Beleidsuitwerking Audio en beeldmateriaal

Dit document is de uitwerking van de beleidsuitwerking privacy van de Gemeente Geldrop-Mierlo, en geeft richtlijnen ten aanzien van het gebruik van Audio en beeldmateriaal binnen de Gemeente Geldrop-Mierlo bij de inzet ervan voor verschillende doeleinden variërend van openbare vergaderingen, camerabewaking, en veiligheid in de openbare ruimte.

1. Inleiding

Dit document is een nadere uitwerking van de Audio en beeldmateriaal (paragraaf 5.10) uit de beleidsuitwerking privacy van de Gemeente Geldrop-Mierlo. Het gaat nader in de wetgeving en regels waaraan de Gemeente Geldrop-Mierlo moet voldoen bij de inzet van Audio en beeldmateriaal.

1.1. Leeswijzer

In hoofdstuk 1 komen definities, verplichtingen, uitgangspunten en rollen aan de orde.

In hoofdstuk 2 staan de principes beschreven

In hoofdstuk 3 staat het cameragebruik beschreven

Om het document compact te houden, zijn aanvullende (detail) informatie en formulieren als link of bijlage opgenomen. Ook omdat deze documenten mogelijk versie onderhevig kunnen zijn.

1.2. Definitie

De meest gebruikte definities en afkortingen treft u aan in het document “Definities en afkortingen AVG WPG”. Hieronder wordt ingegaan op de voor dit document belangrijke en specifieke definities.

Gezichtsherkenning: een biometrisch persoonsgegeven en dus bijzonder persoonsgegeven. Kan gebruikt worden om iemand uniek te identificeren.

Eigendom: dit kan zijn een gemeentelijk gebouw, gebied of systeem.

Uitdrukkelijke toestemming: de betrokkene heeft vrijelijk toestemming gegeven voor het verwerken van diens persoonsgegevens. Bijvoorbeeld door ondertekening van een toestemmingsformulier, of door plaats te nemen op een publieke tribune waarvan is aangeduid dat er opnames worden gemaakt.

Voorafgaande raadpleging: het overleg met de Autoriteit Persoonsgegevens over hoog risico verwerkingen uit een DPIA, waarvan het risico niet verder kan worden gemitigeerd. Zonder voorafgaande raadpleging mag de verwerking niet plaatsvinden.

1.3. Buiten scope

Buiten scope zijn cameratoepassingen van andere verwerkingsverantwoordelijken die zich binnen de gemeentegrenzen van Gemeente Geldrop-Mierlo bevinden.

Bijvoorbeeld particulieren ten behoeve van bewaking van hun eigendommen of particuliere drone vluchten, de Nederlandse Spoorwegen ten behoeve van bewaking van stations of Rijkswaterstaat ten behoeve van brugbediening.

Bij klachten over gefilmd worden door camera’s van andere verwerkingsverantwoordelijken, verwijzen we naar de betreffende verwerkingsverantwoordelijke of naar klacht of tip indienen bij de AP.

1.4. Verplichtingen

Zonder een adequaat beleidsstuk waarin beschreven staat hoe de gemeente omgaat met audio en beeldmateriaal, kan niet worden voldaan aan de voorwaarden van de AVG en Wpg. Er is ook andere (Europese) wetgeving ten aanzien van audio- en beeldmateriaal (zie “Gerelateerde documenten (niet uitputtend)” op pagina 1).

1.5. Uitgangspunten

Voldoen aan de wet en de gevolgen en risico’s voor de verwerking van persoonsgegevens in audio en beeldmateriaal voor betrokkene(n) tot een minimum en acceptabel niveau te beperken.

Voorafgaand aan het inzetten van camera’s/audioapparatuur wordt:

• een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uitgevoerd;

• advies gevraagd aan de FG.

