeente Rhenen 2023)

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• accountant: een door de raad conform artikel 213, lid 2 Gemeentewet aangewezen accountant.

• accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de accountant

• jaarrekening: jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet

• rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

• rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado).

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming geschiedt voor een periode van minimaal drie jaar. Na afloop van de contractperiode kan de raad besluiten om het contract jaarlijks één jaar te verlengen.

• 2. De griffie bereidt de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat in ieder geval vermelding van:

  • a. de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de controle van de jaarrekening;

  • b. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • c. de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • d. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering.

• 4. In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad met het oog op de selectie van de accountant de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college

• 1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4. Het college legt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het accountantsverslag aan de raad voor conform de datum in de jaarlijks vast te stellen bestuurlijke planning.

• 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor de behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt direct door het college aan de raad en de accountant gemeld.

• 6. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders zo veel mogelijk gebruik van het namens burgemeester en wethouders uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. Ter bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole vindt er afstemming plaats tussen de accountant en de commissie Bestuur & Financiën (dan wel een andere afvaardiging van de raad), de portefeuillehouder Financiën en medewerkers van of namens de gemeente.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt.

• 2. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 3. De accountant is bevoegd om van alle medewerkers mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben.

• 4. Het college draagt er zorg voor dat de medewerkers van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, zodat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1. Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur, alsmede andere adviesopdrachten, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2. Het college draagt zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de desbetreffende ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

• 3. Het college draagt de zorg voor de verantwoording van de wettelijk voorgeschreven verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 7. Rapportering

• 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze direct schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven accountantsverslag, brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtelijke organisatie.

• 3. De accountant legt de controleverklaring en het accountantsverslag voor verzending aan de raad voor aan het college. Het college krijgt de mogelijkheid om zijn visie op deze stukken kenbaar te maken.

• 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen en de controleverklaring met de leden van de commissie Bestuur & Financiën (dan wel een andere afvaardiging van de raad).

Artikel 8. Controleprotocol

De accountant moet voldoen aan het controleprotocol.

Artikel 9. Inwerkingtreding

• 1. Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2023, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2023 en later.

• 2. Deze verordening treedt in de plaats van de Controleverordening gemeente Rhenen 2019.

Artikel 10. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Controleverordening gemeente Rhenen 2023’.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 6 februari 2024

De raadsgriffier, de voorzitter,

K. Koopman drs. J.A. van der Pas (i.a. E. Brouwer)

Toelichting op de artikelen

Bij Artikel 2 Opdrachtverlening

Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, lid 1 GW).

Voor het overleggen van deze stukken aan de raad moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd.

De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van de raad. De raad wijst dan ook de accountant aan (artikel 213, lid 2 GW).

Bij artikel 3 Informatieverstrekking door college

Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening. Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.

Bij Ar t ikel 4 Inrichting accountantscontrole

Artikel 4 regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole.

Ter bevordering van een soepele accountantscontrole moet er wel periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente.

Bij Artikel 5 Toegang tot informatie

Artikel 4 bepaalt dat de accountant leidend is voor wat betreft de inrichting van de accountantscontrole. Om een goede controle uit te voeren moet hij echter ook onbelemmerd onderzoek kunnen doen.

In artikel 5 wordt vastgelegd dat het college ervoor moet zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot het huis van de gemeente en de medewerkers van de gemeente volledig meewerken aan de accountantscontrole.

Bij Artikel 6 Overige controles en opdrachten

Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles, is een bevoegdheid van het college.

Het eerste lid van artikel 6 van deze verordening regelt dat de door de raad benoemde accountant die de gemeentelijke jaarstukken controleert, geen andere adviesopdrachten mag uitvoeren die de onafhankelijkheid van de benoemde accountant in het geding brengt. Indien de onafhankelijkheid wel in het geding komt, wordt een opdracht tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden aan een andere accountant en/of adviseur verstrekt. Hierdoor wordt de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de door de raad benoemde accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor de raad gewaarborgd. Belangenverstrengeling wordt zo voorkomen.

Het tweede en het derde lid regelen, dat het college voor de overige controlewerkzaamheden in het algemeen de door de raad benoemde accountant inschakelt. Het college mag hiervan afwijken, indien dit in het belang van de gemeente is.

Bij Artikel 7 Rapportering

Lid 1 van artikel 7 regelt, dat het college in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, deze direct schriftelijk meldt aan de raad. Dit zodat het college (in overleg met de raad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.

Bij Artikel 8 Controleprotocol

Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeuring- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening.

Bij Artikel 9 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 213 GW opgestelde verordening.

De controleverordening moet binnen twee weken na vaststelling door de raad naar gedeputeerde staten worden verzonden conform artikel 214 GW.