Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Opsterland 2024

De raad van de Gemeente Opsterland,

gelezen het voorstel van de Klankbordgroep burgemeester d.d. 9 januari 2024,

besluit vast te stellen de volgende verordening:

Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Opsterland 2024.

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• commissaris: commissaris van de Koning in de provincie;

• gesprek: klankbordgesprek tussen raad en burgemeester;

• voorzitter: voorzitter van de commissie.

Artikel 2. Algemene bepalingen

• 1. De raad voert jaarlijks gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie op grond van artikel 84 Gemeentewet in.

• 2. De verslagen van de gevoerde jaarlijkse gesprekken wegen mee bij het oordeel over een eventuele herbenoeming van de burgemeester.

• 3. De gesprekken worden gevoerd voorafgaand aan de gesprekken die de commissaris met de burgemeester heeft.

• 4. Indien de commissieleden dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt de commissie tussentijds een gesprek.

• 5. In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100-dagengesprek plaats.

• 6. De vergaderingen van de commissie en het gesprek zijn besloten.

Artikel 3. Samenstelling commissie

• 1. De commissie bestaat uit 4 raadsleden, evenwichtig verdeeld over coalitie- en oppositiepartijen, benoemd door de gemeenteraad voor de duur van de zittingsperiode van de raad.

• 2. De commissie wijst uit zijn midden een van de leden aan als voorzitter.

• 3. De commissie laat zich bijstaan door de griffier.

• 4. De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider.

Artikel 4. Geheimhouding

• 1. De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 87 Gemeentewet, geheimhouding op alle (concept)vergaderstukken en het behandelde tijdens de gesprekken.

• 2. De commissie en haar leden verstrekken geen inzage in de verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken, aan raadsleden die geen lid zijn van de commissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 5, lid 1 en artikel 7, lid 4.

• 3. De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.

• 4. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

• 5. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, een mogelijke externe gespreksleider en gesprekspartners zoals bedoeld in artikel 5, lid 3. Hiertoe wordt door een mogelijke externe gespreksleider een geheimhoudingsverklaring ondertekend.

Artikel 5. Voorbereiding gesprek

• 1. De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het verslag van het voorgaande gesprek in te zien.

• 2. De leden van de commissie en burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

• 3. In samenspraak met de burgemeester kan in de voorbereiding door leden van de commissie worden gesproken met een of meer leden van het college, een samenwerkingspartner op het gebied van OOV, de gemeentesecretaris en de griffier. Van ieder gesprek wordt een verslag opgemaakt, dat als inbreng dient bij het klankbordgesprek.

• 4. Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.

• 5. Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen, delen dit tijdig mee.

• 6. Bij verhindering van meer dan één lid van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.

Artikel 6. Het gesprek

• 1. Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

• 2. Uitgangspunt bij het gesprek gedurende de ambtstermijn is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd.

• 3. De volgende elementen komen tijdens het gesprek aan bod:

  • a. terugblik op gemaakte afspraken voorgaand gesprek;

  • b. reflectie op profielschets/rollen burgemeester;

  • c. reflectie op rollen gemeenteraad;

  • d. toekomstverkenning;

  • e. gemeentelijke ontwikkelingen;

  • f. gevolgen van ontwikkelingen voor invulling van het ambt van burgemeester en de gemeenteraad;

  • g. afspraken.

Artikel 7. Verslaglegging

• 1. Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm opgesteld en door de voorzitter en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.

• 2. Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.

• 3. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

• 4. Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris van de Koning in de provincie gestuurd.

• 5. De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het origineel van het vastgestelde verslag.

• 6. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd.

Artikel 8. Slotbepalingen

• 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag volgend op die van publicatie ervan in het Gemeenteblad en werkt terug tot 1 januari 2024.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als ‘Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Opsterland 2022’.

• 3. In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie met inachtneming van de op dat moment meest recente ‘Handreiking burgemeesters: benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid’ van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de Gemeente Opsterland van 29 januari 2024.

De griffier,

Laura Meijer

De voorzitter,

Andries Bouwman