1.6. Rollen

Functie:	Taken (in dit document)
Afdelingsmanager Concern manager Ambtelijk opdrachtnemer programma Vanaf hier genoemd: Manager	Proceseigenaar. Verantwoordelijk voor het inzetten van apparatuur waarmee audio en beeldmateriaal wordt gemaakt Verantwoordelijk voor uitvoeren van de verplichtingen voorafgaand aan de inzet van de apparatuur, waaronder een DPIA en het treffen van maatregelen. Verantwoordelijk voor het (laten) afhandelen van de verzoeken over audio en beeldmateriaal binnen zijn afdeling/teams/programma, neemt het besluit ten aanzien van deze verzoeken, zorgt voor ondertekening en versturing van het besluit. De manager kan uitvoerende werkzaamheden, zoals het opzoeken van persoonsgegevens, beleggen bij teamleider/teammanager of andere (uitvoerend)medewerkers. Bij afdeling/teams/programma overstijgende verzoeken is de gemeentesecretaris verantwoordelijk (en kan hij bepalen welke afdelingsmanager als verantwoordelijke optreedt).
Uitvoerend medewerker(s)	Door de manager aangewezen medewerker voor het uitvoeren van de DPIA, nemen van maatregelen. Door de manager aangewezen medewerker voor het afhandelen van de verzoeken waaronder onderhouden van contact met de betrokkene, identificeert van de betrokkene, het aanleveren van de audio/beeldopnames met persoonsgegevens, de overhandiging van de audio/beeldopnames aan de betrokkene
Privacy Officer (PO)	Inbreng van privacy specialisme, Ondersteunt bij de uitvoering van de DPIA, Stelt het concept besluit inzageverzoek op namens de manager, Volgt de voortgang van de uitvoering van dit document.
Chief Information Security Officer (CISO)	Inbreng van informatiebeveiliging specialisme, ondersteunend en adviserend bij de uitvoering van de DPIA met betrekking tot de te nemen informatiebeveiliging maatregelen.
Functionaris Gegevensbescherming (FG)	Ziet toe op de uitvoering van de regels uit dit document, en informeert de belanghebbenden hierover. O.a. in het FG jaarverslag. Kan onafhankelijk advies geven of om informatie vragen en de afhandeling van verzoeken en klachten van betrokkenen over audio en beeldmateriaal. Geeft bestuur en management gevraagd en ongevraagd advies over het afhandelen van klachten, uitoefenen van rechten, en adresseren van knelpunten die de burger signaleert met betrekking tot audio en beeldmateriaal

Zie de beleidsuitwerking privacy voor meer (gedetailleerdere) informatie over taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

2. Audio- en beeldopnames

Onderstaande principes en beschrijvingen geven het kader voor het maken van audio en beeldopnames om te kunnen voldoen aan de toepasselijke wetgeving. Deze zijn nogal in beweging, dus onderstaande is niet uitputtend.

Opnames kunnen plaatsvinden in verschillende vormen, bijvoorbeeld met mobiele of vaste camera’s, structurele camera’s of tijdelijke, bijvoorbeeld bij een evenement.

2.1. Audio- en beeldopnames principes

Onze audio en beeldmateriaal principes zijn:

• 1. betrokkenen worden actief geïnformeerd (bijvoorbeeld door een bord, zie ook 2.2)

  • a. dat er opnames gemaakt worden en voor welk doel,

  • b. hoe ze hun rechten kunnen uitoefenen;

• 2. beeldmateriaal wordt gemaakt indien dit noodzakelijk is;

• 3. beeldmateriaal wordt bewaard zolang dat noodzakelijk is en met een maximum van 24 dagen;

• 4. voorafgaand aan het inzetten van camera’s/audioapparatuur wordt:

  • a. een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uitgevoerd,

  • b. advies gevraagd aan de Functionaris Gegevensbescherming (FG),

  • c. een voorafgaande raadpleging met de AP gedaan als de risico’s hoog zijn en niet verder beperkt kunnen worden;

• 5. privacy afspraken worden gemaakt met de leverancier van de hardware/software en bij de inrichting van de opnameapparatuur;

• 6. bij beelden die ingezet kunnen worden voor gezichtsherkenning: is de afweging gemaakt dat het noodzakelijk¹ is en ze voldoen aan een van de twee uitzonderingsgronden:

  • a. uitdrukkelijke toestemming’

  • b. authenticatie of beveiliging;

• 7. bij onlinediensten aan betrokkenen: wordt voldaan aan de richtsnoeren EDPB;

• 8. bij publiek cameratoezicht: wordt voldaan aan het CCV wettelijk kader;

• 9. bij mobiele apparatuur: worden mensen extra geïnformeerd dat zij gefilmd worden (zie 2.3);

• 10. bij verborgen apparatuur: worden de regels voor verborgen camera’s nageleefd (zie 2.4);

• 11. bij automatische vergelijkingen: moet er een wettelijke grondslag zijn en het algoritme moet vermeld worden in het landelijk algoritmeregister (zie 2.5);

• 12. bij gegevensverstrekking (aan politie): wordt per situatie beoordeeld of dit mag conform de AVG (zie 2.6).

