Gemeenteblad van Heemstede
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Heemstede | Gemeenteblad 2024, 550468 | delegatie- of mandaatbesluit |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Heemstede | Gemeenteblad 2024, 550468 | delegatie- of mandaatbesluit |
Regeling mandaten, volmachten en machtigingen Heemstede 2025
Bijlage 2 Domein Bestuurs- en Juridische Zaken
Algemene en Juridische Zaken en Openbare Orde en Veiligheid
Bijlage 5 Domein Dienstverlening, Toezicht en Handhaving
Toezicht en handhaving openbare ruimte
Bijlage 6 Teams Bedrijfsvoering
Bijlage 7 Informatievoorziening & GR DIT
Bijlage 9 Chief Information Security Officer (CISO), Information Security Officer (ISO), Functionaris Gegevensbescherming (FG) en Privacybeheerder
Er is een hoofdstructuur die gevormd wordt door vier domeinen. Daarnaast zijn er bedrijfsvoeringsteams die vervlochten zijn met gemeente Bloemendaal. De vier domeinen zijn:
Hieronder volgt een overzicht van de teams die vallen onder de vier domeinen:
Vanaf 1 januari 2023 is de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoering Bloemendaal en Heemstede van kracht. Onderdeel van deze GR zijn HRM & Facilitaire Zaken en Communicatie. Heemstede kent tot slot nog de teams Informatievoorziening & GR DIT en Financiën. Zij hebben ook mandaten.
Het team Bestuursadvies en bestuurssecretariaat, behorende bij het domein BJZ, heeft geen mandaten.
Heemstede heeft daarnaast een CISO, ISO, FG en Privacybeheerder aangewezen. CISO betekent Chief information Security Officer, oftewel informatiebeveiligingscoördinator. ISO betekent Information Security Officer, oftewel informatiebeveiligingsbeheerder. De CISO en ISO vallen voor personele zaken onder het team Informatievoorziening & GR DIT.
De FG, oftewel de Functionaris Gegevensbescherming, is een interne toezichthouder die toeziet op de verwerking van persoonsgegevens. De FG is voor wat betreft zijn adviestaak onafhankelijk en valt voor personele zaken onder het team Algemene en Juridische Zaken. De Privacybeheerder is een interne adviseur voor alle privacyvraagstukken aangaande de persoonsgegevensverwerking waarvoor de gemeente verantwoordelijk is en valt voor personele zaken ook onder het team Algemene en Juridische Zaken.
Deze Regeling mandaten, volmachten en machtigingen Heemstede betreft een interne mandaatregeling en bevat dus alleen mandaten, machtigingen en volmachten voor medewerkers van de gemeente zelf. De externe mandaten (voor bijvoorbeeld de Omgevingsdienst IJmond, het Noord-Hollands Archief en Woonservice Kennemerland) zijn niet in deze regeling opgenomen. Het afdoen van klachten is geregeld in de Handleiding klachtbehandeling. Daarin is ook geregeld wie klachten tegen bijvoorbeeld een medewerker, domeinmanager, (team)manager, teamleider of een lid van het college van burgemeester en wethouders afdoet.
Vanuit het oogpunt van een efficiënte bedrijfsvoering zijn de bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie neergelegd. Uitgangspunt is dat er bij politieke of anderszins gevoelige zaken, altijd wordt overlegt met de verantwoordelijke portefeuillehouder.
Veranderingen als gevolg van wijzigingen in wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Plaatselijke Verordening (APV), zijn verwerkt in deze regeling. Ook alle overige gewenste veranderingen zijn, al dan niet als gevolg van interne beslissingen, in deze regeling verwerkt.
Deze regeling gaat over mandaten, volmachten en machtigingen. Het is van groot belang om deze te onderscheiden van delegatie. Hieronder worden eerst de kenmerken van delegatie en mandaat uiteengezet. Daarna worden regels gegeven voor de uitoefening van mandaten, volmachten en machtigingen.
Onder delegatie wordt verstaan: het door een bestuursorgaan overdragen van zijn bevoegdheid tot het nemen van besluiten aan een ander die deze bevoegdheid vervolgens onder zijn eigen verantwoordelijkheid uitoefent (artikel 10:13 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb)).
