Financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet) gemeente Alphen-Chaam 2023

1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin de gemeente, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt.

• rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Programma-indeling

• 1. De raad stelt de programma-indeling per programma vast.

• 2. De raad stelt per programma resultaten/doelstellingen vast. De resultaten/doelstellingen dienen voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijk beleid.

• 3. De raad stelt, indien gewenst, vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen van de begroting en jaarstukken kaders wil stellen en geïnformeerd wil worden.

• 4. De raad stelt op voorstel van het college per programma de beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het college bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt:

  • a. van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven

  • b. van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

  • c. in aanvulling op het bepaalde in de artikelen 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van het weerstandsvermogen en de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming, de investeringen en de grondexploitatie.

• 2. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven opgenomen.

• 3. In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 5.000 afzonderlijk gespecificeerd.

Artikel 4. Kaders begroting

• 1. Het college legt, ten behoeve van besluitvorming door de raad vóór 15 juli, tijdig een (perspectief)nota voor aan de raad met daarin de financiële kaders en speerpunten van beleid die het college bij het voorbereiden van de programmabegroting van het volgende begrotingsjaar en de drie daarop volgende jaren dient te hanteren.

• 2. In de begroting wordt een post onvoorzien opgenomen.

Artikel 5. Autorisatie begroting, investeringskredieten en begrotingswijzigingen

• 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de lasten en baten per programma, het overzicht algemene dekkingsmiddelen, het bedrag voor overhead, het bedrag aan te betalen vennootschapsbelasting, het bedrag voor onvoorzien en de toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves per programma.

• 2. Via de P&C producten kan aan de raad het verzoek worden gedaan om één of meerdere kredieten uit het meerjareninvesteringsplan (MIP) te voteren. Dit verzoek kan worden gedaan voor zowel een voorbereidingskrediet als een uitvoeringskrediet. Enerzijds kan het hier gaan om een krediet voor een nieuwe investering. Anderzijds kan het gaan om een aanvullend krediet op een reeds bestaande investering. Wanneer het verzoek tot het voteren van een krediet wordt gedaan, wordt dit specifiek benoemd in het raadsvoorstel en -besluit van het betreffende P&C product. Voor alle andere investeringen uit het meerjareninvesteringsplan (MIP) geldt, dat we op een later tijdstip een apart raadsvoorstel en -besluit aan de gemeenteraad voorleggen ter autorisatie van het krediet.

• 3. Indien het college voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, of de geautoriseerde baten dreigt te worden onderschreden, meldt het college dit via een tussentijdse rapportage danwel een raadsinformatiebrief aan de raad.

• 4. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar groter dan € 25.000, die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voor. Investeringen tot en met € 25.000 worden gemeld in de tussentijdse rapportage.

• 5. Lopende budgetten (eenmalige uitgaven, verspreid over meerdere begrotingsjaren, die niet geactiveerd worden) en investeringskredieten (eenmalige uitgaven die geactiveerd worden) kunnen voor zover deze niet zijn aangewend, worden overgeheveld naar het volgende begrotingsjaar. Het college rapporteert hierover in de P&C producten. Voor het nog niet aangewende deel van lopende kredieten, die gedekt worden door structurele baten, vindt in het begrotingsjaar een dotatie aan de bestemmingsreserve “kredieten” plaats, zodat deze in het volgende begrotingsjaar als dekking ingezet kan worden. Voor het nog niet aangewende deel van lopende kredieten, die gedekt worden door middel van een onttrekking aan een reserve, wordt betreffende reserve ook in het volgende jaar als dekking ingezet.

Artikel 6. Tussentijdse rapportages

• 1. Het college informeert de raad tussentijds door middel van een tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van de gemeente.

• 2. De tussenrapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid, de financiële afwijkingen op de programma’s en investeringskredieten en het effect hiervan op het rekeningresultaat.

• 3. Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen, indien de begrotingspost onvoorziene uitgaven wordt overschreden. Bij raadsvoorstellen met als dekking de begrotingsposten onvoorziene uitgaven dient ook altijd het restantsaldo van deze post vermeld te worden.

• 4. In de tussentijdse rapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van programma’s, prioriteiten en investeringskredieten in de begroting groter € 25.000 toegelicht.

Artikel 7. Jaarstukken

Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken bieden burgemeester en wethouders de raad het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

Artikel 8. Wensen en bedenkingen over grote onderwerpen

In het kader van de actieve informatieplicht beslissen burgemeester en wethouders niet over:

• a. de aan- en verkoop van goederen, werken en diensten indien deze niet passen binnen het bestaand beleid en het daarbij behorende financiële kader en groter dan € 100.000;

• b. het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 25.000, en

• c. het verstrekken van kapitaal aan instellingen en ondernemingen,

dan nadat de raad is geïnformeerd over het voornemen en hiertoe in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van burgemeester en wethouders te brengen.

Artikel 9. EMU-saldo

Als het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeren burgemeester en wethouders de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als burgemeester en wethouders een aanpassing nodig achten, doen burgemeester en wethouders een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

3. Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 10. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1. De raad wordt door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, geïnformeerd over rechtmatigheid (voorwaardencriterium en begrotingscriterium en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium).

• 2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening 2023 rapporteren burgemeester en wethouders aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden, van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening 2024 en verder rapporteren burgemeester en wethouders aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 2% voor fouten en onzekerheden, van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves

• 3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 100.000 nader toegelicht.

Artikel 11. Voorwaardencriterium

• 1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2. Burgemeester en wethouders bieden de raad periodiek ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 12. Begrotingscriterium

• 1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op programmaniveau;

• 3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag.

• 4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • c. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

• 5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 13. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2. Burgemeester en wethouders zorgen voor en leggen vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

4. Financieel beleid

Artikel 14. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1. Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens Besluit Begroting en Verantwoording en de termijnen zoals vermeld in de Bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening.

• 2. Burgemeester en wethouders bieden de raad jaarlijks een meerjareninvesteringsplan aan als bijlage bij de begroting, waarbij inzicht wordt verschaft in de geplande investeringen en de bijbehorende afschrijvingstermijnen voor de komende meerjarenperiode.

Artikel 15. Reserves en voorzieningen

• 1. In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats.

• 2. Het college biedt de raad periodiek een nota reserves en voorzieningen aan. Deze nota wordt door de raad vastgesteld en behandelt in ieder geval:

  • a. de vorming en besteding van reserves;

  • b. de vorming en besteding van voorzieningen.

Artikel 16. Kostprijsberekening

• 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

• 2. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.

• 3. De toerekening van overhead, zoals opgenomen in het overzicht overhead, aan lokale heffingen en rechten wijkt niet af van de overige methodieken voor het toerekenen van overhead aan gemeentelijke taakvelden.

• 4. Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijn de activa, bedoeld in het eerste lid, wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld. Het percentage van deze omslagrente wordt bepaald uit het gewogen gemiddelde van het bij de begroting geraamde rentepercentage van de rentekosten op de opgenomen langlopende leningen, kortlopende leningen en kredieten. De uitkomst van dit percentage van de omslagrente wordt op een half procent afgerond.

Artikel 17. Prijzen economische activiteiten

• 1. Voor de levering van goederen, diensten en werken door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht.

• 2. Bij het verstrekken van leningen of garanties door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht.

• 3. Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaan burgemeester en wethouders uit van een vergoeding van ten minste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen.

• 4. Bij afwijking van het eerste, tweede of derde lid vanwege een publiek belang doen burgemeester en wethouders vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de activiteiten wordt gemotiveerd.

• 5. Raadsbesluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in het vorige lid zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en er sprake is van een van de uitzonderingen zoals genoemd in artikel 25h van de Mededingingswet.

