Gemeenteblad van Hoeksche Waard
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Hoeksche Waard | Gemeenteblad 2024, 550074 | ander besluit van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Budgethoudersregeling gemeente Hoeksche Waard 2025
HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN
- 1.
In deze regeling wordt verstaan onder de volgende functies en rollen:
budgethouder: als zodanig aangewezen functionaris;
budgetbeheerder: als zodanig aangewezen functionaris;
college: college van burgemeester en wethouders;
concerndirecteur: concerndirecteur als bedoeld in artikel 1 van de Organisatieregeling;
concerncontroller: concerncontroller als bedoeld in artikel 15 van de Organisatieregeling.
Algemeen directieteam: algemeen directieteam als bedoeld in artikel 9 van de Organisatieregeling;
gemeentesecretaris/algemeen directeur: gemeentesecretaris/algemeen directeur als bedoeld in artikel 4 van de Organisatieregeling;
hoofdbudgethouder: als zodanig aangewezen functionaris;
organisatie eenheid: organisatieonderdeel dat deel uitmaakt van de ambtelijke organisatie van de gemeente;
portefeuillehouder: lid van het college dat zelf of gezamenlijk met een ander lid van het college inhoudelijk verantwoordelijk is voor een programma of een onderdeel van het programma waarbij door de raad geformuleerde doelstellingen worden beschreven in termen van beoogde effecten en de te bereiken resultaten (programmaonderdeel);
team: team als bedoeld in de Organisatieregeling;
teammanager: teammanager als bedoeld in artikel 12 of 13 van de Organisatieregeling.
- 2.
In deze regeling wordt voorts verstaan onder:
apparaatskosten: alle personele - en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de gemeentelijke organisatie behoudens de kosten van het bestuur waaronder in ieder geval gerekend: alle loonkosten voor het ambtelijk apparaat, kosten voor inhuur, ICT kosten, huisvestings- en facilitaire kosten en kapitaallasten (afschrijvingen en rente, echter alleen voor zover deze betrekking hebben op investeringen voor het laten functioneren van de gemeentelijke organisatie);
begrotingsactiviteit: directe of indirecte werkzaamheden die door organisatie eenheden worden verricht om een begrotingsdoel te realiseren;
budget: ter beschikking gesteld bedrag aan een hoofdbudgethouder in de vorm van een raming van een kosten- en/of opbrengstensoorten voor de uitvoering van de hem toegewezen activiteiten;
compenseren: aanpassen van een budget voor baten of lasten onder gelijktijdige aanpassing van één of meer andere budgetten voor baten of lasten zonder dat het begrotingssaldo daardoor wijzigt;
financiële verplichting: het aangaan van een overeenkomst voor de inkoop van een dienst, levering of werk, het toekennen van een subsidie dan wel elke andere onherroepelijke handeling die leidt tot een definitieve juridische binding van de gemeente tot het doen van een uitgave.
formatie: voor de taakuitvoering totaal beschikbaar gestelde formatieplaatsen uitgedrukt in Fte, waaronder niet worden verstaan: boventalligen, politieke ambtsdragers, raadsleden, voormalig personeel, vrijwilligers, oproepkrachten, stagiairs, wachtgelders en (B)WW-ers;
formatiebudget: beschikbare budgetten voor loonkosten afgeleid van de toegestane formatie op basis van normbedragen;
kosten- of opbrengstensoort: uitsplitsing van baten en lasten naar aard of soort conform het rekening schema van de gemeente;
Organisatieregeling: Organisatieregeling gemeente Hoeksche Waard;
transactiebedrag: het bedrag in Euro exclusief BTW is dat is gemoeid met een financiële verplichting;
uitbesteding: het laten verrichten van bedrijfsactiviteiten door een dienstverlenende onderneming of toeleverancier.
HOOFDSTUK 3 AANWIJZING EN VERANTWOORDELIJKHEID BUDGETHOUDERS EN BUDGETBEHEERDERS
Artikel 5. Hoofdbudgethouders en budgethouders
Budgethouders kunnen worden aangewezen als Algemeen hoofdbudgethouder, hoofdbudgethouder of budgethouder.
Artikel 7. Aanvullende aanwijzing hoofdbudgethouders
- 1.
