/3/png-2/RGB.png)
Gemeenteblad van Heemstede
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Heemstede | Gemeenteblad 2024, 60890 | ander besluit van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Nota inkoop gemeente Heemstede 2024
Bij inkopen wordt gemeenschapsgeld ingezet. Gemeente Heemstede heeft de verantwoordelijkheid om deze middelen op een doelmatige, rechtmatige en integere wijze te besteden.
Met een jaarlijkse begroting van ruim 65 miljoen euro wordt er binnen gemeente Heemstede op allerlei terreinen ingekocht. Om dit niet alleen rechtmatig, doelmatig en volgens de (juridische) regels te doen, maar ook om onze gemeentelijke doelstellingen te bereiken is dit inkoopbeleid geschreven. Dit beleid dient als leidraad en handboek voor iedereen die bij het inkoopproces betrokken is, de wet en regelgeving goed uit te werken, en draagt bij aan vijf pijlers die voor inkoop van belang zijn volgens onze organisatie.
Dit beleid heeft als doel bij te dragen aan mogelijke besparingen en kwaliteitsverbetering van de door de gemeente verstrekte opdrachten. Immers, gemeenschapsgeld moet zorgvuldig worden besteed. Ook willen we met dit beleid het maatschappelijk verantwoord ondernemen en inkopen (MVOI) verder uitwerken. We hebben als gemeente het manifest MVOI ondertekend. Door het inkoopbeleid en het actieplan MVOI hand in hand te laten gaan, proberen we het verschil te maken in het versnellen van ontwikkelingen in de markt.
Binnen de gemeente is inkoop decentraal belegd bij de verschillende domeinen. Dit betekent dat elk domein verantwoordelijk is voor de organisatie van de eigen bestellingen en aanbestedingen. De gemeente heeft als doel om de Inkoopfunctie verder te professionaliseren. De Inkoopfunctie zal een steeds pro-actievere en ondersteunende rol invullen voor de domeinen binnen de gemeente, van de behoeftebepaling tot en met het contract- en leveranciersmanagement.
De gemeente heeft ervoor gekozen de kennis en ondersteuning op het gebied van inkoop te
bundelen door deel te nemen aan de Stichting Regionaal Inkoopbureau IJmond en Kennemerland (stichting Rijk). Om een correct inkoopproces te waarborgen is, aanvullend op het inkoopbeleid van gemeente Heemstede, door stichting Rijk een procedurehandboek opgesteld. Dit handboek is opgesteld voor alle deelnemende Rijk-gemeenten om de onderlinge samenwerking door harmonisering te verbeteren.
1. Doelstellingen van de gemeente Heemstede
Bij het realiseren van gemeentelijke doelstellingen door middel van inkoop en aanbestedingen worden gemeenschapsgelden ingezet. De gemeente heeft de verantwoordelijkheid om deze gelden op een rechtmatige, doelmatige, effectieve, efficiënte en integere wijze te besteden.
Onze doelstellingen zijn als volgt:
Maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen
Met maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen let de gemeente naast de prijs ook op de effecten van inkoop op milieu en maatschappij. Door het inkoopbudget gericht in te zetten kunnen we marktpartijen prikkelen om eerlijke en vernieuwende oplossingen te ontwikkelen die bijdragen aan een mooi, duurzaam en sociaal Heemstede. Want keuzes die we nu maken bepalen de leefomgeving voor de generaties na ons.
Om die reden heeft de gemeente Heemstede de Sustainable Development Goals (SDG’s) reeds omarmd in de Nota Duurzaam Heemstede 2020-2024. Deze zeventien doelen streven naar een betere wereld in 2030 en omvatten doelstellingen op het gebied van klimaat, economie, sociale voorzieningen en welzijn, ecologie, biodiversiteit en een inclusieve samenleving. De gemeente Heemstede wil waar mogelijk een bijdrage leveren aan het realiseren van deze doelen en hierbij speelt het actieplan MVOI een belangrijke rol. Dit actieplan is opgesteld naar aanleiding van de ondertekening van het Manifest MVOI 2022-2025. Het uitgangspunt is dat onze keuzes niet alleen lokaal maar ook wereldwijd een positieve impact hebben. Door passende eisen in onze inkoopopdrachten om te nemen, stimuleren we marktpartijen om duurzamere en socialere producten en diensten te leveren. Zo dragen we bij aan een duurzame, leefbare en toekomstbestendige gemeente.
