Verordening op de fractieondersteuning Haarlemmermeer 2022

Artikel 1. Begripsbepalingen

• Reglement van orde: reglement van orde van de gemeenteraad van Haarlemmermeer.

• Accountant: de accountant belast met de controle van de jaarrekening van de gemeente Haarlemmermeer.

Waar in de verordening de begrippen fracties, seniorenconvent, zelfstandig lid, of zelfstandige groep worden gebruikt, hebben deze dezelfde betekenis als in het Reglement van orde van de gemeenteraad van Haarlemmermeer.

(In alle gevallen waar het in deze verordening gaat over ‘hij’, kan ook ‘zij ’worden gelezen).

Artikel 2. Financiële tegemoetkoming fracties

• 1. Fracties ontvangen jaarlijks een tegemoetkoming in de kosten voor hun werkzaamheden als fractie, de fractieondersteuning.

• 2. Over de besteding van de fractieondersteuning leggen de fracties verantwoording af aan de gemeenteraad.

• 3. Fracties krijgen daarnaast een onkostenvergoeding voor het dagelijks functioneren van de fractie toegekend, de fractieonkostenvergoeding.

• 4. Over de besteding van de fractieonkostenvergoeding leggen de fracties verantwoording af aan de gemeenteraad.

• 5. De raad stelt jaarlijks voor 1 december een bedrag hiervoor beschikbaar.

• 6. Elke fractie ontvangt een vast bedrag gebaseerd op de helft van het totale bedrag dat is gereserveerd voor fractieondersteuning, gedeeld door het aantal fracties zoals deze zijn gevormd op grond van de verkiezingsuitslag. Daarnaast wordt het resterende bedrag naar rato van het aantal raadsleden per fractie verdeeld.

• 7. Negentig procent van het bedrag als bedoeld in lid 5, is bedoeld voor de tegemoetkoming fractieondersteuning, zoals aangeduid staat in lid 1 van dit artikel. Tien procent is bedoeld voor de tegemoetkoming fractieonkostenvergoeding, zoals aangeduid in lid 3 van dit artikel.

• 8. De voorzitter en penningmeester van een fractie ondertekenen bij aanvang van de raadsperiode dan wel bij wijziging van de rolverdeling binnen een fractie een verklaring dat zij verantwoordelijk zijn voor de besteding van de tegemoetkoming overeenkomstig de bepalingen van deze verordening.

• 9. Indien de fractievoorzitter en penningmeester weigeren een verklaring als bedoeld in het achtste lid te tekenen, dan kan de tegemoetkoming voor de betreffende fractie naar beneden worden bijgesteld met maximaal het totale bedrag dat is toegekend aan de fractie, naar rato van het aantal raadsleden in de fractie, zoals bedoeld onder artikel 2, lid 6.

• 10. De fractie maakt voor de ontvangst van de jaarlijkse tegemoetkoming en voor de uitgaven in het kader van de fractieondersteuning en fractieonkostenvergoeding gebruik van één bankrekening op naam van de fractie. Deze rekening wordt niet gebruikt voor andere doeleinden.

• 11. Het beheer van de financiële tegemoetkoming op basis van dit artikel is in handen van een stichting, of een vereniging die statutair uitsluitend belast is met de uitvoering van de fractieondersteuning.

• 12. Raadsleden van de betreffende fractie hebben een overwegende stem in het bestuur van deze stichting of vereniging.

Artikel 3. Financiële tegemoetkoming zelfstandig lid, of zelfstandige groep

• 1. Een zelfstandig lid ontvangt jaarlijks naar rato een bedrag van 1500 euro, ongeacht of hij als zelfstandig lid, of als onderdeel van een zelfstandige groep optreedt.

• 2. Elk zelfstandig lid tekent bij aanvang van de periode als zelfstandig lid in de raad een verklaring dat hij verantwoordelijk is voor de besteding van de tegemoetkoming overeenkomstig de bepalingen van deze verordening.

• 3. Indien een zelfstandig lid weigert een verklaring als bedoeld in het tweede lid te tekenen, verliest hij zijn aanspraak op de jaarlijkse tegemoetkoming.

