Verordening op de raadscommissies Heemstede 2025

De raad van de gemeente Heemstede;

gehoord het advies van het presidium van 3 oktober en 28 november 2024;

gelet op artikel 82 van de Gemeentewet

besluit vast te stellen de volgende regeling:

Verordening op de raadscommissies Heemstede 2025

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

• college: college van burgemeester en wethouders;

• commissiegriffier: griffier van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

• commissielid: lid van een raadscommissie

• commissievoorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

• griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;

• fractieassistent: door de raad beëdigd persoon, voorgedragen vanuit de fracties in de raad, die woonachtig is in de gemeente Heemstede en die over dezelfde bevoegdheden beschikt in een commissie als een raadslid;

• wet; Gemeentewet

Artikel 2 Instelling raadscommissies

Er is een:

• a. raadscommissie Samenleving waarvan de werkzaamheden de volgende onderwerpen betreffen:

  • maatschappelijke zorg en volksgezondheid;

  • werk en inkomen;

  • onderwijs en jeugd;

  • sport en cultuur;

  • openbare orde, veiligheid en participatie;

  • bestuurszaken, regionale samenwerking en organisatie;

  • financiën;

  • economische zaken en gemeentelijk vastgoed

• b. raadscommissie Ruimte, waarvan de werkzaamheden de volgende onderwerpen betreffen;

  • ruimtelijke ordening en volkshuisvesting;

  • verkeer, vervoer en waterstaat;

  • recreatie, groen en openbare ruimte;

  • milieu, afval en duurzaamheid ;

  • riolering, reiniging en infrastructuur;

Artikel 3 Taken

Een raadscommissie:

• a. brengt advies uit aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben;

• b. kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder a. en;

• c. voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen, bedoeld onder a.

• d. kan haar leden suggesties en ideeën laten meegeven aan het college over zowel collegebesluiten als raadsvoorstellen.

Artikel 4 Bevoegdheden raadscommissie

• 1. Een raadscommissie is bevoegd tot het houden van inspreekavonden, het afleggen van werkbezoeken, het organiseren van presentaties, beeldvormende avonden en het inschakelen van externe deskundigen. Gemotiveerde verzoeken daartoe kunnen namens raadsfracties en het college worden voorgelegd aan de agendacommissie.

• 2. De bijeenkomsten genoemd in het eerste lid kunnen een informeler karakter hebben dan een reguliere commissievergadering zowel qua vorm als qua inhoud.

Artikel 5 Advies; geen stemmingen

• 1. Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.

• 2. In geval de raadscommissie beslist dat een voorstel een bespreekstuk wordt voor de raadsvergadering formuleren de betreffende fracties zelf tijdens de vergadering de bespreekpunten.

• 3. In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen over geheimhouding en met betrekking tot de orde.

Artikel 6 Samenstelling

• 1. De raadscommissies worden gevormd door commissieleden, zijnde raadsleden en niet-raadsleden, fractieassistenten, genoemd.

• 2. Een raadscommissie bestaat uit ten minste één en maximaal drie commissieleden per fractie naar evenredigheid van het aantal zetels in de raad, te weten van een fractie met één tot en met drie raadszetels, één lid per commissie, van een fractie met vier tot en met zes raadszetels, twee leden per commissie en voor een fractie vanaf zeven raadszetels, drie leden per commissie.

• 3. Het aantal fractieassistenten per fractie wordt bepaald op maximaal twee.

• 4. De raad benoemt de commissievoorzitters en de plaatsvervangende commissievoorzitters.

Artikel 7 Zittingsduur

• 1. De zittingsperiode van een commissielid en -voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.

• 2. De raad kan een commissielid ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgedragen.

• 3. De raad kan een commissievoorzitter ontslaan.

• 4. Een commissielid en -voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

• 5. Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

• 6. Het lidmaatschap van commissieleden, benoemd op voordracht van een fractie die niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt van rechtswege.

Artikel 8 De commissiegriffier

• 1. De griffier van de raad wijst ter ondersteuning van iedere raadscommissie een op de griffie werkzame ambtenaar aan als commissiegriffier.

• 2. Een commissiegriffier is aanwezig in vergaderingen.