Kenmerk van delegatie is dat de delegatiegever de bevoegdheid om te besluiten kwijt is en dat het besluit geldt als een besluit van de gedelegeerde, die daarvoor ook zelf verantwoordelijkheid draagt. De delegatiegever kan slechts algemene instructies geven aan de gedelegeerde over de wijze waarop de bevoegdheid moet worden uitgeoefend.
Voorwaarde voor delegatie is dat de wet een grondslag moet bieden voor de overdracht van die bevoegdheid (artikel 10:15 van de Awb). Zo volgt bijvoorbeeld uit artikel 156 van de Gemeentewet dat de raad aan het college van burgemeester en wethouders (hierna: college) en aan een commissie bevoegdheden kan overdragen behoudens een aantal uitzonderingen. Deze “ja, tenzij”-constructie verschaft de raad een grote vrijheid te bepalen wat hij aan zichzelf wil houden en wat hij aan de andere gemeentelijke organen overlaat.
Artikel 10:14 van de Awb verbiedt delegatie aan ondergeschikten. De reden hiervan is de algemene opvatting dat delegatie aan ondergeschikten leidt tot onzuivere bestuurlijke verhoudingen. Een ambtenaar kan immers niet in politieke zin op zijn daden worden aangesproken. Voor wat betreft de bevoegdheden op het gebied van gemeentelijke belastingen geldt een geheel eigen regime.
Onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan een besluit te nemen (artikel 10:1 van de Awb). Wanneer een bestuursorgaan bevoegdheden aan ondergeschikten toedeelt, wordt dus gebruik gemaakt van mandaat.
Een door de gemandateerde binnen de grenzen van zijn bevoegdheid genomen besluit, geldt als een besluit van de mandaatgever (artikel 10:2 van de Awb). De mandaatgever mag te allen tijde de bevoegdheid zelf blijven uitoefenen en algemene en bijzondere richtlijnen geven.
Uit de mandaatverlening moet duidelijk blijken welke bevoegdheden de gemandateerde heeft toegedeeld gekregen. Artikel 3:47 van de Awb bepaalt daarnaast dat bij de motivering van het besluit zo mogelijk de grondslag wordt vermeld krachtens welk wettelijk voorschrift het besluit genomen is. De wettelijke grondslag is eenvoudig te achterhalen, als deze op voorhand in de mandaatregeling wordt opgenomen.
Voor mandaat van een bestuursorgaan aan ambtenaren is geen wettelijke basis nodig. Mandatering van bevoegdheden is in beginsel altijd mogelijk, tenzij:
Gezien de relatie tussen het college of de burgemeester enerzijds en de ambtenaar anderzijds, is er geen instemming nodig van degene die de bevoegdheden in mandaat uitoefent. Instemming is slechts vereist bij mandaat aan niet-ondergeschikten (bijvoorbeeld bevoegdheden die worden overgedragen aan de korpschef van de politie).
Degene die het mandaat toegedeeld heeft gekregen:
Er kan alleen mandaat worden verleend als sprake is van een besluit in de zin van de Awb. Dat betekent niet dat de burgemeester of het college andere handelingen, de feitelijke handelingen en de privaatrechtelijke rechtshandelingen, niet aan een ondergeschikte kan toedelen. Het college kan een ambtenaar een volmacht geven om namens het college privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten. Voor feitelijke handelingen kan het college een machtiging verlenen.
De Awb verklaart de regels die gelden voor mandaat ook van toepassing op de rechtsfiguren volmacht en machtiging (artikel 10:12 van de Awb). Om deze reden zijn de volmachten en machtigingen ook in deze regeling opgenomen, zij het dat deze rechtsfiguren nadrukkelijk apart vermeld worden.
Het college van burgemeester en wethouders is bevoegd overeenkomsten aan te gaan (artikel 160, eerste lid, onder e van de Gemeentewet). Het college kan een ander volmacht geven voor het aangaan van overeenkomsten. De burgemeester ondertekent de overeenkomsten (artikel 171, tweede lid, van de Gemeentewet). De ondertekening kan bij machtiging van de burgemeester ook door andere personen gebeuren.
