Verordening op de raadscommissies Voorne aan Zee 2023 2e wijziging

De raad van de gemeente Voorne aan Zee besluit:

Gelet op het bijbehorende raadsvoorstel;

Gelet op: artikel 82 eerste lid Gemeentewet

Besluit:

Vast te stellen:

Verordening op de raadscommissies Voorne aan Zee 2023 2e wijziging.

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• commissiegriffier: griffier van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

• commissielid: lid van een raadscommissie;

• commissievoorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

• griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;

• wet: Gemeentewet.

Artikel 2. Instelling raadscommissies

Er zijn ten minste drie commissies.

Artikel 3. Taken

Een raadscommissie:

• a. brengt advies uit aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben;

• b. kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder a, en voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen, bedoeld onder a.

Artikel 4. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter

• 1. Een raadscommissie bestaat uit maximaal 3 leden, commissieleden of raadsleden, per fractie per vergadering, doch niet meer dan het aantal raadsleden van een fractie plus één lid.

• 2. De commissieleden worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd.

• 3. Iedere fractie kan in totaal maximaal 3 commissieleden hebben.

• 4. Lid 3 van dit artikel heeft geen gevolgen voor de commissieleden die bij inwerking treden van deze verordening al door de raad benoemd zijn.

• 5. Zowel raadsleden als niet-raadsleden kunnen lid zijn. De artikelen 10, 11, 12 en 13 van de wet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden die geen raadslid zijn.

• 6. De commissieleden die geen raadslid zijn, leggen in de raadsvergadering waarover hun benoeming wordt besloten de eed of verklaring en belofte af.

• 7. De raad benoemt de commissievoorzitters

Artikel 5. Zittingsduur en vacatures

• 1. De zittingsperiode van een commissielid en -voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.

• 2. Het lidmaatschap van een commissielid eindigt als niet meer wordt voldaan aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen.

• 3. De raad kan een commissielid ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgedragen.

• 4. De raad kan de commissievoorzitter ontslaan.

• 5. Een commissielid en -voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

• 6. Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

• 7. Het lidmaatschap van commissieleden, benoemd op voordracht van een fractie die niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt van rechtswege.

Artikel 6. De commissiegriffier

• 1. De griffier van de raad wijst ter ondersteuning van iedere raadscommissie een op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar aan als commissiegriffier.

• 2. Een commissiegriffier is aanwezig in vergaderingen.

• 3. Bij verhindering of afwezigheid wordt de commissiegriffier vervangen door een door de griffier van de raad aangewezen op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar.

• 4. Een commissiegriffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.

Hoofdstuk 2. Vergaderingen

Paragraaf 1. Voorbereiding

Artikel 7. Oproep en agenda

• 1. De commissievoorzitter zendt ten minste 10 dagen voor een vergadering de commissieleden een oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken.

• 2. In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een oproep een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering, wordt deze met de daarbij behorende stukken aan de leden gezonden.

• 3. Op de stukken, bedoeld in het eerste en tweede lid, is artikel 8, derde lid, van toepassing.

• 4. De agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.

Artikel 8. Ter inzage leggen van stukken

• 1. Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een agenda dienen, zijn gelijktijdig met het verzenden van de oproep voor een ieder digitaal op de website beschikbaar. Als na het verzenden van de oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.

• 2. Elektronisch beschikbare stukken worden op de website van de gemeente geplaatst.

• 3. Informatie van de raadscommissie of aan de raadscommissie verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va, van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier. De oproepen worden digitaal gedaan.

Artikel 9. Openbare kennisgeving

• 1. Commissievergaderingen worden ter openbare kennis gebracht door aankondiging in de plaatselijke pers en op de website van de gemeente.

• 2. In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend langs elektronische weg plaatsvinden.

Paragraaf 2. Vergadering

Artikel 10. Presentielijst

• 1. De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.

• 2. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen commissieleden de presentielijst, die aan het einde van elke vergadering door de commissievoorzitter en de commissiegriffier door ondertekening wordt vastgesteld.

Artikel 11. Opening vergadering en quorum

• 1. Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van de in de raad vertegenwoordigde fracties tegenwoordig is.

