Controleprotocol subsidies Haarlemmermeer

Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders op 10 december 2024

1. Algemeen

Op grond van de Algemene subsidieverordening Haarlemmermeer 2024 (Asv) worden door het college subsidies verstrekt.

De vaststelling van een subsidie van meer dan € 250.000 vindt plaats op basis van daadwerkelijk gerealiseerde activiteiten en daadwerkelijk gemaakte kosten en ontvangen inkomsten. Bij deze subsidies moet de subsidieontvanger bij zijn aanvraag tot vaststelling het volgende voegen (artikel 23, tweede lid, Asv):

• a. een inhoudelijk verslag waaruit blijkt in hoeverre de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht met een toelichting op eventuele verschillen en in hoeverre aan de verplichtingen is voldaan;

• b. een overzicht van de gesubsidieerde activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten (financieel verslag of jaarrekening); en

• c. een controleverklaring, opgesteld door een onafhankelijk accountant.

In een subsidieregeling of bij de subsidieverlening kan worden bepaald dat de controleverklaring aan een door het college vastgesteld controleprotocol moet voldoen (artikel 23, derde lid Asv). Dit document is dat betreffende controleprotocol.

2. Reikwijdte en doel

Het controleprotocol is bestemd voor de organisatie die subsidie ontvangt en de accountant daarvan. De subsidieontvanger is verantwoordelijk voor het ter kennis stellen van het controleprotocol aan de accountant.

Het controleprotocol geeft aanwijzingen over de reikwijdte en de diepgang van de controle aan de accountant die door de subsidieontvanger is belast met de controle.

Hierbij wordt een accountant bedoeld zoals in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

Het object van de controle is het financieel verslag of de jaarrekening van de subsidieontvanger.

De controleverklaring is het inhoudelijke oordeel van de accountant inhoudende over de naleving van de verplichtingen en voorwaarden die van toepassing zijn op de individuele subsidieverleningsbeschikking en voor zover die een financieel effect hebben op de financiële verantwoording van gesubsidieerde activiteiten. In deze mededeling geeft de accountant een redelijke mate van zekerheid bij de financiële verantwoording.

Bij de controleverklaring moet een verslag van bevindingen worden gevoegd. Hierin rapporteert de accountant zijn bevindingen naar aanleiding van de controle van de financiële en eventuele niet-financiële informatie (zie bij 4).

De werkzaamheden van de accountant moeten voldoen aan de nadere voorschriften controle en overige standaardaarden (NV COS) en aan de aanwijzingen zoals opgenomen in dit controleprotocol.

3. Object van onderzoek

Het object van onderzoek van de accountant betreft een financieel verslag of een jaarrekening.

3.1. Financieel verslag

Bij de controle van een financieel verslag stelt de accountant vast dat:

• a. de informatie in het financieel verslag een getrouw beeld geeft en is opgesteld in overeenstemming met de eisen die de belastingdienst stelt aan een administratie ¹ inclusief de verplichtingen in de subsidiebeschikking;

• b. in het financieel verslag:

  • geen kosten als subsidiabel zijn opgenomen die niet voor subsidie in aanmerking komen op grond van de beschikking tot subsidieverlening;

  • uitsluitend kosten als subsidiabel zijn opgenomen die zijn gemaakt binnen de subsidiabele periode en voor rekening komen van de subsidieontvanger;

  • als interne kosten als subsidiabele kosten zijn aangemerkt de verantwoorde uren te relateren zijn aan de gesubsidieerde activiteiten en deze aansluiten op de urenregistratie;

  • als interne kosten voor het gebruik van specifieke apparatuur als subsidiabele kosten zijn aangemerkt de verantwoorde machine-uurtarieven gebruikelijk zijn binnen de onderneming en geen kosten bevat die ook separaat in rekening zijn gebracht;

• c. als de subsidie strekt tot uitvoering van een project, kosten en opbrengsten aantoonbaar zijn gemaakt en in overeenstemming en vergelijkbaar zijn met de informatie verstrekt voor de beschikking tot subsidieverlening, zoals het projectplan met bijbehorende projectbegroting;

• d. de subsidieontvanger opgave doet van alle opbrengsten, waaronder subsidies (ook die van gemeente Haarlemmermeer), waarmee het programma van activiteiten of de activiteit waarop de subsidie betrekking heeft, mede is gefinancierd.

3.2. Controle jaarrekening 3.2.1. Getrouwheid

Bij de uitvoering van de controle van een jaarrekening stelt de accountant vast dat:

• de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de van toepassing zijnde waarderingsgrondslagen;

• het jaarverslag is ondertekend door (of namens) het bestuur van de instelling;

• de jaarrekening een vergelijking bevat met de gerealiseerde baten en lasten van het voorafgaande boekjaar;

• in geval van materiële verschillen tussen begroting en realisatie in de jaarrekening een toelichting is opgenomen over de oorzaken;

• de ontvangen subsidievoorschotten per beschikking duidelijk herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen;

• het (jaar)verslag verenigbaar is met de jaarrekening.

