Verordening financieel beleid, beheer en organisatie Hendrik-Ido-Ambacht 2024 (art. 212 Gemeentewet)

De raad van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht;

gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 5 november 2024; gelet op artikel 212 van de Gemeentewet,

BESLUIT:

Vast te stellen de:

Verordening financieel beleid, beheer en organisatie Hendrik-Ido-Ambacht 2024 (art. 212 Gemeentewet)

Hoofdstuk 1. Inleidende bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie voor het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht en voor de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• b. Begrotingsonrechtmatigheid: alle over- en onderschrijdingen van de (aangepaste) begroting, het begrotingscriterium, zonder dat de raad hier een besluit over heeft genomen.

• c. Budget: een door de raad voor een bepaald jaar beschikbaar gestelde hoeveelheid geldmiddelen voor een bepaald doel.

• d. Doelmatigheid: het realiseren van vooraf bepaalde prestaties met een zo efficiënt mogelijke inzet van middelen.

• e. Doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

• f. EMU-saldo: het saldo van de ontvangsten en de uitgaven van de gemeente in een jaar, berekend overeenkomstig de uitgangspunten van de Wet houdbare overheidsfinanciën.

• g. Financiële rechtmatigheid: het voldoen aan wet- en regelgeving bij het uitvoeren van financiële beheershandelingen;

• h. Investering: het vastleggen van vermogen in objecten, waarvan het nut zich over meer dan een jaar uitstrekt.

• i. Investeringsbudget: een budget voor het realiseren van een investering dat voor een bepaald jaar beschikbaar is gesteld.

• j. Investeringskrediet: het totaal aan investeringsbudgetten per jaar dat nodig is om een investering te realiseren. De besteding van een investeringskrediet kan over meerdere jaren verdeeld zijn.

• k. Overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin de gemeente, al dan niet tezamen met een of meerdere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt;

• l. Overheadkosten: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces;

• m. Programma: een samenhangend geheel van activiteiten waarbij de doelstellingen, in het bijzonder de beoogde maatschappelijke effecten, zijn beschreven.

• n. Publieke taak: een taak die in het algemeen belang wordt uitgevoerd.

• o. Rechtmatigheid: het voldoen aan wet- en regelgeving. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is echter een minder omvattend begrip. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen.

• p. Rechtmatigheidsverantwoording: In dit onderdeel in de jaarrekening legt het college verantwoording af over de rechtmatigheid van de baten en lasten op een drietal criteria: Begrotingscriterium, Voorwaardencriterium en Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium.

• q. Taakvelden: een samenvattend geheel van taken en activiteiten onder een programma, volgens het taakveldenoverzicht zoals voorgeschreven door het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Programma-indeling

• 1. De raad stelt bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling eneventuele onderverdeling vast.

• 2. De raad stelt per programma de taakvelden en de beleidsindicatoren vast.

• 3. De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode vast over welke onderwerpen, naast de onderwerpen die vanuit het BBV als verplichte onderdelen van de begroting en de jaarstukken worden opgenomen, hij in de programma’s of paragrafen kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. In de opzet van de begroting zijn per programma opgenomen:

  • a. de beleidsdoelen, wat willen we bereiken;

  • b. op hoofdlijnen hoe men dat beleid wil realiseren, wat gaan we daarvoor doen;

  • c. het budget dat nodig is, wat mag het kosten;

• 2. Bij de begroting en de jaarstukken worden de lasten en baten en stortingen in, en onttrekkingen uit, de reserves per programma weergegeven.

• 3. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt:

  • a. van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringsbudget in het lopende boekjaar weergegeven, en

  • b. in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het BBV inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie in de paragraaf Financiering in zowel de begroting als de jaarstukken.

• 4. Het college maakt incidentele baten en lasten met een ondergrens van € 50.000 zichtbaar in zowel de begroting als de jaarstukken.

• 5. Het college legt bij de jaarstukken verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college, conform de opzet van de begroting, aan:

  • o wat hebben we bereikt;

  • o wat hebben we daarvoor gedaan;

  • o wat heeft het gekost;

  • o

• 6. In de jaarrekening worden van de investeringen de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele uitputting van de investeringsbudgetten weergegeven.

Artikel 4. Kaders begroting

• 1. Het college biedt voor 1 juli de raad een kadernota of kaderbrief aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. In deze kadernota of kaderbrief wordt de eerste tussentijdse rapportage over het lopende jaar betrokken zoals bedoeld in artikel 6.