• 2. Als op grond van het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

• 3. Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal in de raad vertegenwoordigde fracties tegenwoordig is.

Artikel 12. Advies; geen stemmingen

• 1. Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.

• 2. In het advies worden opgenomen de standpunten van alle fracties en commissieleden die geen raadslid zijn.

• 3. In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen over geheimhouding en met betrekking tot de orde.

Artikel 13. Spreektermijnen, woordvoerderschap en rondvraag

• 1. Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

• 2. Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.

• 3. Commissieleden voeren in een termijn niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel.

• 4. Bij de bepaling hoeveel keer een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

• 5. Elke fractie wijst één woordvoerder aan die namens de fractie in eerste termijn het woord voert bij een agendapunt, tenzij door de commissie zelf of door de agendacommissie besloten is tot een andere vergadervorm. Wisseling van woordvoerderschap tijdens de eerste termijn van een agendapunt in een reguliere commissievergadering is niet toegestaan.

• 6. Er wordt een algemene rondvraag mogelijk gemaakt in de commissie, waar politieke, dringende en actuele vragen kunnen worden gesteld, die niet op een andere wijze gesteld kunnen worden.

Artikel 14. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Een raadscommissie kan besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 15. Spreekrecht burgers

• 1. Burgers kunnen in een vergadering maximaal vijf minuten het woord voeren over onderwerpen die de werkzaamheden van de commissie aangaan. Spreekrecht is niet mogelijk over onderwerpen waarover formele inspraakprocedures op grond van speciale wettelijke regelingen, of bezwaar- en beroepsprocedures gaande zijn of al afgerond zijn.

  Indien een inspreker het woord voert over een geagendeerd onderwerp krijgt hij de mogelijkheid om ook na de 1e termijn van de commissieleden het woord te voeren. De spreektijd voor de inspreker bedraagt dan maximaal 2 minuten.

• 2. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit ten minste 24 uur voor aanvang van de vergadering aan de commissiegriffier onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wenst te voeren.

• 3. De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding, tenzij afwijking van die volgorde in het belang is van de orde van de vergadering.

• 4. De inspreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.

• 5. Voor alle sprekers gezamenlijk zijn maximaal dertig minuten spreektijd gereserveerd. Hierin wordt niet de eventuele spreektijd voor aanvang van de 2e termijn van de commissieleden meegeteld. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

• 6. De commissievoorzitter of een commissielid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de inspreker.

Artikel 16. Handhaving orde en schorsing

• 1. De commissievoorzitter handhaaft de orde in de vergadering.

• 2. Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

• 3. Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

• 4. Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

Artikel 17. Voorstellen van orde

Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.

Artikel 18. Verslag en besluitenlijst

• 1. Een commissiegriffier draagt zorg voor integrale verslaglegging in beeld en geluid en voor een besluitenlijst van de vergaderingen.

• 2. Uit de besluitenlijst blijkt in ieder geval:

  • a. de namen van de commissievoorzitter, de griffier, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

  • b. een aantekening van welke commissieleden afwezig waren;

  • c. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • d. een zakelijke samenvatting van het gesprokene;

  • e. een samenvatting van het advies aan de raad met vermelding van de namen van de commissieleden/(beter: namen van fracties) die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring en met aantekening van de namen van de commissieleden die zich niet hebben uitgelaten, en

  • f. bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van artikel 14 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

• 3. Een conceptbesluitenlijst wordt gelijktijdig met de verzending aan de commissieleden verzonden aan de overige personen die het woord hebben gevoerd in de vergadering waarop het betrekking heeft.

• 4. Vastgestelde besluitenlijsten worden ondertekend door de commissievoorzitter en commissiegriffier.

• 5. Elektronisch beschikbare verslagen worden op de website van de gemeente geplaatst.

Paragraaf 3. Bijzondere vergaderingen

Artikel 19. Toepassing verordening op bijzondere vergaderingen

Op bijzondere vergaderingen (zoals beeldvormende bijeenkomsten, participatie bijeenkomsten en presentatie bijeenkomsten) is deze verordening van overeenkomstige toepassing met uitzondering van het bepaalde in de artikelen 13 en 15.

Paragraaf 4. Besloten vergaderingen

Artikel 20. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 21. Verslag besloten vergadering

• 1. Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de commissiegriffier.

• 2. Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het verslag.

• 3. De vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

Artikel 22. Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de wet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Paragraaf 4. Toehoorders en pers

Artikel 23. Toehoorders en pers

• 1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

• 2. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

• 3. De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

• 4. Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen. Artikel 25. Geluid- en beeldregistraties Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

Hoofdstuk 3. Slotbepalingen

Artikel 24. Intrekking oude verordening

De Verordening op de raadscommissies Voorne aan Zee 2023 1e wijziging wordt ingetrokken.

Artikel 25. Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2024

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de raadscommissies Voorne aan Zee 2023, 2e wijziging.

Aldus besloten in de openbare vergadering

van de gemeenteraad van Voorne aan Zee van

22 juni 2023

de griffier,

drs. A. (Ariette) Goslings

de voorzitter,

dr. J.P. (Peter) Rehwinkel

Toelichting

Artikelsgewijs

Artikel 2. Commissies Met de bepaling dat er minimaal 3 commissies zijn, wordt er ruimte geboden om voor specifieke onderwerpen of dossiers een aparte commissie samen te stellen.

In zijn algemeenheid behandelen de drie commissies op hoofdlijnen de volgende onderwerpen:

• a. raadscommissie Ruimte, waarvan de werkzaamheden de volgende onderwerpen betreffen:

  • 1. volkshuisvesting;

  • 2. ruimtelijke ordening;

  • 3. bouw- en woningtoezicht;

  • 4. milieubeheer;

  • 5. grondzaken, grondexploitaties;

  • 6. openbare werken (groenvoorziening, wegen/straten/pleinen, waterbeheer);

  • 7. wijkbeheer;

  • 8. verkeer en vervoer;

  • 9. toerisme en recreatie;

  • 10. beheer en exploitatie havens;

  • 11. accommodatiebeheer;

• b. raadscommissie Samenleving, waarvan de werkzaamheden de volgende onderwerpen betreffen:

  • 1. sociale zaken en minimabeleid;

  • 2. additionele werkgelegenheid en sociale werkvoorziening;

  • 3. zorg (volksgezondheid, verslavingszorg, gehandicaptenbeleid, maatschappelijke dienstverlening, jeugdzorg, participatie, AWBZ en WMO).

  • 4. jeugd- en jongerenbeleid;

  • 5. seniorenbeleid;

  • 6. emancipatie en minderheden;

  • 7. onderwijs en (volwassenen)educatie;

  • 8. bibliotheek;

  • 9. kunst en cultuur;

  • 10. economische zaken / werkgelegenheid;

  • 11. sport.

• c. raadscommissie Algemene zaken en middelen, waarvan de werkzaamheden de volgende onderwerpen betreffen:

  • 1. openbare orde en veiligheid;

  • 2. brandweer en rampenbestrijding;

  • 3. Lokale wet- en regelgeving

  • 4. bestuurs- en kabinetszaken;

  • 5. coördinatie van beleid;

  • 6. regionale samenwerking;

  • 7. burgerzaken;

  • 8. bestuurlijke en ambtelijke huisvesting;

  • 9. voorlichting, promotie en public relations;

  • 10. communicatie burgers;

  • 11. bestuurlijke vernieuwing en burgercontacten;

  • 12. internationale contacten (zustersteden);

  • 13. financieel beleid;

  • 14. gemeentelijke belastingen;

  • 15. automatisering;

  • 16. nutsvoorzieningen;