De gemeentesecretaris kan bij besluit aanvullend hoofdbudgethouders aanwijzen voor het beheer van budgetten waar dat voor een efficiënte uitvoering van deze regeling wenselijk is. Bij de aanwijzing neemt de gemeentesecretaris/algemeen directeur het Algemeen mandaatbesluit en het Ondermandaatbesluit in acht.
- 2.
Artikel 11. Aanwijzing budgetbeheerders
- 1.
Hoofdbudgethouders kunnen budgetbeheerders aanwijzen die hoofdbudgethouders en budgethouders ondersteunen bij de uitvoering van hun verantwoordelijkheden. Deze budgetbeheerders dragen bij aan het monitoren van de financiële administratie en operationele uitvoering binnen de gestelde kaders van het deelplan.
- 2.
- 3.
Budgetbeheerders ondersteunen de budgethouders bij het realiseren van specifieke prestaties zoals opgenomen in de deelplannen, die een afgeleide zijn van de programmabegroting. De budgetbeheerders signaleren aan de budgethouder afwijkingen ten opzichte van de doelstellingen en budgetten van het deelplan.
HOOFDSTUK 4 VERANTWOORDELIJKHEDEN
Artikel 14. Verantwoording en Rapportage
- 1.
- 2.
- 3.
De hoofdbudgethouders leggen verantwoording af aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur en het college over de voortgang van hun budgetten en prestaties volgens de volgende momenten:
- °
- °
Voorjaarsrapportage jaar T: In het voorjaar (na de eerste vier maanden van jaar T) wordt de voorjaarsrapportage opgesteld waarin de uitvoering van de budgetten en prestaties in de eerste vier maanden van het lopende jaar wordt beschreven. Indien nodig wordt in deze fase een eerste begrotingswijziging voor het lopende jaar voorgesteld.
- °
- °
Jaarstukken, als bedoeld in artikel 24 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, en eindrapportage jaar T-1: In het begin van jaar T wordt een jaarverslag, jaarrekening en een eindrapportage opgesteld 1 waarin de uitvoering van hun budgetten en prestaties over het hele jaar T-1 wordt beschreven. Deze rapportage vormt de basis voor het jaarverslag en de jaarrekening die aan de Raad wordt gezonden.
- 5.
Als tijdens de maandelijkse of kwartaalrapportages blijkt dat er sprake is van significante afwijkingen in budgetten of prestaties, meldt de budgethouder dit aan de hoofdbudgethouder. Die meldt dit op zijn beurt aan de Algemeen hoofdbudgethouder. De melding gaat vergezeld van voorstellen voor correctieve maatregelen om verdere budgettaire of operationele afwijkingen te voorkomen.
- 6.
Artikel 15. Akkoordverklaringen en prestatieverklaring
- 1.
Voor teams waar inkopen plaatsvindt door middel van het ‘inkoop-tot-betalen-proces’ geldt dat bij het afgeven van prestatieverklaringen de budgetbeheerder de controle verricht van de ontvangst van de levering, de geleverde dienst of de uitvoering van het werk volgens de daartoe aangegane overeenkomst;
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
HOOFDSTUK 5 AANGAAN FINANCIËLE VERPLICHTINGEN
Artikel 17. Aangaan financiële verplichtingen
- 1.
- 2.
Als een budgethouder een financiële verplichting wenst aan te gaan, maar daartoe krachtens het Algemeen mandaatbesluit niet bevoegd is, kan deze een ander die daartoe wel bevoegd is verzoeken de financiële verplichting en de daaraan ten grondslag liggende overeenkomst te ondertekenen. Dit laat de verantwoordelijkheden van de budgethouder onverlet.
- 3.
- 4.
Artikel 18. Interne controle en audit
- 1.
De interne controle- en auditmechanismen die toezien op de naleving van de budgethoudersregeling zijn vastgelegd in de Financiële Verordening van de gemeente Hoeksche Waard en de Controleverordening gemeente Hoeksche Waard 2023 of de verordeningen die deze vervangen. Budgethouders nemen deze verordening in acht, waarbij rechtmatigheid, doelmatigheid en controleerbaarheid van het financieel beheer centraal staan.
- 2.
- 3.
