Mandaatbesluit gemeente Hoeksche Waard 2025

Mandaatbesluit gemeente Hoeksche Waard

Het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft,

gelet op de afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht,

besluiten de volgende regeling vast te stellen:

Mandaatbesluit gemeente Hoeksche Waard 2025

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Definities

In dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

budgethouder: budgethouder als bedoeld in de budgethoudersregeling;

budgethoudersregeling: Budgethoudersregeling gemeente Hoeksche Waard;

college: college van burgemeester en wethouders;

concerndirecteur: concerndirecteur als bedoeld in artikel 11, eerste lid, van de Organisatieregeling;

gemeentesecretaris/algemeen directeur: gemeentesecretaris/algemeen directeur als bedoeld in artikel 4 van de organisatieregeling;

medewerker: iedere functionaris in dienst van de gemeente;

Organisatieregeling: Organisatieregeling gemeente Hoeksche Waard;

teammanager: teammanager als bedoeld in artikel 12, eerste lid, van de Organisatieregeling.

Artikel 2 Omvang gemandateerde bevoegdheden

• 1. Voor de toepassing van dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt met de verlening van mandaat gelijkgesteld de verlening van:

  • a. volmacht om namens het college of de burgemeester privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

  • b. machtiging om namens het college of de burgemeester handelingen te verrichten die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn, waaronder het voeren van correspondentie.

• 2. Daar waar de bevoegdheid tot handhaving is gemandateerd, omvat dit alle feitelijke handelingen en besluitbevoegdheden genoemd in de titels 5.3 en 5.4 van de Algemene wet bestuursrecht. Dit mandaat omvat tevens de bevoegdheid om kosten die met de handhaving zijn gemoeid, te verhalen en in te vorderen, alsmede de vooraanschrijving, mits de betreffende bevoegdheid niet elders onder beperkingen is toegekend.

• 3. De bevoegdheid om krachtens mandaat besluiten te nemen houdt tevens in de bevoegdheid tot het verrichten van voorbereidings- en uitvoeringshandelingen.

Artikel 3 instructies

• 1. Een gemandateerde neemt de bij het mandaat vermelde nadere bepalingen en voorschriften, alsmede de in bijlage 1 van dit besluit opgenomen instructies, in acht.

• 2. De bevoegdheid om privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten wordt uitsluitend toegekend voor zover de rechtshandelingen passen binnen de door de raad en door het college ter uitvoering daarvan gestelde financiële kaders of de door het college genomen besluiten.

Hoofdstuk 2 Mandaat van college van burgemeester en wethouders en van burgemeester

Artikel 4 Mandaat aan gemeentesecretaris/algemeen directeur

• 1. Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester verlenen , ieder voor zover het de eigen bevoegdheden betreft, mandaat voor al hun bevoegdheden aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur ten behoeve van de uitoefening van alle taken en verantwoordelijkheden die zijn opgedragen of toevertrouwd aan hem of aan de ambtelijke organisatie, uitgezonderd de griffie van de gemeenteraad.

• 2. Mandaat wordt niet verleend met betrekking tot het verrichten van de rechtshandelingen en handelingen opgenomen in bijlage 2.

Artikel 5 Ondermandaat door gemeentesecretaris/algemeen directeur

• 1. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is, voor zover niet anders is bepaald, bevoegd tot het verlenen van ondermandaat aan onder hem ressorterende functionarissen respectievelijk tot het beperken of het intrekken daarvan.

• 2. Voorafgaand aan de inwerkingtreding ervan verstrekt de gemeentesecretaris/algemeen directeur aan het college afschriften van het op grond van het eerste lid opgestelde Ondermandaatbesluit en wijzigingen daarin.

• 3. De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan, voor zover niet anders is bepaald, bij het verlenen van ondermandaat tevens de bevoegdheid toekennen tot het verlenen van ondermandaat aan een rechtstreeks onder de gemandateerde ressorterende functionaris of in bijzondere gevallen aan een andere functionaris.