• 4. Een zelfstandig lid maakt voor de ontvangst van de jaarlijkse tegemoetkoming gebruik van één bankrekening op naam van het zelfstandig lid. Deze rekening wordt niet gebruikt voor andere doeleinden.

• 5. Een zelfstandig lid dient over de besteding van het gehele bedrag verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad.

Artikel 4. Besteding

• 1. Gelden als bedoeld in artikel 2 zijn bedoeld voor ondersteuning van de fractie en niet voor partijpolitieke, of persoonlijke doeleinden.

• 2. Gelden als bedoeld in artikel 3 zijn bedoeld voor ondersteuning van zelfstandige leden, ongeacht of hij als zelfstandig lid of als deel van een zelfstandige groep gaat optreden, en niet voor partijpolitieke of persoonlijke doeleinden.

• 3. Fracties besteden de fractieondersteuning zoals bedoeld in artikel 2 lid 1 volgens de volgende bestedingscategorieën: Medewerkers, Communicatie Bijeenkomsten& Onderzoek, Training &Scholing en Teamverband.

• 4. De fractieonkostenvergoeding is uitgezonderd van de besteding volgens de onder artikel 4, lid 3 genoemde bestedingscategorieën.

• 5. Zelfstandige leden, ongeacht of zij als zelfstandig lid of als deel van een zelfstandige groep gaan optreden, besteden de tegemoetkoming zoals bedoeld in artikel 3 lid 1 volgens de volgende bestedingscategorieën: Medewerkers, Communicatie Bijeenkomsten & Onderzoek, Training & Scholing en Teamverband.

  Per bestedingscategorie gelden voor zowel de fracties, als voor de zelfstandige leden en zelfstandige groepen de navolgende nadere voorwaarden:

  Medewerkers

  • a. Inhoudelijke en secretariële ondersteuning van fracties, zelfstandige leden, of een zelfstandige groep door medewerker(s) en/of inhuur van externen en/of kosten verbonden aan het inwinnen van extern advies.

  • b. Met betrekking tot sub a worden afspraken over loon, vergoeding en onkostenvergoeding ten aanzien van activiteiten ter ondersteuning van de fractie, zelfstandige leden, of de zelfstandige groep, juridisch bindend vastgelegd (bijvoorbeeld door een arbeidsovereenkomst, een vrijwilligerscontract, een stageovereenkomst, of door een payrollconstructie).

  Communicatie Bijeenkomsten & Onderzoek

  • c. Communicatie van en door de fractie, zelfstandige leden, of een zelfstandige groep, zoals het presenteren van standpunten en contact maken met inwoners, door middel van website e.d. inclusief bijkomende kosten zoals het hosten van een website e.d.

    • Binnen deze bestedingscategorie mogen voor dit onderdeel geen gelden worden besteed in het kwartaal waarin de gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden.

  • d. Fractiebijeenkomsten, bijeenkomsten van zelfstandige leden en van zelfstandige groepen en themabijeenkomsten, waarbij kosten voor de organisatie, zaalhuur, sprekers, uitnodigingen en dergelijke worden gemaakt.

    • Binnen deze bestedingscategorie mogen voor dit onderdeel geen gelden worden besteed in het kwartaal waarin de gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden.

  • e. Bijwonen of organiseren van lezingen en andere informatieve bijeenkomsten.

  • f. Kosten van het organiseren van spreekuren op locaties in de kernen van Haarlemmermeer:

    • Door huur van spreekruimte;

  • g. Technische voorzieningen zoals bijvoorbeeld geluidsinstallaties.

    • Binnen deze bestedingscategorie mogen voor dit onderdeel geen gelden worden besteed in het kwartaal waarin de gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden.

  • h. Kosten voor opslag van materialen en kosten voor archivering.

  • i. Het doen of laten doen van onderzoek naar raad-gerelateerde onderwerpen binnen een raadsperiode waarvan de resultaten uitgewerkt worden in (en/ of): mondelinge vragen, schriftelijke vragen, moties, amendementen, initiatiefvoorstellen, inbreng geagendeerde bijeenkomsten van de raad.