  • 17. musea en monumenten

Artikel 3. Taken

De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet (hierna: wet). De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. Wat betreft de invulling van de taken van de raadscommissies zijn ruwweg twee modellen te onderscheiden. In het eerste model is een raadscommissie vooral gericht op voorbereiding en informatievoorziening en vindt het politieke debat plaats in de raad, in het tweede vindt het politieke debat plaats in een raadscommissie en geschiedt de besluitvorming door de raad. De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan. De raadscommissie bepaalt evenals de raad haar eigen agenda. Dit betekent dat niet het college, maar (de voorzitter van) de raadscommissie bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. Om dit te coördineren wordt een agendacommissie ingericht. Deze commissie is verantwoordelijk voor de inhoudelijke afstemming van raads- en commissievergaderingen. Veelal zal het echter wel zo zijn dat een onderwerp eerst in een raadscommissie wordt besproken. Tegenwoordig komen varianten van vergaderen voor die geen vaste samenstelling hebben. Te denken valt aan vergaderingen in sessies en vergadertafel. De wettelijke bepalingen omtrent de raadscommissies zijn, ondanks het feit dat er niet gesproken kan worden van een vaste samenstelling, op deze varianten van vergaderen van toepassing. Indien vergaderingen in het teken staan van de voorbereiding van besluitvorming van de raad en het overleg met het college of de burgemeester, is er sprake van een raadscommissie. Dergelijke voorbereiding van de besluitvorming van de raad is exclusief voorbehouden aan de raadscommissies en kan niet worden opgedragen aan overige commissies. Er dient bij deze varianten van vergaderen dus rekening gehouden te worden met alle vereisten die voor een raadscommissie gelden zoals een evenwichtige vertegenwoordiging (artikel 82, derde lid, van de wet).

Artikel 4. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter

De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de wet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Om dit te bereiken schrijft het eerste lid voor dat een raadscommissie bestaat uit een minimum en maximum aantal leden per fractie. De verhoudingen in de raadscommissies hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad. De commissieleden worden door de raad benoemd, op voordracht van de fracties (tweede lid). Dit houdt in dat het aan de fracties zelf is om te bepalen wie de betreffende fractie vertegenwoordigen in de verschillende commissies. Het is enkel mogelijk – overeenkomstig het derde lid zelfs verplicht - de benoeming van een voorgedragen lid te weigeren als het een ‘burgerlid’ betreft dat niet voldoet aan bepaalde vereisten van de wet (zie verder de toelichting op het derde lid). Uit het derde lid volgt dat de leden van een raadscommissie geen raadslid hoeven te zijn. Wel zijn het de fracties die de leden voordragen. Op grond van het derde lid moeten commissieleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12 en 13 van de wet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken en geen functie als bedoeld in artikel 13 van de wet mogen vervullen. Om te beoordelen of wordt voldaan aan de eisen van de wet ligt het voor de hand om gebruik te maken van een geloofsbrievenonderzoek. Het verdient aanbeveling dit onderzoek uit te laten voeren door de commissie die voor raadsleden en wethouders het op basis van artikel V 4 van de Kieswet verplichte geloofsbrievenonderzoek uitvoert. De vereisten die onderzocht moeten worden zijn immers gelijk. Dit onderzoek (alleen naar de niet-raadsleden) gaat vooraf aan het raadsbesluit waarmee de commissieleden benoemd worden. De benoemde commissieleden vallen als lid van de commissie onder de geheimhoudingsplicht die het college, de burgemeester, de raad of de commissie conform artikel 86 van de wet op stukken of beraadslagingen heeft opgelegd. De raad benoemt de commissievoorzitters. Op grond van artikel 82, vierde lid, van de wet kan enkel een raadslid als voorzitter van een raadscommissie benoemd worden. Een voorstel van de regering om dit vereiste op te heffen is in 2014 in de Tweede Kamer gesneuveld.

Artikel 4, lid 1.

Dit artikel moet zo gelezen worden dat iedere fractie maximaal met het in het artikel bepaalde aantal leden aan de vergadertafel kan zitten.

Het is de fracties wel toegestaan per agendapunt te wisselen van vertegenwoordigers.

Artikel 5. Zittingsduur en vacatures

De zittingsperiode van de leden en de voorzitter is even lang als de zittingsperiode van raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan. Het lidmaatschap van een raadscommissie eindigt eveneens van rechtswege, indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen (tweede lid) en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zevende lid). De raad kan een lid van een raadscommissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen ontslaan (derde lid). Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van het eerste lid recht op een eigen lid.

