Privacyreglement Buitengewoon Ambtenaar Burgerlijke Stand (BABS)

HOOFDSTUK 1 DEFINITIES, REIKWIJDTE EN DOELEINDEN

Artikel 1 Definities

In dit privacyreglement wordt verstaan onder:

• 1. AVG: Verordening van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming);

• 2. Organisatie: de gemeente Boekel;

• 3. AP: de Autoriteit Persoonsgegevens (voorheen College bescherming persoonsgegevens);

• 4. BABS: degene die door het college van burgemeester en wethouders benoemd is als buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand en (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de organisatie verricht;

• 5. E-mailfaciliteiten: de privé e-mailfaciliteiten van de BABS;

• 6. Internetfaciliteiten: de privé internetfaciliteiten van de BABS;

• 7. Elektronische communicatiemiddelen: computer, telefoon, e-mail- en/of internetfaciliteiten;

• 8. Persoonsgegeven: datgene wat de AVG daaronder verstaat;

• 9. Verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;

• 10. Onrechtmatig gebruik dan wel misbruik: een doen of nalaten in strijd met dit privacyreglement of wet- en regelgeving.

• 11. Verwerkingsverantwoordelijke (zoals bedoeld in de AVG): het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 2 Reikwijdte

Dit privacyreglement is van toepassing op het verwerken van persoonsgegevens rond de voltrekking van huwelijken en registratie van partnerschappen of de omzetting van partnerschappen in huwelijken door een buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand (BABS). Op deze verwerking zijn alle artikelen van de AVG van toepassing.

Artikel 3 Doeleinden

• 1. De controle op het gebruik van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden: het voorkomen van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van persoonsgegevens bij de uitvoering van de taken als BABS.

• 2. Controle ter voorkoming van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen als bedoeld in artikel 1, wordt zo beperkt mogelijk gehouden en staat in redelijke verhouding tot het doel waarvoor deze wordt aangewend.

Artikel 4 Voorkomen onrechtmatig gebruik dan wel misbruik

De BABS neemt zo veel mogelijk maatregelen ter voorkoming van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van persoonsgegevens en elektronische communicatiemiddelen.

HOOFDSTUK 2 VASTLEGGING, BEWARING, VERWIJDERING EN VERSTREKKING PERSOONSGEGEVENS

Artikel 5 Vastlegging

• 1. Elektronisch vastleggen, het bewaren en het printen van persoonsgegevens geschiedt uitsluitend indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de werkzaamheden als BABS, genoemd in artikel 2 en 3.;

• 2. Controle beperkt zich in beginsel tot verkeersgegevens van het verwerken van de persoonsgegevens en elektronische communicatiemiddelen. Alleen bij ernstige vermoedens van misbruik vindt er controle op de inhoud plaats.

• 3. De BABS krijgt gegevens welke benodigd zijn ter voorbereiding en uitvoering van de ceremonie op papier/fysiek uitgereikt, waardoor het niet nodig is om deze gegevens digitaal te bewaren of op te slaan. Bij uitzondering mag de BABS persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie alleen op een opslagmedium (usb , in de “cloud”) opslaan via middelen die zijn goedgekeurd door de coördinator informatiebeveiliging van de gemeente;

• 4. De organisatie hanteert bij e-mailberichten de door de overheid vastgestelde vernietigings- en bewaartermijnen;

Artikel 6 Inzage door leidinggevenden

• 1. Ingeval van ernstige vermoedens dat een BABS de persoonsgegevens schriftelijk, mondeling, telefonisch, via e-mail of internetfaciliteit gebruikt op een wijze die niet in overeenstemming is met het doel ervan, kan de privacybeheerder van de gemeente een gemotiveerd verzoek indienen om hem inzage te verlenen in de elektronische communicatiemiddelen, die de BABS gebruikt ter uitvoering van zijn/haar taak.

• 2. Een verzoek als bedoeld onder 1. is ondertekend door de gemeentesecretaris en de privacybeheerder of Functionaris Gegevensbescherming. (Sub)mandatering van deze bevoegdheid is niet toegestaan;

• 3. Als het verzoek zoals bedoeld in het eerste lid betrekking heeft op:

  • a. de gemeentesecretaris, dan wordt het verzoek ingediend door het college van burgemeester en wethouders;

  • b. privacybeheerder, dan wordt het verzoek ingediend door de directeur ondersteuning en publieksdiensten.

• 4. Het inzagerecht als bedoeld onder 1. geldt in beginsel niet voor e-mailverkeer van en naar leden van de Ondernemingsraad, de door haar ingestelde commissies, de ambtelijk secretaris van de ondernemingsraad, de door de organisatie benoemde vertrouwenspersonen, de leden van het Georganiseerd Overleg, de bedrijfsmaatschappelijk werker en de bedrijfsarts.

Artikel 7 verwijdering

De BABS die persoonsgegevens tot hun beschikking heeft gekregen, vernietigt alle persoonsgegevens op alle elektronische communicatiemiddelen en op papier uiterlijk één week nadat het huwelijk is gesloten of partnerschap is geregistreerd (BABS papieren terug naar de gemeente brengen). Het is wel toegestaan om de speeches geanonimiseerd op te slaan en/of te bewaren.

Artikel 8 Personen aan wie persoonsgegevens worden verstrekt

De persoonsgegevens worden uitsluitend verstrekt aan:

• 1. leidinggevenden, genoemd in artikel 6 om inzicht te verkrijgen in de mate van gebruik van de persoonsgegevens en elektronische communicatiemiddelen.

• 2. de burgerzaken medewerkers en ambtenaren van de burgerlijke stand van de gemeente waar het huwelijk of geregistreerde partnerschap plaatsvindt.

  Het is niet toegestaan om persoonsgegevens van de ene partner zonder toestemming te verstrekken aan de andere partner.

HOOFDSTUK 3 SANCTIES, OPENBAARMAKING, INWERKINGTREDING EN SLOTBEPALING

Artikel 9 Overtreding

Overtreding van dit privacyreglement door een BABS kan worden aangemerkt als plichtsverzuim.

Artikel 10 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin dit privacyreglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit privacyreglement beslist het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 11 Openbaarmaking en inwerkingtreding

• 1. Dit reglement is vastgesteld op 9 juli 2019 tijdens de vergadering van het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Boekel en treedt in werking op de dag na de bekendmaking ervan.

• 2. Dit reglement wordt verstrekt of ter beschikking gesteld aan alle (buitengewoon) ambtenaren van de burgerlijke stand van de gemeente