Verordening Auditcommissie Renkum 2024

De raad van de gemeente Renkum;

Gelezen het voorstel van de rekeningcommissie

Gelet op artikel 84, 149 en 213 van de Gemeentewet

besluit:

vast te stellen: Verordening Auditcommissie Renkum 2024

Artikel 1 Instellen en begripsbepalingen

• 1. Er is een commissie, genaamd de auditcommissie, ingesteld op grond van artikel 84 van de Gemeentewet.

• 2. In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a. accountant: de accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

  • b. college: het college van burgemeesters en wethouders van de gemeente Renkum;

  • c. controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening;

  • d. raad: de gemeenteraad van de gemeente Renkum;

  • e. voorzitter: de voorzitter van de auditcommissie;

  • f. griffier: de griffier van de raad dan wel een door hem aan te wijzen medewerker.

Artikel 2 Samenstelling en benoemingen

• 1. De auditcommissie dient te bestaan uit een vertegenwoordiging van tenminste 3 fracties. Iedere fractie in de raad kan desgewenst een raadslid en een plaatsvervanger afvaardigen in de auditcommissie. Plaatsvervangende leden kunnen, naast raadsleden, ook raadscommissieleden zijn.

• 2. De leden van de auditcommissie worden aan het begin van een nieuwe zittingsperiode van de raad door de raad benoemd. De fractievoorzitters wijzen daarvoor kandidaten aan en doen daarvan opgave aan de griffier.

• 3. De griffier is secretaris van de auditcommissie en kan eveneens aan de beraadslagingen deelnemen.

• 4. De auditcommissie wordt ondersteund door adviseurs, zoals de concerncontroller, de portefeuillehouder financiën, de accountant, de gemeentesecretaris en overige functionarissen die als adviseur door de auditcommissie kunnen worden uitgenodigd.

Artikel 3 Zittingsduur

• 1. De zittingsperiode van een lid van de auditcommissie eindigt aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad dan wel als commissielid.

• 2. De raad kan, met redenen omkleedt, een lid van de auditcommissie te allen tijde ontslaan.

• 3. Indien door het vervallen van het lidmaatschap van een (plv.) lid van de auditcommissie of in het geval van een afsplitsing bij een raadsfractie, een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de invulling van de vacature.

Artikel 4 Voorzitter

• 1. De auditcommissie wijst uit zijn midden een voorzitter aan.

• 2. De voorzitter draagt zorg voor:

  • a. het uiterlijk drie dagen voor de commissievergadering versturen van de uitnodiging, waarin zijn opgenomen: de plaats, datum en het uur van de vergadering alsmede een agenda van de te behandelen onderwerpen;

  • b. het leiden van de vergaderingen;

  • c. het bewaken van de uitgangspunten van de auditcommissie;

  • d. het bevorderen van heldere advisering over aangelegenheden van de commissie. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de griffier van de commissie.

• 3. In geval van verhindering of ontstentenis van de voorzitter wordt deze vervangen door het ter vergadering aanwezige lid dat het langst in de raad zitting heeft. Bij een gelijke zittingstijd heeft het oudste lid in jaren voorrang.

Artikel 5 Taken en bevoegdheden

• 1. De auditcommissie is belast met advisering aan en overleg namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid, en het kunnen vervullen van haar toezichthoudende en controlerende bevoegdheid.

• 2. Onder de activiteiten als bedoeld in het eerste lid wordt in ieder geval begrepen:

  • a. de advisering over het Programma van Eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole en de voorbereiding van het aanbestedingstraject voor het contract met de accountant.

  • b. optreden als eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole.

  • c. de advisering over de vaststelling van het controleprotocol voor de accountantscontrole, met daarin eventuele bijzondere onderzoeksonderwerpen namens de raad.

  • d. de bespreking van het rapport van bevindingen over de controle van de jaarrekening met de accountant en de advisering hierover aan de raad.

  • e. het evalueren van de werkzaamheden van de accountant.

  • f. de advisering over de verordeningen gebaseerd op artikelen 212, 213 en 213a van de Gemeentewet.

  • g. het bevorderen van afstemming van de onderzoeken van het college, de accountant en de rekenkamer.

  • h. het houden van toezicht op de opvolging van door de raad aangenomen aanbevelingen voortvloeiend uit de accountantscontrole en onderzoeken van het college.

  • i. het adviseren van de raad over de inhoud, kwaliteit en informatiewaarde van de documenten behorende bij de P&C cyclus.

  • j. het adviseren van de raad over de verantwoording van de raadsfracties over de aan de fracties ter beschikking gestelde fractievergoedingen en scholingsgelden.

• 3. De auditcommissie treedt niet in de onderscheidenlijke bevoegdheden van de raad en het college en heeft derhalve geen directe opdrachtgevende rol naar de accountant, onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Artikel 6 Vergaderingen en verslaglegging

• 1. De auditcommissie vergadert minimaal drie maal per jaar of zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van de in artikel 5 benoemde taken.

• 2. De vergaderingen zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

• 3. Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de griffier. Het verslag wordt vastgesteld door de auditcommissie.

• 4. Het vastgestelde verslag wordt gedeeld met de raad via de lijst van ingekomen stukken en gepubliceerd in het raadsinformatiesysteem op de website van de gemeente Renkum.

• 5. De adviseurs als bedoeld in artikel 2 worden voor de vergaderingen van de auditcommissie uitgenodigd. De auditcommissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs.