Artikel 18. Vaststelling hoogte belastingen, rechten en heffingen

Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, rechten en heffingen. De raad stelt de tarieven vast.

Artikel 19. Financieringsfunctie

• 1. Burgemeester en wethouders nemen bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

  • a. voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden ten minste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en

  • b. er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, aanhef en onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

• 2. Bij het verstrekken van leningen, garanties en risicodragend kapitaal bedingen burgemeester en wethouders indien mogelijk zekerheden

5. Paragrafen bij de begroting en jaarstukken

Artikel 20. Lokale heffingen

Bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in de paragraaf lokale heffingen de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

Artikel 21. Weerstandsvermogen en risicobeheersing

• 1. Het college biedt de raad periodiek een nota aan. Deze nota wordt door de raad vastgesteld.

• 2. Bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

Artikel 22. Onderhoud kapitaalgoederen

• 1. Bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

• 2. Het college biedt de raad periodiek een onderhoudsplan openbare ruimte aan. Het onderhoudsplan openbare ruimte geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud en de kosten van het onderhoud voor het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair. De raad stelt het onderhoudsplan openbare ruimte vast.

• 3. Het college biedt de raad periodiek een rioleringsplan aan. Het rioleringsplan geeft het kader weer voor het beheer van het watersysteem, waaronder het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud, de uitbreiding van de riolering en de kosten van het onderhoud. De raad stelt het rioleringsplan vast.

• 4. Het college biedt de raad periodiek een onderhoudsplan gebouwen aan. Het onderhoudsplan gebouwen bevat voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen. De raad stelt het onderhoudsplan gebouwen vast.

Artikel 23. Financiering

• 1. In de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt het college de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

Artikel 24. Bedrijfsvoering

Bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in de paragraaf bedrijfsvoering naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

• a. een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, voor zover deze de rapportagegrens overschrijden en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;

• b. een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;

• c. rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen;

• d. geconstateerde fraude door eigen medewerkers, als dit voorkomt.

Artikel 25. Verbonden partijen

• 1. Het college biedt de raad periodiek een nota aan. Deze nota wordt door de raad vastgesteld.

• 2. Bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in de paragraaf verbonden partijen de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

Artikel 26. Grondbeleid

• 1. In de paragraaf grondbeleid bij de begroting en de jaarstukken neemt het college de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

• 2. Het college biedt de raad periodiek een nota grondbeleid aan. De raad stelt de nota vast.

• 3. College stelt jaarlijks een grondprijzenbrief op met een vastgestelde uitgifteprijs voor zowel maatschappelijke grond als intern door te leveren grond en biedt deze ter kennisname aan de raad aan.

• 4. De voorziening voor verliesgevende grondexploitaties wordt gewaardeerd tegen contante waarde.

6. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 27. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

• a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen

• b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten

• c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties

• d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid

• e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de budgetten en relevante wet- en regelgeving.

• f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 28. Financiële organisatie

Het college draagt het bestuur van de ABG-organisatie op om te zorgen voor en vast te leggen:

• a. een eenduidige indeling van de uitvoeringsorganisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de organisatieonderdelen

• b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

• c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten

• d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie

• e. de te maken afspraken met de uitvoeringsorganisatie over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten

• g. het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen

• h. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 29. Interne controle

• 1. Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteren burgemeester en wethouders daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 24 onder a. Daarnaast informeren burgemeester en wethouders de raad (tussentijds) over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

• 2. Burgemeester en wethouders zorgen voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de gemeente. Bij afwijkingen in de administratie nemen burgemeester en wethouders maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

Slotbepalingen

Artikel 30. Inwerkingtreding

• 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2023.

• 2. De “Financiële verordening gemeente Alphen-Chaam” vastgesteld bij raadsbesluit 7 december 2017, wordt ingetrokken per 1 januari 2023.

Artikel 31. Citeertitel

Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam ‘Financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet) gemeente Alphen-Chaam 2023’.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 14 december 2023.

Afschrijvingstabel