Het college van burgemeester en wethouders van Dijk en Waard
Overwegende:
- •
dat veiligheid van personen en de beveiliging van het gemeentehuis van groot belang is;
- •
dat de gemeente de verantwoordelijkheid heeft voor het bieden van een veilig gemeentehuis, voor zowel de bezoekers als voor medewerkers (ook van de inhuizende organisaties) en bestuurders.
- •
dat agressie tegen medewerkers en bestuurders een risico vormt;
- •
dat het instellen van cameratoezicht een instrument is om de veiligheid te verbeteren;
- •
dat de privacy van zowel bezoekers als van medewerkers en bestuurders van groot belang is en dat daarmee zorgvuldig dient te worden omgegaan.
Gelet op het bepaalde in artikel 6.1 lid f Algemene verordening gegevensbescherming en de verkregen instemming van de ondernemingsraad d.d. 17 januari 2024.
Besluit vast te stellen de
Regeling cameratoezicht gemeentehuis Dijk en Waard
Deze regeling heeft betrekking op het cameratoezicht dat 24 uur per dag plaatsvindt in de publieke ruimten op de begane grond van het gemeentehuis, bij de leveranciers- en personeelsingangen en op de parkeerplaatsen voor dienstauto’s en auto’s van de bestuurders in de Stadspleingarage.
Deze regeling geeft een beschrijving van taken, verantwoordelijkheden en procedures over het cameratoezicht voor een integer gebruik van het camerasysteem en de bescherming van de privacy van medewerkers, bestuurders en bezoekers van het gemeentehuis. Het cameratoezicht wordt niet gebruikt voor het volgen en/of controleren van werknemers.
Artikel 1 Begripsbepaling
In deze regeling wordt verstaan onder:
- a.
Gemeentehuis: het gemeentehuis van Dijk en Waard, zijnde een pand in eigendom van de gemeente Dijk en Waard aan de Parelhof 1 te Heerhugowaard;
- b.
Camerasysteem: de opnameapparatuur en de camera’s die zodanig geplaatst zijn dat zij gericht zijn op de voor het publiek toegankelijke ruimten op de begane grond in het gemeentehuis, de parkeerplaatsen voor de bestuurders in de Stadspleingarage, de buitenzijde van de ingangen van het gemeentehuis en de parkeerplaatsen voor dienstauto’s;
- c.
Incident: een strafbaar feit, een ongeval of een andere overlast gevende gedraging of gebeurtenis die gevaar of dreigend gevaar vormt voor de gezondheid of veiligheid van personen of de bewaking van zaken in en bij het gemeentehuis dat vraagt om optreden door de verwerkingsverantwoordelijke;
- d.
Persoonsgegevens: hetgeen daaronder wordt verstaan in artikel 4 eerste lid van de Algemene verordening gegevensbescherming;
- e.
Personen: bezoekers van het gemeentehuis, bestuurders en medewerkers
- f.
Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;
- g.
Verwerking: hetgeen daaronder wordt verstaan in artikel 4 tweede lid van de Algemene verordening gegevensbescherming;
- h.
Verwerkingsverantwoordelijke: hetgeen daaronder wordt verstaan in artikel 4 zevende lid van de Algemene verordening gegevensbescherming;
- i.
Beslisser: het hoofd Publiekszaken; Bij diens afwezigheid wordt hij/zij vervangen door de teamleider frontoffice Publiekszaken.
- j.
Toezichthouder: de persoon die, onder verantwoordelijkheid van de gemeente Dijk en Waard, toeziet op de veiligheid in de publieksruimten aan de hand van camerabeelden en via eigen waarneming tijdens zijn/haar toezichtrondes in de publieke ruimten;
- k.
Floormanager: medewerker die, onder verantwoordelijkheid van de gemeente Dijk en Waard, verantwoordelijk is voor de organisatie van de dienstverlening aan de frontoffice;
- l.
Verstrekking van persoonsgegevens: het bekendmaken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens;
- m.
AVG: de Algemene verordening gegevensbescherming;
- n.
Logboek: digitale registratie van de vordering van beeldmateriaal door derden.
Artikel 2 Grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens
De gemeente verwerkt persoonsgegevens door middel van camerabeelden vanuit een privaatrechtelijke rol als eigenaar van het gemeentehuis en als werkgever. De grondslag hiervoor is artikel 6 lid 1 onder f van de AVG. De bescherming van eigendommen en het waarborgen van de veiligheid van medewerkers, bestuurders en bezoekers van de gemeente zijn de gerechtvaardigde belangen.