  Trainingen & Scholing

  • j. Fractiegerichte opleidingen, cursussen en coaching voor de fractie als geheel of haar individuele leden.

  • k. Opleidingen, cursussen en coaching voor een zelfstandig lid of een zelfstandige groep als geheel.

  Teamverband

  • l. Activiteiten in teamverband die bijdragen aan het functioneren en presteren van een fractie, een zelfstandig lid, of een zelfstandige groep.

• 6. De financiële tegemoetkoming (fractieondersteuning en fractieonkostenvergoeding) mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a. Betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie, zelfstandige leden, of een zelfstandige groep, op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

  • b. Giften en leningen aan personen of aan organisaties, hieronder valt ook het geven van fooien, cadeaus en bloemen;

  • c. Uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden of op basis van andere regelgeving die op basis van de artikelen 95, 96 en 97 Gemeentewet is vastgelegd, toekomen;

  • d. Uitgaven aan raadsleden voor werkzaamheden die zij in opdracht of op verzoek van een fractie, zelfstandige leden, of een zelfstandige groep, verrichten;

  • e. Campagne gerelateerde activiteiten en promotieartikelen. Hieronder vallen alle artikelen die voorzien zijn van de partijnaam, de naam van zelfstandige leden, en de naam van een zelfstandige groep en die aangeschaft zijn met als doel om uit te delen.

Artikel 5. Betaling

• 1. De tegemoetkoming wordt jaarlijks vóór 31 maart als voorschot op het lopende jaar verstrekt. Een eventueel overschot van het voorgaande jaar wordt ingehouden op dit voorschot.

• 2. Uit de controle op de verantwoordingen volgt de berekening van een overschot als bedoeld in artikel 9.

• 3. In een jaar waarin gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot naar rato verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin deze verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de installatieraad wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

Artikel 6. Wijziging fractiebezetting en tegemoetkoming

Wijziging fractiebezetting als gevolg vereniging van fracties

• 1. Indien twee of meer fracties als één fractie gaan optreden wordt hiermee bij de verdeling voor het eerstvolgende jaar rekening gehouden en is de verdelingsregeling van artikel 2 lid 6 van toepassing.

Wijziging fractiebezetting als gevolg van verkiezingen

• 2. Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de tegemoetkoming van de op grond van artikel 2 lid 3 vastgestelde bijdrage ten behoeve van fractieondersteuning, zoals bedoeld in artikel 2 lid 1 met ingang van de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling plaatsvindt.

Wijziging van fractiebezetting als gevolg van afsplitsing van een lid

• 3. Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van afsplitsing van een of meer fractieleden verandert, wijzigt de tegemoetkoming van de op grond van artikel 2 lid 3 vastgestelde bijdrage ten behoeve van fractieondersteuning zoals bedoeld in artikel 2 lid 1

  • a. voor de oorspronkelijke fractie ter hoogte van de het bedrag dat naar rato per fractielid is toebedeeld evenredig naar het aantal bij de splitsing betrokken leden.

  • b. voor het afgesplitste lid blijft een vast bedrag naar rato verdeeld van maximaal 1500 euro per jaar beschikbaar.

• 4. Een afgesplitst lid ontvangt dit bedrag van 1500 euro, ongeacht of hij als zelfstandig lid of als deel van een zelfstandige groep gaat optreden.

• 5. Het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot wordt verrekend met ingang van de eerste dag van de maand na de maand waarin de raad formeel van de afsplitsing in kennis is gesteld.

Artikel 7. Verantwoording

• 1. Elke fractie legt, binnen 1 maand na het einde van het kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag conform het verstrekte format.

• 2. De griffie levert hiertoe jaarlijks begin januari een formulier aan.

• 3. De verantwoording wordt opgesteld op grond van het kasstelsel.

• 4. Onder de verantwoordelijkheid van de fractievoorzitter en penningmeester van de fractie wordt de eventuele toelichting die de accountant vraagt verstrekt.

