Verordening Auditcommissie gemeente Schiedam

De Raad van de Gemeente Schiedam;

Gelezen het voorstel van de raadsgriffie d.d. 31 oktober 2024;

Gelet op: artikel 82 van de Gemeentewet;

Besluit vast te stellen: de Verordening Auditcommissie gemeente Schiedam:

Artikel 1 Begrippen

  • 1.

    In deze verordening wordt verstaan onder:

    • a.

      accountant: de accountant zoals aangewezen door de gemeenteraad conform artikel 213, lid 2 van de Gemeentewet.

    • b.

      college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Schiedam;

    • c.

      commissie: de auditcommissie zijnde een adviescommissie van de gemeenteraad;

    • d.

      commissiegriffier: de secretaris van de auditcommissies, zoals bedoeld in artikel 7;

    • e.

      gemeenteraad: de gemeenteraad van Schiedam;

    • f.

      griffier: de griffier van de raad of bij afwezigheid zijn plaatsvervanger;

    • g.

      lid/leden: lid of leden van de commissie;

    • h.

      raadstermijn: vastgestelde periode waarin een gemeenteraad zijn bestuurlijke functie mag uitoefenen

    • i.

      voorzitter: de voorzitter van de commissie of bij afwezigheid zijn plaatsvervanger zoals bedoeld in artikel 5 van deze verordening;

Artikel 2 Instelling auditcommissie

Er is een auditcommissie als bedoeld in artikel 5 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Schiedam 2025.

Artikel 3 Doelstelling

  • 1.

    De commissie adviseert gevraagd en ongevraagd over het planning-en-controlproces en het daarbij behorende instrumentarium, een en ander zoals benoemd in artikel 8.

  • 2.

    De commissie is een overlegorgaan waarin de raad, vertegenwoordigd door de leden van de commissie, in overleg treedt met het college, de Rekenkamer Schiedam en de accountant, om op die manier het auditinstrumentarium waarover de gemeente als geheel beschikt op elkaar af te stemmen en ongewenste doublures in de controleactiviteiten te voorkomen.

Artikel 4 Samenstelling

  • 1.

    De gemeenteraad benoemt en ontslaat de leden van de commissie.

  • 2.

    Per fractie kan maximaal 1 lid als vertegenwoordiger in de auditcommissie worden aangesteld.

  • 3.

    Een fractie kan ook een commissielid, niet zijnde een lid van de gemeenteraad, voor benoeming voordragen.

  • 4.

    De leden worden zo spoedig mogelijk na aanvang van een nieuwe raadsperiode door de gemeenteraad benoemd voor de raadsperiode.

  • 5.

    Een lid van de commissie kan tussentijds door de gemeenteraad worden ontslagen of benoemd.

  • 6.

    Een lid kan te allen tijde om ontslag verzoeken en dient daartoe een schriftelijke verzoek in bij de voorzitter van de gemeenteraad.

  • 7.

    De voorzitter van de raad verleent het lid, in de situatie zoals bedoeld in het zesde lid, namens de gemeenteraad ontslag.

  • 8.

    Het lidmaatschap van de commissie houdt van rechtswege op te bestaan, indien het commissielid geen lid meer is van de gemeenteraad dan wel de raadscommissie.

Artikel 5 Voorzitter

  • 1.

    De commissie wijst uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.

  • 2.

    De voorzitter heeft de volgende taken:

    • a.

      het leiden van de vergaderingen van de commissie;

    • b.

      het in overleg met de commissiegriffier regelen van de ondersteuning van de auditcommissie;

    • c.

      het vertegenwoordigen van de commissie in externe overleggen, contacten of bijeenkomsten;

    • d.

      hetgeen deze verordening hem verder nog opdraagt.

Artikel 6 Gesprekspartners

  • 1.

    De commissie heeft de volgende gesprekspartners: de portefeuillehouder financiën, de concern controller, de manager financiën (of vergelijkbare functie) en de griffier en de accountant;

  • 2.

    In aanvulling op het eerste lid kunnen anderen door de commissieleden als gesprekspartner worden uitgenodigd.

Artikel 7 Secretariaat

  • 1.

    De griffier wijst een commissiegriffier aan.

  • 2.

    De commissiegriffier draagt in overleg met de voorzitter ten minste zorg voor:

    • a.

      organisatorische en facilitaire aspecten van vergaderingen en bijeenkomsten van de commissie;

    • b.

      voorbereiding van de conceptagenda’s;

    • c.

      verslaglegging;

    • d.

      archivering;

    • e.

      voorbereiding van notities, brieven of voorstellen ten behoeve van of namens de commissie.