2.2. Rechten van betrokkenen

Inwoners en medewerkers mogen ook hun rechten uitoefenen ten aanzien van audio en beeldmateriaal, namelijk:

• het recht om gegevens (camerabeelden) in te zien;

• het recht om vergeten te worden (wissen van camerabeelden);

• het recht op beperking van de verwerking;

• het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van persoonsgegevens;

• dat ze een Klacht kunnen indienen bij de AP.

Op de privacyverklaring op de website staat welke cameratoepassingen de gemeente heeft, en hoe betrokkenen hun rechten ten aanzien van camerabeelden kunnen uitoefenen.

2.3. Mobiele apparatuur

Omdat mensen geen mobiele apparatuur verwachten, is de inbreuk op hun privacy groter. Daarom besteedt de Gemeente Geldrop-Mierlo bij mobiele apparatuur extra aandacht (conform de AVG verplichting) om mensen te informeren dat zij gefilmd kunnen worden, tenzij het verborgen apparatuur betreft (zie volgende paragraaf).

2.4. Verborgen apparatuur

De Gemeente Geldrop-Mierlo gebruikt geen verborgen camera’s, tenzij….

• er duidelijke vermoedens zijn van bijvoorbeeld diefstal of fraude door werknemers of inwoners die diensten/producten van de gemeente krijgen, en

• als voldaan is aan deze voorwaarden:

  • o ondanks inspanningen er geen eind gemaakt is aan de diefstal of fraude.

    Tip: leg de gemaakte inspanningen vast!;

  • o de controle met verborgen camera tijdelijk is.

    Permanent heimelijk cameratoezicht mag niet!;

  • o de inbreuk op de privacy van de mensen zo klein mogelijk is.

    Een camera in een pashokje, kleedkamer of toilet mag niet!;

  • o Onze inwoners, relaties, bezoekers, werknemers vooraf geïnformeerd zijn dat verborgen camera’s in bepaalde situaties (diefstal of fraude) mogelijk zijn. Bijvoorbeeld bij het eerste contact met de inwoner (intakegesprek), in het besluit een product/dienst te leveren, in de personeelsgedragsregel (reglement), of dit beleidsuitwerking document;

  • o De betrokken inwoners, relaties, bezoekers, werknemers achteraf geïnformeerd worden over het gebruik van de verborgen camera;

  • o Er is toestemming van de ondernemingsraad ten aanzien van verboden camera inzet bij werknemers;

  • o een DPIA is uitgevoerd en

    • maatregelen getroffen zijn om de geconstateerde risico’s afdoende te beperken;

    • als het resultaat is dat de beoogde inzet van verborgen camera’s een hoog privacy risico oplevert, dat niet beperkt kan worden, wordt met de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) overlegt voordat het cameratoezicht start (voorafgaande raadpleging).

2.5. Automatische vergelijkingen

De Wet politie gegevens staat camera’s toe langs (snel)wegen die kentekens van passerende voertuigen registreren. De gemeente als werkgever van Buitengewoon Opsporing Ambtenaren domein I, mag deze beelden gebruiken voor kentekenherkenning oftewel automatic number plate recognition (ANPR) voor de uitvoering van diens politietaak. Bijvoorbeeld signalering van (verkeers-)overtredingen.

Bij ANPR wordt de gefotografeerde kentekens automatisch vergeleken met kentekens in het Wpg-bestand. Alleen als het kenteken niet voorkomt, mag de kentekenfoto opgeslagen worden en verwerkt worden bij de afhandeling van betreffende overtreding binnen 24 dagen (conform artikel 126jj van het Wetboek van Strafvordering).

Gefotografeerde kentekens die wel voorkomen in het Wpg-bestand, moeten direct vernietigd worden.

Ook hiervoor geldt dat kentekenverwerking alleen is toegestaan als deze:

• noodzakelijk is voor het doel van de verwerking;

• relevant is voor het doel;

• niet bovenmatig is.

Vanaf 1-1-2024 is de gemeente verplicht om algoritmes te vermelden in het landelijk algoritmeregister.

2.6. Gegevens delen (met politie)

De Gemeente Geldrop-Mierlo gaat zorgvuldig om met audio en beeldmateriaal. Dit geldt ook voor verzoeken om deze gegevens te delen aan (andere) organisaties ook als het de politie betreft.