• 5. Alle uitgaven dienen per kostencategorie:

  • a. te worden toegelicht waarom de uitgave met het fractiewerk te maken heeft;

  • b. onderbouwd te worden met zowel een leverings- als betalingsbewijs;

  • c. digitaal aangeleverd te worden bij de griffie uiterlijk twee weken voor vaststelling door de raad.

• 6. Na vaststelling door de raad wordt het raadsbesluit met achterliggende stukken digitaal gepubliceerd.

• 7. Elke fractie neemt bij de verantwoording een overzicht van de namen en functies van de bij de fractie behorende fractiemedewerkers op.

• 8. Alvorens de verantwoordingen ter onderzoek aan de accountant worden aangeboden, voert de griffie een interne toets uit op volledigheidsaspecten, zoals het volledig ingevuld zijn van het formulier en het aanwezig zijn van alle bewijsstukken en toelichtingen.

• 9. Handelen in strijd met de verordening leidt tot het verrekenen van de extra gemaakte kosten met de jaarlijkse tegemoetkoming. Dit behoudens nadere sancties op te leggen door het seniorenconvent, te bekrachtigen door de raad.

• 10. Zelfstandige leden dienen de besteding van het aan hen toegekende vaste bedrag ook te verantwoorden. De bepalingen van artikel 7 zijn ook op hen van toepassing.

Artikel 8. Onderzoek en Verslag

• 1. Onderzoek van de door de fracties aangeleverde verantwoordingen vindt vóór 1 maart plaats door een accountant.

• 2. De accountant stelt vast of de bestedingen passen binnen de bestedingscriteria die zijn genoemd in art. 3 van de Verordening en geeft een rapport van feitelijke bevindingen af over het geheel.

• 3. Het seniorenconvent neemt kennis van het rapport van feitelijke bevindingen van de accountant en adviseert de gemeenteraad over de vaststelling van de fractieverantwoordingen.

• 4. De raad stelt na ontvangst van het advies van het seniorenconvent de definitieve tegemoetkoming vast.

Artikel 9. Overschot en reserves

• 1. Het verstrekte voorschot dient uiterlijk in het daaropvolgende jaar besteed te worden.

• 2. Een reserve uit niet-besteding van een voorschot is niet groter dan 100% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam.

• 3. Een reserve uit niet-besteding moet altijd aansluiten op de bankafschriften behorend bij de door de fractie gebruikte rekening voor de fractiegelden.

• 4. Wanneer blijkt dat het overschot uit het voorgaande jaar niet is besteed, wordt dit overschot ingehouden op het voorschot voor het dan lopende jaar.

• 5. Het is voor fracties niet toegestaan een tijdelijk of permanent liquiditeitenoverschot op een andere rekening te storten dan de in artikel 2, lid 6 genoemde rekening.

• 6. Het is voor zelfstandige leden niet toegestaan een tijdelijk of permanent liquiditeitenoverschot op een andere rekening te storten dan de in artikel 3, lid 4 genoemde rekening.

Artikel 10.

De griffier is belast met de uitvoering van deze verordening. SLOTBEPALINGEN

Artikel 11

Indien de samenstelling van de oorspronkelijk verkozen fractie, bijvoorbeeld door fractiewijzigingen niet meer hetzelfde is, dan is het aan de fractie zelf om eventueel oud-fractiegenoten aansprakelijk te stellen.

Artikel 12.

• 1. In gevallen waarin deze verordening niet, of niet genoegzaam voorziet beslist de raad, gehoord de accountant en op voorstel van de burgemeester.

• 2. De raad kan nadere regels stellen over de uitwerking van deze verordening.

Artikel 13 Intrekking

De Verordening op de Fractieondersteuning 2019 wordt met ingang van het vaststellen van de nieuwe verordening ingetrokken.

Artikel 14 Inwerkingtreding

De Verordening op de Fractieondersteuning 2022 treedt per 1 januari 2022 in werking.

Artikel 15 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening op de Fractieondersteuning Haarlemmermeer 2022

Vastgesteld in de openbare vergadering van 25 november 2021.

De griffier,

J. van der Rhee, B.Ha

De voorzitter,

M.H.F. Schuurmans-Wijdeven