• 2. In de begroting wordt een post onvoorzien van minimaal €25.000 opgenomen.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de lasten en de baten per programma voor het volgende begrotingsjaar en neemt kennis van de meerjarenraming.

• 2. Voor investeringen groter dan € 1.000.000, die geen reguliere vervangingsinvesteringen zijn, worden, voordat er verplichtingen voor deze investeringen worden aangegaan, separate voorstellen aan de raad ter vaststelling voorgelegd.

  De overige investeringskredieten worden bij de begrotingsbehandeling geautoriseerd.

• 3. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college, voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor.

• 4. Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages in de raad bedoeld in artikel 6, lid 1, doet het college voorstellen voor wijziging van de geautoriseerde baten en lasten, investeringskredieten, investeringsbudgetten en bijstelling van het beleid.

• 5. Voor dreigende overschrijdingen van de geautoriseerde lasten, per gebeurtenis, maar groter dan 1% van het totaal van het programma, is vooraf een raadsbesluit nodig, uitgezonderd afwijkingen waar de gemeente geen invloed op heeft. Er mag pas opdracht gegeven worden tot uitvoering, nadat de raad hiermee heeft ingestemd.

• 6. Het college is gemachtigd, om in uitzonderingsgevallen zonder (voldoende) budget:

  • o strategische gronden of andere onroerende zaken aan te kopen. Voorafgaand aan het aangaan van de verplichtingen treedt het college in overleg met het presidium van de gemeenteraad.

  • o zonder voorafgaand raadsbesluit, de belangen van de gemeente naar de inzichten op dat moment, zo goed mogelijk te behartigen. Deze omstandigheden zijn aan de orde indien:

    • het gemeentebelang in een bepaalde situatie (mogelijke) nadelige gevolgen zou oplopen,

    • ingrijpen geen uitstel duldt waardoor de raad vooraf geen besluit kan nemen.

• 7. Deze uitzonderingsgevallen worden betiteld als “brandzaak” en terstond na het collegebesluit gemeld aan de raad. Het college onderbouwt in het collegebesluit waarom er sprake is van een onvoorziene omstandigheid en geeft daarbij aan waarom dit onvermijdelijk en onuitstelbaar is.

• 8. Ingeval het college tijdens het boekjaar de raad niet tijdig kon informeren of een bijstelling van de begroting konden laten plaatsvinden, geldt artikel 7, vierde lid, onder jaarstukken.

Artikel 6. Tussentijdse rapportages en melden van afwijkingen

• 1. Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de afwijkingen op de baten en lasten van de begroting over de eerste drie maanden en de eerste negen maanden van het lopende boekjaar.

• 2. In de tussentijdse rapportages worden afwijkingen toegelicht op de ramingen van de baten en lasten van programma’s in de begroting groter dan € 50.000 van het budget en bij afwijkingen van € 100.000 of meer bij investeringsbudgetten.

• 3. Afwijkingen die de laatste drie maanden van het begrotingsjaar zijn ontstaan worden gemeld en toegelicht in de jaarrekening of zoveel eerder als mogelijk.

Artikel 7. Jaarstukken en overhevelen (restant)budgetten

• 1. Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het college de raad het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

• 2. Vooruitlopend op het bestemmingsvoorstel over het jaarrekeningresultaat kan het college de raad in een tussenrapportage of separaat voorstellen doen om restantbudgetten vooruitlopend op de bestemming van het rekeningresultaat, over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar.

• 3. Hierbij wordt in acht genomen dat:

  • o jaarlijks terugkerende structurele budgetten niet worden overgeheveld;

  • o overheveling van incidentele budgetten is alleen mogelijk als sprake is van een specifiek doel waarvoor de middelen beschikbaar zijn gesteld en deze lasten niet opgevangen kunnen worden in de budgetten van het volgende boekjaar;

  • o een investeringsbudget, waarop in het begrotingsjaar geen boekingen op hebben plaatsgevonden, alleen gemotiveerd kan worden overgeheveld;

  • o een ongebruikt investeringskrediet in principe slechts één keer naar het volgende jaar wordt overgeheveld, daarna komt het te vervallen tenzij de raad anders besluit;

  • o besluitvorming door de raad over de restant investeringsbudgetten vindt achteraf plaats met het vaststellen van de tussentijdse rapportages of de jaarrekening waarin de actuele stand van de investeringskredieten en - budgetten is opgenomen.