Bevindingen van interne audits worden gerapporteerd aan de hoofdbudgethouder, de gemeentesecretaris/algemeen directeur en, als daartoe aanleiding is, ook aan het college en, als dat op grond van de Financiële verordening aangewezen is, aan de gemeenteraad. De hoofdbudgethouder en gemeentesecretaris/algemeen directeur beslissen welke corrigerende maatregelen die voortvloeien uit de auditbevindingen worden getroffen. Budgethouders zijn verantwoordelijk voor het implementeren van deze corrigerende maatregelen en leggen deze maatregelen vast in hun maandelijkse en kwartaalrapportages.
Artikel 22. Intrekking Budgethoudersregeling
De Regeling budgethouderschap gemeente Hoeksche Waard 2020 wordt ingetrokken op 1 februari 2025.
De budgethoudersregeling gemeente Hoeksche Waard wordt op 1 februari 2025 ingetrokken, met dien verstande dat alle handelingen die in de periode tussen 1 januari 2025 en 1 februari 2025 op basis van de budgethoudersregeling gemeente Hoeksche Waard 2025 zijn genomen of verricht hun geldigheid behouden
Bijlage BEPALINGEN TEN AANZIEN VAN BEGROTINGSBEHEER
Een budgethouder voert een begrotingsbeheer dat is gericht op het voorkomen van overschrijding van de lasten en het realiseren van een tijdige en volledige inning van baten voor onder zijn beheer gestelde budgetten.
§ 2.2 Bijzondere bepalingen ten aanzien van formatiebudgetten
2.2.1 Een hoofdbudgethouder voert budgetbeheer ten aanzien van de formatie en de formatiebudgetten waarmee bereikt wordt dat:
- a.
- b.
- c.
2.2.2. Wijzigingen in de begroting voortvloeiend uit overdrachten van formatieplaatsen waarvoor voorafgaande instemming voor de organisatorische wijziging nodig is van de bestuurder (als bedoeld in de Wet op de ondernemingsraden) of het college kunnen niet eerder worden ingediend dan nadat deze instemming is verkregen.
2.2.3. Een onderschrijding op het formatiebudget als gevolg van vacatures mag uitsluitend aangewend worden voor inhuur van derden of voor de uitbesteding van werkzaamheden die normaliter door de bezetting op de formatie worden uitgevoerd.
2.2.4. Wijziging van het formatiebudget als gevolg van een door de hoofdbudgethouder gewenste groei van de formatie behoeft voorafgaande toestemming van de gemeentesecretaris/algemeen directeur.
2.2.5. Een hoofdbudgethouder kan binnen zijn organisatie-eenheid zelfstandig overhevelingen van formatiebudgetten tussen begrotingsactiviteiten doorvoeren mits die blijven binnen een begrotingsdoel, budgettair neutraal zijn en er geen sprake is van een organisatorische wijziging waarvoor instemming van de bestuurder of het college vereist is.
§ 2.3. Begrotingsmutaties, bevoegdheden ten aanzien van compenserende begrotingsmutaties
2.3.1. Een budgethouder kan alleen binnen een doel compenseren tussen de onder zijn beheer staande activiteiten.
2.3.2. Een voorgenomen compensatie tussen doelen tussen taakvelden binnen behoeft instemming van het college.
§ 2.4. Indienen compenserende en andere begrotingsmutaties
2.4.1. Per planning & control rapportage, het jaarverslag daarvan uitgezonderd, wordt bepaald aan welke eisen begrotingsmutaties moeten voldoen.
2.4.2. Een hoofdbudgethouder initieert bij elke P&C rapportage de gewenste en toegestane begrotingsmutaties als bedoeld in het eerste lid.
2.4.3. Een hoofdbudgethouder meldt voorziene begrotingsover- of onderschrijdingen eerder aan de portefeuillehouder(s) als:
- a.
- b.
- c.
2.4.4. Een hoofdbudgethouder meldt bij het eerstvolgende rapportagemoment in de planning en control cyclus en ook eerder als de omvang en urgentie dat vereist aan een portefeuillehouder afwijkingen die in financiële zin binnen de begroting blijven, maar waarbij minder prestaties zijn of zullen worden geleverd dan afgesproken in de begroting.
2.5.1 Onverdeelde budgetten dienen door de hoofdbudgethouder uiterlijk bij het eerstvolgende moment in de planning & control cyclus te zijn verdeeld naar de juiste kosten- of opbrengstensoorten.