Artikel 8 Taakomschrijving

De commissie:

  • 1.

    regelt namens de gemeenteraad de afstemming ten aanzien van de controlerende instrumenten voor de gemeenteraad, waaronder accountantscontrole, rekenkameronderzoek en doelmatigheidsonderzoeken college;

  • 2.

    houdt toezicht op de interne en externe financiële rapportages en maakt zo nodig afspraken met vaste gesprekspartners over de planning-en-controlcyclus binnen de gemeente;

  • 3.

    overlegt met de gesprekspartners als bedoeld in artikel 6 en brengt advies uit aan de gemeenteraad over:

    • a.

      de kwaliteit van de planning en control cyclus en de verschillende producten daarvan zoals:voorjaarsnota, programmabegroting, bestuursrapportage, Technische aanpassingen en jaarstukken;

    • b.

      raadsvoorstellen met grote financiële gevolgen en/of risico’s;

    • c.

      de financiële positie en strategie van de gemeente;

    • d.

      overige onderwerpen die de financiële positie van de gemeente substantieel (kunnen) beïnvloeden.

  • 4.

    adviseert de gemeenteraad over de uitvoering en eventuele aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212, 213 en 213a Gemeentewet;

  • 5.

    is belast met de voorbereiding van procedures tot selectie en benoeming van een accountant en brengt hierover aan de gemeenteraad advies uit;

  • 6.

    is het directe aanspreekpunt voor de door de gemeenteraad aangewezen accountant en voert voor aanvang van de controles met de accountant het afstemmingsoverleg;

  • 7.

    begeleidt en evalueert de werkzaamheden van de accountant;

  • 8.

    draagt zorg voor de coördinatie en afstemming van de onderzoeken gedaan door het kenniscentrum, de accountant, de 213a onderzoeken en onderzoeken van de Rekenkamer Schiedam;

  • 9.

    bespreekt met de accountant de bevindingen van de accountant naar aanleiding van (interim)-controles en de jaarrekeningcontrole;

  • 10.

    adviseert de gemeenteraad over de wijze van behandeling van de (interim)-rapportages van de accountant en de onderzoeksrapporten van de Rekenkamer;

  • 11.

    adviseert de gemeenteraad over het jaarverslag en de programmarekening, mede aan de hand van de accountantsverklaring en het accountantsverslag;

  • 12.

    adviseert over het controleprotocol en kan de accountant opdragen specifieke onderwerpen te toetsen die naast de reguliere controle getoetst worden in het kader van de accountantscontrole;

  • 13.

    stemt bijzondere onderzoeken voor de gemeenteraad af op de accountantscontrole, de 213a onderzoeken en onderzoeken van de Rekenkamer Schiedam;

  • 14.

    assisteert de gemeenteraad in zijn controlerende functie door toezicht te houden op de opvolging van door de gemeenteraad overgenomen aanbevelingen uit de onderzoeksrapporten van de accountant.

  • 15.

    stelt een eigen (lange)termijnagenda op met onderwerpen waar de commissie zich in wil verdiepen.

Artikel 9 Vergaderingen

  • 1.

    De commissie vergadert zo dikwijls er zaken aan de orde zijn die binnen haar taakomschrijving vallen en waarvoor een vergadering naar het oordeel van de commissie is gewenst.

  • 2.

    De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar.

  • 3.

    De adviezen van de commissie en de verslagen van de vergaderingen zijn openbaar, tenzij de commissie er geheimhouding op legt.

  • 4.

    Met de accountant zullen afspraken worden gemaakt bij welke vergadering hij aanwezig zal zijn (minimaal twee per jaar).

  • 5.

    De voorzitter kan per vergadering bepalen of het zinvol is dat gesprekspartners aansluiten of tijdens een vergadering besluiten de vergadering voort te zetten zonder gesprekspartners.

Artikel 10 Verantwoording

De commissie legt door middel van haar verslagen verantwoording af aan de gemeenteraad over haar werkzaamheden.

Artikel 11 Slotbepaling

Bij twijfel over de betekenis of toepassing van de in deze verordening opgenomen bepalingen en in gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie bij meerderheid.

Artikel 12 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2025.

Artikel 13 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als ‘Verordening Auditcommissie gemeente Schiedam’.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad, gehouden op 10 december 2024.

De griffier,

M.J.W. Tobeas

De voorzitter van de gemeenteraad,

H.M. Bergmann

Naar boven