In het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is het verplicht om een verwerkersovereenkomst te sluiten wanneer persoonsgegevens door een externe partij zullen worden verwerkt. Wanneer bij het aangaan van een overeenkomst ook het aangaan van een verwerkersovereenkomst is vereist, is de persoon die bevoegd is om de overeenkomst aan te gaan en te ondertekenen, eveneens bevoegd om de verwerkersovereenkomst aan te gaan en te ondertekenen. Indien enkel een verwerkersovereenkomst moet worden aangegaan, sluit het college deze overeenkomst, waarna de burgemeester de verwerkersovereenkomst ondertekent. Dit dient te gebeuren met een collegebesluit.
De mandaten, volmachten en machtigingen op het terrein van budgetten (hierna: Regeling budgetbeheer) zijn opgenomen in Bijlage 1 Algemeen. De regeling budgetbeheer biedt het college een instrument om de uitvoering van de programma's in de begroting te mandateren en volmacht en machtiging te geven aan budgethouders en budgetbeheerders binnen de organisatie. Van de bevoegdheden die in de Regeling budgetbeheer zijn opgenomen mag alleen door de budgethouders of budgetbeheerders gebruik worden gemaakt, wanneer het aangaan van een overeenkomst leidt tot het doen van uitgaven.
Het aangaan van bijvoorbeeld een huurovereenkomst, waarbij het college enkel inkomsten (huur) ontvangt, valt dus niet onder deze regeling. Wenst een teamleider, domeinmanager of behandelend ambtenaar een overeenkomst aan te gaan en te ondertekenen die niet leidt tot het doen van uitgaven, dan hebben zij daarvoor een volmacht van het college en een machtiging van de burgemeester nodig. Deze volmachten en machtigingen zijn terug te vinden in de Regeling mandaten, volmachten en machtigingen Heemstede.
De bevoegdheid wordt inhoudelijk door het bestuursorgaan uitgeoefend, de gemandateerde ondertekent de brief waarmee het besluit wordt bekendgemaakt.
Om praktische redenen is er in Heemstede voor gekozen om de afdoening en de ondertekening niet te splitsen. Er worden geen losse ondertekeningsmandaten verleend.
De mandaatgever kan toestaan dat de gemandateerde door mandateert aan (veelal) een ondergeschikte (artikel 10:9 van de Awb). Het mandaat wordt dan verleend aan bijvoorbeeld de manager Financiën en door gemandateerd aan de door hem/haar aan te wijzen ambtenaren. Als de gemandateerde het ondermandaat heeft verleend, kan de ondergemandateerde handelen als gemandateerde.
7. Algemene regels voor mandaat
In deze regeling is per besluit aangegeven of er voorwaarden gelden die bij de uitoefening van het mandaat in acht moeten worden genomen. Naast deze per bevoegdheid toepasselijke instructies heeft het college enige algemene regels vastgesteld voor de uitoefening van alle gemandateerde bevoegdheden. Deze regels zijn het gevolg van het feit dat het college verantwoordelijk is en blijft voor de besluiten die in mandaat worden genomen.
Telkens als een ambtenaar gebruik maakt van het aan hem of haar verleende mandaat moet hij of zij zich van het volgende bewust zijn:
8. Praktische aanwijzingen voor uitoefening mandaat
Brieven, waarin een in mandaat genomen besluit aan een belanghebbende wordt meegedeeld, kunnen worden geschreven in de ik-vorm. De gemandateerde heeft het besluit immers genomen. In de ondertekening moet tot uiting komen namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen, zie de ondertekening onder 5.1.
Het informatiepunt voor vragen over delegatie en mandaat is Algemene en Juridische Zaken.
De gebruikelijke vervanging wordt ook gehanteerd bij toepassing van de mandaatregeling. De bevoegdheden die zijn gemandateerd aan de gemeentesecretaris, (domein)managers, teammanagers of teamleiders gaan bij afwezigheid over op hun plaatsvervangers. De portefeuillehouder (burgemeester of wethouder) wordt vervangen door zijn plaatsvervanger zoals afgesproken bij aanvang van de raadsperiode.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur wordt bij afwezigheid vervangen door één van de loco gemeentesecretarissen.