• 4. De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan in bijzondere gevallen, naast of in plaats van dit besluit, mondeling of schriftelijk ondermandaat te verlenen aan een onder hem ressorterende functionaris voor een bepaald geval.

• 5. De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan geen ondermandaat verlenen voor:

  • a. personele bevoegdheden ten aanzien van de concerndirecteuren, concerncontroller en ander personeel dat niet ondergeschikt is aan een concerndirecteur of concerncontroller;

  • b. besluiten tot ontslag van medewerkers, teamleiders en concerndirecteuren anders dan op eigen verzoek;

  • c. het uitvoeren van de klokkenluidersregeling;

  • d. het aanwijzen van budgethouders;

  • e. het vaststellen van het Sociaal Jaarverslag;

  • f. het afnemen van de ambtseed;

  • g. het vaststellen van algemene regels van personeelsbeleid voor het gehele gemeentepersoneel;

  • h. functie(her)waardering waardoor de loonsom toe- of afneemt.

• 6. De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan algemene aanwijzingen en instructies geven aan de medewerkers en in bijzondere situaties, bijzondere aanwijzingen.

Artikel 6 Slotbepalingen

• 1. Dit besluit treedt in werking op 1 februari 2025 en werkt terug tot 1 januari 2025.

• 2. Het Algemeen mandaatbesluit Hoeksche Waard 2020 wordt op 1 februari 2025 ingetrokken, met dien verstande dat besluiten en/of andere handelingen die in de periode tussen 1 januari 2025 en 1 februari 2025 op basis van het Algemeen mandaatbesluit Hoeksche Waard 2020 zijn genomen of verricht hun geldigheid behouden.

• 3. Dit besluit wordt aangehaald als: Mandaatbesluit gemeente Hoeksche Waard 2025.

Aldus vastgesteld d.d. [PM]

Het college van burgemeester en wethouders van Hoeksche Waard,

[PM]

Burgemeester

[PM]

Gemeentesecretaris

Bijlage 1 Instructie Mandaatbesluit gemeente Hoeksche Waard 2025

Behorende bij artikel 3, eerste lid, van het Mandaatbesluit Gemeente Hoeksche Waard 2025

§ 1. Ondertekening

De ondertekening van publiekrechtelijke correspondentie vindt op de volgende wijze plaats:

"namens het college van burgemeester en wethouders [of: de burgemeester] van de gemeente Hoeksche Waard,

…[persoonsnaam gemandateerde]

…[functie gemandateerde]”

De ondertekening van correspondentie namens de burgemeester vindt op de volgende wijze plaats:

"De gemeente Hoeksche Waard,

namens de burgemeester,

… [persoonsnaam gemandateerde]

… [functie gemandateerde]”

In door het bevoegd bestuursorgaan te bepalen gevallen kan de ondertekening plaatsvinden via geautomatiseerde weg.

§ 2. Algemene beperkingen aan het gebruik van de bevoegdheid

§ 2.1 Politieke sensitiviteit

De toegekende bevoegdheid wordt niet gebruikt als er sprake is van politiek-bestuurlijk gevoelige aangelegenheden.

De toegekende bevoegdheid wordt niet gebruikt als aan het voorgenomen besluit mogelijkerwijs politieke consequenties zijn verbonden dan wel dat dit precedentwerking tot gevolg kan hebben; hiervan is onder meer sprake als:

• de aangelegenheid tot negatieve berichtgeving in de media heeft geleid of redelijkerwijs moet worden aangenomen dat dit zal gebeuren;

• -de aangelegenheid ingrijpende gevolgen kan hebben voor een groot aantal inwoners, bedrijven, verenigingen, stichtingen of belangengroepen.

In die gevallen wordt de aangelegenheid voorgelegd aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur, door tussenkomst van de concerndirecteur. Deze beslist of de bevoegdheid door het college of de burgemeester zelf zou moeten worden uitgeoefend. In geval van twijfel over de gevoeligheid van een dossier, wordt de hiërarchisch bovengeschikte persoon (teammanager, concerndirecteur, gemeentesecretaris/algemeen directeur) geraadpleegd.