Artikel 7 Geheimhouding

• Indien er sprake is van een grond voor geheimhouding conform artikel 5.1 van de Wet open overheid (Woo) dient deze geheimhouding expliciet worden opgelegd, conform het ‘Protocol Geheimhouding gemeente Renkum 2023’ of een daarvoor in de plaats getreden regeling.

Artikel 8 Informeren raad

• 1. De auditcommissie brengt een advies uit aan de raad over de bespreking van het accountantsverslag en de jaarrekening, vóór het vaststellen van het jaarverslag.

• 2. De adviezen van de auditcommissie worden aan het college ter kennis gebracht.

Artikel 9 Uitleg regeling

• Bij twijfel over de betekenis of de toepassing van deze regeling en in gevallen waarin deze regeling niet is voorzien, beslist de auditcommissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 10 Citeerartikel en inwerkingtreding

• 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van bekendmaking, onder gelijktijdige intrekking van de Verordening regelende de taak, de samenstelling, werkwijze en bevoegdheden van de Rekeningcommissie 2014, vastgesteld op 29 januari 2014.

• 2. Deze verordening kan worden aangehaald als de ‘Verordening Auditcommissie Renkum 2024’.

Aldus vastgesteld in de raadsvergadering van 18 december 2024

de griffier, de burgemeester

J. Cornips mw. A.M.J. Schaap

Artikelsgewijze toelichting Verordening Auditcommissie Renkum 2024

A rtikel 1 Instellen en b egripsbepaling

Gekozen is voor een commissie die is ingesteld op grond van artikel 84 van de Gemeentewet. De wet biedt namelijk de mogelijkheid om naast raadscommissies (die de besluitvorming voorbereiden) en bestuurscommissies (commissie waaraan bevoegdheden zijn overdragen) ook overige commissies in het leven te roepen met een adviserend karakter. Er vindt geen besluitvorming in deze commissies plaats (zie ook de circulaire d.d. 17 januari 2024).

A rtikel 2 Samenstelling en benoemingen

De Gemeentewet stelt weinig regels over de benoeming (en het ontslag) van leden van de verschillende commissies. Deze zaken moeten door het instellend orgaan worden vastgelegd wanneer een commissie in het leven wordt geroepen. Dit betekent dat zowel raadsleden als niet-raadsleden benoemd kunnen worden in commissies.

In Renkum is het lidmaatschap alleen voorbehouden aan raadsleden (gekozen volksvertegenwoordigers). Het plaatsvervangend lidmaatschap staat ook open voor raadscommissieleden.

Naast de leden kent de rekeningcommissie ook adviseurs. Er is voor gekozen om de adviseurs niet uitputtend te omschrijven omdat dit per onderwerp kan verschillen. Tot de adviseurs kunnen onder meer gerekend worden; de externe accountant, de concerncontroller, de teamleider Financiën, de gemeentesecretaris alsmede een vertegenwoordiging vanuit het college. Hoewel de adviseurs van belang zijn voor het functioneren van de commissie, is de aanwezigheid van alle adviseurs niet bij iedere vergadering vereist.

A rtikel 3 Zittingsduur

Dit artikel behoeft geen toelichting.

A rtikel 4 Voorzitter

Voor een door de raad op basis van artikel 84 van de Gemeentewet ingestelde commissie worden weinig eisen gesteld aan het voorzitterschap. De wet bepaalt louter dat de burgemeester of een lid van het college geen voorzitter kunnen zijn.

NB: De voorzitter van de rekeningcommissie is voorzitter, maar hij of zij maakt ook deel uit van de commissie. Dit geeft de mogelijkheid voor de voorzitter om mee te discussiëren.

A rtikel 5 Taken en bevoegdheden

Wat betreft de taken en bevoegdheden van een op basis van artikel 84 van de Gemeentewet door de raad ingestelde commissie is in de Gemeentewet niets geregeld. Het orgaan dat zo’n commissie instelt, kan dit eventueel regelen maar is daar wettelijk niet toe verplicht.

Met het derde lid wordt bedoeld dat de commissie geen zelfstandige bevoegdheden heeft, niet op basis van mandaat bevoegdheden van de bestuursorganen kan uitoefenen en ook geen opdrachtgevende rol kan hebben.

A rtikel 6 Vergaderingen en verslaglegging

De commissie komt zo vaak bijeen als zij wenselijk acht. Vaste vergadermomenten zijn in ieder geval:

ter bespreking van de controleaanpak, vóór aanvang van de interim-controle, jaarlijks omstreeks november;

ter bespreking van de managementletter en Boardletter, jaarlijks omstreeks maart;

ter bespreking van het accountantsverslag, jaarlijks omstreeks juni.

Omdat de auditcommissie een adviescommissie is en geen besluiten neemt is het opnemen van een bepaling over een quorum niet nodig.

A rtikel 7 Geheimhouding

Met betrekking tot de bepalingen omtrent geheimhouding is een apart artikel aan de verordening toegevoegd met een verwijzing naar het protocol geheimhouding van de gemeente Renkum 2023 of een daarvoor in de plaats getreden regeling.

A rtikel 8 Informeren raad

Dit artikel behoeft geen toelichting.

A rtikel 9 Uitleg regeling

In Renkum is ervoor gekozen, met het oog op het draagvlak, om als rekeningcommissie gezamenlijk tot een afweging te komen voor situaties waar de verordening niet in voorziet. Er zijn ook gemeenten waar deze beslissingsbevoegdheid bij de voorzitter is neergelegd.

Artikel 10 Citeertitel en inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen toelichting.