Artikel 3 Proportionaliteit en subsidiariteit
- 1.
De camera’s zijn zodanig opgehangen dat zij uitsluitend de publieke ruimten op de begane grond van het gemeentehuis, de leveranciers- en personeelsingangen en de parkeerplaatsen voor dienstauto’s en auto’s van de bestuurders in de Stadspleingarage filmen. Zij maken daarmee geen onevenredige inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen waarmee aan de vereiste van proportionaliteit wordt voldaan.
- 2.
Naast de inzet van camera’s is er gedurende de reguliere openingstijden van het gemeentehuis ook altijd een toezichthouder aanwezig die toezicht houdt bij de receptie en balies van het gemeentehuis. De toezichthouder heeft echter geen zicht op andere locaties waar mogelijk de veiligheid van personen en/of de bescherming van eigendommen van de gemeente in het geding zijn. Om die reden is enkel het aanstellen van een toezichthouder onvoldoende en zijn de camera’s noodzakelijk en als maatregel subsidiair om de doelstellingen genoemd in artikel 4 te realiseren.
Artikel 4 Doel verwerking persoonsgegevens via cameratoezicht
De verwerking van persoonsgegevens via cameratoezicht vindt uitsluitend plaats voor:
- a)
de bescherming van de veiligheid en gezondheid van personen in het gemeentehuis door het tijdig waarnemen van en (de mogelijkheid bieden tot) adequaat ingrijpen bij (dreigende) incidenten;
- b)
de bewaking van zaken en/of gemeentelijke eigendommen die zich in de voor publiek toegankelijke ruimten van het gemeentehuis bevinden;
- c)
de bewaking van personen en/of dienstauto’s op de parkeerplaats achter het gemeentehuis op de daarvoor gereserveerde parkeervakken en de bewaking van personen en/of (dienst)auto’s in de Stadspleingarage op de daarvoor gereserveerde parkeervakken.
Artikel 5 Communicatie
Het cameratoezicht wordt kenbaar gemaakt:
- a)
door het aanbrengen van bordjes/pictogrammen, zichtbaar voor personen die het gemeentehuis binnengaan.
- b)
door medewerkers van de gemeente Dijk en Waard via een bericht op intranet over deze regeling te informeren.
- c)
via de gemeentelijke website.
Artikel 6 Taken en verantwoordelijkheden
- 1.
De gemeentesecretaris wordt aangewezen als verwerkingsverantwoordelijke voor het cameratoezicht zoals bedoeld in deze regeling.
- 2.
Als zich een incident voordoet bepaalt de beslisser of er onderzoek van de beeldopnamen noodzakelijk is.
- 3.
De toezichthouder is verantwoordelijk voor:
- a)
het ‘real time’ bekijken van de camerabeelden gedurende de openingstijden van het gemeentehuis.
- b)
Het bijhouden van een logboek met hierin de registratie van de gekopieerde en verstrekte beelden.
- 4.
De Floormanager is verantwoordelijk voor:
- a)
het op verzoek van de beslisser, met ondersteuning van een medewerker van de afdeling I&A, selecteren, analyseren en evalueren van de beeldopnamen bij incidenten en verzoeken tot inzage;
- b)
het kopiëren of overschrijven van de beeldopnamen naar een afzonderlijk opslagmedium als de beeldopnamen moeten worden bewaard voor onderzoek;
- c)
het aanwezig zijn bij het terugkijken van de beelden met de betrokkene in de spreekkamer;
- d)
het vernietigen van de beeldopnamen na afhandeling van een incident of na het bekijken van de beelden bij een verzoek tot inzage;
- e)
de jaarlijkse evaluatie van het cameratoezicht;
- f)
het verifiëren van de identiteit van de ontvanger van beeldopnamen.
Artikel 7 Camerabeelden: opname, bewaartermijnen en vernietiging
- 1.
Gedurende de openingstijden worden in het gemeentehuis met behulp van het camerasysteem continu beeldopnamen digitaal vastgelegd. Buiten de openingstijden worden alleen beeldopnamen gemaakt als er een beweging wordt opgemerkt.
- 2.
Er worden geen geluidsopnamen gemaakt. De persoonsgegevens die worden verwerkt zijn de beeldopnamen van personen in of bij het gemeentehuis en de metadata met betrekking tot het tijdstip, de datum en de camera waarmee de beeldopnamen zijn gemaakt.
- 3.
De beeldopnamen worden niet langer bewaard dan nodig is voor de doelen waarvoor zij worden verzameld.
- 4.