Creëren van maatschappelijke meerwaarde
Maatschappelijke meerwaarde creëren bij alles wat we inkopen is een belangrijke pijler. Rechtmatig en doelmatig omgaan met publieke middelen is daarbij het uitgangspunt. In een inkoopstrategie wordt standaard ook gekeken naar andere gemeentelijke en maatschappelijke kosten en uitdagingen die, al dan niet achterliggend, een rol spelen bij het inkooptraject. Daarbij speelt kwaliteit van de inkoop een belangrijke rol.
Gemeente Heemstede wil door middel van inkoop zowel interne opdrachtgevers als ondernemers stimuleren om bij te dragen aan vernieuwende oplossingen. De gemeente werkt graag met innovatieve samenwerkingspartners en betrekt graag vroegtijdig ondernemers bij een inkooptraject. Met innovatieve inkoopprocedures daagt de gemeente ondernemers uit om samen te innoveren.
De gemeente wil via inkoop het midden- en kleinbedrijf (mkb) in en om Heemstede betrekken bij het bereiken van de doelstellingen. Daarom worden regionale, lokale en mkb-bedrijven indien mogelijk gericht uitgenodigd om samen te werken. Een sterke economie in het dorp draagt bij aan de leefbaarheid, veiligheid, identiteit en sociale cohesie. Wanneer het goed gaat met de ondernemers in een straat of gebied straalt dit af op hun omgeving.
Professioneel betrouwbaar en integer opdracht geven
De professionalisering van de inkoopfunctie van gemeente Heemstede is een continu verbeterproces. Dit proces wordt mede gevoed door ontwikkelingen ten aanzien van nieuwe inzichten en methodieken. Deze dragen bij aan een aantoonbare verbetering van de transparantie en kwaliteit van het inkoopproces en de wijze van de besluitvorming.
De professionalisering wordt bovendien ingegeven door het bewust zijn van het hebben van een voorbeeldfunctie als gemeente. Ook het verminderen van juridische risico’s als ook het besef efficiënt verantwoording te moeten afleggen over de besteding van publieke gelden, zijn inzet van beoogde resultaten.
Beperken administratieve lasten
De gemeente wil de administratieve last bij inkopen zoveel mogelijk beperken. Dit doet zij door het zoveel mogelijk uniformeren van inkoopdocumenten (o.a. contracten), het gebruik van de toolkit van stichting Rijk, maar ook door het stellen van proportionele eisen en criteria, een efficiënt inkoopproces en het maken van heldere afspraken over de frequentie van de facturering.
2. Juridisch kader en interne regelgeving
In dit hoofdstuk wordt de voor inkoop vigerende wet- en regelgeving besproken waaruit de gemeente Heemstede handelt alsmede gemeente-eigen beleidskeuzes en -uitgangspunten. Deze punten zijn essentieel zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.
De gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na. De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
Aanbestedingswet 2012: dit wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2004/18/EG en 2004/17/EG (‘Aanbestedingsrichtlijnen’). Deze op 1 juli 2016 gewijzigde wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.
Gids Proportionaliteit: Bij aanbesteden moeten aanbestedende diensten het beginsel van proportionaliteit in acht nemen. De Gids Proportionaliteit geeft hier invulling aan. De Gids Proportionaliteit is een verplicht te volgen richtsnoer. Het verplicht gebruik geldt zowel voor Europese aanbestedingen, nationale aanbestedingen als voor meervoudig onderhandse procedures.
Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en de rechtsbeschermingsrichtlijn vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Europese richtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie. Tot slot is ook het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie van belang.
Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten.
Gemeentewet: het wettelijke kader voor gemeenten.
Jurisprudentie: jurisprudentie van het Europese Hof van Justitie, het Europese Gerecht van eerste Aanleg, de Nederlandse Hoge Raad, de gerechtshoven, de rechtbanken en de Raad van Arbitrage voor de Bouw.
Bij het inkopen en aanbesteden houdt gemeente Heemstede rekening met de volgende beginselen:
- •
- •
- •
- •
Proportionaliteit (evenredigheid): de gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden zoals bedoeld en opgenomen in de Gids Proportionaliteit;
- •
2.3 Concurrentiestelling, gehanteerde drempelbedragen en inkoopprocedures
De gemeente maakt op hoofdlijnen onderscheid tussen vier mogelijke inkoopprocedures. Namelijk de enkelvoudig onderhandse, de meervoudig onderhandse, de nationale en de Europese aanbestedingsprocedure.