Toelichting:

Van elke functionaris die een mandaat toegekend heeft gekregen, wordt een bepaalde politieke of bestuurlijke sensitiviteit verwacht. Dit houdt in dat aangevoeld moet worden wanneer een dossier politiek of bestuurlijk gevoelig is, of wanneer de inhoud of strekking ervan vraagt dat het bestuursorgaan zelf van zijn bevoegdheid gebruik maakt.

Van politieke of bestuurlijke gevoeligheid kan bijvoorbeeld sprake zijn als:

• verwacht wordt dat het bestuursorgaan of de portefeuillehouder door de raad of door raadsleden op zijn verantwoordelijkheid voor het te nemen besluit zal worden aangesproken;

• sprake is van complexe of risicovolle besluiten of overeenkomsten vanwege betrokkenheid van een groot aantal partijen, mediagevoeligheid of veel maatschappelijke aandacht;

• sprake is van een mediagevoelig dossier;

• het besluit verstrekkende gevolgen heeft voor betrokkenen;

• het besluit grote financiële of andere risico’s met zich meebrengt.

Deze opsomming is niet uitputtend. Er kan ook in andere gevallen sprake zijn van politieke of bestuurlijke gevoeligheid.

§ 2.2 Afwijken van beleid

De toegekende bevoegdheid wordt niet gebruikt in gevallen waarin wordt afgeweken van bestaand beleid of van een beleidsregel. In die geval wordt de toepassing van de bevoegdheid, door tussenkomst van de concerndirecteur en de gemeentesecretaris/algemeen directeur aan het college respectievelijk de burgemeester voorgelegd.

§ 2.3 Beperking tot beschikbaar budget of afwijken van beleidsdoelstellingen

De volmacht tot het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen wordt niet gebruikt in gevallen waarin de rechtshandelingen leiden tot budgetoverschrijdingen of niet aansluiten bij door het college vastgestelde beleidsdoelstellingen.

Toelichting

De volmacht tot het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen is slechts verleend voor zover deze rechtshandelingen passen binnen de door de raad en door het college ter uitvoering daarvan gestelde financiële kaders of de door het college genomen besluiten.

§ 2.4 Voorleggen aan mandaatgever

De toegekende bevoegdheid wordt niet gebruikt als een lid van het college of de leidinggevende van de mandaathouder heeft aangegeven dat deze het voorstel aan de mandaatgever wenst voor te leggen.

§ 2.5 Voorbehouden door mandaatgever

De toegekende bevoegdheid wordt niet gebruikt als de mandaatgever heeft aangegeven zelf te willen besluiten.

§ 2.6 Persoonlijk belang

De toegekende bevoegdheid wordt niet gebruikt indien de mandaathouder een persoonlijk belang heeft bij de uitoefening van de bevoegdheden. In dat geval vindt besluitvorming plaats door de hiërarchisch hoger geplaatste medewerker in het team of diens direct leidinggevende in het team, de concerndirectie of het concern.

Bijlage 2 Bevoegdheden voorbehouden aan het college of de burgemeester

1. De volgende rechtshandelingen en feitelijke handelingen zijn voorbehouden aan het college of de burgemeester:

Organisatorische aangelegenheden:

• 1) het vaststellen van (rechtspositionele) regelingen in personeelshandboek;

• 2) het vaststellen van de functiewaardering;

• 3) rechtspositionele besluiten voor de gemeentesecretaris;

• 4) het opstellen van beleid, met uitzondering van beleid op basis van de CAO-gemeenten/ CAO SW/ CAO Aan de slag;

• 5) het opstellen van belonings- en reiskostenbeleid op basis van de CAO-gemeenten/ CAO SW /CAO Aan de slag;

• 6) het afdoen van klachten over ambtenaren, gemeentesecretaris/algemeen directeur, college, de burgemeester, wethouders en commissieleden van een door het college ingestelde commissie;

• 7) het verlenen van ontslag wegens re-organisatie.