Artikel 7. Oproep en agenda

Het eerste lid stelt verplicht dat de commissievoorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden van zijn raadscommissie een oproep, waarin de vergadering wordt aangekondigd, en de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken stuurt (eerste lid). De oproep vermeldt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. In het eerste lid gaat het om een voorlopige agenda. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de commissievergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de commissievoorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen (tweede lid). Als omtrent informatie op grond van artikel 86, eerste of tweede lid, van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft deze informatie in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage (derde lid juncto artikel 8, derde lid). Van geheimhouding wordt melding gemaakt op de informatie. Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie zijn eigen agenda. De agenderende rol van een raadscommissie komt tot uitdrukking in het vierde lid. Het opstellen van de voorlopige agenda gebeurt door de agendacommissie. De instelling en taken van deze commissie zijn geregeld in het reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad.

Artikel 8. Ter inzage leggen van stukken

Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep ter inzage aangeboden (eerste lid). De stukken worden op elektronische wijze worden aangeboden (tweede lid). Dit gaat bijvoorbeeld via een digitaal raadsinformatiesysteem of door plaatsing op de gemeentesite. Mocht een inwoner of belangstellende niet over internet beschikken, bestaat de mogelijkheid om de stukken in papier op te vragen bij de griffier. De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de commissievergadering en die geheim moeten blijven bij hem ter inzage gelegd voor raadsleden en de commissieleden (derde lid). In de praktijk zal het ‘bij hem ter inzage leggen’ van geheime stukken betekenen dat deze stukken veelal achter een extra beveiligingslaag (‘slotje’) voor de raads- en commissieleden in het raadsinformatiesysteem beschikbaar gesteld worden. Tenzij er overwegingen zijn om dit niet te doen, bijvoorbeeld bij een zeer politiek gevoelig onderzoek waarbij in rapporten privacygevoelige informatie staat en de kans op lekken groot is.

Artikel 9. Openbare kennisgeving

Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, vijfde lid, van de wet. In artikel 9 wordt vastgelegd op welke wijze commissievergaderingen worden aangekondigd. Indien de kennisgeving uitsluitend elektronisch plaatsvindt, dan dient er een grondslag te zijn. In het tweede lid wordt deze grondslag gecreëerd om ook in spoedeisende gevallen een openbare kennisgeving uit te kunnen doen gaan.

Artikel 10. Presentielijst

De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en de commissiegriffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen van de niet-raadsleden die lid zijn van de raadscommissie te kunnen vaststellen.

Artikel 11. Opening vergadering en quorum

Artikel 20 van de wet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet. Artikel 11 van deze verordening voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd (eerste lid). Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter de datum en het tijdstip van de nieuwe vergadering bepaalt, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zitten, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen (tweede lid). Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.

Artikel 12. Advies; geen stemmingen

Door gebruik van het woord beslissen in het eerste lid kan de suggestie gewekt worden dat in de commissievergadering ook ‘echte’ Awb-besluiten kunnen worden genomen. Dit is echter niet het geval. Een raadscommissie neemt geen beslissingen maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Alleen in de raadsvergadering kunnen besluiten worden genomen. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, worden de standpunten van alle fracties in het advies opgenomen. Het ligt voor de hand dat indien een lid het niet eens is met het fractiestandpunt, hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt in het advies aan de raad.

Artikel 13. Spreektermijnen, woordvoerders en rondvraag

Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten (tweede lid). Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de raadscommissie van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten (eerste lid). Het gaat bij de algemene rondvraag om een dringend, actueel probleem met een politiek karakter. De vraag moet ook simpel te beantwoorden zijn en er kan geen sprake zijn van een (begin van een) debat. Is beantwoording niet mogelijk, of duurt beantwoording naar verwachting te lang, dan wordt het antwoord schriftelijk nagestuurd. De voorzitter zal vragen niet toestaan die niet dringend zijn of waarvoor andere, meer voor de hand liggende wegen zijn te bewandelen, zoals schriftelijke vragen.

Artikel 14. Deelname aan beraadslaging door anderen

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met de in artikel 22 van de wet geregelde immuniteit, dat in artikel 82, vijfde lid, van de wet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikel 21, gelezen in samenhang met artikel 82, vijfde lid, van de wet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld de secretaris uitgenodigd worden. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering te doen.