Voor de te kiezen inkoopprocedures hanteert gemeente Heemstede de volgende uitgangspunten:
- •
- •
Inkoop en aanbesteden vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de overheidsopdracht of raamovereenkomst. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De inkoopregisseur of stichting Rijk adviseert over de te hanteren inkoopprocedure en de duiding van de opdracht als Levering, Dienst, Sociale en andere Specifieke Dienst of Werk.
Europees Aanbesteden is een vorm van aanbesteden volgens door de Europese Unie voorgeschreven procedures en richtlijnen. Deze zijn in Nederland omgezet in de Aanbestedingswet 2012 en zijn van toepassing zodra drempelbedragen voor Leveringen, Diensten en Werken worden overschreden.
Nationale openbare en niet-openbare procedure
Bij een nationale procedure wordt de opdracht enkel in de nationale markt gezet. Aankondiging van de opdracht via TenderNed is hierbij vrijwillig. Indien de opdracht wordt aangekondigd, betreft dit een nationale openbare procedure. Hierbij mag iedereen in Nederland inschrijven. Een niet-openbare procedure bestaat uit twee fases. In de eerste fase wordt een beperkt aantal partijen uitgenodigd om in te schrijven op basis van geschiktheidseisen. In de tweede fase wordt de opdracht gegund. Dit is een procedure die de gemeente
Meervoudig onderhandse procedure
Bij een meervoudig onderhandse procedure vraagt de gemeente bij minimaal drie en maximaal vijf ondernemers een offerte op, waarbij het uitgangspunt is dat minstens één lokale of regionale partij meedoet. De termen lokaal en regionaal worden als volgt gedefinieerd: lokaal: alle leveranciers die gevestigd zijn in gemeente Heemstede. Regionaal: alle aanbieders die tot 50 km buiten de gemeentegrenzen gevestigd zijn. De offertes dienen te voldoen aan de gestelde eisen en in beginsel gunt de gemeente op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding de opdracht aan de economisch meest voordelige inschrijving. In uitzonderlijke gevallen kan het college besluiten hiervan af te wijken.
Enkelvoudig onderhandse procedure
Bij een onderhandse procedure vraagt de gemeente één offerte op bij een ondernemer. Indien de offerte aan de gestelde eisen voldoet, kan de gemeente de opdracht direct aan de ondernemer verstrekken.
Voor Nationale openbare en Europese aanbestedingen geldt dat aankondigingen en gunningen plaatsvinden via het elektronische systeem voor aanbestedingen te weten www.tenderned.nl. Publicaties die horen bij Europese aanbestedingsprocedures worden bovendien gepubliceerd op het Publicatieblad van de Europese Unie via ted.europa.eu (TED).
In beginsel zijn op alle inkopen van de gemeente de meest actuele versie van het VNG model Algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten van toepassing. Bij alle inkopen op het gebied van IT, wordt in beginsel de meest actuele versie van de Gemeente Inkoopvoorwaarden Bij IT (GIBIT) toegepast. Indien hiervan afgeweken wordt dan dient dit gemotiveerd te worden en vastgelegd te worden in het inkoopdossier. Leveringsvoorwaarden Algemene voorwaarden van marktpartijen worden in beginsel afgewezen.
Het kan voorkomen dat tijdens een aanbestedingsprocedure ontevredenheid ontstaat
bij een marktpartij over een besluit van de gemeente in een aanbestedingsprocedure. Dit kan leiden tot een bezwaar. Bezwaren kunnen worden ingediend bij de gemeente via https://www.heemstede.nl/aanvragen-en-regelen/bezwaar-maken-besluit-gemeente
3. Toegevoegde waarde van de marktpartijen
In dit hoofdstuk wordt toegelicht op welke wijze marktpartijen een bijdrage kunnen leveren aan de gemeentelijke doelstellingen.
Marktpartijen helpen de gemeente haar doelstellingen te bereiken. Dit draagt bij aan het verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening aan de inwoners. Bij inkoop in het primaire proces gaat het om de doelen die zijn gesteld voor en door de inwoners. Bij bedrijfsvoering gaat dat om de doelstellingen die zijn gesteld voor en door onze organisatie.