Benoemingen

• 8) het benoemen van personen als vertegenwoordiger van gemeente Hoeksche Waard in publiek- en privaatrechtelijke rechtspersonen;

• 9) het benoemen van personen in adviesorganen van het college;

• 10) het benoemen van personen in bestuurscommissies als bedoeld in artikel 83 van de Gemeentewet;

• 11) het benoemen van personen in commissies als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet;

• 12) het aanwijzen van een gemeenteambtenaar, als bedoeld in artikel 231, tweede lid, onderdeel b en c van de Gemeentewet.

Publiekrechtelijke rechtshandelingen

• 13) het vaststellen van een algemeen verbindend voorschrift en beleidsregels;

• 14) het doen van voorstellen en correspondentie (o.a. beantwoording van raadsvragen) aan de raad;

• 15) het vaststellen van een subsidieplafond en de wijze van verdeling ervan;

• 16) het nemen van een besluit tot het al dan niet verlenen van inspraak op grond van de inspraakverordening;

• 17) het beslissen op een bezwaarschrift tegen een besluit dat persoonlijk door het college of de burgemeester is genomen;

• 18) het vaststellen van een hogere grenswaarde voor geluidhinder krachtens de Omgevingswet;

• 19) het afdoen van categorie C-evenementen als bedoeld in de Algemene Plaatselijke Verordening Hoeksche Waard;

• 20) het aanwijzen van een gemeentelijk monument krachtens de Omgevingswet;

• 21) het nemen van een beslissing op bezwaar na advies van de externe commissie;

• 21a) het verlenen, vaststellen, of wijzigen van subsidiebedragen van meer dan € 2.500.000,-;

Privaatrechtelijke rechtshandelingen

• 22) het besluit tot het aangaan van overeenkomsten met derden, indien:

  • op grond van de Gemeentewet, het college de raad vooraf over de overeenkomst moet informeren, omdat de raad daarom heeft verzocht;

  • op grond van de Gemeentewet, de raad in de gelegenheid moet worden gesteld zijn wensen en bedenkingen ten aanzien van deze overeenkomst ter kennis van het college te brengen, omdat deze ingrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben.

  • deze overeenkomst een waarde heeft van meer dan € 2.500.000;

  • de overeenkomst het aankopen of vervreemden van registergoederen betreft, met uitzondering van die aankopen en vervreemden van registergoederen, die vallen onder de reikwijdte van het vastgestelde en gepubliceerde beleid snippergroen en overige gronden 2021.

  • voor deze overeenkomst geen budget beschikbaar is gesteld.

• 23) het besluit tot de oprichting van of deelneming in rechtspersonen;

• 24) het besluit tot aanvaarding of afwijzing van erfstellingen/ legaten/ schenkingen;

• 25) het vaststellen van prestatie-afspraken met woningcorporatie;

Privaatrecht

• 26) het besluiten tot het aangaan van publiek private samenwerking (PPS) constructies, bestuursconvenanten en bestuursovereenkomsten;

• 27) het aanvragen van surseance van betaling en faillissement;

• 28) het afgeven van borgstellingen;

• 29) het nemen van besluiten over geldleningen en beleggingen op de kapitaalmarkt;

Civiele- en strafrechtelijke procedures

• 30) het besluit tot het aangaan van civiele procedures;

• 31) het besluit tot hoger beroep of cassatie aan te tekenen namens de gemeente of een van haar bestuursorganen in civiele procedures;

• 32) het nemen van besluiten ten aanzien van alternatieve geschillenbeslechting niet zijnde arbitrage of het voorleggen van geschillen aan scheidslieden voor zover afspraken daarover vooraf schriftelijk zijn vastgelegd;

• 33) het treffen van een schikking in een strafzaak.