Artikel 15. Spreekrecht burgers

Het geven van spreekrecht aan burgers is een manier om burgers meer te betrekken bij de besluitvorming van de raad. Doordat de raadsvergadering het sluitstuk is van het besluitvormingsproces dat lang daarvoor is begonnen (ambtelijke organisatie, college, commissies) is er voor gekozen het spreekrecht op te nemen in de Verordening op de raadscommissies. In die fase zijn de fracties nog bezig hun mening te vormen. Een inspreekmogelijkheid tijdens de raadsvergadering is doorgaans minder effectief (‘schijnspreekrecht’). Het spreekrecht geldt voor onderwerpen die de commissie aangaan (eerste lid). De burgers die wensen in te spreken kunnen zich binnen een ‘redelijke termijn’ voor de vergadering melden bij de commissiegriffier. Procedureel is het handig om als ‘redelijke termijn’ circa 24 uur aan te houden. In het vierde lid is ervoor gekozen om een burger slechts éénmaal het woord te geven en geen discussie te laten plaatsvinden. Afhankelijk van de lokale situatie kan als richtlijn 5 minuten spreektijd per burger worden aangehouden. Op voorstel van de voorzitter, die in eerste instantie voor een ordentelijk verloop van de vergadering moet zorgen en dus moet kunnen aanvoelen of een verkorting of verlenging van de spreektijd gewenst is, kan van deze richtlijn worden afgeweken. Op basis van artikel 12, derde lid, wordt het verslag toegezonden aan de burgers die hebben ingesproken.

Artikel 16. Handhaving orde en schorsing

Artikel 26 van de wet geeft aan dat de voorzitter bij raadsvergadering bevoegd is om de orde in de vergadering te handhaven. Voor de commissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom in artikel 16 opgenomen. Ingevolge het eerste lid is de commissievoorzitter belast met de handhaving van de orde in de commissievergaderingen. Op basis van het vierde lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten (derde lid). In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd (tweede lid). Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 22. Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de wet bovendien dat artikel 22 van de wet van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.

Artikel 17. Voorstellen van orde

Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raadscommissie. Bij het staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid, van de wet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de commissievergadering.

Artikel 18. Verslag en besluitenlijst

Er wordt nadrukkelijk gesteld dat de digitale opname van de commissie (beeld en geluid) gezien wordt als verslag van de vergadering, dit vervangt de verslaglegging op schrift. Daarnaast wordt een besluitenlijst gemaakt.

Artikel 19. Bijzondere vergaderingen

Dit artikel regelt dat derden (inwoners, overige betrokkenen en deskundigen) tijdens niet-reguliere commissievergaderingen zoals beeldvormende bijeenkomsten, participatie bijeenkomsten en presentatie bijeenkomsten niet worden beperkt in participatie in het raadsdomein.

Artikel 20. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de wet wordt opgelegd dan wel opgeheven. Artikel 22. Verslag besloten vergadering Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de wet is artikel 23 van de wet van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de wet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt, tenzij de raad en in casu dus een raadscommissie anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het eerste lid dat het verslag van een besloten vergadering ter inzage ligt bij de commissiegriffier.

Artikel 21. Opheffing geheimhouding

Een raadscommissie kan geheimhouding op informatie leggen en die informatie tevens aan de raad verstrekken. De raad kan de geheimhouding opheffen van aan de raad verstrekte informatie (artikel 89, vierde lid, van de wet). Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Artikel 22. Toehoorders en pers

Artikel 26, eerste en tweede lid, van de wet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet, het derde lid voorziet hierin.

Artikel 23. Geluid- en beeldregistraties

Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Wel dient rekening gehouden te worden met de privacy van insprekers of publiek. Raadsleden daarentegen hebben een publieke functie. Het is mogelijk om een aanwijzing te geven dat publiek slechts vanaf een bepaalde afstand in beeld mag worden gebracht. Ook kan een aanwijzing zijn dat burgers die inspreken niet gefilmd mogen worden, uiteraard in overleg met de insprekers. Mogelijk hebben zij geen probleem met beeldregistraties.