De inkopen die de gemeente doet zijn in veel gevallen onder te verdelen in twee soorten. Aan de ene kant is er sprake van primaire inkoop: inkoop van Leveringen, Diensten of Werken die een directe bijdrage leveren aan het primaire proces van de gemeente. Primaire inkoop heeft doorgaans direct invloed op of is direct zichtbaar voor de inwoners van de gemeente. Secundaire Inkoop, aan de andere kant, betreft de inkoop van Leveringen, Diensten en/of Werken die nodig zijn voor de ondersteuning van de bedrijfsvoering.
Bij inkopen die direct verbonden zijn aan het primaire proces van de gemeente heeft zij aandacht voor het verhogen van de kwaliteitsbeleving van de inwoners. De gemeente streeft ernaar om met ondernemers die een directe bijdrage leveren aan het primaire proces een samenwerkingsrelatie op te bouwen. De focus ligt hierbij op een samenwerking waarbij de vraag of de opgave van de gemeente centraal staat, gewerkt wordt vanuit de bedoeling (‘wat is goed voor Heemstede?’) en waarbij omgevingsgericht gewerkt wordt. Hierbij worden verschillende partijen binnen en buiten de organisatie vroeg in het proces betrokken.
4. Beoogde marktbenadering en -partijen
Dit hoofdstuk beschrijft op welke wijze gemeente Heemstede marktpartijen aan zich wenst te binden. Al bij de start van een inkooptraject is het van groot belang hier aandacht aan te besteden, zodat de gemeente daar rekening mee kan houden bij het opstellen van het contract. Ondernemers met wie zaken wordt gedaan zijn betrouwbaar en professioneel binnen het vakgebied waarin zij actief zijn. Bovendien zijn zij praktisch ingesteld en denken zij vanuit mogelijkheden.
4.1 Hoe bindt de gemeente de markt aan zich
Voor ondernemers die aan het primaire proces verbonden zijn, of anderszins een strategisch belang hebben, ligt de focus op leren en experimenteren, het optimaliseren van de dienstverlening en denken vanuit de mogelijkheden. Het benutten van de kennis van de markt om op deze wijze het maximale uit de dienstverlening van de marktpartijen te halen om te kunnen innoveren is een belangrijk onderdeel hierin. Om deze kennis optimaal te kunnen benutten, worden contracten met dit type marktpartijen in de regel dan ook voor meerjarig gesloten. In de aanbestedingsstrategie wordt de optimale contractduur onderzocht en opgenomen. Tevens dient de kennis die overgedragen wordt van marktpartijen naar de gemeente en vice versa, waar relevant, onderdeel te zijn van contractafspraken om behoud van deze kennis te waarborgen.
Bij marktpartijen voor de secundaire inkoop (de bedrijfsvoering) en/of marktpartijen die geen of beperkt strategisch van belang zijn, gaat het met name om het aanbieden van producten en dienstverlening tegen een maatschappelijk aanvaardbare prijs. Om dit te kunnen bereiken, heeft de gemeente oog voor concurrentiestelling en houdt zij in de samenwerking rekening met de gewenste mate van flexibiliteit.
Om verzekerd te blijven van continuïteit in de dienstverlening wil gemeente Heemstede, buiten de aanbesteding om, ook de marktontwikkelingen in de gaten houden en in contact blijven met andere marktpartijen dan de marktpartijen waar contracten mee zijn gesloten en/of waarmee wordt samengewerkt. Enerzijds kan dit bijdragen aan het scherp houden van de samenwerkingsrelaties. Anderzijds worden andere (bekende en onbekende) marktpartijen in de gelegenheid gesteld met gemeente Heemstede in gesprek te gaan over specifieke thema’s of over nieuwe ontwikkelingen, op allerlei terreinen.
4.2 Wat kenmerkt de marktpartijen waar de gemeente zaken mee doet?
Marktpartijen met wie gemeente Heemstede zaken doet zijn betrouwbaar en professioneel binnen het vakgebied waarin zij actief zijn. Bovendien zijn zij praktisch ingesteld en denken zij vanuit mogelijkheden. De marktpartijen sluiten dus aan bij de visie en ambities van gemeente Heemstede. Dit betekent ook dat marktpartijen werken vanuit de bedoeling van de gemeente, bereid zijn samen te leren en te experimenteren. Zij hebben zaken als duurzaamheid, inclusie en identiteit hoog in het vaandel staan.