2. De aan de burgemeester voorbehouden besluiten, als bedoeld in artikel 4, tweede lid, onder l, zijn:

• 33) het nemen van een besluit op grond van de Wet tijdelijk huisverbod en de Opiumwet;

• 34) het besluit inhoudende een last tot inbewaringstelling (psychiatrisch ziekenhuis) in het kader van de Wet verplichte geestelijke gezondheidszorg.

3. Tenzij het een stuk betreft van louter informatieve of administratieve aard, dan wel het een aangelegenheid betreft van ondergeschikt beleidsmatig of politiek belang, blijft aan het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester voorbehouden de correspondentie met:

• a. de Koning;

• b. de Raad van Ministers (van het Koninkrijk) en daaruit gevormde onderraden en commissies;

• c. de voorzitters van de Eerste en Tweede Kamer der Staten-Generaal en de voorzitters van uit de Kamers gevormde commissies;

• d. een Minister of een Staatssecretaris;

• e. de Raad van State (van het Koninkrijk);

• f. de Commissaris van de Koning, gedeputeerde staten of provinciale staten;

• g. colleges van burgemeester en wethouders van andere gemeenten;

• h. andere autoriteiten, in rang gelijk aan of hoger dan een bewindspersoon.

Toelichting

Aanleiding

Dit besluit betreft het Mandaatbesluit van de gemeente Hoeksche Waard (hierna Mandaatbesluit). In de recente jaren is er in verschillende rapporten geadviseerd over de ambtelijke organisatie van de gemeente. In die rapporten ligt de aanleiding besloten tot de doorontwikkeling van de ambtelijke organisatie, waartoe in juli 2023 de opdracht is gegeven door het college van burgemeester en wethouders. Als gevolg van die opdracht is er een nieuw organisatiemodel. Het nieuwe organisatiemodel bestendigt de hiërarchie van de ambtelijke organisatie. In de besturingsfilosofie wordt meer dan voorheen nadruk gelegd op sturing en verantwoording bij het gebruik van bevoegdheden. Dit Mandaatbesluit weerspiegelt die besturingsfilosofie.

Samenhang Organisatieregeling, Mandaatbesluit en Budgethoudersregeling

Deze Organisatieregeling gemeente Hoeksche Waard (hierna: Organisatieregeling) weerspiegelt dat nieuwe organisatiemodel. De organisatieregeling bevat een beschrijving van de indeling van de ambtelijke organisatie. Het deelt verantwoordelijkheden en taken toe en beschrijft de verantwoordingslijn. De voor de uitvoering van deze verantwoordelijkheden en taken benodigde publiekrechtelijke en privaatrechtelijke bevoegdheden zijn in dit Mandaatbesluit opgenomen. In de Budgethoudersregeling gemeente Hoeksche Waard (hierna: Budgethoudersregeling) worden de verantwoordelijkheden ten aanzien van de budgetten nader gespecificeerd. Deze drie regelingen, de Organisatieregeling, het Mandaatbesluit en de Budgethoudersregeling vormen de belangrijkste juridische elementen die gezamenlijk de ambtelijke organisatie beschrijven.

Mandaat, volmacht en machtiging

In artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) wordt mandaat omschreven als de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. De bevoegdheid in mandaat wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van het oorspronkelijke bevoegde orgaan. De mandaathouder kan namens de mandaatgever besluiten nemen. Deze besluiten worden toegerekend aan het bestuursorgaan zelf. Het bestuursorgaan verliest de bevoegdheid om zelf het besluit te nemen niet en kan deze bevoegdheid ook te allen tijde zelf uitoefenen. Ook betekent dit dat bezwaar en beroep tegen een in mandaat genomen besluit wordt ingesteld tegen het bestuursorgaan zelf en niet tegen de ambtenaar die het besluit feitelijk heeft genomen.

Het college en de burgemeester kunnen ad hoc bevoegdheden mandateren aan anderen, dat hoeft niet langs dit mandaatbesluit te lopen. Zo kan het college bij de besluitvorming over een programma of project besluiten tot het toekennen van bevoegdheden aan de programmamanager of projectleider. Bij het toekennen van die bevoegdheden kunnen, net als in dit Mandaatbesluit, voorschriften en beperkingen zijn opgenomen.