• 4. Ingeval het door het college niet mogelijk is gebleken om gedurende het boekjaar de raad tijdig te informeren over onderschrijdingen en/of overschrijdingen op zowel baten als lasten als investeringsbudgetten dan wordt volstaan met een toelichting in de jaarstukken van het betreffende boekjaar. Dit geldt ook voor toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves die niet door de raad zijn vastgesteld voor het einde van het boekjaar. Met inachtneming van hetgeen is geregeld in het controleprotocol, wordt hiermee de begrotingsonrechtmatigheid voor onderschrijdingen op lasten en baten en overschrijdingen op baten opgeheven. Overschrijdingen op lasten worden hiermee als acceptabel aangemerkt.

Artikel 8. Wensen en bedenkingen over grote onderwerpen

• 1. In het kader van de actieve informatieplicht besluit het college niet eerder, dan nadat de raad is geïnformeerd over het voornemen en hiertoe in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen, over;

  • o het verstrekken van leningen, waarborgen engaranties

    • groter dan € 6.000.000;

    • alle overige gevallen waarin het college dit wenselijk acht;

  • o een voorgenomen besluit tot het aangaan van een financiële participatie uit hoofde van de “publieke taak”.

    Deze informatieplicht is niet van toepassing voor de grex Volgerlande.

Artikel 9. Informatieplicht

• 1. Het college biedt de raad ter besluitvorming tenminste eens per raadsperiode een beleidsnota aan over de volgende onderwerpen:

  • o Grondbeleid.

  • o Subsidieverstrekkingen.

• 2. In deze respectievelijke nota’s wordt in ieder geval ingegaan op:

  • o de strategische visie van het toekomstige grondbeleid van de gemeente;

  • o de kaders voor het verstrekken van gemeentelijkesubsidies.

Artikel 10. EMU-saldo

Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Hoofdstuk 3. Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 11. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1. Het college informeert de raad, door middel van de paragraaf bedrijfsvoering, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, over de rechtmatigheid van zijn handelen.

• 2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het college aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de stortingen in de reserves.

• 3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan 1% van het totaal van de programma toegelicht.

Artikel 12. Voorwaardencriterium

• 1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2. Het college biedt de raad jaarlijks, uiterlijk in december voorafgaand aan dat jaar, een normenkader rechtmatigheid ter vaststelling aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 13. Begrotingscriterium

• 1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde (gewijzigde) begroting van (exploitatie)budgetten en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

• 3. Bij investeringsprojecten en budgetten die vallen binnen een grondexploitatie wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag of de vastgestelde grondexploitatie. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het investeringskrediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de (gewijzigde) begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt als:

  • o De afwijking past binnen het door de raad geaccordeerde beleid en kleiner is dan de rapportagegrens of kleiner is dan 1% van het programmatotaal of het investeringsbudget;

  • o De afwijking tot stand komt door lasten die worden gedekt door direct gerelateerde inkomsten;

  • o De afwijking is toegelicht in een bestuursrapportage;

  • o De afwijking ontstaat binnen het vastgesteld beleid, maar de informatie zo laat bekend was dat een raadsbesluit of begrotingswijziging niet meer mogelijk was;

  • o De afwijking is gemeld aan de raad middels een raadsinformatiebrief;

  • o De afwijking voortvloeit uit een raadsbesluit.

• 5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 14. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2. Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Hoofdstuk 4. Financieel beleid

Artikel 15. Waardering & afschrijving vaste activa

• 1. Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals uitgewerkt in de nota waarderen en afschrijven. De raad stelt deze nota vast.

• 2. De uitgangspunten in de nota waarderen en afschrijven zijn bepalend, afwijkingen van het beleid worden afzonderlijk aan de raad ter besluitvorming voorgelegd.

Artikel 16. Voorziening voor oninbare vorderingen

• 1. Voor openstaande vorderingen, zoals onroerendezaakbelasting, rioolheffing en afvalstoffenheffing, wordt voor zover van toepassing een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historische percentage van oninbaarheid.

• 2. Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

Artikel 17. Reserves en voorzieningen

• 1. Het college stelt een nota reserves en voorzieningen op en de raad stelt deze nota vast.

