Verordening op de vertrouwenscommissie benoeming burgemeester Alphen aan den Rijn 2024

Gezien het voorstel van de fractievoorzitters,

 

gelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 147 en 149 van de Gemeentewet,

 

gelet op de Circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

 

  • 1.

    commissie: de vertrouwenscommissie, zijnde een raadscommissie, die belast is met de voorbereiding van de aanbeveling tot invulling van de vacature burgemeester;

  • 2.

    de voorzitter: de voorzitter van de vertrouwenscommissie;

  • 3.

    de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

  • 4.

    de commissaris: de commissaris van de Koning in de provincie Zuid-Holland;

  • 5.

    de secretaris: de secretaris van de vertrouwenscommissie.

  • 6.

    aanbeveling: de schriftelijke verklaring van de gemeenteraad omtrent de benoeming van de burgemeester.

Artikel 2 Taak

  • 1.

    De commissie heeft tot taak de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voor te bereiden.

  • 2.

    Bij de beoordeling van de kandidaten laten de leden van de commissie zich leiden door de profielschets, zoals deze vooraf door de gemeenteraad is vastgesteld.

Artikel 3 Samenstelling Commissie

  • 1.

    De commissie bestaat uit maximaal evenzoveel leden als het aantal fracties in de gemeenteraad.

  • 2.

    Iedere fractie kan uit haar midden een raadslid voordragen voor benoeming door de raad.

  • 3.

    Een lid van de commissie houdt op lid te zijn op het moment dat het lid geen raadslid meer is of op eigen verzoek.

  • 4.

    De gemeenteraad kan een wethouder van de gemeente als adviseur aan de commissie toevoegen. De adviseur is geen lid van en heeft geen stemrecht in de commissie.

  • 5.

    De commissie kent geen plaatsvervangende leden of plaatsvervangende adviseurs.

  • 6.

    De commissie wordt technisch voorgezeten door de waarnemend voorzitter van de gemeenteraad. Deze voorzitter is geen lid van en heeft geen stemrecht in de commissie.

  • 7.

    De commissie wijst uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan die de voorzitter vervangt bij afwezigheid.

Artikel 4 Ambtelijke ondersteuning

  • 1.

    De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

  • 2.

    De plaatsvervangend griffier is plaatsvervangend secretaris van de commissie en vervangt de secretaris bij afwezigheid.

  • 3.

    De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van en heeft geen stemrecht in de commissie.

Artikel 5 Vergaderingen en besluitvorming

  • 1.

    De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of meer dan de helft van het aantal leden dit noodzakelijk acht(en).

  • 2.

    De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.

  • 3.

    De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:

    • a.

      de leden van de commissie, de secretaris en de adviseur van de commissie;

    • b.

      de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover op verzoek van de commissie met de betreffende sollicitant een gesprek plaats vindt.

  • 4.

    De in het derde lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste twee dagen voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen, kan van de in de eerste volzin van dit lid bedoelde termijn worden afgeweken.

  • 5.

    De commissie kan gebruik maken van externe deskundige ondersteuning in de voorbereiding op de sollicitatieprocedure.

  • 6.

    De commissie kan voorafgaand aan het voeren van de gesprekken met de kandidaten gebruik maken van externe deskundige ondersteuning voor het voorbereiden van de gesprekken en de daaropvolgende beoordeling van de kandidaten. De externe deskundige is niet aanwezig ten tijde van de gesprekken en de daadwerkelijk beoordeling van de kandidaten en krijgt geen informatie over de kandidaten.

  • 7.

    De commissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel 7 bedoelde verslag opgenomen.

Artikel 6 Informatie over en gesprek met kandidaten in benoemingsprocedure

  • 1.

    De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon naar buiten.

  • 2.

    De commissie verschaft zich slechts door tussenkomst van de commissaris de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten.

  • 3.

    De secretaris nodigt namens de voorzitter kandidaten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de kandidaat. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.

Artikel 7 Verslag

De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris. Het verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt aan de gemeenteraad en aan de commissaris bevat in ieder geval:

 

  • a.

    een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

  • b.

    een concept aanbeveling van twee personen met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie.

Artikel 8 Geheimhouding

  • 1.

    Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.

  • 2.

    De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.

  • 3.

    Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van "geheim" door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet erop toe dat de geheimhouding in deze procesgang wordt gegarandeerd.

  • 4.

    Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.

  • 5.

    De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

  • 6.

    De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.

Artikel 9 Archivering

  • 1.

    De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefbewaarplaats.

  • 2.

    De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

Artikel 10 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 11 Ontbinding en wijziging van de commissie

  • 1.

    De commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van BZK aan de raad bekend is gemaakt dat in de vacature van burgemeester van Alphen aan den Rijn is voorzien of wanneer hier niet in is voorzien een nieuwe procedure dient te worden opgestart.

  • 2.

    De samenstelling van de commissie kan tussentijds worden aangepast tot het moment waarop de selectie van kandidaten bij de commissaris wordt opgehaald.

Artikel 12 Inwerkingtreding en vervaldatum

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag van de bekendmaking.

  • 2.

    Deze verordening vervalt met ingang van de dag waarop de burgemeester is benoemd, behoudens het gestelde over de geheimhouding in artikel 8.

Artikel 13 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: “Verordening op de vertrouwenscommissie benoeming burgemeester Alphen aan den Rijn 2024”.

Aldus besloten in de raadsvergadering van 12 december 2024,

Naar boven