Organisatieverordening gemeente Vaals 2024

Artikel 1 Begripsomschrijving

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. algemeen directeur: de gemeentesecretaris is in zijn functie als hoofd van de ambtelijke organisatie, eindverantwoordelijk voor de organisatie-brede, strategische beleidsontwikkeling en kaderstelling;

• b. gemeentesecretaris: de ambtenaar als bedoeld in artikel 100 en volgende van de Gemeentewet;

• c. directeur operationeel beleid: als plaatsvervanger van de algemeen directeur verantwoordelijk voor de operationele aansturing van de ambtelijk organisatie;

• d. sectorhoofd: verantwoordelijk voor de aansturing van de tot de sector behorende clusters;

• e. ambtelijke organisatie: het geheel van personen in dienst van de gemeente, ongeacht hun rechtspositie, alsmede de (tijdelijke) verbanden waarin zij werkzaam zijn;

• f. sector: iedere organisatie-eenheid die een eigen resultaats-verantwoordelijkheid heeft;

• g. cluster: een organisatie-eenheid binnen een sector.

• h. managementteam: permanente ambtelijke overlegstructuur bestaande uit de algemeen directeur, directeur operationeel beleid en sectorhoofden;

• i. eindverantwoordelijk: verantwoordelijk voor de resultaten en uitvoeringsprocessen en inzet van de medewerkers van de gehele organisatie;

• j. tactisch operationeel verantwoordelijk: specifiek verantwoordelijk voor de inhoud en de kwaliteitsontwikkeling en stuurt op tactisch niveau de organisatie aan;

• k. operationeel verantwoordelijk: verantwoordelijk voor de resultaten en uitvoeringsprocessen en inzet van de medewerkers van een deel van de organisatie;

• l. inhoudelijk verantwoordelijk: verantwoordelijk voor de kwaliteit van de te leveren producten en/of diensten en het realiseren van producten en/of diensten binnen de vastgestelde planning.

Artikel 2 Structuur en inrichting ambtelijke organisatie

• 1. De ambtelijke organisatie van de gemeente Vaals is ingedeeld in organisatorische eenheden. Deze organisatorische eenheden worden aangeduid met de algemene benaming 'sector'.

• 2. Aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat de algemeen directeur/secretaris. Deze wordt bijgestaan door de directeur operationeel beleid.

• 3. Een organisatorische eenheid staat onder leiding van een sectorhoofd.

• 4. Naast de sectoren zijn drie losse clusters ingesteld, direct onder leiding van de algemeen directeur.

• 5. Het Klant Contact Centrum en drie sectoren vallen onder de verantwoordelijkheid van de directeur operationeel beleid.

• 6. Het managementteam bestaat uit de algemeen directeur/secretaris, directeur operationeel beleid en drie sectorhoofden opereren als een eenheid. Dit betekent een gedeelde verantwoordelijkheid voor de gehele organisatie.

Artikel 3 Structuur

• 1. Als organisatorische eenheden worden ingesteld:

  • a. sector Bedrijfsvoering;

  • b. sector Maatschappij;

  • c. sector Ruimte;

• 2. Als ondersteunende clusters direct onder de algemeen directeur worden ingesteld:

  • a. cluster Personeel & Organisatie;

  • b. cluster Veiligheid;

  • c. cluster Strategie en projecten.

Artikel 4 Algemeen directeur

• 1. De algemeen directeur/secretaris is het hoofd van de ambtelijke organisatie, onder bestuurlijke verantwoordelijk van burgemeester en wethouders.

• 2. De algemeen directeur/secretaris is eindverantwoordelijk voor de organisatie brede, strategische beleidsontwikkeling en kaderstelling voor de organisatie waaronder:

  • a. het signaleren en analyseren van in- en externe ontwikkelingen en de vertaling hiervan in beleidsinitiatieven en instrumenten;

  • b. het ontwikkelen, toetsen en bewaken van kaders en richtlijnen op het strategische beleidsterrein.

  • c. het opzetten en onderhouden van externe betrekkingen.

• 3. De algemeen directeur/secretaris is voorzitter van het managementteam en is dientengevolge eindverantwoordelijk voor:

  • a. het aansturen van de ondersteunende clusters en de realisatie van de producten en projecten daarvan;

  • b. het ontwikkelen en functioneren van de organisatie;

  • c. het formuleren, bewaken en realiseren van de doel- en taakstellingen van de organisatie;

  • d. de kwaliteit, kwantiteit en tijdigheid van de producten en diensten;

  • e. het bewaken van processen, afstemming en samenwerking tussen de verschillende organisatie- eenheden;

  • f. een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering en inzet van middelen.

• 4. De algemeen directeur/secretaris treedt op als bestuurder in de zin van de WOR.

• 5. Vertegenwoordigt de gemeente en behartigt haar belangen ook daar waar zwaarwegende beslissingen moeten worden genomen;

• 6. Legt voor de uitvoering van zijn taken verantwoording af aan burgemeester en wethouders.