§ 2.6 Verdeling van centrale en decentrale stelposten
2.6.1. onder overige stelposten wordt verstaan:
- 1.
- 2.
De bijlage begrotingsbeheer hanteert als uitgangspunt de begrotingsregels die door het college zijn vastgesteld en binnen het college worden gebruikt voor de begrotingsuitvoering. De bijlage is verder een uitwerking van de budgethoudersregeling gericht op de beheersing van de begrotingsuitvoering. Als algemeen beginsel wordt gehanteerd dat de begrotingsuitvoering binnen de vastgestelde budgettaire kaders plaats vindt. De bijlage geeft ruimte om binnen de vastgestelde budgettaire kaders gebruik te maken van compensatiemogelijkheden. Deze hebben als uitgangspunt: de uitvoering budgettair neutraal te laten verlopen met behoud van de afgesproken prestaties en zodanig richting te geven aan de compensatiemogelijkheden dat de oorspronkelijke bestedingsrichting (zoals apparaatskostenbudget, salariskostenbudget, programmabudget) in tact blijft tenzij bestuurlijk anders wordt beslist. Op het moment dat de voor de organisatie-eenheden toegestane compensatiemogelijkheden zijn uitgeput zal in het algemeen sprake zijn van begrotingswijziging(en). Deze kunnen de raming van de doelen raken, maar het is mogelijk dat deze ook consequenties hebben voor de programma onderdelen en de programma’s als geheel. De bijlage voorziet daarin door aansluiting te zoeken bij de tussentijdse rapportagemomenten in de planning en control cyclus.
Dit onderdeel geeft inhoud aan begrippen die in deze regeling van belang zijn. Het is in twee onderdelen ingedeeld. Het eerste onderdeel betreft de begrippen van actoren of functionarissen. Het tweede deel bevat de overige begrippen.
Het basisprincipe voor de begrotingsuitvoering is dat deze plaats vindt binnen de ter beschikking gestelde budgetten voor lasten en baten afzonderlijk.
§ 2.2 Bijzondere bepalingen ten aanzien van formatiebudgetten
§ 2.2 richt zich specifiek op het budgetbeheer ten aanzien van de formatie. Deze paragraaf heeft een relatie met wat is opgenomen in de verordening ten aanzien van apparaatskosten en personele formatie (zie overwegingen van het college aan het begin van de regeling).
Onderdeel 2.2.1 richt zich specifiek op het beheersen van de relatie tussen de formatie en de uitvoering van taken en het behalen van doelen, de juiste financiële vertaling van de formatie naar een budget en de juiste allocatie van formatie en dus formatiebudgetten naar begrotingsactiviteiten.
Onderdeel 2.2.2 brengt een beperking aan in het schuiven met formatie tussen organisatie-eenheden door hoofdbudgethouders. Deze beperking vloeit voort uit de rechtspositionele aspecten ten aanzien van organisatiewijzigingen die een apart goedkeuringstraject moeten doorlopen. Dat traject moet eerst zijn doorlopen voordat sprake kan zijn van begrotingswijzigingen.
Onderdeel 2.2.3 regelt de inzet van onderschrijding van het formatiebudget. In het kort komt die er op neer dat het formatiebudget alleen ingezet kan worden voor de bezetting van de formatie, inhuur in het geval van onderbezetting wegens vacatures of uitbesteding van werkzaamheden mits dat werkzaamheden zijn die normaliter door de bezetting zouden zijn uitgevoerd. Door het uitbesteden wijzigt ook het karakter van de kosten van apparaatskosten naar programmakosten. Onder programmakosten: wordt verstaan de ten laste van de exploitatie komende kosten die direct voor programma’s (zullen) worden gemaakt, daaronder worden begrepen:
- a.
- b.
- c.
- d.
Het terugdraaien van de uitbesteding betekent dan ook dat deze weer wijzigen van programmakosten naar apparaatskosten. Een dergelijke mutatie vereist toestemming van het college conform het bepaalde in § 2.3.
Beheersen van de apparaatskosten begint bij het beheersen van de formatie, niet alleen op het niveau van een organisatie-eenheid, maar ook voor de gemeente als geheel. Formatie uitbreidingen behoeven ter wille van die beheersing op het geheel voorafgaande instemming van de gemeentesecretaris. Op het niveau van de organisatie-eenheid kan de hoofdbudgethouder echter wel wijzigingen doorvoeren, mits die tenminste budgettair neutraal zijn voor het formatiebudget en die zich binnen een begrotingsdoel bewegen. Overplaatsingen van personeel tussen teams is daar het meest voor de hand liggende voorbeeld van.