• 3. Bij verhindering of afwezigheid wordt de commissiegriffier vervangen door een door de griffier van de raad aangewezen op de griffie werkzame ambtenaar.

• 4. Een commissiegriffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.

Hoofstuk 2 Vergaderingen

Paragraaf 1 Voorbereidingen

Artikel 9 Oproep en voorlopige agenda

• 1. De commissievoorzitter zendt ten minste acht dagen voor een vergadering de commissieleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken.

• 2. In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering, wordt deze met de daarbij behorende stukken aan de leden gezonden.

• 3. Op de stukken, bedoeld in het eerste en tweede lid is artikel 11, onder c, van toepassing.

• 4. De agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissies vastgesteld.

Artikel 10 Ter inzage leggen van stukken

• 1. Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.

• 2. Elektronisch beschikbare stukken worden op de vergaderapp en op de website van de gemeente geplaatst;

• 3. Informatie van de raadscommissie of aan de raadscommissie verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier.

Artikel 11 Openbare kennisgeving

Commissievergaderingen worden ten openbare kennis gebracht door aankondiging in het huis-aan-huis blad “De Heemsteder” en op de website van de gemeente.

Paragraaf 2 Vergadering

Artikel 12 Presentielijst

• 1. Een commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.

• 2. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen commissieleden de presentielijst, die aan het einde van elke vergadering door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ter tekening wordt vastgesteld.

Artikel 13 Opening vergadering en quorum

• 1. Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

• 2. Als op grond van het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

• 3. Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

Artikel 14 Aantal spreektermijnen

• 1. Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

• 2. Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.

• 3. Commissieleden voeren in een termijn niet meer dan eenmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel.

• 4. Bij de bepaling hoeveel keer een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 15 Deelname aan de beraadslaging door anderen

Een raadscommissie kan besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 16 Spreekrecht

• 1. Inwoners en belanghebbenden kunnen in een vergadering het woord voeren (spreekrecht) over onderwerpen die geagendeerd zijn en over alle tot het werkterrein van de raadscommissie behorende onderwerpen.

• 2. Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit 32 uur voor de aanvang van de vergadering aan de commissiegriffier onder vermelding van zijn naam en telefoonnummer en het onderwerp, waarover hij het woord wil voeren.

• 3. De commissievoorzitter bepaalt wanneer de inspreker het woord kan voeren.

• 4. De spreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering. Een inspreker heeft in principe maximaal 5 minuten spreektijd.

• 5. De commissievoorzitter of een commissielid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de inspreker.

Artikel 17 Handhaving orde en schorsing

• 1. De commissievoorzitter handhaaft de orde in de vergadering.

• 2. Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

• 3. Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

• 4. Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

Artikel 18 Verslag

• 1. Een commissiegriffier draagt zorg voor het archiveren van digitale verslagen en de lijsten van conclusies en toezeggingen van vergaderingen.

• 2. Het digitale verslag omvat de volledige vergadering, wordt geïndexeerd naar de onderwerpen die besproken zijn en de sprekers die het woord hebben gevoerd.

• 3. De lijst van conclusies en toezeggingen bevat in ieder geval:

  • de namen van de commissieleden, de commissievoorzitter, de commissiegriffier en de leden van het college, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

  • een aantekening welke commissieleden afwezig waren;

  • een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • toezeggingen namens collegeleden;

  • de bespreekpunten t.a.v. raadsvoorstellen die door de betreffende fracties zelf zijn geformuleerd

Paragraaf 3 Besloten vergadering

Artikel 19 Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 20 Verslag besloten vergadering

• 1. Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de commissiegriffier.

• 2. Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het verslag.

• 3. De vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

Artikel 21 Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de wet voornemens is de geheimhouding van aan de raad versterkte informatie op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissies overleg gevoerd.

Paragraaf 4 Toehoorders en pers

Artikel 22 toehoorders en pers

• 1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

• 2. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

• 3. De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

• 4. Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 23 Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

Hoofdstuk 3 Slotbepalingen

Artikel 24 Intrekking oude regeling

De Verordening op de raadscommissies gemeente Heemstede 2017 in te trekken.

Artikel 25 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2025.

Artikel 26 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als Verordening op de raadscommissies Heemstede 2025.

Vastgesteld door de raad op 18 december 2024.