Artikel 5 Directeur operationeel beleid

• 1. De directeur operationeel beleid is op tactisch niveau verantwoordelijk voor de realisatie van de producten en projecten van de drie sectoren en het Klant Contact Centrum waaronder:

  • a. het aansturen van de sectoren en het Klant Contact Centrum;

  • b. het operationeel functioneren van de organisatie;

  • c. het formuleren, bewaken en realiseren van de doel- en taakstellingen van de sectoren;

  • d. het bewaken van processen, afstemming en samenwerking tussen de verschillende sectoren;

  • e. een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering en inzet van middelen van de sectoren, het Klant Contact Centrum.

• 2. De directeur operationeel beleid is de plaatsvervanger van de algemeen directeur/secretaris.

Artikel 6 Sectorhoofd

• 1. Het sectorhoofd is operationeel verantwoordelijk voor de realisatie van de producten en projecten binnen zijn/haar sector waaronder:

  • a. het aansturen van de sector;

  • b. het operationeel functioneren van de sector;

  • c. het formuleren, bewaken en realiseren van de doel- en taakstellingen binnen de sector;

  • d. het bewaken van processen, afstemming en samenwerking tussen de verschillende clusters binnen de sector;

  • e. de bedrijfsvoering en inzet van middelen binnen de sector.

• 2. Het sectorhoofd is verantwoordelijk voor:

  • a. het direct aansturen en coachen van de medewerkers;

  • b. verantwoordelijk voor het voeren van HR-gesprekken (functioneren en beoordelen).

• 3. Vervanging van het sectorhoofd vindt primair horizontaal plaats.

Artikel 7 Managementteam

Het managementteam heeft tot doel het goed functioneren van de ambtelijke organisatie te bevorderen onder andere door middel van:

• 1. het vaststellen van de inhoud van sector-overstijgende adviezen;

• 2. de coördinatie van activiteiten tussen sectoren onderling en in relatie tot het bestuur;

• 3. de coördinatie van de planning, prioriteitenstelling en voortgang van de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording van de gehele organisatie;

• 4. de informatie-uitwisseling van gemeentelijke zaken;

• 5. tijdig signaleren van relevante organisatieontwikkelingen;

• 6. het ontwikkelen en implementeren van de bedrijfsvoering filosofie en –instrumenten.

Artikel 8 Medewerker

• 1. De medewerker is inhoudelijk verantwoordelijk voor de kwaliteit van de te leveren producten en/of diensten;

• 2. De medewerker verplicht zich ieder jaar tot het opstellen van een planning en realiseren van hun taken binnen de vastgestelde planning;

• 3. De medewerker rapporteert aan zijn/haar leidinggevende.

Artikel 9 Juridische rechtmatigheid

• 1. De juridische adviseur treedt op als juridisch consulent en draagt zorg voor:

  • a. Het toetsen van voorstellen aan het college en overeenkomsten van de gemeente met derden op juridische rechtmatigheid;

  • b. het gevraagd en ongevraagd geven van juridisch advies;

  • c. het toezicht op een juiste toepassing van gemeentelijke, nationale en Europese wet- en regelgeving;

  • d. de behandeling van bezwaarschriften;

  • e. het vertegenwoordigen van de gemeente in gerechtelijke procedures;

  • f. het onderhouden van contacten met advocaten, notarissen of andere derden, voor zover deze taken niet door het college aan andere medewerkers in de organisatie zijn opgedragen.

Artikel 10 Planning & Control cyclus

De gemeentelijke begrotingscyclus omvat de volgende stukken:

• a. de kadernota/perspectiefnota;

• b. de begroting;

• c. de bestuursrapportages;

• d. de jaarrekening.

Artikel 11 Mandatering

Burgemeester en wethouders kunnen een of meer bevoegdheden mandateren. De gemandateerde bevoegdheden zijn vastgelegd in een openbare mandaatlijst behorende bij een mandaatbesluit.

Artikel 12 Budgetregeling

• 1. Een budgettaak betreft alle inhoudelijke en financiële, aan een (deel)product of investeringskrediet verbonden, taken gericht op een (deel) product of (investerings)krediet.

  Bij toewijzing van een budgettaak worden alle factoren die betrekking hebben op een (deel)product of investeringskrediet en voorzover ze kunnen worden beïnvloed door de budgethouder, als een geheel aan de budgethouder/productverantwoordelijke opgedragen.

• 2. Binnen een deelproduct wordt met deze regeling één budgethouder voor het totale deelproduct verantwoordelijk.

• 3. Het accorderen (controle, codering en parafering) van alle facturen betreffende een deelproduct is de verantwoordelijkheid van de budgethouder; waarbij de budgethouder inhoudelijk afstemt met een eventuele uitvoerende medewerker.

Artikel 13 Nadere regels

Burgemeester en wethouders zijn bevoegd nadere regels vast te stellen ten aanzien van de structuur en werkwijze van de ambtelijke organisatie.

Artikel 14 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2024 onder gelijktijdige intrekking van de Organisatieverordening 2013;

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als Organisatieverordening gemeente Vaals 2024.

Aldus besloten door:

de gemeenteraad van de gemeente Vaals in de openbare vergadering van 16 december 2024

de griffier

P.H. Hovens

de voorzitter

mr. H.M.H. Leunessen