Het camerasysteem vernietigt de persoonsgegevens (in dit geval de camerabeelden) 14 dagen nadat de opnamen zijn gemaakt.
- 5.
De vernietiging van de persoonsgegevens geschiedt automatisch.
- 6.
Wanneer binnen de termijn van 14 dagen een vermoeden ontstaat dat zich een incident heeft voorgedaan of een verzoek tot inzage van bepaalde beeldopnamen is ingediend, worden de camerabeelden bewaard tot na afhandeling van het incident of inzageverzoek.
Artikel 8 Verstrekking van (persoonsgegevens op) camerabeelden aan politie
- 1.
De camerabeelden/persoonsgegevens worden alleen verstrekt aan de politie als een wettelijk voorschrift daartoe verplicht.
- 2.
Als de politie (persoonsgegevens op) camerabeelden opvraagt, wordt de beslisser daarvan in kennis gesteld. De beelden worden verstrekt met inachtneming van het bepaalde in de wet.
- 3.
Voordat tot het verstrekken van een kopie van de beeldopnamen wordt overgegaan, verifieert de Floormanager de identiteit van de ontvanger van de beeldopnamen.
- 4.
Na verificatie wordt van de verstrekking in het logboek vermeld: de datum, de naam van de ontvanger en de wijze van legitimeren.
Artikel 9 Geheimhoudingsplicht
Iedereen die op enige wijze toegang heeft of krijgt tot de persoonsgegevens die door de camera’s worden of zijn opgenomen, is verplicht tot geheimhouding. Dit betreft alles waarmee hij hierdoor bekend wordt, tenzij een wettelijk voorschrift of rechterlijke uitspraak hem tot mededeling verplicht.
Artikel 10 Verzoek om inzage
- 1.
Iedere betrokkene kan een verzoek om inzage in de camerabeelden indienen bij de beslisser.
- 2.
Bij een verzoek om inzage dient de verzoeker het tijdstip en de tijdsduur van de beelden waarvan hij inzage verlangt, aan te geven. De verzoeker heeft slechts recht op inzage van die beeldopnamen waarop de verzoeker zelf te zien is.
- 3.
De Floormanager verifieert bij een verzoek om inzage altijd de identiteit van de verzoeker. De termijn zoals bedoeld in artikel 7.4 wordt hierdoor opgeschort tot het tijdstip dat de identiteit is vastgesteld.
- 4.
Op een verzoek om inzage in beeldopnamen wordt beslist na een belangenafweging door de beslisser, waarbij het belang van verzoeker bij inzage van beeldopnamen wordt afgewogen tegen overige belangen, waaronder:
- a)
de veiligheid van de staat;
- b)
de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten;
- c)
gewichtige economische en financiële belangen van de staat en andere openbare lichamen;
- d)
het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften die zijn gesteld ten behoeve van de belangen als bedoeld onder b en c;
- e)
de bescherming van de rechten en vrijheden van anderen.
Zijn bovenstaande belangen niet van toepassing dan moet aan een verzoek gevolg worden gegeven.
- 5.
De inzage in camerabeelden met betrokkene vindt plaats in een spreekkamer en onder toezicht van de Floormanager en een medewerker van de frontoffice.
Artikel 11 Bezwaar
Iedere betrokkene kan bezwaar aantekenen tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. De beslisser beslist op het bezwaar.
Artikel 12 Beveiliging camerabeelden
Er zijn passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens op camerabeelden tegen verlies of diefstal of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking te beschermen. Zo staan de beelden op een beveiligde server waar alleen geautoriseerde medewerkers toegang tot hebben.
Artikel 13 Evaluatie cameratoezicht
De Floormanager evalueert jaarlijks of het cameratoezicht nog voldoet aan de van toepassing zijnde wetgeving en of met het cameratoezicht de gestelde doelen worden behaald. Indien geconstateerd wordt dat het cameratoezicht niet meer voldoet, gaat de verwerkingsverantwoordelijke over tot de noodzakelijke aanpassingen.
Artikel 14 Onvoorzien
In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist de beslisser.
Artikel 15 Intrekking oude regeling
De regeling cameratoezicht Huis van Heerhugowaard, zoals vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van gemeente Heerhugowaard op 5 mei 2020, wordt ingetrokken.
Artikel 16 Slotbepaling
- 1.
Deze regeling wordt aangehaald als Regeling cameratoezicht gemeentehuis Dijk en Waard.
- 2.
Deze regeling treedt in werking op de dag volgend op die van de bekendmaking.
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen