Besluit Regeling Budgethouders 2024 Gemeente Brunssum

Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen

Artikel 1: Begripsbepalingen

Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:

• Hoofdbudgethouder:

  Gemeentesecretaris: Eindverantwoordelijk voor het totale gemeentelijke budgetbeheer en het algemene financiële beheer van de gemeente.

  Griffier: Hoofdbudgethouder voor de budgetten die specifiek ten behoeve van de gemeenteraad beschikbaar zijn.

• Budgethouder:

  Afdelingshoofden verantwoordelijk voor het beheer en de controle van toegewezen budgetten binnen de programmabegroting, zoals administratief verwerkt in het financiële systeem.

• Subbudgethouder:

  Functionarissen aangewezen door de hoofdbudgethouder of de budgethouder om specifieke productgroepen of producten binnen een toegewezen budget te beheren.

• Budget:

  Een financieel kader dat in deze regeling verwijst naar de toegewezen middelen binnen de programmabegroting. Het budget is gekoppeld aan beleidsdoelen, activiteiten en prestaties en wordt administratief verder onderverdeeld in producten en productgroepen in het financiële systeem.

• Productgroep:

  Een administratief onderdeel in het financiële systeem dat middelen op productniveau groepeert binnen een vastgesteld budget.

• Product:

  Een administratief onderdeel in het financiële systeem dat een concrete dienst, activiteit of prestatie vertegenwoordigt.

• Mandaat: De bevoegdheid om namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Brunssum besluiten te nemen.

Hoofdstuk 2: Nadere definities en relatie met het mandaatbesluit

Artikel 2: Budgethouderschap en verantwoordelijkheden

Budgethouderschap omvat in deze regeling de verantwoordelijkheid voor het goedkeuren van kosten en facturen binnen een toegewezen budget, evenals het beheer en de realisatie van de aan dat budget gekoppelde inkomsten. Budgethouders zijn verantwoordelijk voor de budgettaire controle en het beheer van hun budgetten, zonder dat dit automatisch de bevoegdheid geeft om financiële verplichtingen aan te gaan conform het mandaatbesluit gemeente Brunssum.

Artikel 3: Mandaat en juridische bevoegdheden

Mandaat betreft de bevoegdheid om namens het college van burgemeester en wethouders van Gemeente Brunssum besluiten te nemen. Het mandaatregister geeft specifieke functionarissen toestemming om besluiten te nemen binnen vastgestelde kaders en limieten.

Artikel 4: Rechtmatigheid van verplichtingen

Uitgaven mogen alleen op een budget worden geboekt wanneer de verplichting rechtmatig is aangegaan door een functionaris of bestuursorgaan met het juiste mandaat. Budgethouders mogen uitsluitend facturen goedkeuren die voortkomen uit verplichtingen aangegaan volgens het mandaatbesluit of bestuursorgaan. Uitzondering hierop zijn gevallen waarin een betalingsverplichting niet rechtmatig is aangegaan, maar de gemeente op grond van wettelijke of contractuele verplichtingen toch gehouden is tot betaling, hierin geldt dat de situatie gemeld dient te worden aan de hoofdbudgethouder. De hoofdbudgethouder besluit in dit geval over de rechtvaardiging en uitvoering van de betaling.

Artikel 5: Relatie met het mandaatregister

Deze regeling brengt geen wijzigingen aan in de bevoegdheden en verantwoordelijkheden zoals vastgelegd in het geldende mandaatregister. De bevoegdheden omtrent het aangaan van verplichtingen en het mandaat blijven geregeld via het mandaatregister en staan los van de verantwoordelijkheden voor budgethouderschap, zoals omschreven in deze regeling.

Hoofdstuk 3: Aanwijzing en bevoegdheden en gelaagdheid in het budgethouderschap

Artikel 6: Hoofdbudgethouder

• 1. Het college wijst de gemeentesecretaris aan als hoofdbudgethouder voor de budgetten van het college en het algemene gemeentelijke financiële beheer, zoals vastgelegd in het mandaatregister. De gemeentesecretaris heeft de bevoegdheid om budgethouders en subbudgethouders aan te wijzen voor de aan hem toegewezen budgetten.

• 2. De raad wijst de griffier aan als hoofdbudgethouder voor de budgetten die specifiek ten behoeve van de gemeenteraad beschikbaar zijn, zoals vastgelegd in het mandaatregister. De griffier heeft de bevoegdheid om subbudgethouders aan te wijzen voor de aan hem toegewezen budgetten van de gemeenteraad.

Artikel 7: Budgethouders:

Afdelingshoofden verantwoordelijk voor toegewezen budgetten binnen de programmabegroting. De budgethouder heeft de mogelijkheid om subbudgethouders aan te wijzen.

Artikel 8: Subbudgethouders:

Aangewezen door hoofdbudgethouder of budgethouder en gekoppeld aan specifieke producten in het financiële systeem, met bevoegdheden volgens hun categorie (1 of 2).

Artikel 9: Aanwijzing van budgethouders en Subbudgethouders

• 1. Budgethouders worden automatisch aangewezen op functieniveau. Afdelingshoofden zijn standaard budgethouder voor de budgetten die aan hun afdeling zijn gekoppeld in het financiële systeem. Wijzigingen of nieuwe aanwijzingen worden verwerkt via een mutatieverzoek, ingediend bij support@brunssum.nl of intranet en verwerkt door de financieel applicatiebeheerder na beoordeling door de financieel adviseur.

• 2. Subbudgethouders worden aangewezen door de hoofdbudgethouder of budgethouder via een mutatieverzoek, dat wordt ingediend bij support@brunssum.nl of intranet en verwerkt door de financieel applicatiebeheerder, na beoordeling door de financieel adviseur.

• 3. Alle wijzigingen in budgethouderschap, inclusief de aanwijzing van (sub)budgethouders, worden vastgelegd in een autorisatiematrix en binnen 10 werkdagen verwerkt in het financiële systeem.

• 4. Het aanmaken van nieuwe producten in het financiële systeem gebeurt door F&C in samenwerking met applicatiebeheer op verzoek van en in samenspraak met de budgethouder.

Artikel 10: Overgangsregeling tot juli 2025

• 1. Tot 1 juli 2025 kunnen budgethouders geen subbudgethouders zelfstandig aanwijzen. Hiervoor is goedkeuring van de hoofdbudgethouder vereist vanwege noodzakelijke technische aanpassingen in het financiële systeem. Subbudgethouders die tot deze datum worden aangewezen hebben dezelfde limieten als de budgethouders, tenzij anders bepaald door de hoofdbudgethouder.

• 2. Na 1 juli 2025 mogen budgethouders zelfstandig subbudgethouders aanwijzen, waarbij wijzigingen worden ingediend bij support@brunssum.nl of intranet.

• 3. Bij onvoorziene knelpunten kan de gemeentesecretaris, als hoofdbudgethouder, tijdelijk aanvullende bevoegdheden toekennen die afwijken van de standaard.

• 4. Op dinsdag 3 juni 2025 vindt een evaluatiemoment plaats om vast te stellen of de technische aanpassingen volledig in werking zijn en budgethouders zelfstandig subbudgethouders kunnen aanwijzen per 1 juli 2025. Indien dit niet het geval is, stelt de gemeentesecretaris een verlengingsregeling op met richtlijnen voor de overgangsperiode.

Artikel 11: Bevoegdheden van budgethouders en subbudgethouders

• 1. Budgethouders mogen uitgaven autoriseren binnen hun toegewezen budget, mits verplichtingen rechtmatig en volgens de mandaatregeling zijn aangegaan. Indien hieraan niet kan worden voldaan wordt dit gemeld aan de hoofdbudgethouder. Hiervoor wordt verwezen naar Artikel 4. van dit besluit.

• 2. Budgethouders zijn verantwoordelijk voor de realisatie van de in de begroting geraamde inkomsten behorende tot de budgetten waartoe hij gemachtigd is. Indien inkomsten niet direct aan een specifiek budget zijn gekoppeld, wordt de verantwoordelijkheid voor het beheer en de realisatie bepaald door het programmaonderdeel waarin deze inkomsten zijn opgenomen in de programmabegroting.

• 3. Subbudgethouders zijn bevoegd uitgaven goed te keuren tot hun limiet, alleen voor toegewezen producten of productgroepen:

  • Subbudgethouder 1: Tot maximaal €2.500.

  • Subbudgethouder 2: Tot maximaal €15.000.

• In specifieke gevallen kan de budgethouder, met schriftelijke goedkeuring van de hoofdbudgethouder, de limieten tijdelijk verhogen. Dit wordt verwerkt middels een mutatieverzoek, dat wordt ingediend bij support@brunssum.nl of intranet en verwerkt door de financieel applicatiebeheerder, na beoordeling door de financieel adviseur.

• 4. Subbudgethouders zijn verantwoordelijk voor de realisatie van de in de begroting geraamde inkomsten behorende tot de budgetten waartoe hij gemachtigd is door de budgethouder.

Hoofdstuk 4: Vervanging en interne controle

Artikel 12: Vervanging in geval van afwezigheid

• 1. Alle budgethouders zijn verplicht om bij afwezigheid vervanging aan te geven in het financiële systeem.

• 2. Bij afwezigheid van de hoofdbudgethouder wordt deze vervangen door de plaatsvervangend gemeentesecretaris.

• 3. Bij afwezigheid van een subbudgethouder wordt deze door het aangeven van zijn of haar afwezigheid in het financiële systeem, automatisch vervangen door een budgethouder (een niveau hoger).

Artikel 13: Interne controle en functiescheiding

• 1. Functiescheiding is verplicht tussen het coderen van kosten/uitgaven op budgetten en het autoriseren van uitgaven.

• 2. Control voert jaarlijks een monitoring uit om vast te stellen of wordt voldaan aan de bepalingen van het Besluit Regeling Budgethouders.

• 3. Om te waarborgen dat wijzigingen in het mandaatbesluit geen risico’s opleveren voor de rechtmatigheid en effectiviteit van het budgethouderschap, wordt jaarlijks door Control een evaluatie uitgevoerd. Eventuele wijzigingen in processen of beheersmaatregelen die hieruit voortvloeien, worden schriftelijk vastgelegd en gedeeld met hoofdbudgethouder en de budgethouders.

Hoofdstuk 5: Rapportage, overige zaken en slotbepalingen

Artikel 14: Rapportage

• 1. De hoofdbudgethouder en de (sub)budgethouders rapporteren in lijn met de voorschriften voor de P&C-cyclus overeenkomstig de bepalingen in artikel 15 lid 2.

• 2. Budgethouders rapporteren aan de hoofdbudgethouder.

• 3. Subbudgethouders rapporteren aan hun budgethouder.

• 4. De hoofdbudgethouder rapporteert conform de Planning & Control-cyclus aan het college.

Artikel 15: Overige

• 1. De hoofdbudgethouder, budgethouder en subbudgethouder dragen zorg voor een zodanige organisatie van de aan het budget verbonden werkzaamheden dat wordt voldaan aan de eisen van doelmatig en doeltreffend budgetbeheer.

• 2. De hoofdbudgethouder, budgethouder en subbudgethouder dienen zich te houden aan het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies en alle verordeningen en procedures die betrekking hebben op de organisatie van de financiële administratie en het beheer van geldmiddelen, en alle overige interne en externe voorschriften.

Artikel 16: Slotbepalingen

• 1. In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist de hoofdbudgethouder.

• 2. Dit besluit treedt met terugwerkende kracht in werking per 1 januari 2024, onder de voorwaarde dat het op correcte wijze wordt gepubliceerd in het officiële elektronische gemeenteblad via officielebekendmakingen.nl, conform artikel 14, lid 1, van de Algemene wet bestuursrecht (Awb).

• 3. Dit besluit vervangt eerdere besluiten over budgethouderschap binnen de gemeente Brunssum en trekt hierbij expliciet het "Besluit Regeling Budgethouders 2007" van 06-02-2007 in.