Afhankelijk van het doel waarvoor het audio- en beeldmateriaal is opgenomen en de betreffende wetgeving, wordt per situatie beoordeeld of gegevens gedeeld mogen worden. Hierbij houdt de gemeente zich aan de regels in de AVG.

Voldoet de verstrekking aan de AVG, dan mag die plaatsvinden en leggen we de verstrekking vast (in het zaaksysteem). De gemeente checkt of de mensen op de beelden geïnformeerd moeten worden over deze verstrekking op grond van de informatieplicht AVG, tenzij er een uitzondering uit artikel 13 of 14 AVG geldt of geheimhoudingsplicht geldt na vordering van gegevens van de politie.

Want de politie mag beelden vorderen vanwege een strafbaar feit en als de beelden nodig zijn om dat strafbare feit op te lossen of te voorkomen, is de gemeente verplicht om mee te werken. De politie moet dit schriftelijk doen, onder vermelding van het artikel van Wetboek van Strafvordering op basis waarvan de gevraagde informatie verstrekt zou moeten worden. De gemeente moet wel zelf eerst controleren of er een strafbaar feit op de beelden staat, en legt de verstrekking vast (in het zaaksysteem).

3. Cameragebruik

De Gemeente Geldrop-Mierlo zet in op transparantie, verbinding met inwoners, beheer en veiligheid en gebruikt voor verschillende doeleinden verschillende vormen van audio en camerabeelden. De inzet gebeurt conform de toepasselijke wetgeving en beleidsregels. Op onze website staat in de privacyverklaring welke toepassingen zijn ingezet.

3.1. Openbare vergaderingen

Raadsvergaderingen en commissievergaderingen zijn openbare vergaderingen die bijgewoond kunnen worden door publiek. Er worden audio- en beeldopnames gemaakt van de vergaderzaal die tijdens de vergadering (streaming) of later via internet terug geluisterd en gekeken kunnen worden. De beeldopnames worden veilig bewaard. Ze worden gearchiveerd omdat deze als verslaglegging gelden.

Indien publiek niet opgenomen wil worden, kan het de vergadering volgen op een plek waar geen beeldopnames worden gemaakt. Dit wordt ter plekke aangegeven.

Bij een besloten (deel van de) vergadering mag geen publiek aanwezig zijn, dus het dan eventuele publiek zal verzocht worden om de ruimte te verlaten en zullen de opnames worden uitgezet.

3.2. Podcasts

De podcastserie “ De Geldrop-Mierlo podcast” is een communicatiemiddel voor burgemeester en wethouders. In de podcast gaat burgemeester en wethouders met inwoners of organisaties in gesprek over actuele thema’s en relevante onderwerpen.

De gesprekspartners doen dit op basis van vrijelijke gegeven toestemming. De podcasts worden veilig bewaard. Bij intrekken van de toestemming, zal deze (gedeeltelijk) worden verwijderd.

3.3. Interne communicatie

De gemeente als werkgever kan vanuit die hoedanigheid audio- en beeldopnames maken voor intern gebruik en conform de aanvullende privacy regels voor medewerkers.

Deze opnames worden veilig bewaard en niet langer dan noodzakelijk.

3.4. Veiligheid openbaar gebied

Cameratoezicht ten behoeve van het toezicht op een openbare plaats, als bedoeld in artikel 1 van de Wet openbare manifestaties en overeenkomstig artikel 151c van de Gemeentewet, en andere voor eenieder toegankelijke plaatsen als bedoeld in artikel 2:84 lid 2 van de Algemene Plaatselijke Verordening vindt alleen door of namens de Gemeente Geldrop-Mierlo plaats, na een daartoe strekkend besluit van de burgemeester. Conform het CCV Wettelijk kader publiek cameratoezicht

3.5. Camerabewaking gemeentelijke eigendommen en veiligheid medewerkers

De gemeente heeft cameratoezicht ter bescherming van het bestuur van de Gemeente Geldrop-Mierlo, haar werknemers en bezoekers in (de nabijheid van) de gemeentelijke gebouwen tegen agressie, en voor de beveiliging van hun eigendommen. Dit gebeurt op basis van Artikel 6, lid 1, sub f, gerechtvaardigd belang. Hierbij wordt voldaan aan de regels:

• Grondslag is noodzakelijk

• Cameratoezicht is de enige optie

• DPIA wordt uitgevoerd bij hoog privacy risico

• Instemming is gevraagd aan de ondernemingsraad

• Rekening wordt gehouden met privacy rechten van de betrokkenen

• Bewaartermijnen niet langer dan noodzakelijk

• Verborgen camera’s wanneer wel/niet

3.6. Bodycam veiligheid BOA’s

Onze Buitengewoon Opsporing Ambtenaren (BOA’s) worden uitgerust met bodycam camera's. De doelen zijn:

• ter bescherming van de veiligheid van de BOA op straat (artikel 6, lid 1, sub f, namelijk gerechtvaardigd belang), namelijk een veilige werkomgeving op basis van het Burgerlijk Wetboek, artikel 7:611)

• voor het behandelen van klachten van inwoners over het optreden van de BOA (op grond van artikel 6, lid 1, sub f, namelijk gerechtvaardigd belang op basis van het Burgerlijk Wetboek artikel 7:611 of Arbeidsomstandighedenwet artikel 3 lid 2), en

• indien strafbare feiten jegens de BOA plaatsvinden kunnen de beelden worden gebruikt in het kader van de eventuele strafvervolging (op basis van artikel 33 lid 2 onder b UAVG).

3.7. Beheer (o.a. van verkeersinstallaties)

De gemeente is verantwoordelijk voor verkeersdoorstroming en verkeersveiligheid. Om dit te beoordelen moeten waarnemingen gedaan worden. Dit kan door persoonlijke observaties of inzet van camera’s die worden opgehangen en ingesteld in overeenstemming met de AVG. Alleen geautoriseerde medewerkers bekijken de camerabeelden ( basis van artikel 6, lid 1, sub c, wettelijke taak. Conform artikel 2 Wegenverkeerswet 1994 en artikel 5 Besluit Administratieve Bepalingen inzake het Wegverkeer (BABW)).

3.8. Camerabewaking door particuliere bedrijven, met onderliggend convenant

Camerabewaking door particuliere bedrijven waarbij de openbare ruimte in beeld wordt gebracht, kan worden uitgeoefend nadat een daartoe strekkend besluit door of namens het college van burgemeester en wethouders is genomen en onder de voorwaarde dat een convenant met de verantwoordelijke is gesloten voorafgaande aan de verwerking.

Het convenant gaat in ieder geval in op:

• a. de grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens;

• b. de verwerkingsdoeleinden;

• c. de rollen en verantwoordelijkheden voor de verwerking van persoonsgegevens;

• d. de technische en organisatorische maatregelen die worden getroffen tegen verlies of onrechtmatige verwerking;

• e. de bewaartermijn;

• f. de wijze waarop voldaan wordt aan de meldplicht datalekken;

• g. de verantwoordelijkheden bij het uitoefenen van de rechten van betrokkene.

3.9. Drones

Zodra met drones camerabeelden van mensen worden gemaakt, is er sprake van verwerking van persoonsgegevens en moet de drone-operator zich houden aan de geldende wetgeving momenteel: de Gemeentewet (artikel 151c), de AVG en de Europese wetgeving. De VNG heeft een handreiking.

De gemeente zet momenteel nog geen drones in. Maar mag drones inzetten bij een daadwerkelijke (dreigende) verstoring van de openbare orde, als voorafgaand aan de opnames is voldaan aan de wettelijke voorwaarden minimaal (niet uitputtend):

• is bepaald of de inzet van camera’s wel noodzakelijk is;

• is bepaald of het doel niet met minder ingrijpende maatregelen kan worden bereikt;

• bij cameratoezicht: is de verplichte DPIA uitgevoerd en zijn risico mitigerende maatregelen genomen;

• wordt aan de betrokkenen of algemeen publiek duidelijk gemaakt:

  • o met welk doel de opnames worden gemaakt,

  • o hoe de gegevens worden verwerkt, en

  • o wie er toegang hebben tot de data;

• bij opnames van panden: zijn de bewoners en betrokkenen (pandeigenaren) vooraf geïnformeerd;

• wordt voldaan aan de geldende Europese regels en eisen voor het vliegen met drones en de risico’s² op een ongeval tijdens de vlucht.

  Bijvoorbeeld door naast de drone-operator ook een waarnemer aanwezig te hebben, het grondgebied waar de drone boven vliegt veilig te stellen door middel van tijdelijke afzettingen of met verkeersregelaars te werken, en door informatieborden te plaatsen).