In dit Mandaatbesluit omvat de term mandaat ook een volmacht om privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten en een machtiging om feitelijke handelingen te verrichten. Deze bevoegdheden worden toebedeeld in de vorm van (onder)mandaat, (onder)volmacht en (onder)machtiging. Door deze toedeling blijven de (onder)mandaat-, (onder)volmacht-, of (onder)machtiginggevers bevoegd de oorspronkelijk aan hen geattribueerde, gedelegeerde of gemandateerde bevoegdheid uit te oefenen.

Externe werking Mandaatbesluit

Het Mandaatbesluit regelt toedeling van bevoegdheden aan de ambtelijke organisatie, voornamelijk voor het gebruik van deze bevoegdheden buiten de ambtelijke organisatie zelf. Dit besluit is daarom relevant voor derden. Het heeft externe werking in tegenstelling tot de Organisatieregeling en de Budgethoudersregeling, die vooral interne werking hebben.

Ambtelijke organisatie van de gemeente

Dit Mandaatbesluit betreft het verlenen van mandaat, volmacht en machtiging aan de ambtelijke organisatie van de Gemeente Hoeksche Waard. Mandaat, volmacht of machtiging aan anderen, zoals aan de Omgevingsdienst, worden met dit besluit niet verleend. De regeling voorziet evenmin in een mandaat van het college aan individuele wethouders.

De ambtenaren, bedoeld in artikel 231, tweede lid onder c en d, (heffingsambtenaren) stellen een apart mandaatbesluit vast.

Positieve mandaatregeling

In dit Mandaatbesluit wordt mandaat, volmacht of machtiging slechts toegekend, voor zover dat expliciet is bepaald. Dat wordt in het spraakgebruik ook een positieve mandaatregeling genoemd. Dat is rechtszeker en duidelijk, zowel voor de betrokken medewerker als diens leidinggevende(n). Het is voorts ook duidelijker voor derden, omdat deze regeling en wijzigingen ervan in het gemeenteblad worden gepubliceerd. Een consequentie is wel dat bij wijzigingen in wet- en regelgeving dit besluit actueel gehouden moet worden. De bevoegdheid tot het vaststellen en wijzigen van Ondermandaatbesluit is in dit besluit toegekend aan de Gemeentesecretaris/algemeen directeur. Daardoor kan een noodzakelijke wijziging relatief vlot worden doorgevoerd.

Het gebruik van een positieve mandaatregeling houdt een verschil in ten opzichte van het huidige Algemeen Mandaatbesluit van de gemeente Hoeksche Waard, dat bij dit besluit wordt ingetrokken. Het houdt in dat medewerkers van de gemeente nu explicieter bevoegdheden toebedeeld krijgen. Als deze toedeling niet plaatsvindt is de desbetreffende medewerker niet bevoegd. Tegelijkertijd is slechts een bestendiging en verduidelijking van de bevoegdheid beoogd.

Hiërarchie

De Organisatieregeling beschrijft de hiërarchische structuur van de ambtelijke organisatie. Dit Mandaatbesluit sluit daarbij aan. De hiërarchie wordt bevestigd door de mogelijkheid van sturing en instructies en aanwijzingen van de (onder)mandaatgever aan de gemandateerde (artikel 10:6, eerste lid, van de Awb, artikel 3, eerste lid en artikel 5, vijfde lid). In die hiërarchie past ook de verantwoording over de uitoefening van de bevoegdheid. Artikel 10:6, tweede lid, van de Awb voorziet reeds in de verplichting om desgevraagd inlichtingen te verschaffen aan de (onder)mandaatgever.

Instructies

In bijlage 1 zijn generieke instructies opgenomen die gelden voor het gebruik van toegekende bevoegdheden. Bij twijfel over de instructie moet de gemandateerde te rade gaan bij zijn leidinggevenden.