De domeinmanagers, de manager HRM & Facilitaire Zaken, de manager Financiën en de manager Informatievoorziening & GR DIT kunnen elkaar allemaal vervangen. Bij vervanging heeft de eerste voorkeur:
Binnen de domeinen kunnen domeinmanagers, teammanagers en teamleiders elkaar vervangen. Gaat het specifiek om HRM mandaten, dan is bij afwezigheid van de gemandateerden de gemeentesecretaris (of diens vervanger(s)) bevoegd.
Als het mandaat in deze mandaatregeling lager is belegd, bijvoorbeeld bij een senior medewerker en deze is niet aanwezig, dan kan het mandaat worden uitgeoefend door de leidinggevende van de senior medewerker. Dit geldt voor alle mandaten, opgenomen in deze mandaatregeling.
Er is geen vastgelegde verplichting om periodiek informatie te verstrekken over de besluiten die in mandaat genomen zijn. De gemandateerde en het bevoegde bestuursorgaan hebben beide de verantwoordelijkheid elkaar op de hoogte te houden over hoe om te gaan met de verleende mandaten. Bijvoorbeeld tijdens overleg tussen ambtenaar en portefeuillehouder.
Algemene en Juridische Zaken coördineert de samenstelling en inhoud van deze regeling. Wijziging in de regelgeving of veranderingen in de toepassing van een mandaat, volmacht of machtiging moeten aan dit team worden doorgegeven, zodat de regeling actueel kan worden gehouden.
De regelingen (verordeningen en beleidsregels) hebben veelal een jaartal in de titel. Sommige regelingen veranderen jaarlijks. De regelingen waarnaar hieronder wordt verwezen slaan op de op dat moment geldende regelingen. Daarom zijn de jaartallen in deze regeling weggelaten.
De Regeling mandaten, machtigingen en volmachten Heemstede (januari) 2024 wordt ingetrokken.
Deze regeling treedt, voor zover nodig met terugwerkende kracht, in werking op 1 januari 2025.
Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling mandaten, volmachten en machtigingen Heemstede 2025.
Vastgesteld door het college en de burgemeester, elk voor zover hun bevoegdheid strekt, op 17 december 2024.
Mandaten, volmachten en machtigingen budgethouders en -beheerders
Bijlage 2 Domein Bestuurs- en Juridische Zaken
Mandaten Algemene en Juridische Zaken en Openbare Orde en Veiligheid
Machtigingen Algemene en Juridische Zaken en Openbare Orde en Veiligheid
Volmachten en machtigingen Ruimtelijk Beheer
Volmachten en machtigingen Ruimtelijk Beleid
Machtigingen en volmachten Welzijn
taken die vallen onder het samenwerkingsverband Sociale Zaken
taken die niet vallen onder het samenwerkingsverband Sociale Zaken
Bijlage 5 Domein Dienstverlening, Toezicht & Handhaving
Mandaten Bouw- en Woningtoezicht
Machtigingen Bouw- en Woningtoezicht
Mandaten Toezicht en handhaving openbare ruimte
Machtigingen Toezicht en handhaving openbare ruimte
Bijlage 6 Teams Bedrijfsvoering
Mandaten, volmachten en machtigingen HRM & Facilitaire Zaken
Bijlage 7 Informatievoorziening & GR DIT
Mandaten Informatievoorziening & GR DIT
Machtigingen Informatievoorziening & GR DIT
Het college wijst de medewerkers van het team Informatievoorziening aan als beheerder van de basisregistratie grootschalige topografie.
Machtigingen en volmachten Financiën
Bijlage 9 Chief Information Security Officer (CISO), Information Security Officer (ISO), Functionaris gegevensbescherming (FG) en Privacybeheerder
Mandaten CISO, ISO, FG, en Privacybeheerder
Machtigingen CISO, FG en Privacybeheerder
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2024-550468.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.