§ 2.3.1 heeft betrekking op de bevoegdheden ten aanzien van begrotingsmutaties. Deze worden beheerst door de hiërarchie in de begroting die als volgt schematisch is weer te geven:
De te verkrijgen instemming wordt bepaald door het effect van de voorgestelde compensatie. Als die alleen niet uitgezonderde kostensoorten binnen activiteiten raakt, dan kan een wijziging door een hoofdbudgethouder worden afgehandeld. In overige gevallen is dat bestuurlijk. Daarnaast geldt dat mutaties in reserves en mutaties in voorzieningen voor de egalisatie van onderhoudskosten altijd een raadsaangelegenheid zijn.
§ 2.4 Indienen compenserende en ander begrotingsmutaties
Deze paragraaf regelt niet de planning en control cyclus voor het begrotingsbeheer (die is opgenomen in artikel 14) maar wel de momenten en waaraan dan voldaan moet worden en de aard van de meldingen die verwacht worden in de planning & controlcyclus en daarbuiten. Onderdeel 2.4.3 gaat in op tussentijdse meldingen met als achtergrond dat majeure problemen zo snel mogelijk op de geëigende niveaus bekend moeten zijn. De bepaling van de vraag of acute bestuurlijke betrokkenheid vereist is kan mede bepaald worden aan de hand van wat in de Bevoegdhedenregeling daarover is opgenomen:
Op ambtelijk niveau kunnen nog onverdeelde budgetten bestaan. Voorbeelden daarvan zijn incidenteel toegekende budgetten die al wel naar activiteiten zijn verdeeld (het niveau onder de doelen), maar nog verder moeten worden verdeeld maar de juiste kostensoort. Deze onverdeelde budgetten tonen zich niet als stelpost omdat deze al wel verdeeld zijn naar de programma's.
§ 2.6 Verdeling van centrale en decentrale stelposten
Stelposten zijn `nader te verdelen posten' die gebruikt worden voor structurele doeleinden of voor verdeelvraagstukken. Er zijn twee soorten stelposten: structurele stelposten en overige stelposten. Structurele stelposten zijn lasten waarvan het bestedingsdoel bekend is, maar die jaarlijks op basis van de verwachte kosten worden verdeeld, bijvoorbeeld de reservering voor kapitaallasten van toekomstige investeringen of de reservering voor nominale ontwikkelingen. Overige stelposten zijn een tijdelijke baat of een tijdelijke last in de begroting voor verdeelvraagstukken die tijdelijk nog niet verdeeld zijn, zoals bijvoorbeeld toegekende incidentele budgetten bij de voorjaarsnota of algemene taakstellingen die centraal worden opgelegd. Een stelpost kan een positief of een negatief bedrag hebben. Zo heeft een prioriteit die nog nader verdeeld moet worden, of de reservering voor toekomstige kapitaallasten, de vorm van een positieve last. Een bezuiniging die nog nader ingevuld moet worden, heeft de vorm van een negatieve last. Stelposten zijn, naast dat er een indeling in structurele en overige stelposten is, te verdelen in centrale en decentrale stelposten. Structurele stelposten zijn per definitie centrale stelposten. De overige stelposten zijn te verdelen in centrale en decentrale stelposten. Voor centrale stelposten geldt dat deze centraal zijn begroot in afwachting van nadere verdeling. Decentrale stelposten zijn al verdeeld naar de organisatie-eenheden.
De werkwijze voor stelposten behelst dat de verantwoordelijkheid voor het tijdig verdelen van een stelpost bij de hoofdbudgethouder ligt, omdat de eerste lijn primair verantwoordelijk is voor een juiste begroting. Verder dienen de overige stelposten verdeeld te worden in de eerste begrotingswijziging (bijvoorbeeld de Voorjaarsnota) van het jaar waarop de stelpost betrekking heeft. Negatieve stelposten worden nooit later verdeeld dan bij de najaarsnota van het jaar waarop de stelpost betrekking heeft.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2024-550074.html