3.2.2. Rechtmatigheid

Bij de uitvoering van de controle van een jaarrekening stelt de accountant vast dat:

• de subsidie is besteed voor de activiteit(en) waarvoor zij beschikbaar is gesteld;

• als de subsidieontvanger voor dezelfde begrote uitgaven ook subsidie heeft aangevraagd bij één of meer andere bestuursorganen, daarvan melding is gedaan in de jaarrekening, onder vermelding van de stand van zaken met betrekking tot die andere aanvraag of aanvragen;

• alle in de subsidiebeschikking nader beschreven specifieke verplichtingen met financieel effect zijn nageleefd;

• alle in de subsidiebeschikking nader beschreven specifieke verplichtingen met een niet-financieel effect (zoals het verschaffen van specifieke kencijfers met onderbouwing ter toetsing door de accountant) zijn nageleefd;

• in geval van het in eigendom verwerven, het vervreemden of het bezwaren van met subsidie verworven registergoederen de gemeente Haarlemmermeer vooraf of gedurende de uitvoering van de subsidiabele activiteiten schriftelijk toestemming heeft gegeven (Asv, artikel 17, eerste lid, onder a);

• in geval van het aangaan en beëindigen van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding of bezwaring van met subsidie verkregen of bekostigde registergoederen of tot huur, verhuur of pacht daarvan, vooraf of gedurende de uitvoering van de subsidiabele activiteiten schriftelijk toestemming heeft gegeven (Asv, artikel 17, eerste lid, onder b);

• in de jaarrekening een overzicht is opgenomen van de gelieerde rechtspersonen en relevante daaruit voortvloeiende financiële gevolgen.

3.3. Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid

De accountant streeft naar een redelijke mate van zekerheid. Onder het begrip redelijke mate van zekerheid wordt verstaan dat het onderzoek met een betrouwbaarheid van 95% en een nauwkeurigheid van 99% moet worden uitgevoerd.

3.4. Goedkeuringstolerantie

De accountant hanteert voor de bepaling van de materialiteit en zijn oordeelsvorming de volgende uitgangspunten:

Soort verklaring	Goedkeurend	Met beperking	Afkeurend oordeel of onthouding
Fouten in de verantwoording (% van lasten)	≤ 2%	> 2% ≤ 4%	> 4%
Onzekerheden in de controle (% van lasten)	≤ 2%	> 2% ≤ 4%	> 4%

Fouten en de onzekerheden in de controle kunnen betrekking hebben op het getrouwe beeld, en/of op de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties.

Van een onzekerheid is sprake als er onvoldoende controle-informatie beschikbaar is om een (gedeelte van een) post als goed of fout aan te merken. Bij fouten in de financiële verantwoording kan onderscheid gemaakt worden in incidentele en structurele fouten.

Van een incidentele fout is sprake als het een toevallige fout betreft. Kenmerkend voor incidentele fouten is dat in principe geen herhaling optreedt. Van een structurele fout is sprake als de oorzaak van de fout is gelegen in (onderdelen van) het systeem van uitvoering, waardoor fouten met een herhalingskarakter kunnen optreden. Het voorgaande is van overeenkomstige toepassing op onzekerheden in de controles. Voor een adequate onderbouwing van het oordeel is het noodzakelijk dat de accountant fouten en onzekerheden zoveel mogelijk kwantificeert.

4. Onderzoek naar gerealiseerde activiteiten

In de subsidieverleningsbeschikking kan door het college worden aangegeven welke niet-financiële informatie een subsidieontvanger moet aanleveren (eventueel met onderbouwing) voor de vaststelling van de subsidie. De accountant moet de aanvaardbaarheid en validiteit van deze niet-financiële informatie vaststellen. De accountant rapporteert zijn bevindingen hierover in een verslag van bevindingen. Deze niet-financiële informatie dient te voldoen aan de onderstaande eisen:

• de opgeleverde informatie is op een ordelijke en controleerbare wijze tot stand gekomen:

  • o de verantwoordelijkheden en bevoegdheden in het proces zijn duidelijk vastgelegd;

  • o het totstandkomingproces is achteraf reconstrueerbaar;

  • o de niet-financiële informatie die als uitkomst van het proces wordt opgeleverd stemt overeen met de niet-financiële informatie zoals in het activiteitenverslag is opgenomen;

• de informatie is niet strijdig met de financiële informatie in de verantwoording.

Ordelijk wil zeggen opgezet in overeenstemming met de in de administratieve organisatie en interne controle vastgelegde procedures en functionerend in overeenstemming daarmee.

Controleerbaar wil zeggen dat de beschikbare informatie de accountant in staat stelt om de administratieve verwerking hiervan te beoordelen en op werking te toetsen.

Het onderzoek naar de niet-financiële informatie door de accountant omvat ten minste de volgende werkzaamheden:

• het beoordelen dat het verzamelen en verwerken van de niet-financiële informatie op ordelijke en controleerbare wijze tot stand is gekomen;

• toetsen of de maatregelen die betrekking hebben op de administratieve organisatie en interne beheersing daadwerkelijk in de praktijk zijn gebracht. Het behoort niet tot de taak van de accountant om de niet-financiële informatie opnieuw te meten en te onderzoeken; het beoordelen van deze uitkomsten vormt geen onderdeel van de taak van de accountant;

• beoordelen of de niet-financiële informatie niet strijdig is met de het financieel verslag of jaarrekening.

5. Controleverklaring

Er worden geen specifieke voorwaarden aan de tekst van de controleverklaring gesteld, anders dan dat daarin moet worden aangegeven dat het ‘Controleprotocol subsidies Haarlemmermeer 2024’ in acht is genomen.

6. Projectsubsidie

In geval van een projectsubsidie is het niet noodzakelijk om een volledige accountantscontrole op de jaarrekening uit te voeren, aangezien mogelijk geen begin- of eindbalans aanwezig is. In dat geval vervallen de eisen voor het controleren van een balans, en wordt alleen een controle uitgevoerd op de staat van baten en lasten.

7. Afwijkingen en uitzonderingen

Als er redenen zijn om af te willen wijken van de in dit protocol beschreven verplichtingen over de taken van de accountant, dan kan de subsidieontvanger of accountant in contact treden met de gemeente om overeenstemming te bereiken over de aard en inhoud van de werkzaamheden van accountant. Mogelijke afwijkingen van dit controleprotocol vereisen altijd vooraf goedkeuring door de gemeente. Deze worden schriftelijk medegedeeld aan de subsidieontvanger.