De gemeente wil enkel zaken doen met integere marktpartijen. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. Onder integer ondernemerschap verstaan we ook bedrijven die zich actief inzetten voor goede (werk)omstandigheden in de hele bedrijfsketen. We doen geen zaken met bedrijven die investeren of bijdragen aan ethisch verwerpelijke activiteiten.
4.2.2 Toets Integriteitsbeoordeling (Wet Bibob)
Het kan zijn dat de gemeente als aanbestedende dienst gebruik maakt van de Wet Bibob door onderzoek te (laten) doen naar de integriteit van diegene met wie zij zaken doet. Bibob staat voor ‘Bevordering Integriteitsbeoordeling door het Openbaar Bestuur’. Zo wordt voorkomen dat de overheid criminele activiteiten faciliteert. Vooraf vermelden we in de aanbestedingsstukken dat een onderzoek onderdeel kan zijn van de aanbestedingsprocedure.
4.3 Voorwaarden waaronder deelgenomen wordt aan gezamenlijke aanbestedingen
Sommige inkooptrajecten lenen zich ervoor deze samen met andere gemeenten of anderen, zoals verbonden partijen te doorlopen. Hier kunnen bijvoorbeeld schaalvoordelen behaald worden of wordt de administratieve druk beperkt door het in één keer aan te besteden.
De gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten en/of aanbestedende diensten en/of deelnemende gemeenten van Stichting Rijk. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoop (waaronder samen aanbesteden), milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen, handhaving en veiligheid, ICT, P&O en sociale regelgeving.
Wanneer er samen wordt aanbesteed, worden in beginsel de algemene inkoopvoorwaarden bindend verklaard van de organisatie die als aanbestedende dienst namens de andere deelnemers optreedt.
Per geval onderzoekt de gemeente Heemstede welke vormen van samenwerking het beste kunnen bijdragen aan de gemeentelijke doelen.
5. Algemene inkoopuitgangspunten
In dit hoofdstuk worden de algemene inkoopuitgangspunten beschreven, op verschillende terreinen. De gemeente Heemstede heeft het manifest MVOI ondertekend. Het manifest geeft in hoofdlijnen aan wat de gedeelde ambities zijn van de Nederlandse overheden op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en Inkopen (MVOI). Het manifest is bedoeld om via inkoop, maatschappelijke beleidsdoelen te realiseren. In het Manifest MVOI bepalen overheden zelf hun doelstellingen en uitgangspunten op basis van hun eigen duurzaamheidsambities. Voor het Maatschappelijk Verantwoord Inkopen hanteert gemeente Heemstede een aantal uitgangspunten op verschillende thema’s: social return, duurzaamheid, innovatie en lokale economie . De thema’s zijn hieronder verder uitgewerkt.
De gemeente spant zich in, ook bij inkopen en aanbestedingen, om de arbeidsmogelijkheden voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt te stimuleren, door waar mogelijk contractueel vastgestelde sociale voorwaarden te stellen aan een opdrachtnemer. Doel hiervan is om het aantal uitkeringsgerechtigden terug te dringen en mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (inclusief jongeren) aan het werk te helpen. De eisen die de gemeente aan marktpartijen stelt op het gebied van SROI zijn terug te vinden in het SROI beleid.
SROI is van toepassing op alle aanbestedingen vanaf € 200.000 (excl. BTW) voor werken en diensten en bedraagt 5% van de aanneemsom/opdrachtwaarde. Wanneer dit percentage disproportioneel is, kan een lager percentage worden gehanteerd.
SROI is van toepassing op alle leveringen, mits de arbeidscomponent van de levering 30% of meer is, en bedraagt 5% van de aanneemsom/opdrachtwaarde. Wanneer dit percentage disproportioneel is, kan een lager percentage worden gehanteerd
In de Nota Duurzaam Heemstede 2020-2024 zijn op verschillende thema’s duurzaamheidsambities opgesteld binnen vijf beleidsvelden: Energietransitie, Circulaire economie, Ecologie, Klimaatadaptatie en Duurzame mobiliteit. Deze worden vertaald in een aantal concrete doelstellingen. Gemeente Heemstede stelt zich met inkoop ten doel om een maximale bijdrage aan de realisatie van deze doelstellingen te leveren.
- •
De hele gemeente Heemstede is in 2050 klimaatneutraal. In 2030 wordt er 55% minder CO2 uitgestoten ten opzicht van 1990 en in 2050 wordt er 100% minder CO2 uitgestoten. Daarnaast is de gehele gemeentelijke organisatie, de bedrijfsvoering in 2040 klimaatneutraal.