  De nota reserves en voorzieningen behandelt tenminste:

  • o de vorming, het doel en besteding van reserves;

  • o de vorming en besteding van voorzieningen;

  • o de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen.

Artikel 18. Kostprijsberekening

• 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naar de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

• 2. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW), de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid en de kosten voor de straatreiniging betrokken.

• 3. Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan activiteiten welk geheel of deels worden bekostigd met een specifieke uitkering of subsidie, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en in de desbetreffende verantwoordingen over de besteding toegerekend aan die activiteiten.

• 4. Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend worden.

• 5. Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, voor zover dat niet activiteiten als bedoeld in het derde en vierde lid betreffen, wordt uitgegaan van een aandeel in de totale overheadkosten ter grootte van de geraamde directe kosten van de economische categorieën 1.1 Salarissen en sociale lasten en 3.5.1 Ingeleend personeel die worden besteed aan de desbetreffende goederen, werken, diensten, rechten en heffingen, gedeeld door de totale geraamde directe kosten van de economische categorieën 1.1 Salarissen en sociale lasten en 3.5.1 Ingeleend personeel.

• 6. In afwijking van artikel 16 eerste lid wordt bij een verstrekte lening voor de bepaling van de rentekosten van de inzet van vreemd vermogen in de kostprijs uitgegaan van de rente van de lening die voor de financiering van de verstrekte lening is aangetrokken. Deze rente wordt verhoogd met een opslag voor het debiteurenrisico.

Artikel 19. Prijzen economische activiteiten

• 1. Voor de levering van goederen, diensten of werken door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Dit met inachtneming van de in de wet Markt en Overheid als zodanig aangemerkte uitzonderingen.

• 2. Bij het verstrekken van leningen en garanties door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht.

• 3. Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaat het college uit van een vergoeding van ten minste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen.

• 4. Wanneer het in rekening brengen van de integrale kostprijs voor een bepaalde activiteit niet mogelijk of wenselijk is, doet het college een voorstel voor een raadsbesluit om deze activiteit van deze regel uit te zonderen, waarin het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd.

• 5. Raadsbesluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in het vorige lid zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en er sprake is van één van de uitzonderingen zoals genoemd in artikel 25h van de Mededingingswet.

Artikel 20. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

• 1. Gemeentelijke belastingen, heffingen en leges worden jaarlijks vastgesteld middels de belastingverordeningen en legesverordeningen. De raad stelt de verordeningen voor het nieuwe begrotingsjaar vóór 31 december voorafgaand aan het nieuwe begrotingsjaar vast.

• 2. Het college legt bij tussentijdse wijziging van prijzen die afwijken van de kaders zoals bedoeld in het tweede lid vooraf een besluit voor aan de raad.

Artikel 21. Financieringsfunctie

• 1. Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

  • o het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;

  • o het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie, zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

  • o het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen op basis van een prudent treasurybeleid;

  • o het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

• 2. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden.

• 3. Het college stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste en tweede lid en legt deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een Treasurystatuut en een nota Garantstellingen en leningen. Het college zendt het Treasurystatuut en de nota Garantstellingen en leningen ter kennisgeving aan de raad.

Hoofdstuk 5. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 22. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente;

• b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

• c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten, investeringskredieten en -budgetten en voor het maken van kostencalculaties;

• d. het verschaffen van informatie over indicatoren over de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 23. Financiële organisatie

• 1. Het college draagt de zorg voor en legt in een besluit vast:

  • a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de clusters;

  • b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

  • e. de te maken afspraken met de teams over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

  • f. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

  • g. het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen, en

  • h. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

  • i. Het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoets.

Artikel 24. Interne controle

• 1. Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a, van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b, van de Gemeentewet en voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

• 2. Het college zorgt voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de 5 jaar.

Hoofdstuk 6. Slotbepalingen

Artikel 25. Inwerkingtreding, intrekking en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van publicatie van het Gemeenteblad waarin deze verordening wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2024.

• 2. Gelijktijdig met de inwerkingtreding is ingetrokken de Financiële verordening gemeente Hendrik-Ido-Ambacht 2023.

• 3. Gelijktijding met inwerkingtreding isingetrokken het afwijkingenbeleid.

• 4. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening gemeente Hendrik- Ido-Ambacht 2024.

De plv. griffier,

J.A.J. van Popta MSc

De voorzitter,

mr. P. van der Giessen