Financiële verordening gemeente Hilvarenbeek 2023

De raad van de gemeente Hilvarenbeek;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 19 december 2023

gelet op de Gemeentewet;

b e s l u i t :

tot het vaststellen van de Financiële verordening gemeente Hilvarenbeek 2023

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a) administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• b) rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het college waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Vaststelling programma-indeling en paragrafen

• 1. De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode een programma-indeling voor die raadsperiode vast.

• 2. De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. De begroting en de jaarstukken worden ingericht conform de voorschriften van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten.

• 2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

• 3. In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 25.000 afzonderlijk toegelicht.

Artikel 4. Kaders begroting en meerjarenraming

• 1. Het college biedt de raad een nota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt deze nota vast.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.

• 2. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige investeringen worden bij de begrotingsbehandeling geautoriseerd.

• 3. Het college informeert de raad als ze verwacht, dat de lasten van een programma de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden, de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te overschrijden, of de baten van een programma de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden.

• 4. Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages in de raad bedoeld in artikel 6, lid 1, doet het college voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het college indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.

• 5. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het college voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor. Bij investeringen groter dan € 1 miljoen informeert het college de raad in het voorstel over het effect van de investering op de schuldpositie van de gemeente.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

• 1. Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente.

• 2. In de tussenrapportages worden in ieder geval afwijkingen op de vastgestelde ramingen van de baten en lasten van programma’s en investeringskredieten in de begroting groter dan € 25.000 toegelicht.

Artikel 7. Jaarstukken

• 1. Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het college de raad het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

• 2. Het college kan de raad voorstellen om restantmiddelen op onderdelen van het rekeningresultaat over te hevelen naar volgend begrotingsjaar. Vooruitlopend op de definitieve vaststelling van de jaarrekening door de raad, worden uitgaven die in het volgende jaar gedaan worden ten behoeve van over te hevelen budgetten als rechtmatig beschouwd. Dit voor zover de uitgaven de eerder voor de activiteit beschikbaar gestelde budgetten niet overschrijden en passen binnen de doelstelling van de activiteit. Voor zover de raad besluit om één of meerdere verzoeken tot budgetoverheveling niet goed te keuren, maar het budget is al wel (gedeeltelijk) besteed door het college, zal het college verantwoording afleggen over de besteding en een alternatief dekkingsvoorstel doen.

Hoofdstuk 3. Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 8. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1. De raad stelt in de controleverordening en het controleprotocol de verantwoordings- en rapportagegrens voor de rechtmatigheidsverantwoording vast.

Artikel 9. Voorwaardencriterium, begrotingscriterium en misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1. De raad stelt in de controleverordening en het controleprotocol het beleid vast ten aanzien van het:

  • voorwaardencriterium

  • het begrotingscriterium

  • misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium.

Hoofdstuk 4. Financieel beleid

Artikel 10. Waardering en afschrijving vaste activa

Het college biedt de raad een nota aan waarin het beleid over de waardering, activeringen afschrijving is opgenomen. De nota wordt door de raad vastgesteld en behandelt in ieder geval de:

• a) afschrijvingsmethodiek

• b) afschrijvingstermijnen

• c) de kosten voor het afsluiten van geldleningen

• d) het saldo voor agio of disagio.

Artikel 11. Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

Artikel 12. Reserves en voorzieningen

Het college biedt de raad een nota aan waarin het beleid over reserves en voorzieningen is opgenomen. De nota wordt door de raad vastgesteld en behandelt in ieder geval de:

• a) vorming en besteding van reserves;

• b) vorming en besteding van voorzieningen;

• c) de toerekening van rente over de reserves en voorzieningen.

Artikel 13. Kostprijsberekening

• 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

• 2. Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.

• 3. De overheadkosten rekenen we toe als aandeel van het directe personeel, zoals opgenomen in de begroting.

Artikel 14. Prijzen economische activiteiten

Voor zover de gemeente in concurrentie treedt met marktpartijen handelt de gemeente conform de Wet Markt en Overheid.

Artikel 15. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor lokale heffingen.

Artikel 16. Financieringsfunctie

Het college biedt de raad een treasury-statuut aan. Deze nota wordt door het college vastgesteld en ter kennisgeving doorgestuurd naar de raad.

Hoofdstuk 5. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 17. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a) het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

• b) het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten.

• c) het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d) het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e) het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

• f) de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 18. Financiële organisatie

Het college draagt in ieder geval zorg voor:

• a) een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• b) een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

• c) de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d) de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e) de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f) het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• g) het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen, en

• h) het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 19. Interne controle

Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het college daarover in de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast informeert het college de raad over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

Hoofdstuk 6. Slotbepalingen

Artikel 20. Intrekken oude regeling

De Financiële verordening gemeente Hilvarenbeek 2017 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 21. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2023;

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening gemeente Hilvarenbeek 2023.

Aldus besloten door de raad van de gemeente Hilvarenbeek in zijn vergadering van 1 februari 2024.

, de voorzitter

, de griffier