- •
De hele gemeente Heemstede is in 2050 aardgasvrij. In 2050 wordt in Heemstede geen aardgas meer gebruikt, maar worden er alternatieve energie- en warmtebronnen gebruikt.
- •
De hele gemeente Heemstede is in 2050 circulair, in 2050 worden geen primaire grondstoffen meer gebruikt. Om dit aan te jagen koopt de gemeente Heemstede zoveel mogelijk circulair in: 10% in 2022, 50% in 2025 en 100% in 2030.
- •
Heemstede is in 2050 klimaatbestendig en waterrobuust, waarbij de openbare ruimte zo is ingericht dat de impact van ernstige neerslag zo klein mogelijk blijft.
Concrete inkoopdoelen Duurzaamheid
- 1.
Dit betekent dat broeikasgassen zijn vermeden of gecompenseerd. Dit geldt voor het ontwerp- en productieproces en voor het gebruik van de diensten, producten en werken. Daarnaast vragen we om zo min mogelijk broeikasgassen uit te stoten in de eigen bedrijfsvoering. Denk aan de inkoop van groene energie, een aardgasvrij gebouw en uitstootvrije bedrijfswagens. Ook betekent dit dat energie zo efficiënt mogelijk wordt gebruikt. Naast energiezuinige apparaten vragen we om zo min mogelijk vervoersbewegingen. Denk aan het gebruik van hubs, lokale partners en het bundelen van leveringen.
- 2.
Dit betekent dat zo min mogelijk nieuwe materialen en fossiele energie worden gebruikt. Dit geldt voor de hele keten: van het ontwerp- en productieproces tot en met het gebruik. Een lange levensduur van het product staat voorop. Daarna is het belangrijk dat het product of de materialen ervan opnieuw hoogwaardig gebruikt kunnen worden.
- 3.
Dit betekent dat een dienst, product of werk bijdraagt aan een klimaatbestendig dorp. Denk aan het ontwerp en aan materialen die bijdragen aan verkoeling van de omgevingstemperatuur, zoals groene daken en het vergroenen van verharde oppervlakten. Denk ook aan regenwateropslag voor bewatering van groen of gebruik voor toiletten. Of regenwateropvang waarbij het water vertraagd wordt afgevoerd, zoals waterdoorlatende klinkers of kratjes onder parkeerplaatsen.
Daar waar de aard van een dienst, levering of werk het toelaat, en waar het past binnen de financiële kaders en doelstellingen van de gemeente, besteedt ze in het inkoopproces en het daaruit volgende contract aandacht aan innovatie. Door innovatiegericht en innovatief in te kopen, kunnen opkomende en nieuwe (te ontwikkelen) markten aangeboord en nieuwe producten of diensten ontwikkeld worden. Het is daarbij belangrijk een onderscheid te maken tussen innovatiegericht inkopen en innovatief inkopen.
Waar nodig past de gemeente innovatiegericht inkopen toe bij leveringen, diensten en/of werken. Hiermee geeft de gemeente ruimte aan de markt om producten, diensten of werken te ontwikkelen die ze nog niet kent. Waar mogelijk worden deze producten, diensten of werken samen ontwikkeld, of worden er afspraken gemaakt over de borging van kennis, zodat kennis van het primaire proces niet verloren gaat.
Concrete inkoopdoelen innovatie:
Indien het in te kopen product, dienst of werk hierom vraagt, kan een innovatief inkooptraject worden gestart. Dit betekent dat het inkooptraject op een andere, meer innovatieve, manier wordt ingestoken dan gebruikelijk. Hierbij is het van belang dat een materiedeskundige in het voortraject nauw betrokken wordt om te kunnen adviseren over innovatiegericht inkopen.
5.1.4 Stimuleren lokale economie en MKB-deelname
Gemeente Heemstede wil zowel nieuwe als bestaande leveranciers kansen bieden. Daarnaast wil de gemeente recht doen aan het belang van MKB-bedrijven en wil zij, voor de economie en leefbaarheid van de gemeente, mogelijkheden bieden voor lokale en regionale bedrijven. Ook in het kader van duurzaamheid is het wenselijk leveranciers lokaal of regionaal te contracteren.
Concrete inkoopdoelen lokale economie en MKB:
De richtlijn voor de inkoper of de bij de inkoop betrokken medewerker is, dat bij het aanbesteden van opdrachten met gebruikmaking van onderhandse procedures waar mogelijk minimaal één lokale of regionale leverancier wordt uitgenodigd om een inschrijving uit te brengen. Zie ook het kopje meervoudig onderhandse aanbestedingen.
5.2.1 Zicht en grip op inkoopuitgaven
Wanneer we een overeenkomst sluiten met een partij willen we graag grip houden op de prestatie. Daarom werken wij met een prestatieverklaring. Bij aangaan van de overeenkomst wordt opgenomen hoe geleverde prestaties worden aangetoond. Dit kan bijvoorbeeld doormiddel van getekende prestatieverklaringen of termijnstaten bij de facturen.
Ook wordt er twee keer per jaar een spendanalyse uitgevoerd, waarbij aan het eind van het boekjaar volledig wordt gekeken naar de uitgaven van het afgelopen jaar, verbetervoorstellen en waar mogelijk efficiencyvoorstellen worden gedaan en worden de risico’s geanalyseerd en vervolgens, waar mogelijk geëlimineerd.
Het vaststellen van de inkoopstrategie en de daarbij uit voortvloeiende acties, volgen de mandaatregeling. De meeste trajecten zijn dus onder mandaat van domeinmanagers. Mocht een domeinmanager aanleiding zien een inkoopstrategie toch door het college te laten vaststellen, bijvoorbeeld vanwege politieke gevoeligheid, dan zal deze dit met de betreffende portefeuillehouder bespreken.
Jaarlijks vindt een verantwoording plaats aan het MT van de gelopen aanbestedingstrajecten. Hiervoor wordt de jaarlijks te actualiseren inkoopkalender gebruikt. Hierin wordt onder meer de realisatie van de doelstellingen gepresenteerd. Momenteel wordt de rechtmatigheid en andere doelstellingen rond inkoop besproken in de managementletter, naar aanleiding van de interimcontrole. Ook wordt, wanneer de wetgeving hieromtrent gereed is, in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening gerapporteerd over rechtmatigheid. Er wordt elk jaar door de gemeente een rechtmatigheidsverklaring opgesteld waar getoetst wordt of de wetgeving is nageleefd.
In situaties waarbij onduidelijkheid ontstaat over de interpretatie van het toepassen van de procedures dient contact opgenomen te worden met de inkoopregisseur.
Het is altijd toegestaan een meer uitgebreide procedure toe te passen dan is voorgeschreven. Het toepassen van een minder uitgebreide procedure kan uitsluitend na toestemming van het college.
Van drempelwaarden voor Europese aanbestedingen kan niet worden afgeweken, ook niet door een uitzondering te vragen aan het college. Deze drempelbedragen zijn wettelijk voorgeschreven.
Ook indien het noodzakelijk is om af te wijken van de gebruikelijke procedure is het van groot belang goed te motiveren waarom deze afwijking aan de orde is. Deze motivatie zal ook geregistreerd moeten worden en toegevoegd in het inkoopdossier. Tijd- en/of budgetgebrek is geen reden om af te wijken van de procedure. Wanneer het om dringende, spoedeisende redenen onmogelijk is de voorgeschreven procedure toe te passen, zal dit achteraf, gemotiveerd, aangegeven moeten worden bij de inkoopregisseur en het college.
5.3 Contracten en Contract- en leveranciersmanagement
De inkoopverplichtingen en nadere regels omtrent het sluiten van een contract zijn te vinden in he mandaatregister.
Om te borgen dat de in contracten vastgelegde afspraken worden nageleefd, voert gemeente Heemstede contract- en leveranciersmanagement uit. Contracten worden geclassificeerd (belang / omvang) om te bepalen welke mate van aandacht het contract krijgt in het kader van contract- en leveranciersmanagement. Vooraf wordt met de marktpartijen afspraken gemaakt over het naleven van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Met deze nota heeft de gemeente beoogd alle onderdelen van het inkoop en aanbestedingstraject te beschrijven. Naast deze nota komt er een uitgebreid stappenplan en schema met rollen en verantwoordelijkheden. Mochten er toch nog vragen zijn, kan er gemaild worden naar: inkoop@heemstede.nl
Dit is een kaderstellende uitvoerende nota en wordt waar nodig geactualiseerd.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2024-60890.html